Thời đại số đã đến và chinh phục. Những ngày phải in ấn tẻ nhạt, ký tài liệu trực tiếp, và quét lại trước khi gửi đã qua đi. Bất ngờ, không nhiều người như bạn nghĩ nhận ra cách mới tìm thấy và hữu ích này để kinh doanh trong kỷ nguyên số. Thực tế, có vài cách để ký tài liệu trực tuyến hoặc trên ứng dụng di động miễn phí. Lại nữa, không ai ngờ đến, một cách có sẵn tích hợp sẵn trong hệ điều hành thiết bị của bạn. Tùy chọn nào ít phiền toái và nhanh hơn dùng bút truyền thống?
Sử dụng Preview trên Mac
Có nhiều tính năng ẩn trong Preview cho macOS, và một trong số đó là khả năng ký tài liệu. Bạn có thể lưu chữ ký vào hệ thống và sử dụng lại nhiều lần để ký tài liệu. Khi xong, chỉ cần lưu và xuất tập tin, bạn sẽ có tài liệu đã ký trên tay.
Markup trên iOS
Nếu bạn dùng iOS, bạn may mắn. Markup là tính năng phát hành cùng iOS 9. Đây là công cụ miễn phí để ký tài liệu. Markup có sẵn trong nhiều ứng dụng tích hợp sẵn bao gồm Notes (Ghi chú) và Mail. Chỉ cần mở tệp đính kèm và chọn biểu tượng markup – vali (briefcase) – để bắt đầu.
Sau đó, chọn công cụ bút ở góc dưới bên trái. Chọn màu ưa thích.
Nếu bạn muốn điều chỉnh độ dày nét, chọn biểu tượng ở góc dưới bên phải.
Ký tài liệu và nhấp Xong (Done). Nếu không hài lòng, nhấp "Hoàn tác" (Undo). Để kết quả tốt nhất, dùng màn hình lớn nhất có thể như iPad và chế độ ngang (landscape).
Markup không hỗ trợ lưu trữ chữ ký. Để làm vậy, bạn sẽ cần ứng dụng ký chuyên dụng.
SignEasy
SignEasy là một trong những ứng dụng đơn giản và ít xâm lấn nhất để ký tài liệu. Không có quảng cáo, nó có thể lưu chữ ký, và hỗ trợ nhập tài liệu từ nhiều nguồn.
Bạn có thể nhập từ email, ảnh, Dropbox, Box, Evernote, Google Drive, OneDrive, và iCloud Drive. Gói miễn phí cho phép ký tới 3 tài liệu, làm cho việc bắt đầu miễn phí.
SignEasy có sẵn trực tuyến, cũng như trên iOS và Android.
DocuSign
Đối với hầu hết chúng ta, DocuSign là cách đơn giản nhất để ký và gửi tài liệu. Nó được đánh giá bởi người review là "chuyên nghiệp" (professional), "thay đổi cách chúng ta làm thuế" (changing the way we do taxes), và "cứu tinh tức thì" (instant savior). Giống SignEasy, DocuSign lưu chữ ký của bạn. Hoàn thiện chữ ký một lần và dùng mọi lần. 3 lần ký có sẵn với gói miễn phí. Hơn nữa, bạn có thể thêm tài liệu từ nhiều nguồn lớn, trực tiếp hoặc qua ứng dụng. DocuSign khẳng định tài liệu được bảo mật và mã hóa cho an toàn và riêng tư.
Khác với ứng dụng/tính năng khác như Markup, bạn có thể chèn ngày và các trường như checkbox. Nếu yêu cầu đồng nghiệp ký, bạn có thể đặt trường ký trong tài liệu. Vì vậy, khi người ký nhận tài liệu, họ sẽ biết chính xác nơi bắt đầu.
Một nhược điểm, tuy nhiên, là mua trong ứng dụng (in-app purchase) sẽ được yêu cầu cho bất kỳ ai ngoài bạn ký tài liệu trên thiết bị của bạn.
Docusign cho Google Chrome có vài tính năng thêm như khả năng ký ngay từ trang web hiện tại mà không phải rời khỏi nó. Bạn phải đăng nhập tài khoản trước khi bắt đầu. Tuy nhiên, nó đơn giản như điền vài trường. Trong trang web và ứng dụng như Inbox của Google, nhấp vào biểu tượng DocuSign để bắt đầu ký.
Từ đó, chọn ai sẽ cần ký tài liệu, và thêm chữ ký của bạn.
DocuSign cũng có sẵn cho Windows, iOS và Android.
DocHub
DocHub là một trong những lựa chọn tốt nhất để ký tài liệu, vì nó không yêu cầu tải xuống. Chỉ cần đăng nhập với Google, DropBox, hoặc địa chỉ email. Điều này cần thiết chủ yếu để bạn có thể lưu chữ ký trên đám mây. Lại lần nữa, hoàn thiện chữ ký một lần và không bao giờ lo lắng về nó nữa.
Việc ký có thể thực hiện hoàn toàn qua trình duyệt web máy tính để bàn sử dụng chuột hoặc trackpad. Nếu bạn muốn chữ ký trông tự nhiên và sạch đẹp hơn, bạn có tùy chọn gửi liên kết trang web HTML5 độc nhất đến điện thoại thông minh. Từ đó, bạn có thể ký tài liệu, và trình duyệt web của bạn sẽ cập nhật nội dung trực tiếp (live).
Kết luận
Tìm cách nhanh để ký tài liệu? Không cần đi xa hơn các ứng dụng hàng đầu trên App Store iOS, Google Play store, và web. Nhập, ký, và gửi nó trên đường. Không thể dễ dàng hơn. Tất cả tính năng chính mà người dùng trung bình cần để ký tài liệu đều dùng được với giấy phép miễn phí của SignEasy và DocuSign. Khi muốn tránh giới hạn chỉ ký 3 tài liệu miễn phí, có thể dùng Markup hoặc DocHub. Biết ứng dụng/kỹ thuật ký tài liệu khác? Hãy cho chúng tôi biết trong bình luận.