Một vấn đề với tệp đính kèm email và trình duyệt email dựa trên web là thời gian tải lên nhiều tệp. Nếu dùng kết nối internet chậm, bạn biết cảm giác bực bội khi tải nhiều tệp đính kèm vào email mới. Đôi khi kết nối bị gián đoạn giữa chừng và bạn phải bắt đầu lại từ đầu.
Tải nhiều file cùng lúc cũng có thể treo trình duyệt. Ví dụ: dùng Firefox tải tài liệu PDF dung lượng lớn, Firefox có thể ngừng phản ứng. Trong trường hợp đó, việc lưu nháp trở nên khó khăn, làm hao phí thời gian quý báu.
Vấn đề khác là khi cần tìm tệp đính kèm sau này. Nếu bạn gửi/nhận hàng chục email mỗi ngày, có thể không nhớ ngày tháng và chuỗi tin nhắn chính xác của tệp đã tải. Lúc đó bạn phải tìm file trên máy hoặc nhờ người nhận chuyển tiếp lại.
Điều gì xảy ra nếu dùng công cụ máy tính để tải tệp đính kèm lên Gmail? Điều gì xảy ra nếu lưu bản sao trực tuyến của tất cả tệp đính kèm tại nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ file miễn phí? Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ học cách tự động lưu trữ tất cả tệp đính kèm email vào dịch vụ lưu trữ file miễn phí (sử dụng Drop.io).
Tải tệp đính kèm lên Gmail từ máy tính
Trước tiên, bạn cần tải khách hàng máy tính Affixa. Affixa cho phép tải tệp đính kèm lên email bằng Drop.io, một dịch vụ lưu trữ file phổ biến. Bạn cũng có thể dùng Affixa để thêm tệp đính kèm vào ứng dụng email máy tính như Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra, v.v.
Sau khi tải Affixa, cài đặt và chạy chương trình. Nhấp nút "Add" (Thêm) để thêm tài khoản Gmail hoặc Yahoo email.
Trong cài đặt tài khoản, bạn chọn "Google Apps" hoặc "Gmail" từ menu thả xuống "Username" (Tên người dùng). Nhập thông tin đăng nhập và nhấp "Test" (Kiểm tra).
Affixa sẽ xác nhận tên người dùng và mật khẩu đúng hay sai, hiển thị thông báo.
Chuyển sang tab "options" (tùy chọn) và chọn "Load Affixa on Startup" (Khởi động Affixa cùng Windows) và "Load Affixa when I click an email address" (Khởi động Affixa khi nhấp vào địa chỉ email). Điều này sẽ tự động gọi chương trình khi bạn muốn thêm tệp đính kèm mà không cần chạy thủ công.
Tiếp theo, vào tab "File Hosting" (Lưu trữ file) và chọn quy tắc tệp đính kèm. Nếu muốn luôn dùng Drop.io để lưu trữ tệp đính kèm, tích vào ô "Use the File host automatically" (Tự động sử dụng dịch vụ lưu trữ file) và "Always use file hosting for my attachments" (Luôn dùng lưu trữ file cho tệp đính kèm của tôi).
Nhấp "Preferences" (Tùy chọn) và chọn mật khẩu cho Drop. Drop chỉ là nơi tệp đính kèm sẽ được tải lên.
Đặt mật khẩu đảm bảo chỉ người được chọn mới xem được tệp đính kèm, không công khai. Bạn có thể gửi mật khẩu của "Drop" vừa tạo cho người nhận trong email.
Từ menu thả xuống "expiry" (hết hạn), chọn khoảng thời gian bạn muốn Drop hoạt động. Khoảng thời gian có thể đặt từ 1 ngày đến 1 năm. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác: cho phép người dùng khác bình luận trên tệp đính kèm hay cho phép họ thêm file mới vào Drop bạn tạo.
Phần thiết lập kết thúc. Để tải tệp đính kèm, chỉ cần chuột phải vào file và chọn Send to → Mail recipient (Gửi đến → Người nhận thư).
Bạn cũng có thể khởi động Affixa thủ công và kéo thả email vào giỏ Drop.io. Khi tất cả file đã thêm, nhấp "Email" và Affixa sẽ tải file lên Drop.io rồi thêm làm tệp đính kèm vào email Gmail mới. Thông báo sau khi tải xong:
Mở hộp thư Gmail từ trình duyệt, vào thư mục Drafts (Bản nháp), bạn sẽ thấy email mới với file đính kèm.
Gửi email cho người muốn. Sau khi gửi, bạn sẽ ngay lập tức nhận được thông báo từ Drop.io.
Người nhận có thể tải tệp đính kèm với mật khẩu quản trị hoặc đăng ký nguồn cấp RSS của tệp đính kèm. Điều này rất hữu ích: khi muốn cập nhật chuỗi tin nhắn và thêm tệp đính kèm mới, bạn không cần tạo email mới. Chỉ cần tải file mới lên trang Drop.io và người nhận đã đăng ký sẽ nhận thông báo trong hộp thư. Tuyệt vời!
Phiên bản miễn phí Affixa chỉ cho phép dùng một tài khoản. Bạn có thể mua phiên bản thương mại nếu cần tùy chọn nâng cao hỗ trợ nhiều tài khoản.
Bạn dùng dịch vụ nào để lưu trữ tệp đính kèm email? Hãy chia sẻ ý kiến trong phần bình luận.