Lội qua hàng tấn email để tìm cái bạn đang tìm có thể là rắc rối. Ngay cả khi tìm kiếm một email cụ thể, bạn vẫn có thể phải cuộn qua kết quả tìm kiếm cho đến khi tìm thấy cái bạn cần.
May mắn thay, bạn đang may mắn nếu bạn là người dùng Apple Mail. Có một vài cách để cải thiện tìm kiếm trong Apple Mail để tìm email nhanh hơn, dễ dàng hơn và có kết quả chính xác như bạn muốn—hoặc gần nhất có thể.
1. Dùng Phím Tắt Bàn Phím
Phím tắt bàn phím Mac rất tiện khi bạn muốn tiết kiệm thời gian làm việc nhất định trên thiết bị. Trong Mail, bạn có thể dùng phím tắt để tìm email.
Để tìm kiếm qua tất cả email, nhấn Option + Command + F khi Mail đang mở; điều này sẽ làm nổi bật trường tìm kiếm ở góc trên bên phải, sau đó bạn có thể thực hiện tìm kiếm.
Bạn cũng có thể tìm kiếm nội dung email bạn đang xem bằng cách nhấn Command + F. Nếu bạn đang tìm cái gì cụ thể trong email, bạn muốn dùng phím tắt này để tiết kiệm thời gian quét qua nó.
2. Thu Hẹp Kết Quả Với Hộp Thư
Khi bạn tìm email, Mail cung cấp kết quả từ tất cả hộp thư theo mặc định. Do đó, điều này làm tăng thể tích kết quả tìm kiếm, để lại cho bạn nhiệm vụ vất vả lội qua chúng cho đến khi tìm thấy cái bạn cần.
Để đơn giản hóa, hãy chọn hộp thư trong thanh bên để tìm kiếm trong hộp thư đó; điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn chắc chắn email sẽ ở đâu: hộp thư đến, bản nháp, hộp thư đã gửi, hoặc nơi khác. Tuy nhiên, tuyệt vời như vậy, nó đôi khi làm ngược lại việc cải thiện tìm kiếm.
Giới hạn tìm kiếm trong hộp thư cụ thể có thể làm mọi thứ tồi tệ hơn khi tìm trong hộp thư sai. Ví dụ, email bạn muốn xem có thể ở hộp thư Bản nháp (Drafts), nhưng bạn đang tìm nó trong hộp thư Đã gửi (Sent). Trong tình huống này, có thể tốt hơn là tìm Tất cả hộp thư (All Mailboxes) thay vào đó.
3. Hãy Cụ Thể
Ứng dụng Mail của Apple thông minh. Nếu bạn nói cho nó biết bạn đang tìm gì, nó có thể giúp bạn tìm thấy. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nó luôn thành công. Khi Mail không cho bạn những gì bạn tìm, có thể là vì bạn không đủ cụ thể.
Khi tìm email, hãy chỉ rõ bạn đang tìm gì, dù là email đến hoặc từ ai đó, email đã gắn cờ, tệp đính kèm tài liệu hoặc hình ảnh, v.v. Ví dụ, gõ hình ảnh (image) để tìm email có tệp đính kèm hình ảnh hoặc đã gắn cờ (flagged) để xem tất cả email đã gắn cờ.
Bạn cũng có thể thử tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên (natural language search), nơi bạn gõ tìm kiếm như bạn nói. Ví dụ, nếu bạn gõ tệp đính kèm hình ảnh từ Will (image attachments from Will) hoặc gửi Jen về câu lạc bộ làm vườn (to Jen about gardening club), bạn sẽ nhận kết quả tìm kiếm cho chính xác điều đó.
4. Dùng Gợi Ý Tìm Kiếm
Khi bạn bắt đầu gõ trong trường tìm kiếm trong Mail, nó hiển thị một vài gợi ý trong danh sách thả xuống mà bạn có thể chọn. Khi bạn chọn gợi ý, Mail tạo bộ lọc tìm kiếm, như chủ đề (subject), tin nhắn (message), hoặc từ (from), và hiển thị email liên quan.
Bạn có thể tinh chỉnh bộ lọc tìm kiếm bằng cách nhấp mũi tên xuống bên cạnh chúng—ví dụ, từ chủ đề sang tin nhắn. Bạn cũng có thể dùng nhiều bộ lọc để cải thiện tìm kiếm. Để làm vậy, gõ trong trường tìm kiếm và chọn trường tìm kiếm, sau đó lặp lại quy trình bao nhiêu lần bạn cần.
5. Dùng Dấu Ngoặc Kép
Tìm kiếm kết quả khớp với cụm từ cụ thể là khó khăn. Nếu bạn không làm đúng, bạn sẽ không chính xác nhận được những gì bạn muốn.
Nếu bạn gõ cụm từ trong trường tìm kiếm trong Mail, kết quả bạn nhận được khớp với từng từ. Ví dụ, nếu bạn tìm kiếm dùng cụm từ "Chúc mừng sinh nhật bạn" (Happy birthday to you), bạn sẽ thấy kết quả chứa từng từ thay vì kết quả khớp chính xác cụm từ.
Để cải thiện tìm kiếm trong Mail khi nói đến cụm từ, hãy bao gồm dấu ngoặc kép trong truy vấn tìm kiếm. Cách này, bạn sẽ chỉ nhận kết quả khớp chính xác cụm từ.
6. Chỉ Định Khoảng Thời Gian
Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm theo khoảng thời gian nếu bạn đang tìm email từ khung thời gian cụ thể. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm tất cả email từ ngày hôm trước hoặc tháng 5 năm 2021, gõ tháng 5 2021 (May 2021) hoặc hôm qua (yesterday) trong trường tìm kiếm.
Để thực hiện tìm kiếm khoảng thời gian nâng cao, nhập khoảng thời gian, như 6/02/20-12/02/20, để xem tất cả email từ trong khung thời gian đó. Bạn cũng có thể tìm kiếm dùng định dạng như ngày: 12/02/20 (date: 12/02/20) hoặc kết hợp ngày và từ tìm kiếm, như bài viết ngày: 2/27/23 (article date: 2/27/23).
7. Dùng AND, OR, VÀ NOT
Có thể bạn chưa nghĩ đến việc dùng toán tử boolean như AND, OR, và NOT để cải thiện tìm kiếm Mail, nhưng bạn có thể và nên làm vậy. Chúng rất tốt khi bạn muốn thu hẹp tìm kiếm.
Để dùng chúng, gõ từ tìm kiếm trong trường tìm kiếm trong Mail, theo sau bởi toán tử boolean, sau đó từ tìm kiếm khác. Ví dụ, nếu bạn tìm email chứa mới (new) hoặc nhạc (music), gõ new OR music trong trường tìm kiếm.
Nếu bạn muốn email chứa mới và nhạc, gõ new AND music trong trường tìm kiếm. Và nếu bạn tìm email chứa mới nhưng không nhạc, gõ new NOT music trong trường tìm kiếm.
Để tìm kiếm boolean hoạt động, hãy chắc chắn gõ chúng bằng chữ IN HOA. Kết quả bạn nhận được sẽ chỉ bao gồm từ tìm kiếm hoặc các từ trong nội dung email và không phải tiêu đề email.
8. Lưu Tìm Kiếm Của Bạn
Không muốn thực hiện cùng tìm kiếm lại và lại trong Mail? Lưu tìm kiếm của bạn; điều này cũng hữu ích nếu bạn biết bạn sẽ thực hiện một tìm kiếm cụ thể lại.
Bạn có thể lưu tìm kiếm thành Hộp thư thông minh (Smart Mailbox) bằng cách làm sau.
- Sau khi gõ tìm kiếm trong trường tìm kiếm, nhấp nút Thêm (Add) ở góc trên bên trái thanh công cụ Mail. Hãy chắc chắn chọn hộp thư từ thanh bên. Nếu không, nút Thêm sẽ bị xám.
- Trong menu bật lên xuất hiện, bạn có thể đổi tên Hộp thư thông minh và làm thay đổi khác như bạn muốn.
- Nhấp OK.
Lưu ý từ tìm kiếm phải được gắn với bộ lọc tìm kiếm trước khi bạn có thể thấy email khớp với nó trong Hộp thư thông minh. Bất kỳ email nào bạn nhận khớp với từ tìm kiếm đó sẽ tự động lưu vào Hộp thư thông minh dành riêng cho nó ngoài hộp thư đến thông thường.
9. Điều Chỉnh Mail Để Tìm Kiếm Tất Cả Hộp Thư
Theo mặc định, Mail không tìm kiếm hộp thư Rác (Junk). Vì vậy, để tìm kết quả có thể ở hộp thư Rác, bạn phải bật nó. Đây là cách.
- Khi ứng dụng Mail đang mở, nhấp vào Mail trên thanh menu Mac, sau đó chọn Cài đặt (Settings).
- Chọn Chung (General) trong menu bật lên.
- Ở dưới cùng, tích hộp bên cạnh Rác (Junk) dưới "Khi tìm kiếm tất cả hộp thư, bao gồm kết quả tìm kiếm từ."
Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả tìm kiếm từ hộp thư Rác khi Mail tìm tất cả hộp thư. Nếu bạn dùng tiện ích mở rộng Apple Mail tự động chuyển email nhất định đến hộp thư Rác, bạn sẽ hưởng lợi từ thay đổi này khi tìm email bị chuyển mà bạn không nhận ra.
Tìm Kiếm Tốt Hơn Trong Apple Mail Với Những Mẹo Này
Bạn có thể cải thiện tìm kiếm trong ứng dụng Mail của Apple để bạn không dành cả đời tìm cái email đó. Thay vì xóa và gõ lại từ tìm kiếm vì chúng không cho bạn chính xác điều bạn muốn, tại sao không thử một trong các mẹo trên? Bạn sẽ không gặp nhiều rắc rối tìm email bao giờ nữa.