Bảng tính là một trong những công cụ cần có cho môi trường làm việc ngày nay. Mọi người sử dụng nó để sắp xếp mọi thứ và mọi thứ, từ danh sách mua sắm hai cột đơn giản đến ngân sách công ty gồm nhiều tệp phức tạp. Nhưng ít nhất một cách sử dụng không phù hợp với bảng tính:tổ chức dữ liệu. Giải pháp tốt hơn để quản lý và tổ chức dữ liệu phức tạp là sử dụng cơ sở dữ liệu.
Lý do tại sao nhiều người dùng bảng tính không muốn chạm vào cơ sở dữ liệu là hình ảnh "đáng sợ và phức tạp" mà mọi người có về nó. May mắn thay, có Airtable - một cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên đám mây hiện đại với cách tiếp cận bảng tính đơn giản có thể giúp bạn tổ chức hầu hết mọi dữ liệu. Nó cho phép cộng tác để bạn có thể làm việc trên cơ sở dữ liệu với đồng nghiệp của mình và nó đồng bộ hóa trên các thiết bị thông qua trình duyệt và ứng dụng dành cho thiết bị di động để giữ cho dữ liệu được cập nhật.
Nếu bạn đã quen với Microsoft Access trên Windows hoặc Filemaker Pro trên Mac, thì bạn sẽ không có gì phải lo lắng vì Airtable sẽ dễ sử dụng hơn. Đối với những người chưa quen với khái niệm cơ sở dữ liệu, Airtable cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước và hướng dẫn bằng video để giúp bạn bắt kịp tốc độ.
Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu
Điều duy nhất bạn cần làm để bắt đầu sử dụng Airtable là đăng ký một tài khoản miễn phí. Nó đi kèm với cơ sở không giới hạn và cộng tác viên không giới hạn, với giới hạn 1.200 bản ghi cho mỗi cơ sở và 2GB không gian tệp đính kèm cho mỗi cơ sở. Có các gói nâng cấp trả phí cho những người cần nhiều hơn, nhưng gói miễn phí sẽ là quá đủ cho hầu hết người dùng cá nhân.
Để giúp bạn bắt đầu càng sớm càng tốt, Airtable cung cấp cho bạn các mẫu. Sau quá trình đăng ký, nó sẽ yêu cầu bạn chọn tối thiểu ba ví dụ sử dụng cơ sở dữ liệu. Các tùy chọn có sẵn bao gồm từ trình theo dõi dự án đến kiểm kê quầy bán nước chanh, từ lịch biên tập blog đến lập kế hoạch đám cưới.
Đối với những người không quen thuộc với cơ sở dữ liệu, cách nhanh nhất để bắt đầu là sử dụng các ví dụ hiện có và sửa đổi chúng theo nhu cầu của bạn. Mở một trong các ví dụ bạn đã chọn và xem qua để tự làm quen. Nhưng nếu bạn là một cựu chiến binh, bạn có thể bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “Dấu cộng (+)”.
Ví dụ:hãy mở cơ sở dữ liệu Hướng dẫn học. Điều này được tùy chỉnh để giúp sinh viên theo dõi việc học của họ. Giao diện bảng tính đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều tính năng mạnh mẽ. Bạn có thể thêm và tùy chỉnh các hàng và ô theo nhu cầu của mình, chèn phương tiện dưới dạng tệp đính kèm trong một hàng riêng lẻ, thêm và xóa bảng để theo dõi các môn học khác của trường để học, thêm dạng xem tùy chỉnh, v.v.
Nhưng thay vì giải thích từng cái một, sẽ tốt hơn nếu bạn tự mình dùng thử và cảm nhận mọi thứ hoạt động như thế nào. Để giúp bạn nhấp vào các vòng tròn đầy màu sắc ở dưới cùng bên phải của màn hình và chúng sẽ chỉ cho bạn các bước để đạt được điều gì đó.
Ví dụ:bạn có thể nhập dữ liệu của mình bằng biểu mẫu thay vì ô bảng tính bằng cách nhấp vào biểu tượng "Mở rộng" bên cạnh số hàng.
Bạn cũng có thể tạo một biểu mẫu tùy chỉnh mà bạn có thể chia sẻ với bạn bè của mình và thông tin đầu vào của họ sẽ tự động điền vào cơ sở dữ liệu. Để làm điều đó, hãy nhấp vào “Chế độ xem chính” và chọn “Biểu mẫu”.
Sau đó tùy chỉnh biểu mẫu và nhấp vào “Chia sẻ”. Bạn sẽ nhận được một liên kết mà bạn có thể chia sẻ với những người khác. Sử dụng ví dụ Hướng dẫn học tập ở trên, chúng ta có thể sử dụng chia sẻ biểu mẫu trong một nhóm học tập mà mọi thành viên đều có thể đóng góp cho một chủ đề.
Tại sao lại là Airtable?
Sử dụng Airtable thay vì các ứng dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính để bàn có một số lợi ích, chẳng hạn như:
- Nó nằm trên đám mây nên mọi thứ đều được lưu trữ và sao lưu mà bạn không cần phải làm gì cả. Dữ liệu của bạn luôn an toàn và có thể truy cập được miễn là bạn có thể kết nối Internet.
- Nó hỗ trợ nhiều người dùng, vì vậy bạn có thể cộng tác với những người khác trong việc điền dữ liệu của bạn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
- Nó trực quan và dễ thiết lập. Người dùng mới có thể bắt đầu ngay lập tức mà không phải mất thời gian tìm hiểu sơ lược.
- Nó có thể tùy chỉnh với nhiều loại trường để lựa chọn. Bạn có thể tạo hầu như bất kỳ cơ sở dữ liệu nào theo nhu cầu của mình.
- Nó dựa trên trình duyệt, vì vậy bạn không cần tải xuống bất cứ thứ gì. Nó cũng linh hoạt và có thể mở ở bất kỳ đâu và có ứng dụng iOS (và phiên bản beta cho Android) dành cho những người làm việc bằng thiết bị di động của họ.
- Nó hỗ trợ tích hợp với rất nhiều ứng dụng khác như Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram và nhiều ứng dụng khác.
Và câu hỏi lớn nhất từ những người mới làm quen là tại sao họ nên sử dụng cơ sở dữ liệu thay vì bảng tính. Câu trả lời đơn giản là cơ sở dữ liệu phù hợp hơn để tổ chức một lượng lớn dữ liệu, trong khi bảng tính sẽ tốt hơn nếu bạn thực hiện nhiều phép tính.
Tổng quan nhanh này về Airtable hầu như không làm trầy xước bề mặt của những gì nó có thể làm. Đề xuất của tôi là hãy tiếp tục và thử Airtable. Nó miễn phí. Sau đó, hãy chia sẻ suy nghĩ và ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới.