Công nghệ Work Folders cho phép người dùng truy cập từ xa các file của họ trên máy chủ file nội bộ của công ty và làm việc với chúng ngoại tuyến trên bất kỳ thiết bị nào (laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh). Lần sau khi kết nối với mạng công ty, tất cả các thay đổi của các file này trên thiết bị người dùng sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ file Windows nội bộ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cách cài đặt và cấu hình tính năng Work Folders trên máy chủ file chạy Windows Server 2016 và client Windows 10.
Cách cài đặt và cấu hình vai trò Work Folders trên Windows Server 2016
Bạn có thể cài đặt vai trò Work Folders trong Windows Server 2016 bằng Server Manager hoặc PowerShell.
Trong trường hợp đầu tiên, chọn tùy chọn Work Folders trong vai trò File and Storage Services trong Server Manager. (Các thành phần IIS Hostable Web Core bắt buộc sẽ được thêm tự động.)
Trong PowerShell, vai trò Work Folders được cài đặt bằng lệnh:
Install-WindowsFeature FS-SyncShareService,Web-WHC
Tạo một nhóm bảo mật mới trong Active Directory và thêm vào đó các tài khoản người dùng được phép đồng bộ hóa thiết bị của họ với Work Folders trên máy chủ file (để hiệu năng tốt hơn của dịch vụ Work Folders bằng cách giảm số lượng yêu cầu đến AD, Microsoft khuyến khích chỉ thêm tài khoản người dùng vào nhóm này, thay vì các nhóm bảo mật khác).
Bước tiếp theo là tạo các chia sẻ mạng trên máy chủ file của bạn mà người dùng sẽ đồng bộ hóa. Bạn có thể tạo các thư mục chia sẻ bằng Server Manager hoặc PowerShell.
Mở Server Manager, chọn File and Storage Services -> Work Folders. Sau đó chọn Tasks -> New Sync Share.
Sau đó bạn phải chỉ định thư mục để cấp quyền truy cập. Trong ví dụ của chúng tôi, đó là C:\finance.
Sau đó chọn cấu trúc thư mục người dùng. Thư mục có thể được đặt tên theo tài khoản người dùng (alias) hoặc có định dạng: user@domain.
Sau đó nhập tên chia sẻ đồng bộ của bạn.
Sau đó bạn phải chỉ định các nhóm bảo mật sẽ được cấp quyền truy cập vào chia sẻ này.
Chỉ định chính sách bảo mật Work Folders sẽ được áp dụng trên client. Có hai chính sách:
- Encrypt Work Folders – mã hóa bắt buộc dữ liệu trên thư mục Work Folders được cache trên client bằng BitLocker.
- Automatically lock screen and require a password – khóa màn hình tự động sau 15 phút không hoạt động của thiết bị và bảo vệ bằng mật khẩu (ít nhất 6 ký tự).
Vậy là cấu hình Work Folder mới hoàn tất.
Các hành động tương tự để tạo sync share có thể thực hiện bằng cmdlet New-SyncShare. Ví dụ, lệnh sau tạo chia sẻ đồng bộ mới và cấp quyền truy cập cho một nhóm:
New-SyncShare "Sales" C:\sales –User "Sales_Users_WorkFolder"
Để truy cập file công việc qua kết nối HTTPS được bảo vệ, bạn phải gán chứng chỉ SSL hợp lệ cho trang web IIS phục vụ Work Folders.
Lưu ý. Trong cấu hình test, chứng chỉ không bắt buộc, và yêu cầu chứng chỉ trên client có thể bỏ qua. Xem lệnh bên dưới.
Cách dễ nhất là sử dụng chứng chỉ SSL miễn phí từ Let’s Encrypt. Quy trình cấp phát và gán chứng chỉ cho IIS được mô tả trong bài Let’s Encrypt Certificate for Windows (IIS).
Mẹo. Để kết nối client bên ngoài với máy chủ Work Folder để họ có thể truy cập và đồng bộ hóa file, bạn phải cấu hình tên máy chủ DNS trong zone bên ngoài, và cho phép lưu lượng đến máy chủ qua cổng TCP 80 và/hoặc 443 trên tường lửa. Ngoài ra, bạn có thể cung cấp truy cập bằng Web Application Proxy server để bảo vệ toàn diện.
Cấu hình client Work Folders trên Windows 10
Trong ví dụ này, thiết bị chạy Windows 10 được dùng làm client Work Folders. Nó được cấu hình bằng applet hiện có trong Control Panel: Control Panel -> System and Security -> Work Folders (mục này không có trong các phiên bản Windows Server).
Để bắt đầu cấu hình, nhấp Set up Work Folders.
Sau đó nhập email người dùng hoặc địa chỉ máy chủ Work Folders.
Mặc định client kết nối với máy chủ qua giao thức HTTPS bảo mật. Trong môi trường test, yêu cầu này có thể bỏ qua bằng cách chạy lệnh sau trên client:
Reg add HKLM\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\WorkFolders /v AllowUnsecureConnection /t REG_DWORD /d 1
Để truy cập dữ liệu, bạn phải xác thực và đồng ý với các chính sách bảo mật sẽ được áp dụng trên client.
Mặc định, file Work Folder trên client được lưu trong “%USERPROFILE%\Work Folders” trong hồ sơ người dùng và dung lượng thư mục này không thể vượt quá 10 GB.
Sau khi client kết nối với máy chủ, thư mục Work Folders được tạo. Nếu file trong Work Folders không thay đổi, client đồng bộ với máy chủ file mỗi 10 phút. Các file thay đổi được đồng bộ ngay lập tức. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thay đổi nào, máy chủ tự động thông báo cho các client khác và nhắc họ cập nhật dữ liệu từ máy chủ trung tâm. (Do đó, các thay đổi nên xuất hiện trên tất cả thiết bị kết nối sớm nhất có thể.)
Bạn có thể xem trạng thái đồng bộ, lỗi, dung lượng trống trên máy chủ trong cùng phần tử trong Control Panel.
Để kiểm tra xem đồng bộ có hoạt động đúng không, tạo thư mục mới trong Work Folders và chọn Sync now trong menu ngữ cảnh.
Sau một thời gian, thư mục này sẽ xuất hiện trên máy chủ.
Cấu hình client Work Folders bằng Group Policy
Để thiết lập Work Folders tự động, bạn có thể sử dụng hai chính sách nhóm đặc biệt trong User Configuration -> Policies -> Administrative Templates -> Windows Components -> WorkFolders:
- Specify Work Folders Settings nơi bạn có thể chỉ định URL của máy chủ Work Folders.
- Force automatic setup for all users khởi tạo cấu hình client tự động.
Lỗi đồng bộ Work Folders 0x80c80317
Trong cấu hình test, tôi gặp lỗi khi đồng bộ file trên client:
There was a problem, but sync will try again (0x80c80317)
Nhật ký máy chủ chứa các mục sau:
cThe Windows Sync Share service failed to setup a new sync partnership with a device. Database: \\?\C:\users\SyncShareState\WorkFolders\Metadata; User folder name: \\?\C:\Finance\WORKFOLDERS_ROOT\USER.TEST; Error code: (0x8e5e0408) Unable to read from or write to the database.
Các lỗi này chỉ ra vấn đề trong cơ chế đồng bộ. Trong trường hợp này, người dùng phải chạy các lệnh sau trong command prompt:
Repair-SyncShare -name Finance -user Domain\user1
Get-SyncUserStatus -syncshare Finance -user Domain\user1
Thông thường, điều này sẽ giải quyết vấn đề lỗi đồng bộ.
Vậy chúng ta đã xem cách cấu hình và sử dụng Work Folders trong Windows Server 2016. Công nghệ này cho phép người dùng làm việc với file công ty trên hầu như bất kỳ thiết bị nào đồng thời cung cấp mức độ bảo vệ dữ liệu đầy đủ nhờ mã hóa phía client. Tất nhiên, giải pháp này kém tiện lợi và linh hoạt hơn Dropbox hoặc OneDrive dựa trên đám mây, nhưng ưu điểm chính là dễ thiết lập và dữ liệu được lưu trữ bên trong công ty thay vì đám mây của bên thứ ba. Cùng với Work Folders, bạn có thể sử dụng quota và quản lý loại file bằng FSRM, cụm failover Windows cho máy chủ file, và quản lý truy cập dữ liệu bằng Dynamic Access Control hoặc File Classification Infrastructure.