Được xuất bản vào ngày 12 tháng 4 năm 2023, 4:15 chiều EDT
Olasubomi Gbenjo là một nhà văn tự do và một người đam mê công nghệ đang làm việc tại MakeUseOf để mang đến cho người đọc một bài viết rõ ràng, ngắn gọn và hấp dẫn tại một thời điểm. Cô ấy cực kỳ tò mò và thích tìm giải pháp cho các vấn đề. Khi cô ấy không viết hoặc tìm hiểu thêm về cách công nghệ liên tục định hình thế giới xung quanh chúng ta, bạn sẽ thấy cô ấy đang thêm vào giỏ hàng của mình hoặc xem The Office.
Việc duyệt qua hàng tấn email để tìm được email bạn đang tìm kiếm có thể là một điều rắc rối. Ngay cả khi tìm kiếm một email cụ thể, bạn vẫn có thể phải cuộn qua các kết quả tìm kiếm cho đến khi tìm thấy email mình cần.
May mắn thay, bạn thật may mắn nếu bạn là người dùng Apple Mail. Có một số cách để cải thiện tìm kiếm trong Apple Mail nhằm tìm kiếm email nhanh hơn, dễ dàng hơn và nhận được kết quả chính xác mà bạn muốn—hoặc càng gần kết quả càng tốt.
1. Sử dụng phím tắt
Phím tắt trên máy Mac rất hữu ích khi bạn muốn tiết kiệm thời gian khi thực hiện một số việc nhất định trên thiết bị của mình. Trong Thư, bạn có thể sử dụng phím tắt để tìm email.
Để tìm kiếm trong tất cả email của bạn, nhấn Option + Command + F trong khi Thư đang mở; thao tác này sẽ đánh dấu trường tìm kiếm ở góc trên bên phải, sau đó bạn có thể thực hiện tìm kiếm của mình.
Bạn cũng có thể tìm kiếm nội dung của email bạn đang xem bằng cách nhấn Command + F . Nếu bạn đang tìm kiếm nội dung nào đó cụ thể trong email thì bạn muốn sử dụng phím tắt này để tiết kiệm thời gian quét nó.
2. Thu hẹp nó bằng hộp thư
Khi bạn tìm kiếm email, Mail sẽ cung cấp kết quả từ tất cả các hộp thư của bạn theo mặc định. Do đó, điều này làm tăng số lượng kết quả tìm kiếm của bạn, khiến bạn phải đối mặt với nhiệm vụ rườm rà là phải xem qua chúng cho đến khi tìm thấy kết quả mình cần.
Để đơn giản hóa mọi thứ, hãy chọn hộp thư trong thanh bên để tìm kiếm trong hộp thư đó; điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn chắc chắn email sẽ ở đâu:hộp thư đến, thư nháp, hộp thư đã gửi hoặc nơi khác. Tuy nhiên, dù điều này có tuyệt vời đến đâu thì đôi khi nó cũng có thể làm điều ngược lại trong việc cải thiện kết quả tìm kiếm của bạn.
Việc giới hạn tìm kiếm của bạn trong các hộp thư cụ thể có thể khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi tìm nhầm hộp thư. Ví dụ:email bạn muốn xem có thể nằm trong phần Bản nháp hộp thư nhưng bạn đang tìm kiếm nó trong phần Đã gửi hộp thư. Trong trường hợp này, tốt hơn hết bạn nên tìm kiếm Tất cả hộp thư thay vào đó.
3. Hãy cụ thể
Ứng dụng Mail của Apple rất thông minh. Nếu bạn cho nó biết những gì bạn đang tìm kiếm, nó có thể giúp bạn tìm thấy nó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nó luôn thành công. Khi Thư không cung cấp cho bạn những gì bạn đang tìm kiếm, có thể là do bạn không cung cấp thông tin cụ thể.
Khi tìm kiếm email, hãy chỉ định nội dung bạn đang tìm kiếm, email đến hoặc từ ai đó, email được gắn cờ, tệp đính kèm tài liệu hoặc hình ảnh, v.v. Ví dụ:nhập hình ảnh để tìm email có tệp đính kèm hình ảnh hoặc được gắn cờ để xem tất cả email được gắn cờ của bạn.
Bạn cũng có thể thử một thứ gọi là tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên, nơi bạn nhập tìm kiếm của mình theo cách bạn muốn nói. Ví dụ:nếu bạn nhập tệp đính kèm hình ảnh từ Will hoặc với Jen về câu lạc bộ làm vườn , bạn sẽ nhận được kết quả tìm kiếm cung cấp cho bạn chính xác điều đó.
4. Sử dụng Gợi ý Tìm kiếm
Khi bạn bắt đầu nhập vào trường tìm kiếm trong Thư, nó sẽ hiển thị một số đề xuất trong danh sách thả xuống mà sau đó bạn có thể chọn. Khi bạn chọn một đề xuất, Mail sẽ tạo bộ lọc tìm kiếm, chẳng hạn như chủ đề , tin nhắn , hoặc từ và hiển thị các email có liên quan.
Bạn có thể điều chỉnh các bộ lọc tìm kiếm bằng cách nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh chúng—ví dụ:từ chủ đề đến thư. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều bộ lọc để cải thiện tìm kiếm của mình. Để làm như vậy, hãy nhập vào trường tìm kiếm và chọn trường tìm kiếm, sau đó lặp lại quy trình này bao nhiêu lần tùy ý.
5. Sử dụng dấu ngoặc kép
Việc tìm kiếm kết quả phù hợp với các cụm từ cụ thể là điều khó khăn. Nếu không làm đúng, bạn sẽ không đạt được chính xác những gì mình muốn.
Nếu bạn nhập một cụm từ vào trường tìm kiếm trong Thư, kết quả bạn nhận được sẽ khớp với từng từ. Ví dụ:nếu bạn tìm kiếm bằng cụm từ "Chúc mừng sinh nhật bạn", bạn sẽ thấy kết quả chứa từng từ thay vì kết quả khớp với cụm từ chính xác.
Để cải thiện tìm kiếm của bạn trong Thư khi nói đến cụm từ, hãy bao gồm dấu ngoặc kép trong truy vấn tìm kiếm của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ chỉ nhận được kết quả khớp với cụm từ chính xác.
6. Chỉ định phạm vi ngày
Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm theo phạm vi ngày nếu bạn đang tìm kiếm email từ một khung thời gian cụ thể. Ví dụ:nếu bạn muốn tìm kiếm tất cả email từ ngày hôm trước hoặc tháng 5 năm 2021, hãy nhập Tháng 5 2021 hoặc hôm qua trong trường tìm kiếm.
Để thực hiện tìm kiếm theo phạm vi ngày nâng cao, hãy nhập phạm vi ngày, chẳng hạn như 6/02/20-12/02/20 , để xem tất cả email từ trong thời gian đó. Bạn cũng có thể tìm kiếm bằng định dạng như ngày: 20/12/20 hoặc kết hợp ngày và cụm từ tìm kiếm, chẳng hạn như ngày viết bài:27/2/23 .
7. Sử dụng AND, OR và NOT
Có thể bạn chưa từng sử dụng các toán tử boolean như AND, OR và NOT để cải thiện tìm kiếm Thư của mình nhưng bạn có thể và nên làm như vậy. Chúng rất phù hợp khi bạn muốn thu hẹp phạm vi tìm kiếm của mình.
Để sử dụng chúng, hãy nhập cụm từ tìm kiếm vào trường tìm kiếm trong Mail, theo sau là toán tử boolean, sau đó là một cụm từ tìm kiếm khác. Ví dụ:nếu bạn đang tìm kiếm email có chứa mới hoặc âm nhạc , nhập mới HOẶC nhạc trong trường tìm kiếm.
Nếu bạn muốn email chứa mới và âm nhạc , nhập mới VÀ nhạc trong trường tìm kiếm. Và nếu bạn đang tìm kiếm các email có chứa mới nhưng không phải âm nhạc , nhập nhạc KHÔNG mới trong trường tìm kiếm.
Để các tìm kiếm boolean hoạt động, hãy nhớ nhập chúng bằng chữ in hoa. Kết quả bạn nhận được sẽ chỉ bao gồm cụm từ tìm kiếm hoặc các cụm từ trong nội dung của email chứ không bao gồm tiêu đề email.
8. Lưu tìm kiếm của bạn
Bạn không muốn thực hiện đi thực hiện lại cùng một tìm kiếm trong Thư? Lưu tìm kiếm của bạn; điều này cũng sẽ hữu ích nếu bạn biết mình sẽ thực hiện lại một tìm kiếm cụ thể.
Bạn có thể lưu tìm kiếm của mình dưới dạng Hộp thư thông minh bằng cách thực hiện như sau.
- Sau khi nhập tìm kiếm của bạn vào trường tìm kiếm, hãy nhấp vào Thêm ở phía trên bên trái của thanh công cụ Thư. Đảm bảo chọn hộp thư từ thanh bên. Nếu không, nút Thêm sẽ có màu xám.
- Trong menu bật lên xuất hiện, bạn có thể thay đổi tên của Hộp thư thông minh và thực hiện các thay đổi khác theo ý muốn.
- Nhấp vào OK .
Lưu ý rằng cụm từ tìm kiếm phải được đính kèm vào bộ lọc tìm kiếm trước khi bạn có thể thấy các email khớp với cụm từ đó trong Hộp thư thông minh của mình. Bất kỳ email nào bạn nhận được khớp với cụm từ tìm kiếm đó sẽ tự động lưu vào Hộp thư thông minh chuyên dụng ngoài hộp thư đến thông thường.
9. Tinh chỉnh thư để tìm kiếm tất cả các hộp thư
Theo mặc định, Mail không tìm kiếm hộp thư Rác. Vì vậy, để tìm các kết quả có thể có trong hộp thư Rác, bạn sẽ phải tự mình kích hoạt nó. Đây là cách thực hiện.
- Khi ứng dụng Thư đang mở, hãy nhấp vào Thư trên thanh menu của máy Mac, sau đó chọn Cài đặt .
- Chọn Chung trong menu bật lên.
- Ở dưới cùng, chọn hộp bên cạnh Rác trong "Khi tìm kiếm tất cả hộp thư, hãy bao gồm kết quả tìm kiếm từ."
Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả tìm kiếm từ hộp thư Rác khi Mail tìm kiếm tất cả các hộp thư của bạn. Nếu bạn sử dụng tiện ích mở rộng Apple Mail tự động di chuyển một số email nhất định vào hộp thư Rác, bạn sẽ được hưởng lợi từ thay đổi này khi tìm kiếm một email đã bị di chuyển mà bạn không nhận ra.
Tìm kiếm tốt hơn trong Apple Mail với những mẹo này
Bạn có thể cải thiện tìm kiếm của mình trong ứng dụng Thư của Apple để không mất nhiều thời gian tìm kiếm một email đó. Thay vì xóa và nhập lại cụm từ tìm kiếm vì chúng không cung cấp cho bạn chính xác những gì bạn muốn, tại sao bạn không thử một trong những mẹo nói trên? Bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn khi tìm lại email nữa.