Một trong những vấn đề với tệp đính kèm email và sử dụng ứng dụng email dựa trên trình duyệt là lượng thời gian cần thiết để tải lên tất cả các tệp đính kèm. Nếu bạn đang sử dụng kết nối internet chậm, bạn biết việc tải nhiều tệp đính kèm lên một email mới có thể bực bội như thế nào. Đôi khi, các kết nối có thể bị lỗi giữa chừng và bạn phải bắt đầu lại toàn bộ quá trình.
Tải lên nhiều tệp đồng thời cũng có thể đóng băng trình duyệt. Ví dụ:nếu bạn đang sử dụng Firefox và cố gắng tải lên một số tài liệu PDF có kích thước tệp cao, thì rất có thể Firefox sẽ ngừng phản hồi. Trong những tình huống như vậy, rất khó để lưu bản nháp, điều này sẽ giết thời gian quý báu của bạn
Một vấn đề khác với tệp đính kèm là khi bạn muốn tìm chúng sau này. Nếu bạn gửi và nhận hàng chục email mỗi ngày, bạn có thể không nhớ ngày tháng và chuỗi thư thực của tệp đính kèm đã tải lên. Trong những tình huống như vậy, bạn phải tìm kiếm tệp trong máy tính của mình hoặc yêu cầu một trong những người nhận chuyển tiếp tệp đính kèm cho bạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể sử dụng một công cụ dành cho máy tính để bàn để tải tệp đính kèm lên tài khoản Gmail của mình? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi có thể lưu trữ miễn phí một bản sao trực tuyến của tất cả các tệp đính kèm vào nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tệp? Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ học cách tự động lưu trữ tất cả các tệp đính kèm trong email vào một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tệp miễn phí (sử dụng Drop.io)
Tải tệp đính kèm lên Gmail từ máy tính để bàn
Trước tiên, bạn sẽ cần tải xuống ứng dụng khách Affixa dành cho máy tính để bàn. Affixa cho phép bạn tải tệp đính kèm lên email của mình bằng Drop.io, một dịch vụ lưu trữ tệp phổ biến, bạn cũng có thể sử dụng Affixa để thêm tệp đính kèm vào ứng dụng Email trên máy tính để bàn của mình, ví dụ:Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra, v.v.
Khi bạn đã tải xuống Affixa, hãy cài đặt nó và chạy chương trình. Nhấp vào nút “Thêm” để thêm tài khoản email Gmail hoặc Yahoo của bạn, như được hiển thị bên dưới
Trong cài đặt tài khoản, bạn có thể chọn “Google Apps” hoặc “Gmail từ menu thả xuống“ Tên người dùng ”. Nhập thông tin đăng nhập tài khoản của bạn và nhấp vào "Kiểm tra"
Affixa sẽ xác nhận tên người dùng và mật khẩu có chính xác hay không và hiển thị thông báo như hình dưới đây:
Bây giờ chuyển sang tab “tùy chọn” và chọn “Tải Affixa khi khởi động” và “Tải Affixa khi tôi nhấp vào địa chỉ email”. Thao tác này sẽ tự động gọi chương trình khi bạn muốn thêm tệp đính kèm và không phải chạy chương trình theo cách thủ công.
Tiếp theo, duyệt đến tab “Lưu trữ tệp” và chọn các quy tắc đính kèm. Nếu bạn muốn luôn sử dụng dịch vụ Drop.io để lưu trữ tệp đính kèm của mình, hãy chọn hộp kiểm “Sử dụng máy chủ lưu trữ tệp tự động” và chọn lại hộp kiểm “Luôn sử dụng máy chủ lưu trữ tệp cho tệp đính kèm của tôi”
Bây giờ hãy nhấp vào “Preferences” và chọn mật khẩu cho Drop. Drop không là gì ngoài một vị trí nơi tệp đính kèm của bạn sẽ được tải lên (xem ví dụ).
Đặt mật khẩu đảm bảo rằng chỉ những người được chọn mới có thể xem tệp đính kèm của bạn và tệp này không công khai. Bạn có thể dễ dàng gửi mật khẩu của “Drop” đã tạo cho người nhận trong email.
Từ menu thả xuống hết hạn, hãy chọn khoảng thời gian mà bạn muốn đợt giảm có hiệu lực. Khoảng thời gian hết hạn có thể được đặt từ 1 ngày đến 1 năm. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác, bao gồm việc liệu người dùng khác có thể đăng nhận xét về tệp đính kèm của bạn hoặc liệu họ có thể thêm tệp mới vào tệp do bạn tạo hay không.
Phần thiết lập đã kết thúc, bây giờ để tải lên tệp đính kèm, chỉ cần nhấp chuột phải vào tệp và chọn Gửi tới -> Người nhận thư
Bạn cũng có thể khởi động chương trình Affixa theo cách thủ công và kéo và thả để thêm email vào Drop.io Basket. Khi tất cả các tệp được thêm vào, chỉ cần nhấn “Email” và Affixa sẽ tải các tệp đó lên Drop.io và thêm chúng dưới dạng tệp đính kèm vào một thư Gmail mới. Thông báo sau được hiển thị sau khi tất cả các tệp đã được tải lên:
Bây giờ, hãy mở hộp thư đến Gmail của bạn từ trình duyệt, chuyển đến thư mục Thư nháp và bạn sẽ thấy một thư mới có tệp đính kèm với thư đó, như hình dưới đây:
Bây giờ hãy gửi email cho bất kỳ ai bạn muốn. Sau khi email được gửi đi, bạn sẽ ngay lập tức nhận được thông báo từ dịch vụ Drop.io, như hình dưới đây:
Sau đó, người nhận của bạn có thể tải xuống tệp đính kèm bằng mật khẩu Quản trị viên hoặc nếu không, họ cũng có thể đăng ký nguồn cấp RSS của tệp đính kèm. Điều này rất hữu ích vì khi bạn muốn cập nhật chuỗi tin nhắn cụ thể và thêm tệp đính kèm mới, bạn không phải tạo một email mới. Bạn chỉ cần tải lên các tệp mới trên trang Drop.io và những người nhận đã đăng ký của bạn sẽ nhận được thông báo trong hộp thư đến của họ. Tuyệt vời!
Phiên bản miễn phí của Affixa cho phép bạn chỉ sử dụng một tài khoản duy nhất, bạn có thể mua phiên bản thương mại nếu bạn muốn có các tùy chọn nâng cao hỗ trợ nhiều tài khoản.
Bạn có sử dụng bất kỳ dịch vụ nào để lưu trữ tệp đính kèm email của mình không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận.