Excel là một trong những công cụ tốt nhất để tạo bảng tính với các bảng gọn gàng, phân tích dữ liệu, biểu đồ tuyệt vời, logic, câu lệnh lồng nhau, v.v. Tất cả điều này được thực hiện nhờ hàng trăm công thức và hàm mà Excel có. Dù hữu ích và mạnh mẽ như vậy, hầu hết chúng ta chỉ biết cơ bản hàm SUM, chứ đừng nói đến tạo logic và biểu đồ. Nếu bạn là người mới bắt đầu dùng Excel, đây là một số công thức cơ bản nhưng rất hữu ích mà bạn nên biết.
1. SUM
SUM là một trong những công thức cơ bản nhất bạn nên biết. Như tên hàm cho thấy, nó cộng hai hoặc nhiều số và đưa ra kết quả. Điểm tốt của hàm này là bạn có thể dùng trực tiếp số thực tế hoặc tham chiếu ô (cell references) để cộng tất cả số trong phạm vi.
Ví dụ, giả sử bạn muốn cộng các số trong ô A1, A2, A3 và hiển thị kết quả trong A4. Bạn có thể dùng công thức SUM như sau trong ô A4 và nhấn Enter.
=SUM(A1:A3)
Vì chúng ta dùng tham chiếu ô, tổng trong ô A4 sẽ thay đổi theo giá trị trong A1 đến A3.
2. AVERAGE
Hàm AVERAGE trong Excel cho bạn trung bình của hai số hoặc một dải số. Công thức cho hàm này tương tự SUM. Tất cả bạn phải làm là tham chiếu các ô và hàm sẽ đưa ra kết quả. Công thức trông như sau.
=AVERAGE(A1:A5)
3. ROUND
Dùng công thức ROUND, bạn có thể nhanh chóng làm tròn số đến bao nhiêu chữ số thập phân bạn muốn. Ví dụ, nếu bạn có số 15.68594 và muốn làm tròn đến hai chữ số thập phân, công thức sẽ trông như sau.
=ROUND(A1, 2)
Như bạn thấy, hàm ROUND có hai đối số: thứ nhất là tham chiếu ô, thứ hai là số chữ số thập phân bạn muốn. Tất nhiên, nếu bạn muốn làm tròn đến số nguyên gần nhất, bạn có thể dùng công thức như sau:
=ROUND(A1, 0)
Ngoài ROUND, còn có =ROUNDUP() và =ROUNDDOWN() làm chính xác việc tương tự.
4. MAX và MIN
MAX và MIN là hàm đơn giản nhưng rất hữu ích trả về số lớn nhất và nhỏ nhất từ một dải cho trước. Để lấy số lớn nhất từ một dải, bạn có thể dùng công thức như dưới. Như bạn thấy, chúng ta dùng tham chiếu ô như hàm SUM.
=MAX(A1:A10)
Nếu bạn muốn số nhỏ nhất từ dải, dùng công thức dưới.
=MIN(B1:B10)
5. NOW
NOW là hàm khá đơn giản trong Excel hiển thị ngay thời gian và ngày hiện tại trong một ô cho trước. Vì là hàm đơn giản, nó không nhận đối số trong ngoặc. Công thức trông như sau.
=NOW()
Tuy nhiên, bạn có thể làm nó hiển thị ngày giờ tương lai bằng cách chỉ cần cộng một số vào nó.
=NOW()+10
6. TRIM
TRIM là hàm cơ bản khác dùng để xóa khoảng trắng ở đầu và cuối trong ô. Vì TRIM hoạt động trên cơ sở mỗi ô, bạn không thể dùng nó với tham chiếu dải ô. Nhưng bạn có thể dùng hàm đơn giản này để xóa khoảng trắng không cần thiết giữa các từ trong một ô. Công thức trông như sau.
=TRIM(A1)
7. LEN
Dùng hàm LEN, bạn có thể nhanh chóng đếm số ký tự bao gồm khoảng trắng trong một ô. Giống TRIM, LEN hoạt động trên cơ sở mỗi ô, nghĩa là bạn không thể dùng nó trên dải ô. Ví dụ, nếu bạn muốn biết số ký tự trong ô A1, chỉ cần nhập hàm dưới vào bất kỳ ô trống nào khác để lấy kết quả.
=LEN(A1)
8. CHAR
Hàm CHAR cho phép bạn trả về ký tự cụ thể dựa trên giá trị ASCII của nó. Đây là hàm hữu ích khi bạn làm việc với ký hiệu như bản quyền, tiền tệ, v.v. Công thức cho hàm này trông như dưới, và như một phần của đối số bạn cần truyền mã ALT của ký hiệu mục tiêu. Ví dụ, tôi muốn hiển thị ký hiệu "bản quyền" (copyright), nên tôi truyền "169" làm đối số.
=CHAR(169)
9. VALUE
Đôi khi bạn có thể thấy mình có ô chứa số nhưng Excel coi là chuỗi văn bản (text string). Trong những trường hợp đó, bạn có thể dùng hàm VALUE để nhanh chóng chuyển chuỗi văn bản thành giá trị số. Công thức trông như sau.
=VALUE("500")
10. LEFT và RIGHT
LEFT và RIGHT đều là hàm đơn giản nhưng rất hữu ích thường dùng để thao tác dữ liệu trong ô. Hàm LEFT dùng để lấy các ký tự bên trái nhất trong ô, hàm RIGHT dùng để lấy ký tự từ bên phải. Các hàm này hữu ích khi bạn muốn tách mã khu vực từ số điện thoại, trích xuất 4 chữ số cuối từ số thẻ tín dụng, v.v.
Giống hầu hết hàm trong Excel, LEFT và RIGHT dùng hai đối số: thứ nhất là số ô tham chiếu, thứ hai là số ký tự bạn muốn lấy. Công thức trông như sau.
=LEFT(A1,3)
Đối với hàm RIGHT, trông như sau.
=RIGHT(A1,3)
Kết luận
Excel không chỉ là ứng dụng bảng tính đơn giản, còn có nhiều hàm cơ bản nhưng hữu ích khác như SUMIF, AVERAGEIF, SQRT, DAYS, CONCATENATE, v.v. Vì vậy, nếu bạn nghĩ tôi bỏ lỡ bất kỳ công thức/hàm Excel cơ bản yêu thích nào của bạn, hãy bình luận bên dưới để chia sẻ.