Như tôi mới biết khi thử khởi nghiệp: tài chính khó. RẤT KHÓ. Tôi viết phần mềm, compile kernel, xây hệ thống Linux custom nhiều năm, nhưng theo dõi tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, hóa đơn, bảng cân đối kế toán... vượt quá năng lực, cần phần mềm hỗ trợ. Dựa trên số lượng ứng dụng tài chính trực tuyến, tôi không phải người duy nhất. Tôi tìm phần mềm dễ dàng hơn và gặp Crave Invoice. Dù không dành riêng cho loại hình kinh doanh của tôi, tôi muốn thử. Đây là trải nghiệm - cả tốt và xấu.
Về Crave Invoice
Ứng dụng Windows có 3 phiên bản: Pro, Enterprise, Ultimate. Mỗi phiên bản mở rộng từ phiên bản trước: Pro có hóa đơn + quản lý khách hàng/sản phẩm; Enterprise thêm quản lý kho; Ultimate bao gồm Enterprise + plugin quản lý sản xuất.
Tất cả có dùng thử miễn phí 30 ngày để quyết định trước khi mua license.
Cài Đặt
Cài đặt như ứng dụng Windows khác. Lần đầu chạy gặp wizard 3 bước nhập thông tin công ty, tùy chọn thuế và tiền tệ. Wizard nhanh, đơn giản, đáng giá là có thể bỏ qua màn hình thuế/tiền tệ sau khi nhập xong thông tin công ty.
Sử Dụng Cơ Bản
Review phiên bản Pro - محدود nhất nhưng cung cấp module cốt lõi dùng cho tất cả phiên bản. Sau wizard, màn hình chính đơn giản. Thử tạo khách hàng mới - gặp "quirk" đầu tiên: nhập địa chỉ London, UK, báo lỗi không nhập ZIP code (UK không dùng ZIP). Không chấp nhận để trống địa chỉ giao hàng (tab kế tiếp). Crave chấp nhận postcode London trong ô ZIP, và cho đặt giao hàng Same As Billing Address - không phải deal-breaker, nhưng không chắc hệ thống phản ứng ra sao với quốc gia không có ZIP. Vì giao hàng không liên quan đến nghiệp vụ của tôi và nhiều người khác, ngạc nhiên tab Delivery lại bắt buộc.
Quản Lý Sản Phẩm
Để đơn giản hóa kế toán, chỉ định sản phẩm và giá riêng, dễ thêm vào hóa đơn sau. Chọn nút Create New Product từ Quick Access Panel.
Hai phàn nàn về phần này: (1) Thiếu trường mô tả hoặc cách nào để thêm ghi chú về sản phẩm. (2) Trường Units of Measure có 4 tùy chọn: NOS, KGS, LTR, MTR không có tooltip hay giải thích ý nghĩa. Có vẻ là: số lượng, kilogram, lít, mét - nhưng không xác nhận trong GUI hay tài liệu online. Google dẫn đến trang Bộ Ngoại Thương xác nhận, nhưng phần mềm không nên giả định người dùng am hiểu viết tắt FTD.
Hóa Đơn
Chắc chắn phần mềm phải tỏa sáng ở hóa đơn - nó có trong tên. Phần lớn đúng vậy. Crave dễ dàng kéo khách hàng và sản phẩm vào trình tạo hóa đơn đơn giản, trực quan. Màn hình chứa tất cả tùy chọn cần thiết (và thêm).
Sau khi nhập xong chi tiết hóa đơn, gặp sự cố gần như khiến tôi bỏ Crave - cho đến khi nhận ra lại là "quirk" GUI. Trong screenshot, thiếu 2 thứ quan trọng: không có nút email hóa đơn, không xuất file! Chỉ có Print. May mắn cả hai chức năng đều có, nhưng ẩn sau nút Print. Click Print, cửa sổ preview xuất hiện với điều khiển email và xuất file.
Kết Luận
Khó đưa ra ý kiến chắc chắn về Crave Invoice. Trọng tâm chính - tạo hóa đơn đơn giản, đẹp - làm tốt. Đồ họa tốt, nhưng có lựa chọn usability ngớ ngẩn (tải tất cả màn hình chồng lên nhau không có tab/tiling/tổ chức hợp lý). Khả năng báo cáo tốt, nhưng khó khăn usability khiến không muốn tận dụng. Tóm lại: Crave Invoice có chức năng ấn tượng, nhưng thiếu hụt về hình thức. Thiết kế cho loại hình kinh doanh hạn hẹp (sản xuất nhỏ), nhưng đối với loại đó có thể cực kỳ hữu ích - nếu vượt qua được những quirk đó.