Bảng tính là công cụ bắt buộc cho môi trường làm việc hiện nay. Mọi người dùng nó tổ chức mọi thứ, từ danh sách mua sắm 2 cột đơn giản đến ngân sách công ty phức tạp nhiều sheet nhiều file. Nhưng ít nhất một việc không phù hợp với bảng tính: tổ chức dữ liệu. Giải pháp tốt hơn quản lý và tổ chức dữ liệu phức tạp là dùng cơ sở dữ liệu.
Lý do nhiều người dùng bảng tính không muốn chạm cơ sở dữ liệu là hình ảnh "khó khăn và phức tạp". May mắn thay, có Airtable - cơ sở dữ liệu quan hệ dựa trên đám mây hiện đại với cách tiếp cận bảng tính đơn giản giúp tổ chức gần như mọi dữ liệu. Nó cho phép cộng tác để làm việc trên cơ sở dữ liệu với đồng nghiệp, và đồng bộ trên thiết bị qua trình duyệt và ứng dụng di động để dữ liệu luôn cập nhật.
Nếu bạn quen với Microsoft Access trên Windows hoặc Filemaker Pro trên Mac, bạn không lo vì Airtable dễ dùng hơn. Đối với người mới với khái niệm cơ sở dữ liệu, Airtable cung cấp hướng dẫn từng bước và video hướng dẫn để bạn nắm bắt nhanh.
Bắt đầu nhanh với mẫu (Templates)
Điều duy nhất cần làm để bắt đầu Airtable là đăng ký tài khoản miễn phí. Gói miễn phí có cơ sở dữ liệu (bases) không giới hạn và cộng tác viên không giới hạn, giới hạn 1.200 bản ghi mỗi base và 2GB dung lượng đính kèm mỗi base. Có gói trả phí cho người cần nhiều hơn, nhưng gói miễn phí đủ cho hầu hết cá nhân.
Để giúp bạn bắt đầu sớm, Airtable cung cấp mẫu. Sau đăng ký, nó yêu cầu chọn tối thiểu 3 ví dụ sử dụng cơ sở dữ liệu. Tùy chọn từ theo dõi dự án đến kho hàng quán chanh, từ lịch biên tập blog đến kế hoạch đám cưới.
Đối với người không quen cơ sở dữ liệu, cách nhanh nhất bắt đầu là dùng ví dụ có sẵn và sửa theo nhu cầu. Mở một ví dụ bạn chọn, xem quanh để quen. Nhưng nếu bạn là chuyên gia, có thể thẳng tạo cơ sở dữ liệu mới bằng nhấp biểu tượng "Cộng (+)".
Ví dụ, hãy mở cơ sở dữ liệu Hướng dẫn học tập (Study Guide). Nó tùy chỉnh giúp học sinh theo dõi việc học. Giao diện bảng tính đơn giản che giấu nhiều tính năng mạnh. Bạn có thể thêm và tùy chỉnh hàng/ô theo nhu cầu, chèn media làm đính kèm trong từng hàng, thêm/xóa bảng theo dõi môn học khác, thêm xem tùy chỉnh, và hơn nữa.
Thay vì giải thích từng cái, tốt hơn bạn tự thử và cảm nhận cách mọi thứ hoạt động. Để giúp bạn, nhấp các vòng tròn màu ở góc dưới phải màn hình, chúng sẽ hiện các bước đạt được điều gì.
Ví dụ, bạn có thể nhập dữ liệu bằng biểu mẫu thay vì ô bảng tính bằng nhấp biểu tượng "Mở rộng" bên cạnh số hàng.
Bạn cũng có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh chia sẻ với bạn bè, dữ liệu nhập sẽ tự động điền vào cơ sở dữ liệu. Làm vậy: nhấp "Xem chính" (Main View), chọn "Biểu mẫu" (Form).
Tùy chỉnh biểu mẫu, nhấp "Chia sẻ". Bạn nhận liên kết chia sẻ cho người khác. Dùng ví dụ Hướng dẫn học tập, có thể dùng chia sẻ biểu mẫu trong nhóm học tập, mỗi thành viên đóng góp cho một môn.
Tại sao chọn Airtable?
Dùng Airtable thay ứng dụng cơ sở dữ liệu máy tính có vài lợi ích:
- Nằm trên đám mây nên mọi thứ lưu trữ và sao lưu tự động, không cần bạn làm gì. Dữ liệu luôn an toàn và truy cập được miễn là có Internet.
- Hỗ trợ đa người dùng, cộng tác với người khác điền dữ liệu, hoàn thành nhiều hơn trong ít thời gian.
- Trực quan và dễ thiết lập. Người mới bắt đầu ngay lập tức không tốn thời gian đường cong học tập.
- Tùy chỉnh cao với nhiều loại trường chọn. Tạo gần như mọi cơ sở dữ liệu theo nhu cầu.
- Dựa trên trình duyệt, không cần tải gì. Mượt mà, mở ở đâu cũng được, có ứng dụng iOS (và beta Android) cho người làm việc trên di động.
- Hỗ trợ tích hợp với hàng tá ứng dụng khác: Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram, và nhiều hơn.
Câu hỏi lớn nhất từ người mới: tại sao dùng cơ sở dữ liệu thay bảng tính? Câu trả lời đơn giản: cơ sở dữ liệu phù hợp hơn tổ chức lượng lớn dữ liệu, bảng tính tốt hơn nếu bạn làm nhiều tính toán.
Tổng quan nhanh Airtable này chỉ cào bề mặt những gì nó làm được. Lời khuyên: hãy thử Airtable. Nó miễn phí. Sau đó chia sẻ suy nghĩ và ý kiến trong bình luận.