Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Phần Mềm

Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Dù bạn là người dùng Excel dày dạn kinh nghiệm hay mới bắt đầu khám phá thế giới mạnh mẽ của bảng tính, biết cách tính tổng hiệu quả có thể nâng cao đáng kể phân tích và báo cáo dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước quy trình thêm hàng tổng (total row) vào bảng tính Excel.

Hàng tổng hiển thị bằng chữ in đậm để bạn dễ phân biệt với các hàng khác trong bảng tính Excel. Dữ liệu hiển thị trong hàng này được tạo tự động, và nó sẽ giúp bạn tránh công việc nhàm chán cộng số thủ công. Có một vài phương pháp khác nhau để thêm hàng tổng, và hiểu cách làm sẽ giúp bạn hiệu quả hơn trong Microsoft Excel.

1. Thêm hàng tổng trong bảng tính Excel với tab Table Design

Trước khi dùng phương pháp này thêm hàng tổng vào bảng tính Excel, bạn phải chuyển đổi dữ liệu Excel thành bảng. Làm theo các bước sau:

  1. Dùng con trỏ chọn tất cả dữ liệu bạn muốn chuyển thành bảng.
  2. Đi đến tab Insert (Chèn) trên Ribbon Excel và nhấp vào nó. Nó nằm ngay giữa tab Home và Page Layout.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Chọn biểu tượng Table (Bảng).
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Cửa sổ pop-up sẽ hiện ra cho bạn chọn bố cục bảng, và chọn nếu bảng có tiêu đề. Nhấn OK khi xong.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Dữ liệu trong bảng tính Excel bây giờ đã chuyển thành bảng. Bạn sẽ thấy tab mới xuất hiện trên Ribbon tên Table Design (Thiết kế bảng). Đây là tab bạn sẽ dùng để thêm hàng tổng vào bảng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể bạn không thấy tab này vì nó bị vô hiệu hóa trong Microsoft Excel. Đừng lo, bạn có thể dễ dàng bật nó. Cách làm:

  1. Đi đến File, chọn Options (Tùy chọn) ở dưới cùng menu bên trái.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Cửa sổ pop-up Excel Options xuất hiện. Chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon) từ menu bên trái.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Nhấp vào phần Choose commands from (Chọn lệnh từ) để mở menu thả xuống, rồi chọn Tool Tabs (Tab công cụ).
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Trong danh sách ngay dưới Choose commands from, tìm Table Tools và chọn Table Design ngay bên dưới.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Nhấp nút Add (Thêm) ở giữa để thêm Table Design vào Ribbon.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Khi xong, kết thúc quy trình bằng cách nhấp nút OK.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Bây giờ bạn sẽ thấy tab Table Design trên Ribbon bảng tính Microsoft Excel.

Để thêm hàng tổng:

  1. Đi đến tab Table Design.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Chọn ô checkbox Total Row (Hàng tổng) ngay dưới tên tab.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Khi bạn tích vào Total Row trong tab Table Design, bảng Excel sẽ tự động thêm hàng mới ở dưới cùng nơi số tổng hiển thị in đậm.

Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Hàng cuối cùng mới ở dưới bảng, hàng tổng chứa từ Total ở cột ngoài cùng bên trái, và công thức tổng phụ (subtotal) chỉ hiển thị cho cột cuối. Nhưng bạn có thể nhấp vào ô trống dưới cột khác. Điều này sẽ hiện menu thả xuống để bạn chọn loại tổng muốn tạo.

Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

2. Thêm hàng tổng trong bảng tính Excel với phím tắt bàn phím

Vì hàng tổng rất hữu ích, bạn có thể dùng nó thường xuyên. Để tăng tốc quy trình và bỏ qua việc đi qua các tab để bật nó, bạn có thể dùng phím tắt bàn phím thêm tổng vào bảng. Cách làm:

  1. Chọn bất kỳ ô nào bên trong bảng Excel.
  2. Trên bàn phím nhấn Ctrl + Shift + T để bật/tắt hàng tổng.

Bạn có thể dùng cùng phím tắt để tắt hàng tổng.

Một phím tắt tiện dụng khác cho phép chọn loại tổng khác nhau trong bảng. Bạn có thể chuyển đổi giữa các công thức Excel dễ dàng. Nhấn Alt + Down arrow (Mũi tên xuống) để kích hoạt menu thả xuống ô để chọn tổng hợp (aggregate). Bạn có thể tiếp tục dùng mũi tên Up/Down để điều hướng danh sách thả xuống. Để chọn tổng hợp muốn và áp dụng vào bảng, nhấn Enter.

3. Thêm hàng tổng trong bảng tính Excel với hàm SUM

Bạn cũng có thể thêm hàng tổng thủ công. Cách làm:

  1. Chọn ô cuối cùng của cột đầu tiên trong bảng Excel, gõ Total vào đó. Nhấn Enter.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Chọn ô cuối cùng ở hàng tiếp theo của bảng, tại dưới cùng bảng, và đi đến tab Home.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Trong phần Edit (Chỉnh sửa) của tab Home, tìm hàm Sum (Tổng), cũng tên là AutoSum (Tự động tổng) tùy phiên bản app Excel.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Nhấp mũi tên bên cạnh AutoSum để mở menu tổng hợp chọn loại tổng. Mặc định là công thức Sum.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Điều này sẽ tự động tính tổng cho cột đã chọn. Bạn có thể lặp lại quy trình cho từng cột thủ công.

4. Thêm hàng tổng trong bảng tính Excel từ menu chuột phải

Cách khác thêm hàng tổng là từ menu chuột phải. Nhiều người dùng Excel sẽ thấy đây là phương pháp đơn giản nhất.

  1. Nhấp chuột phải bất kỳ đâu trong bảng Excel.
  2. Chọn tùy chọn Table (Bảng) từ menu.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Chọn tùy chọn Total Row (Hàng tổng) từ menu con Table.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Hành động này sẽ thêm hàng tổng vào bảng.

5. Thêm hàng tổng trong bảng tính Excel với VBA

Nếu bạn làm việc với bảng trong nhiều trang tính, bạn sẽ thất vọng nghe không có cách thêm hàng tổng vào tất cả bảng trong sổ làm việc. Excel cũng thiếu tùy chọn đặt hàng tổng mặc định khi tạo bảng. Tuy nhiên, có cách giải quyết. Bạn có thể dùng VBA (Visual Basic for Applications) để bật/tắt hàng tổng trong tất cả bảng trong sổ làm việc.

Để dùng VBA, bạn cần truy cập tab Developer trong Excel. Nếu không tìm thấy trên Ribbon, nhấn Alt + F11 để mở cửa sổ VBA làm việc.

Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Khi đã mở cửa sổ VBA, làm theo các bước:

  1. Trong trình soạn thảo Visual Basic, vào menu Insert và chọn Module.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Module mới sẽ được tạo nơi bạn gõ lệnh.
  2. Sao chép mã sau:

Sub AddTotalRow()

Dim ws As Worksheet

Dim tbl As ListObject

For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets

For Each tbl In ws.ListObjects

tbl.ShowTotals = True

Next tbl

Next ws

End Sub

  1. Dán mã vào Module mới mở.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác
  1. Nhấp nút play màu xanh trên Ribbon VBA để thực thi mã.
Thêm hàng Tổng vào bảng Excel – Các bước đơn giản cho tóm tắt chính xác

Mã VBA này sẽ lặp qua tất cả trang tính trong sổ làm việc Excel và tất cả bảng trong mỗi trang. Nó sẽ đặt thuộc tính ShowTotals thành True, từ đó thêm hàng tổng cho mỗi bảng.

Mã này cũng có thể tắt hàng tổng, nhưng bạn phải đổi dòng "tbl.ShowTotals = True" thành "tbl.ShowTotals = False."

Bây giờ bạn biết cách thêm hàng tổng vào bảng tính Microsoft Excel, bạn có thể bắt đầu tính toán phức tạp hơn và tổ chức dữ liệu hiệu quả hơn. Tiếp tục khám phá mảng lớn hàm, công thức, và công cụ trực quan hóa, và để Excel làm tất cả việc khi bạn cần tính khoản vay.