Bạn thích Smart Folder trong Finder trên Mac? Bạn sẽ vui khi biết thêm một vài ứng dụng Mac khác cũng hỗ trợ nhóm thông minh (smart groupings). Smart folder, album, playlist, v.v. là các khung nhìn truy cập nhanh hiển thị kết quả tìm kiếm khớp với các tiêu chí cụ thể. Bạn có thể dùng chúng để lọc mục trong nháy mắt. Chúng tôi đã tổng hợp một vài bộ smart set tùy chỉnh để bạn bắt đầu.
Smart Album trong Photos
Bạn có thể tạo smart album trong ứng dụng Photos bằng cách nhấn File > New Smart Album. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy ba menu thả xuống liên tiếp. Chọn đúng tùy chọn trong chúng và bạn đã có điều kiện để lọc ảnh mong muốn.
Nếu muốn thêm nhiều điều kiện lọc hơn, hãy nhấn nút Plus bên cạnh điều kiện hiện có để bắt đầu. Đảm bảo thay đổi hộp Any nếu bạn muốn bộ lọc chỉ lấy các mục khớp với tất cả tiêu chí. Đặt tên phù hợp cho smart album để dễ nhận diện, sau đó nhấn nút OK để hoàn tất.
Smart album mới sẽ xuất hiện dưới My Albums trong thanh bên. Bạn có thể kéo thả smart album vào thư mục để tổ chức. Bây giờ, hãy đến với những album bạn có thể muốn tạo.
Lưu ý: Quy trình tạo smart group trong Contacts và smart mailbox trong Mail thì giống hệt nhau. Do đó, chúng tôi sẽ không hướng dẫn lại toàn bộ quy trình trong các phần tiếp theo.
1. Ảnh chưa đồng bộ với iCloud
Đồng bộ iCloud đôi khi gặp sự cố, khiến bạn có hỗn hợp ảnh đã đồng bộ và chưa đồng bộ. Smart album này giúp xác định những ảnh chưa tải lên trên tất cả album. Khi tạo, hãy giữ nguyên hai menu thả xuống đầu tiên. Đặt menu thứ ba thành unable to upload to iCloud Photo Library.
2. Ảnh yêu thích trong album cụ thể
Khi bạn "thích" hoặc đánh dấu yêu thích một ảnh, nó sẽ xuất hiện ở Library > Favorites. Nếu phần này quá đông và bạn không tìm thấy thứ mình cần, bộ lọc này thu hẹp tìm kiếm. Nó hiển thị ảnh được đánh dấu yêu thích từ album bạn chọn.
Khi tạo smart album, hãy giữ điều kiện mặc định (Photo is favorite) và thêm điều kiện thứ hai: Album is [Tên]. Thay [Tên] bằng album bạn muốn hiển thị ảnh yêu thích.
3. Ảnh của bạn với một người cụ thể
Giả sử bạn muốn xóa một người khỏi ký ức số bằng cách xóa ảnh có người đó. Bạn có thể tìm ảnh của người đó với smart album tiếp theo.
Tạo album bằng cách đặt điều kiện thành Person is hoặc Person includes theo sau là tên người mà ảnh bạn muốn tách ra.
Bạn phải chọn tên người từ menu thả xuống thứ ba, nhưng nó sẽ không hiện nếu bạn chưa gán tên cho khuôn mặt. Để làm điều đó, vào phần People từ thanh bên, di chuột qua khuôn mặt liên quan và thêm tên bằng tùy chọn Name.
Bây giờ giả sử bạn muốn tặng ai đó một cuốn ảnh hoặc lịch với vài bức ảnh đẹp của hai bạn. Để tìm ảnh chọn lọc, hãy thiết lập smart album với bộ lọc khuôn mặt như trên. Nhưng lần này thêm điều kiện thứ hai: Person is [Tên của bạn].
Smart Group trong Contacts
Nhấn File > New Smart Group để bắt đầu tạo nhóm liên hệ thông minh mới và thiết lập điều kiện lọc.
4. Liên hệ có sinh nhật hoặc kỷ niệm sắp tới
Tặng quà và lên kế hoạch tiệc tùng dễ dàng hơn khi bạn nhớ sinh nhật và kỷ niệm trước. Để ứng dụng Contacts nhắc nhở bạn.
Tạo smart group với điều kiện: Birthday is in the next 1 month. Đối với kỷ niệm, tạo nhóm riêng và chọn tùy chọn Anniversary thay vì Birthday.
Bạn có thể chọn các nhãn khác nhau từ menu thả xuống để điều chỉnh tiêu chí. Ví dụ, bạn cũng có thể đặt điều kiện thành Anniversary is within 2 weeks hoặc Birthday is within 10 days.
5. Liên hệ sống trong cùng một thành phố
Bạn có bao giờ bỏ lỡ gặp bạn trong chuyến đi vì quên lên kế hoạch trước? Hay quên rằng họ sống ở thành phố bạn đang ghé thăm? Bạn có thể ngăn chặn điều đó xảy ra lại.
Dùng smart group để gom các liên hệ sống ở các thành phố bạn thường ghé. Thiết lập với điều kiện City is [Tên thành phố]. Lần sau khi lên kế hoạch đi đến một thành phố cụ thể, hãy nhìn nhanh vào smart group của nó. Bạn sẽ biết ngay nên nhắn tin "gặp gỡ" cho ai.
6. Đồng nghiệp bạn muốn gặp ngoài giờ làm việc
Bạn làm việc nhóm từ xa? Với một chút điều chỉnh, smart group trên có thể giúp bạn tổ chức gặp gỡ cho đồng nghiệp mà tình cờ sống ở thành phố của bạn.
Chỉ cần thêm điều kiện thứ hai để lọc liên hệ thuộc nơi làm việc của bạn. Bạn có thể dùng điều kiện như Email contains @Website.com, trong đó Website.com là tên miền chính thức của công ty/nhóm.
Đối với đồng nghiệp chung sở thích, hãy thêm sở thích đó vào phần Note khi tạo liên hệ. Với các ghi chú như vậy, bạn có thể lọc những người có thể tham gia hoạt động chung như lớp nhảy, xem phim, hoặc đá bóng.
Để làm được điều này, thiết lập smart group với các điều kiện:
- Address contains [Tên địa phương] hoặc ZIP is [Mã bưu chính]
- Note contains [Từ khóa]
Smart Mailbox trong Mail
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn "tạo" cho smart mailbox được liệt kê là New Smart Mailbox trong menu Mailbox.
7. Email công việc khẩn cấp
Bạn có bị phân tâm bởi email không quan trọng khi kiểm tra email công việc cần hành động ngay? Thiết lập smart mailbox để chỉ hiển thị loại email bạn coi là cả khẩn cấp và quan trọng để hoàn thành công việc. Bạn có thể lọc email:
- Từ một hoặc nhiều người với: From Contains Person@Company.com
- Từ một miền cụ thể với: From Contains @Company.com
- Có từ khóa cụ thể trong chủ đề với: Subject contains [Từ khóa]
Di chuyển mailbox đặc biệt này lên đầu phần Smart Mailboxes trong thanh bên và chỉ kiểm tra nó khi bạn vội vã.
8. Email từ nhóm liên hệ cụ thể
Giả sử bạn muốn đọc email từ cựu đồng nghiệp hoặc từ những người liên hệ mà email của họ bạn thích. Thêm những người đó vào một nhóm liên hệ hoặc smart group trong ứng dụng Contacts, sau đó dùng smart mailbox để lọc email từ nhóm đó. Đây là điều kiện bạn có thể dùng: Sender is member of group [Tên nhóm].
9. Email bạn cần trả lời
Tạo smart mailbox với điều kiện đầu tiên là Message was not replied to. Bây giờ, bạn có muốn lọc email từ người gửi nhất định, trong khoảng thời gian nhất định, hoặc với chủ đề cụ thể? Bạn phải đặt điều kiện thứ hai cho phù hợp. Đây là vài ví dụ:
- From contains @Website.com
- Date received is between 7 and 10 days ago
- Subject contains [Từ khóa]
Cải thiện ứng dụng Mac với Smart Group
Bạn biết phần tốt nhất của smart album, mailbox và nhóm liên hệ không? Bạn không phải lo cập nhật nội dung của chúng. Nếu ứng dụng tìm thấy mục phù hợp, nó tự động thêm mục đó vào smart set đúng.
Không quan trọng bạn có bao nhiêu dữ liệu trên ổ cứng Mac. Với smart folder và tương tự, tìm kiếm dữ liệu liên quan trở nên nhanh chóng và không tốn công. Hãy dành vài phút thiết lập một vài smart search ngay hôm nay!