Thông thường bạn gộp họ và tên trong Microsoft Excel dùng các ô và cột khác nhau. Nhưng nếu bạn cần gộp họ và tên vào một cột duy nhất thì sao? Bạn làm thủ công? Bạn có thể, nhưng không thực tế nếu xử lý nhiều dữ liệu trong bảng tính hay cả sổ làm việc Excel. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách nối tên theo nhiều cách khác nhau và tăng tốc quy trình làm việc.
Hãy cũng xem hướng dẫn cách tách họ và tên trong Excel của chúng tôi.
Các hàm Excel khác nhau để gộp tên
Có một số hàm Excel bạn có thể dùng để gộp tên trong bảng tính. Hàm nào bạn dùng sẽ tùy thuộc vào sở thích và định dạng tên bạn đang làm việc. Gộp hai tên dễ dàng với hàm CONCATENATE, nhưng phải sửa nếu muốn bao gồm tên đệm. Hàm CONCATENATE nối hai hoặc nhiều chuỗi văn bản thành một ô. Đó là lựa chọn hoàn hảo khi cần gộp hai ô.
Tuy nhiên, nếu cần gộp nhiều hơn hai ô, bạn có hai lựa chọn. Hoặc sửa hàm CONCATENATE với toán tử ampersand (&) hoặc dùng hàm TEXTJOIN. TEXTJOIN cho phép gộp nhiều ô hoặc chuỗi văn bản với dấu phân cách do bạn chọn. Nghĩa là bạn có nhiều tự do sáng tạo và tùy chọn đa dạng hơn về cách kết hợp tên trông như thế nào.
Một hàm hữu ích khác để gộp tên trong Excel là Flash Fill (Điền nhanh). Nó sẽ nhận diện mẫu và tự động điền dữ liệu còn thiếu, nên bạn không phải làm thủ công.
Gộp họ và tên với hàm CONCATENATE
CONCATENATE chỉ là cách khác nói "nối lại với nhau", và từ này là một phần của công thức bạn sẽ dùng để tạo cột chứa họ và tên được gộp lại. Giả sử bạn có bảng tính Excel trông như sau:
Bạn có cột cho tên và cột khác cho họ, và muốn cột thứ ba chứa họ tên đầy đủ là sự kết hợp của hai cột đầu.
Chọn ô trong cột thứ ba nơi bạn sẽ tạo tên gộp và nhập công thức sau:
=CONCATENATE(tham_chiếu_ô_tên, " ", tham_chiếu_ô_họ)
Ví dụ, bạn muốn gộp tên trong ô A2 và B2. Công thức của bạn sẽ trông như sau:
=CONCATENATE(A2," ",B2)
Chèn công thức này vào ô C2 và nhấn Enter. Họ tên đầy đủ sẽ xuất hiện trong ô C2.
Thay vì dùng công thức CONCATENATE, bạn có thể dùng toán tử ampersand. Kết quả cuối cùng giống nhau, nhưng công thức này ngắn gọn hơn.
=tham_chiếu_ô_tên&" "&tham_chiếu_ô_họ
Để gộp tên của ô A2 và B2, dùng công thức sau trong ô C2:
=A2&" "&B2
Khi nhấn Enter, họ tên đầy đủ sẽ xuất hiện trong ô C2, giống như dùng công thức CONCATENATE.
Nhớ đặt khoảng trắng giữa dấu ngoặc kép (" ") để tạo khoảng trắng giữa tên và họ trong cột tên gộp. Nếu không, tên và họ sẽ bị dính liền. Nếu muốn gộp họ và tên với dấu phẩy giữa, dùng cùng công thức (bất kỳ cái nào), nhưng đảo thứ tự tham chiếu ô và thêm dấu phẩy và khoảng trắng giữa dấu ngoặc kép.
Bạn có thể dùng: =CONCATENATE(B2,", ",A2)
Hoặc
=B2&", "&A2
Và kết quả sẽ là:
Dùng hàm CONCATENATE gộp tên, tên đệm và họ
Bạn có thể điều chỉnh công thức CONCATENATE để gộp tên từ ba ô khác nhau trong bảng tính Excel thành họ tên đầy đủ trong một ô. Công thức rất giống những cái đã mô tả, nhưng bạn phải thêm một phần tử cho tên đệm. Vậy công thức nên trông như sau:
=CONCATENATE(tham_chiếu_ô_tên, " ", tham_chiếu_ô_tên_đệm, " ", tham_chiếu_ô_họ)
Thay vào đó bạn có thể thử:
=tham_chiếu_ô_tên&" "&tham_chiếu_ô_tên_đệm&" "&tham_chiếu_ô_họ
Để gộp tên, tên đệm, họ từ ô A2, B2, C2, dùng bất kỳ công thức nào:
=CONCATENATE(A2," ",B2," ",C2)
Hoặc thử:
=A2&" "&B2&" "&C2
Kết quả cuối cùng nên trông như sau:
Bạn có thể dùng cùng công thức nếu có chữ cái viết tắt thay vì tên đệm. Không quan trọng tên viết dưới dạng nào, miễn là bạn tham chiếu đúng ô. Đây là ví dụ với chữ cái viết tắt trong ô tên đệm. Cùng công thức được dùng:
Hàm CONCATENATE có thể gộp chữ cái đầu tên và họ
Dù cột tên và họ chứa tên đầy đủ, bạn có thể dùng công thức CONCATENATE điều chỉnh để biến nó thành chữ cái đầu cộng họ. Để đạt được điều này, bạn sẽ dùng hàm LEFT trích xuất chữ cái đầu của tên, rồi nối nó với họ.
Dưới đây là loại công thức bạn sẽ dùng để gộp tên từ ô A2 và B2:
=CONCATENATE(LEFT(A2,1)," ",B2)
Hoặc dùng:
=LEFT(A2,1)&" "&B2
Bạn có thể điều chỉnh thêm công thức này để bao gồm dấu chấm sau chữ cái đầu. Chỉ cần đặt dấu chấm và khoảng trắng giữa dấu ngoặc kép.
=CONCATENATE(LEFT(A2,1),". ",B2)
Hoặc dùng:
=LEFT(A2,1)&". "&B2
Dùng Flash Fill để gộp tên trong Excel
Nếu bạn làm việc với bảng tính Excel chứa nhiều dữ liệu, bạn nên quên công thức CONCATENATE vì bạn phải nhập thủ công cho từng tên cần gộp. Thay vào đó, hãy dùng hàm Flash Fill của Excel.
Nếu bạn muốn gộp tên từ ô A2 và B2, gõ họ tên đầy đủ vào ô C2. Sau đó bắt đầu gõ họ tên đầy đủ cho sự kết hợp từ A3 và B3. Excel sẽ nhận diện mẫu và tự động điền cột C. Nhấn Enter để xác nhận bạn muốn Excel điền tất cả ô trong cột C với các tổ hợp tên phù hợp.
Tuy nhiên, nếu điều này không hoạt động, có thể bạn cần bật Flash Fill trong phiên bản Excel của mình. Cách làm như sau:
- Vào File trên Ribbon.
- Chọn Options (Tùy chọn) ở dưới cùng menu.
- Chọn Advanced (Nâng cao) từ cửa sổ tùy chọn.
- Tích vào ô Automatically Flash Fill (Tự động Flash Fill), và xác nhận bằng nút OK.
Bây giờ bạn có thể bật/tắt chức năng này ở tab Data trên Ribbon, hoặc nhấn Ctrl + E trên bàn phím.
Dùng hàm TEXTJOIN để gộp tên trong Excel
Nếu bạn muốn gộp tên từ nhiều hơn ba ô, hàm TEXTJOIN thực sự hữu ích. Nhưng bạn phải bao gồm dấu phân cách giữa mỗi chuỗi văn bản để tạo khoảng trắng hoặc dấu phẩy. Dấu phân cách giống như trong công thức CONCATENATE, với khoảng trắng hoặc dấu phẩy và khoảng trắng giữa dấu ngoặc kép.
Bạn sẽ dùng công thức sau:
=TEXTJOIN(" ",TRUE,"tên", "tên đệm","họ")
Kết quả trông như sau:
Nhưng bạn tự hỏi tại sao phải gõ công thức phức tạp như vậy thay vì điền thủ công họ tên vào cột gộp. Câu trả lời là bạn không dùng công thức này mà phiên bản điều chỉnh ngắn gọn hơn, và rất hữu ích khi có nhiều ô. Nó có hình dạng tương tự công thức CONCATENATE điều chỉnh:
=TEXTJOIN(" ",TRUE, A2:C2)
Như bạn thấy, trong phiên bản điều chỉnh của công thức, thay vì gõ thủ công nội dung ô bạn muốn gộp, bạn sẽ gõ phạm vi tham chiếu ô. Đó là cách nhanh hơn nhiều để gộp tên từ 3 hoặc nhiều ô hơn. Bạn có thể dùng loại công thức này để gộp tên và chữ cái viết tắt của người từ nhiều ô.
Gộp họ và tên trong Microsoft Excel có thể là bước nhỏ nhưng quan trọng để cải thiện kỹ năng quản lý dữ liệu. Khả năng nối hiệu quả các yếu tố này có thể tiết kiệm thời gian, tăng cường độ rõ ràng của dữ liệu, và đóng góp vào việc lưu giữ hồ sơ hiệu quả hơn.