Đôi khi, bạn có thể cảm thấy giảm năng suất khi tìm file trên Mac. Mặc dù Finder không thấy cải tiến ý nghĩa nào trong vài năm qua, nó vẫn cho bạn nhiều cách quản lý file, như tính năng thẻ (tags) tích hợp sẵn, không bị ràng buộc bởi hệ thống file và thư mục kinh điển.
Với thẻ (tags), bạn có thể lưu file ở đâu cũng được và gom chúng lại với thẻ chung, lọc bằng tìm kiếm Spotlight và thư mục thông minh (smart folders). Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số ứng dụng mở rộng chức năng thẻ trong macOS để giúp bạn tổ chức và tìm file khi cần.
1. Leap
Leap là trình thay thế Finder và Spotlight tái cấu trúc cách chúng ta lưu trữ và tìm kiếm file. Nó dùng hệ thống phân cấp file/thư mục nhưng lộ ra các thuộc tính siêu dữ liệu (metadata attributes) và thẻ bên dưới. Bên trái, bạn sẽ thấy bảng thẻ (tags panel), với thẻ do bạn tạo hoặc ứng dụng dùng OpenMeta.
Nhấn vào bất kỳ thẻ nào để xem tất cả file, không quan trọng nó lưu ở đâu. Chọn file và nhấn nút Get Info (Lấy thông tin) để thêm mô tả file, thêm thẻ, và sửa ngày tạo. Bạn có thể thấy file được tổ chức theo tên, loại file, vị trí, thẻ, và nhiều hơn. Và bạn có thể hiển thị hoặc ẩn bảng chỉ với một cú nhấp.
Dấu vết mành mành (crumb trail) giúp bạn xác định tìm kiếm với ba tham số: What (Cách tìm kiếm sẽ được thực hiện), Where (Vị trí và loại file), When (Khoảng thời gian hoặc năm). So với Spotlight, ứng dụng trình bày cho bạn lựa chọn rõ ràng các tùy chọn tìm kiếm để tinh chỉnh thêm.
Tính năng của Leap
- Tính năng bookmark (đánh dấu) cho phép bạn lưu dấu vết mành mành hiện tại để quay lại tìm kiếm đó nhanh chóng. Bạn thậm chí có thể bookmark một nhóm thẻ cụ thể bạn thường dùng.
- Tìm kiếm loại file (ví dụ: PDF) không quan trọng nó lưu ở đâu. Ví dụ: preferred places (thư mục mặc định macOS), standard (thư mục liên quan người dùng), hoặc saved places.
- Xuất danh sách tài liệu dưới dạng HTML. Chọn xem danh sách (list view) và tích các cột bạn muốn, sau đó chọn File > Export Search Results.
- Nếu bạn dùng Time Machine làm hệ thống sao lưu, Leap có thể hiển thị tất cả các phiên bản sửa đổi của bất kỳ tài liệu đã sao lưu nào.
Tải xuống: Leap ($49, có dùng thử miễn phí)
2. Little Tagger
Bạn sẽ làm gì với file không được gắn thẻ trong Finder? Phải gắn thẻ nhiều file, một cái một, là rắc rối. Little Tagger là ứng dụng menu bar giúp bạn gắn thẻ cho file và thư mục. Ban đầu, bạn cần nhập thẻ vào ứng dụng. Vào Preferences > Tags và nhấn Import Tags (Nhập thẻ). Bạn chỉ cần thực hiện thủ tục này một lần. Trong tương lai, nó sẽ tự động cập nhật thẻ trong nền.
Để bắt đầu gắn thẻ, chọn file hoặc thư mục trong Finder và kéo-thả chúng vào biểu tượng menu bar. Sau đó, nhập tên thẻ vào ô văn bản. Ứng dụng sẽ gợi ý thẻ tự động dựa trên độ liên quan hoặc sử dụng. Nếu thẻ không tồn tại, bạn sẽ thấy popup khi nhấn Enter. Nhập tên và chọn màu. Cuối cùng, nhấn Execute (Thực thi).
Tính năng của Little Tagger
- Gắn thẻ file loại cụ thể có trong thư mục lớn. Bạn có thể lọc danh sách file từ menu thả xuống Any File ở góc trên bên phải.
- Thiết lập hồ sơ (profile) với preset cụ thể, như danh sách thẻ đã chọn, bao gồm mục con (subfolder items), alias file, và bộ lọc loại file hoặc tên để thực hiện công việc gắn thẻ định kỳ.
- Lọc file theo tên với các modifier khác nhau (chứa, không chứa, bắt đầu bằng) hoặc phần mở rộng (extension) (lọc ảnh với phần mở rộng PNG).
Tải xuống: Little Tagger ($7.99)
3. EagleFiler
EagleFiler là trình quản lý thông tin cá nhân (personal information manager) phù hợp nhiều trường hợp dùng. Ứng dụng trực quan và mượn yếu tố giao diện từ ứng dụng Mail để giữ sự đơn giản. Bên trái bao gồm danh sách nguồn (source list) gồm thư viện (library), tham số tìm kiếm thông minh (smart search parameters), và danh sách thẻ. Để bắt đầu, Control-click Records và chọn New Folder. Nhập tên và nhấn Create Folder.
Khi bạn đang xem trang web, email, hoặc duyệt file trong Finder, nhấn phím tắt chụp (Option + F1) để hiện hộp thoại. Chọn thư mục đích và nhấn Capture. Bạn thậm chí có thể kéo-thả file, hoặc dùng bookmarklet của EagleFiler để chụp thông tin. Danh sách bản ghi (records list) hiển thị nội dung của nguồn đã chọn. Và trình xem (viewer) hiển thị nội dung file đã chọn.
Đối với mỗi file, bạn có thể thêm siêu dữ liệu như nhãn (labels), thẻ (tags), và ghi chú (notes). Bất kỳ thẻ bạn thêm đều đồng bộ với thẻ Finder. Chúng cũng được sao chép vào trường bình luận Spotlight (Spotlight comments field) để làm cho chúng có thể tìm kiếm và truy cập được bởi ứng dụng khác. Hệ thống lưu trữ thẻ mạnh mẽ hơn Finder. Nếu thẻ bị mất hoặc hỏng, ứng dụng sẽ cố gắng khôi phục chúng.
Tính năng của EagleFiler
- Dữ liệu và ghi chú của bạn được lưu dưới dạng file thông thường dùng định dạng tiêu chuẩn (RTF, PDF, MBOX), nên không có khóavendor (lock-in) hoặc rủi ro hỏng dữ liệu.
- Mỗi ghi chú gắn với file hỗ trợ rich text và link. Chúng được lưu dưới dạng file RTF trong Finder, và bạn có thể tìm kiếm chúng với Spotlight.
- Bao gồm hỗ trợ ứng dụng email như Eudora, Entourage, Thunderbird, MailMate, PowerMail, và nhiều hơn. Nó bảo toàn toàn bộ tin nhắn, bao gồm header, body, trạng thái flag, và file đính kèm.
- Nhập nội dung từ Evernote và chuyển đổi sang RTFD, bảo toàn định dạng, thẻ, link, và hình ảnh trong quá trình. Thêm vào đó, tích hợp với Skim, Alfred hoặc Launchbar, PopClip, và các dịch vụ tích hợp sẵn khác.
Tải xuống: EagleFiler ($49, có dùng thử miễn phí)
4. Alfred
Nếu bạn muốn dùng thẻ để truy cập file, thì Alfred nên là ứng dụng lựa chọn của bạn. Theo mặc định, Alfred bao gồm từ khóa (keyword) để tìm file có tiền tố thẻ cụ thể. Khởi chạy Alfred, gõ "tags" cùng với tên thẻ để hiển thị tất cả file liên quan.
Bạn có thể tạo File Filter workflow (quy trình lọc file) cho một thẻ cụ thể và tìm kiếm dựa trên tên file. Vào Preferences > Workflows, nhấn nút plus (+) ở góc dưới bên trái, và chọn Templates > Files and Apps > File Filter from Keyword and Open. Nhập tên từ khóa và nhấn Create. Trong Basic Setup, đặt từ khóa của bạn.
Sau đó, trong tab Advanced, thêm kMDItemUserTags và đặt giá trị khớp với từ khóa. Khi xong, dùng từ khóa của bạn để chỉ tìm kiếm với một thẻ cụ thể. Về lâu dài, nó sẽ tiết kiệm thời gian nếu bạn đầu tư sâu vào thẻ.
Tính năng của Alfred
- Thêm từ khóa thẻ vào file trong bình luận Spotlight (Any File > Get Info > Comments). Tìm kiếm mờ (fuzzy search) tích hợp sẽ nhanh chóng tìm file của bạn.
- Nhấn phím mũi tên phải để thực hiện hành động trên file. Ví dụ, bạn có thể gửi email file có thẻ chỉ với vài phím tắt.
- Cài workflow Add a Tag (Thêm thẻ) và Label Color (Màu nhãn) để nhanh chóng thêm thẻ hoặc nhãn màu cho file đã chọn trong Finder.
Tải xuống: Alfred (Miễn phí, có bản premium)
5. Hazel
Hazel là công cụ tự động hóa (automation tool) cho macOS theo dõi thay đổi thư mục và thực hiện hành động cụ thể dựa trên quy tắc bạn tạo. Bạn chỉ cần chỉ định hai điều trong quy tắc: cái gì để tìm trong thư mục đã chọn (điều kiện) và làm gì khi điều kiện đáp ứng (hành động). Một quy tắc có thể khớp với nhiều điều kiện cho cả file và thư mục.
Để bắt đầu, thêm thư mục và nhấn Create a new rule (Tạo quy tắc mới). Nhập tên quy tắc, sau đó đặt điều kiện tìm thẻ Finder. Khi quy tắc khớp điều kiện, nó thực hiện một hoặc nhiều hành động. Trong trường hợp này, bạn có thể bảo Hazel di chuyển file đến "Documents" khi được đặt thẻ "Guides". Một số điều kiện và hành động có ít hoặc nhiều menu popup hơn hoặc yêu cầu bạn điền vào chỗ trống, v.v.
Tính năng của Hazel
- Bạn có thể theo dõi thư mục thông minh (smart folders), là tìm kiếm Finder đã lưu. Ví dụ, bạn có thể tìm file với thẻ cụ thể mà cũng lớn hơn kích thước cho trước.
- Điều kiện có thể dùng lựa chọn rộng rãi thuộc tính. Chúng bao gồm phần mở rộng (extension), ngày tạo, mở, hoặc sửa đổi, thời gian hiện tại, và thẻ. Có thể tạo thuộc tính ngày, văn bản, hoặc bảng tùy chỉnh.
- Bạn có thể dùng shell script, hoặc chương trình dòng lệnh, trong cả điều kiện và hành động. Ví dụ, lệnh grep có thể thực hiện khớp mẫu (pattern matching) trên file của bạn dùng biểu thức chính quy (regular expressions).
Tải xuống: Hazel ($42, có dùng thử miễn phí)
Nâng cao chức năng thẻ của Finder với những ứng dụng này
Không nhiều người dùng thẻ Finder trong quy trình làm việc hàng ngày. Khi bạn bắt đầu dùng chúng, bạn có thể tổ chức và tìm file trong vài giây. Các ứng dụng thảo luận ở trên bao gồm các lĩnh vực khác nhau của chức năng thẻ.
Chúng tôi khuyên bạn nên thử các ứng dụng này và xem chúng có phù hợp với bạn không. Thêm vào đó, đọc hướng dẫn của chúng tôi để tìm ứng dụng khác hòa quyện với Finder để nâng cao khả năng của nó.