Các công cụ tự động hóa như IFTTT và Siri Shortcuts là các lựa chọn phổ biến để hợp lý hóa tác vụ hàng ngày, nhưng macOS từ lâu đã có một công cụ cho việc này. Automator không được biết đến rộng rãi ngoài cộng đồng người dùng chuyên nghiệp (power users), nhưng khi triển khai đúng cách, nó có thể lo những việc vụn vặt và giúp loại bỏ sự nhàm chán từ các tác vụ hàng ngày.
Automator không đòi hỏi kỹ năng lập trình để thiết lập. Đó chỉ là vấn đề kéo thả (drag and drop) các hành động (actions) liên quan vào quy trình làm việc (workflow). Dưới đây là một vài script hay nhất bạn nên xem và cài đặt.
1. Dọn Dẹp Thư Mục Downloads (Tải Xuống)
Thư mục Downloads có thể trở nên lộn xộn trong tích tắc, đặc biệt nếu bạn thường tải hình ảnh hoặc tệp tin. Số lượng tệp zip và gói cài đặt đơn độc có thể tích lũy nhanh chóng. May mắn thay, có một giải pháp dễ dàng: một thiết lập Automator di chuyển các tệp tin cũ hơn một khoảng thời gian nhất định vào Thùng rác.
Automator có thể hơi choáng ngợp lúc đầu, nhưng nó thực sự dễ dàng hơn nhiều so với vẻ ngoài. Bắt đầu bằng cách mở chương trình và chọn New Document (Tài liệu mới), sau đó chọn Folder Actions (Hành động thư mục). Từ đó, chọn Find Finder Items (Tìm mục Finder) và kéo nó vào màn hình trống bên phải.
- Nhấp vào tab Options (Tùy chọn) và chọn Ignore this item's input (Bỏ qua đầu vào của mục này). Nếu không, nó sẽ di chuyển bất kỳ tệp tin nào vào Thùng rác ngay lập tức.
- Chọn Move Finder Items to Trash (Di chuyển mục Finder vào Thùng rác) và kéo nó xuống dưới Find Finder Items.
Khi bạn thiết lập xong hành động này, nó sẽ tự động di chuyển bất kỳ tệp tin nào cũ hơn 90 ngày vào Thùng rác.
2. Đổi Tên Nhiều Tệp Tin Cùng Lúc
macOS có xu hướng đặt tên cho một số loại tệp tin theo một cách nhất định, và việc lọc qua tất cả chúng có thể khó khăn — đặc biệt nếu bạn có 98 ảnh chụp màn hình đều tên là "screenshot xxx-xxx-xxx". May mắn thay, Automator cũng làm mượt mà quy trình này.
- Đầu tiên, bạn tạo một tài liệu mới trong Automator. Chọn Workflow, sau đó chọn Files and Folders (Tệp tin và Thư mục) ở cửa sổ bên trái xa nhất. Kéo Get Selected Finder Items từ cửa sổ giữa vào cửa sổ bên phải và làm tương tự cho Rename Finder Items.
- Khi bạn làm vậy, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hỏi bạn có muốn thực hiện hành động và cung cấp khả năng tạo bản sao tệp tin trước khi đổi tên. Mặc dù bạn có thể làm vậy, nhưng nó đi ngược lại mục đích thay đổi tất cả tệp tin cùng lúc.
- Chỉ cần gõ văn bản bạn muốn tìm vào Find (Tìm) và văn bản bạn muốn thay thế vào Replace (Thay thế). Có thêm các tùy chọn như tìm tên đầy đủ, tên cơ sở (basename), và phần mở rộng (extension). Khi bạn đã làm xong, bạn chỉ cần mở Finder và chạy script Automator.
3. Mở Các Trang Web Ưu Thích Khi Khởi Động Trình Duyệt
Thừa nhận đi: hầu hết chúng ta đều có thói quen khi lướt web. Có thể là tập hợp các trang web bạn thích đọc để cập nhật chủ đề yêu thích. Có thể là liên quan đến công việc. Dù sao, bạn có thể tiết kiệm phiền toái bằng cách để Automator mở các trang web thường truy cập nhất ngay khi bạn khởi động trình duyệt. Cách làm như sau.
- Khi mở Automator, chọn Application (Ứng dụng). Chọn Internet từ cửa sổ bên trái và chọn Get Specified URLs (Lấy URL chỉ định) từ cửa sổ giữa. Kéo nó sang bên phải. Sau khi làm xong, nhập các URL bạn muốn truy cập khi khởi động trình duyệt. (Mẹo: nếu bạn đang mở trang trong Safari khi nhấp "Add", nó tự động điền URL.)
- Tiếp theo, chọn Display Webpages (Hiển thị trang web) và kéo nó xuống dưới Get Specified URLs. Lưu script Automator. Lần tới khi bạn mở Safari, nó sẽ 불러 lên các trang bạn đã chỉ định.
Các Cách Sử Dụng Automator Khác
Automator là công cụ mạnh mẽ với gần như vô hạn cách sử dụng. Mặc dù phạm vi của nó có thể gây khó hiểu, một chút thử và sai sẽ dạy bạn mọi thứ bạn cần biết. Bạn có thể làm mọi thứ từ gửi chúc mừng sinh nhật tự động qua Outlook đến gộp các tệp tin văn bản lại với nhau.
Automator có thể loại bỏ sự nhàm chán từ các tác vụ lặp lại nhất nếu bạn thiết lập nó đúng cách. Giao diện kéo thả làm cho việc sắp xếp các chức năng dễ dàng mà không cần kỹ năng lập trình, và nút "Run" (Chạy) ở góc trên bên phải của ứng dụng cho phép bạn kiểm tra script Automator trước khi lưu.
Nếu nó không hoạt động chính xác như bạn muốn, hãy điều chỉnh một vài cài đặt và thử lại. Và nếu nó vẫn không hoạt động, Apple có một cộng đồng Automator hoạt động sôi nổi bạn có thể nhờ hỗ trợ.