Nếu bạn đã sử dụng OneNote để ghi chép quan trọng, bạn có thể cần cân nhắc điều gì xảy ra với sổ ghi chú nếu bạn xóa chúng. Một khi sổ ghi chú biến mất, nó có biến mất mãi mãi không?
Câu trả lời phức tạp, nhưng nếu bạn xóa một sổ ghi chú OneNote, bạn có thể khôi phục nó theo một vài cách khác nhau, tùy thuộc vào cách bạn sử dụng dịch vụ. Để khôi phục sổ ghi chú đã xóa trong OneNote, hãy làm theo các bước dưới đây.
Cách khôi phục ghi chú đã xóa trong OneNote
Giả sử bạn đã vô tình xóa ghi chú từ một trong các sổ ghi chú và muốn lấy lại. Nếu bạn cần khôi phục những ghi chú này, cách dễ nhất trong OneNote là sử dụng tính năng Thùng rác tích hợp. Tính năng này giữ một bản sao của ghi chú đã xóa an toàn, nhưng nằm ngoài sổ ghi chú, trong tối đa 60 ngày.
Để rõ ràng, điều này chỉ hoạt động nếu chính sổ ghi chú vẫn mở và có sẵn trong OneNote. Nếu bạn đã xóa hoàn toàn sổ ghi chú OneNote, bạn sẽ cần thử một trong các phần bên dưới.
Để khôi phục sổ ghi chú đã xóa bằng Thùng rác, làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng OneNote trên PC hoặc Mac.
- Tiếp theo, mở sổ ghi chú nơi bạn đã xóa ghi chú trước đó.
- Nhấn tab History (Lịch sử) trên thanh Ribbon và chọn nút Notebook Recycle Bin (Thùng rác sổ ghi chú).
- Với Thùng rác được bật, bạn sẽ thấy danh sách các trang và phần đã xóa trong 60 ngày qua dưới dạng các tab—nhấp vào bất kỳ tab nào để xem thông tin đã xóa.
- Để khôi phục bất kỳ ghi chú nào về sổ ghi chú, nhấp chuột phải vào tab của nội dung đã xóa và chọn Move or Copy (Di chuyển hoặc Sao chép) (hoặc Merge into Another Section - Hợp nhất vào phần khác).
- Chọn sổ ghi chú và phần bạn muốn khôi phục và nhấn Move hoặc Copy. Điều này không cần phải là cùng sổ ghi chú mà ghi chú ban đầu đến từ.
- Lặp lại quy trình này cho bất kỳ trang hoặc phần nào khác bạn muốn khôi phục.
Bạn không thể chủ động xóa toàn bộ sổ ghi chú trong chính OneNote. Để ngăn xóa nhầm, OneNote chỉ đơn giản đóng file sổ ghi chú.
Các sổ ghi chú OneNote được lưu trữ dưới dạng file riêng biệt với phần mở rộng .one. Nếu bạn đóng một sổ ghi chú, nó sẽ không xóa nó khỏi PC hoặc khỏi bộ nhớ OneDrive—file vẫn nên còn đó. Bạn có thể mở lại và truy cập ghi chú bất cứ lúc nào (miễn là bạn vẫn còn file). Để làm điều này, làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng OneNote trên PC hoặc Mac.
- Chọn tab Notebooks (Sổ ghi chú) trên thanh Ribbon.
- Ở đầu danh sách sổ ghi chú, chọn tùy chọn Add notebook (Thêm sổ ghi chú).
- Thay vào đó, nhấn File > Info > Open Backups (hoặc File > Open Backups trên Mac).
- Trong menu mở ra, tìm file sổ ghi chú đã đóng với phần mở rộng .one. File này sẽ được lưu cục bộ trên PC/Mac hoặc trên OneDrive trực tuyến.
- Chọn sổ ghi chú và nhấn Open (Mở) để mở lại.
Khi file được mở trong OneNote, sổ ghi chú sẽ đồng bộ và xuất hiện để bạn sử dụng và chỉnh sửa. Điều này bao gồm tất cả các phần và ghi chú riêng lẻ mà nó bao gồm trước khi bạn đóng nó.
Cách sử dụng tính năng Lịch sử OneNote để khôi phục phiên bản trước của sổ ghi chú
Các sổ ghi chú trong OneNote được thiết kế linh hoạt, cho phép bạn thêm, thay đổi và xóa ghi chú và nội dung khác khi cần. Tuy nhiên, nếu bạn đã thực hiện thay đổi đối với ghi chú OneNote trước đây, bạn có thể muốn khôi phục một phần của sổ ghi chú từ thời điểm trước đó (hoặc toàn bộ sổ ghi chú).
Nếu bạn có bản sao trước đó của file sổ ghi chú .one, bạn có thể dùng các bước trên để thực hiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng tính năng phiên bản trang tích hợp trong OneNote để xem và có thể khôi phục các phiên bản cũ hơn của ghi chú.
Để dùng tính năng Lịch sử khôi phục phiên bản trước của sổ ghi chú, làm theo các bước sau:
- Mở ứng dụng OneNote trên PC hoặc Mac.
- Chọn một sổ ghi chú, sau đó mở trang bạn muốn xem lịch sử.
- Tiếp theo, chọn tab History trên thanh Ribbon và chọn nút Page Versions (Các phiên bản trang).
- Trong ngăn bên phải, các phiên bản cũ hơn của trang sẽ xuất hiện màu xanh lá. Các bản sao chỉ đọc này sẽ có dấu thời gian giúp bạn xác định khi nào thay đổi được thực hiện. Chọn bất kỳ trang nào để xem chúng—bạn có thể chuyển đổi giữa chúng để so sánh ghi chú và thực hiện thêm thay đổi.
- Nếu bạn muốn khôi phục vĩnh viễn trang cũ hơn, nhấp chuột phải vào phiên bản cũ của trang bạn muốn khôi phục và chọn Restore Version (Khôi phục phiên bản). Điều này sẽ khôi phục phiên bản đó của trang làm phiên bản chính trong sổ ghi chú.
- Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào một phiên bản trang và chọn Copy Page To (Sao chép trang đến) để tạo bản sao mới của phiên bản đó và lưu nó cùng bản chính.
- Khi hoàn tất, nhấn nút Page Versions lần nữa trên thanh Ribbon để ẩn các phiên bản cũ của trang khỏi chế độ xem.
Cách khôi phục sổ ghi chú OneNote bằng OneDrive
Đã vô tình xóa file sổ ghi chú OneNote? Đừng hoang mang, vì bạn vẫn có thể khôi phục file từ phiên bản cũ hơn của lịch sử OneDrive. OneDrive cho phép bạn hoàn tác bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đối với bộ nhớ về một thời điểm trong 30 ngày qua.
Có một nhược điểm rõ ràng. Mặc dù bạn có thể khôi phục sổ ghi chú OneNote đã xóa nếu bạn xóa chúng từ OneDrive trong khoảng thời gian này, bạn sẽ mất bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đối với bộ nhớ OneDrive kể từ thời điểm đó. OneDrive sẽ hoàn tác mọi thay đổi bạn đã làm.
Cân nhắc việc sao lưu bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện đối với bộ nhớ OneDrive (như tạo file mới) trước khi tiếp tục các bước này. Khi bạn sẵn sàng khôi phục sổ ghi chú OneNote bằng OneDrive, làm theo các bước dưới đây:
- Mở trang web OneDrive trong trình duyệt và đăng nhập.
- Tải xuống hoặc sao lưu bất kỳ file nào bạn đã thêm, xóa hoặc thay đổi sau khi xóa sổ ghi chú tại thời điểm này—bạn sẽ cần khôi phục chúng thủ công sau.
- Tiếp theo, nhấn biểu tượng Settings (Cài đặt) ở góc trên bên phải và chọn Options (Tùy chọn) từ bảng pop-up mở ra.
- Trong menu Settings, chọn tùy chọn Restore your OneDrive (Khôi phục OneDrive của bạn) bên trái.
- Bạn sẽ được yêu cầu xác minh danh tính—nhấn nút Verify your identity (Xác minh danh tính) để hoàn tất quy trình và làm theo hướng dẫn trên màn hình.
- Sau khi xác minh truy cập, chọn khoảng thời gian để xem bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện trong 30 ngày qua từ menu thả xuống Select a date (Chọn ngày).
- Bạn sẽ thấy danh sách thay đổi bên dưới. Chúng sẽ được chọn tự động hoặc, nếu bạn chọn Customized date and time (Ngày và giờ tùy chỉnh), bạn cần chọn thủ công. Tìm tên file sổ ghi chú OneNote đã xóa ở định dạng .one và đảm bảo nó được chọn.
- Sau khi các thay đổi được chọn, nhấn nút Restore (Khôi phục) ở đầu trang.
- Cho phép quy trình hoàn tất—bạn sẽ được nhắc khi quy trình kết thúc.
- Sau đó, mở OneNote và nhấn File > Open Notebook (Mở sổ ghi chú).
- Chọn bộ nhớ OneDrive và tìm file sổ ghi chú .one đã xóa. Nếu quy trình thành công, bạn sẽ thấy nó được khôi phục và sẵn sàng sử dụng.
- Khi bạn chọn file sổ ghi chú đã khôi phục, OneNote sẽ mở nó để bạn xem ngay lập tức.
Quản lý ghi chú trong OneNote
Microsoft OneNote được thiết kế để giữ ghi chú của bạn an toàn, ngay cả khi bạn mắc lỗi. Bạn có thể dùng các bước trên để giúp khôi phục sổ ghi chú đã xóa trong OneNote. Cho dù là một ghi chú đơn lẻ hay toàn bộ sổ ghi chú bạn đã mất, khôi phục chúng nên dễ dàng—miễn là bạn giữ file được sao lưu, đúng không.
Không có hệ thống sao lưu file đủ tốt? Hãy bắt đầu sử dụng bộ nhớ OneDrive hiệu quả và tránh xóa bất kỳ file sổ ghi chú OneNote nào được lưu vào OneDrive tự động.
Đừng quên sao lưu cục bộ. Bạn có thể dùng phần mềm sao lưu với PC Windows để tạo bản sao lưu cục bộ của file, bao gồm các sổ ghi chú OneNote bạn đã lưu.