Bạn đã tạo một danh sách trong Microsoft Word cần sắp xếp theo thứ tự chữ cái? Bạn không cần làm thủ công — Microsoft Office có công cụ tích hợp sẵn bạn có thể sử dụng để sắp xếp danh sách, dấu đầu dòng và bảng theo thứ tự chữ cái để hợp lý hóa tài liệu của mình.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các công cụ này để định dạng danh sách trong Word theo thứ tự chữ cái.
Sắp xếp danh sách trong phiên bản Windows và Apple Mac của Word có thể thực hiện theo cùng một cách đơn giản. Để sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái trong các ứng dụng này, hãy làm như sau:
- Trong tài liệu Word bạn muốn sắp xếp, chuyển đến tab Home (Trang chủ).
- Chọn văn bản bạn muốn sắp xếp theo thứ tự chữ cái.
- Trong phần Paragraph (Đoạn), nhấp vào nút sort (AZ với mũi tên xuống).
- Một hộp thoại mới sẽ bật lên. Trong hộp Sort Text (Sắp xếp văn bản) này, bạn có thể cấu hình cách bạn muốn sắp xếp văn bản.
- Để sắp xếp từng dòng theo thứ tự chữ cái, chọn Paragraphs (Đoạn văn) trong danh sách thả xuống Sort by (Sắp xếp theo). Đảm bảo bạn đã chọn Text (Văn bản) trong phần Type (Loại). Để đi từ A đến Z, chọn hộp kiểm Ascending (Tăng dần). Nếu bạn chọn hộp kiểm Descending (Giảm dần), danh sách sẽ đi từ Z đến A.
- Nếu bạn đã chọn tiêu đề, hãy đảm bảo bạn tích hộp Header row (Hàng tiêu đề).
- Tùy chọn: Nhấp Options (Tùy chọn) để mở hộp thoại Sort Options (Tùy chọn sắp xếp). Điều này cho phép bạn xác định cách bạn muốn tách các mục danh sách. Ví dụ, bạn có thể chọn xem sắp xếp có phân biệt chữ hoa chữ thường (case-sensitive) không và ngôn ngữ bạn muốn sắp xếp. Sau khi chọn các tùy chọn mong muốn, nhấn OK.
- Nhấp OK để hoàn tất danh sách.
Cách sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái trong Microsoft Word (Phiên bản Web)
Phiên bản web của Word là câu trả lời của Microsoft cho Google Docs. Nó hữu ích, nhưng thiếu một số tính năng chính mà ứng dụng máy tính để bàn có. Rất tiếc, một trong những tính năng đó là tính năng sắp xếp (sorting). Nếu bạn dự định sử dụng tính năng này thường xuyên, có thể tốt nhất là cài đặt phiên bản Microsoft Word máy tính để bàn của Windows.
Nếu không, có một giải pháp thay thế với Microsoft Excel online mà bạn có thể sử dụng:
- Trong bảng điều khiển Microsoft 365 trực tuyến, mở sổ làm việc Excel mới.
- Đi đến tài liệu Word của bạn và sử dụng phím tắt Ctrl + C để sao chép danh sách bạn muốn sắp xếp.
- Quay lại bảng tính Excel trống. Chọn ô đầu tiên của bảng tính và nhấn phím Ctrl + V để dán danh sách.
- Di chuột lên đầu cột và nhấp để chọn toàn bộ cột chứa danh sách của bạn.
- Chuyển đến tab Data (Dữ liệu).
- Để sắp xếp từ A đến Z, nhấp sort ascending (Sắp xếp tăng dần). Để sắp xếp từ Z đến A, nhấp sort descending (Sắp xếp giảm dần).
- Với danh sách vừa sắp xếp vẫn được chọn, nhấn Ctrl + C để sao chép.
- Quay lại tài liệu Word và làm nổi bật danh sách chưa sắp xếp. Nhấn Ctrl + Shift + V để dán danh sách đã sắp xếp vào chỗ đó đồng thời giữ định dạng tài liệu.
Cách sắp xếp danh sách có số thứ tự
Nếu bạn có danh sách có số thứ tự bạn đang cố gắng sắp xếp, bạn có thể gặp một số vấn đề. Nếu bạn muốn các con số vẫn theo thứ tự số trong khi vẫn sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái, thì bạn có thể sắp xếp như bình thường. Hiện tại không có tùy chọn để giữ số thứ tự công việc với mục danh sách tương ứng khi bạn sắp xếp theo chữ cái.
Sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái trong Word
Đây là tất cả. Dù bạn dùng Windows, MacOS hoặc phiên bản trình duyệt, bạn bây giờ nên có thể sắp xếp danh sách trong Word dễ dàng. Không bao giờ bạn phải ngồi đó và tốn công copy-paste từng mục danh sách!