Trello là một công cụ tổ chức mà bạn có thể sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống của mình. Cho dù bạn cần nó cho tổ chức gia đình, hệ thống kinh doanh hoặc bất kỳ nhóm nhiệm vụ nào khác mà bạn phải luôn cập nhật, có rất nhiều cách để thiết lập và sử dụng bảng Trello phù hợp với nhu cầu của bạn. Trello dựa trên hệ thống tổ chức Kanban, sử dụng các thẻ có thể di chuyển cho mỗi nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành. Mỗi thẻ có thể chứa rất nhiều thông tin về nhiệm vụ cụ thể đó.
Trello thường xuyên bổ sung các tính năng mới để sử dụng hệ thống hiệu quả hơn về thời gian. Dưới đây là một số điều bạn có thể làm với thẻ Trello sau khi bạn đã học các kiến thức cơ bản.
1. Chèn thẻ mới vào bất kỳ đâu
Thông thường, khi bạn muốn thêm thẻ mới vào danh sách, bạn nhấp vào nút “Thêm thẻ khác” ở cuối danh sách. Sau đó, nếu bạn muốn di chuyển thẻ đến một vị trí khác, bạn cần phải kéo và thả thẻ vào nơi bạn muốn. Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn. Nếu bạn nhấp đúp vào vị trí giữa hai thẻ nơi bạn muốn thẻ mới hiển thị, hộp thoại “Thêm thẻ” sẽ xuất hiện ngay tại nơi bạn muốn.
2. Đặt lại vị trí các thẻ trong khi tạo chúng
Nếu bạn bắt đầu tạo một thẻ ở cuối danh sách nhưng sau đó nhận ra rằng bạn muốn nó ở vị trí thứ hai, bạn không cần phải bắt đầu lại hoặc kéo và thả thẻ đã hoàn thành. Chỉ cần hoàn tất nhập tên của thẻ, sau đó thêm dấu mũ “^” và số vị trí bạn muốn sử dụng. Ví dụ:“^ 2” sẽ chuyển đến vị trí thứ hai. Bạn cũng có thể nhập “^ top” hoặc “^ bottom” để di chuyển thẻ đã hoàn thành vào khoảng trống đó trong danh sách.
3. Tìm kiếm thẻ theo nhãn
Nếu bạn sử dụng các nhãn màu để sắp xếp bảng của mình một cách trực quan, bạn có thể tìm kiếm các nhãn cụ thể chỉ bằng cách gõ màu của nhãn sau nhãn từ. Ví dụ:bạn có thể nhập “label:green” để xem tất cả các thẻ có nhãn màu xanh lá cây trên bảng của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng nó cho các nhãn được đặt tên như “label:client” để định vị các thẻ có nhãn đó.
4. Lọc thẻ theo nhãn
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng bộ lọc để tìm các thẻ có nhãn cụ thể. Nhấp vào nút “Hiển thị Menu”, sau đó chọn “Thẻ Bộ lọc” từ danh sách. Bấm vào màu của nhãn bạn muốn xem. Nó cũng sẽ cho phép bạn tìm kiếm nhiều màu cùng một lúc. Nếu nó đang lọc một màu, bạn sẽ thấy một dấu kiểm bên cạnh nó.
5. Nhận cập nhật thẻ
Nếu bạn đang sử dụng Trello với tư cách là một nhóm, bạn có thể muốn xem thẻ và nhận thông tin cập nhật bất cứ khi nào người khác thay đổi điều gì đó trên thẻ đó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào thẻ bạn muốn cập nhật và nhấp vào nút “Xem” ở gần cuối thẻ được mở rộng.
6. Kéo và thả vào thẻ
Trello hoạt động bằng cách kéo và thả các mục xung quanh trên bảng, nhưng bạn cũng có thể kéo trực tiếp URL và tài liệu của trang web vào thẻ. Để di chuyển địa chỉ trang web, hãy đánh dấu địa chỉ đó trong thanh địa chỉ của trình duyệt, kéo địa chỉ đó vào tab nơi Trello đang mở, sau đó di chuyển địa chỉ đó xuống trên đầu thẻ nơi bạn muốn liên kết. Đối với tài liệu, tất cả những gì bạn cần làm là kéo nó từ thư mục tài liệu của bạn vào thẻ.
7. Kết nối thẻ
Để tránh rắc rối khi chuyển đổi qua lại giữa các thẻ, bạn có thể kết nối hai thẻ. Mở thẻ bạn muốn liên kết với thẻ khác và nhấp vào “Phần đính kèm” ở phía bên phải. Nhấp vào tùy chọn Trello và tìm kiếm thẻ bạn muốn kết nối. Để tạo kết nối cho phép bạn chuyển đổi qua lại giữa hai thẻ, hãy mở thẻ bạn vừa liên kết và thêm thẻ ban đầu làm tệp đính kèm. Giờ đây, một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn qua lại.
8. Tạo các thẻ riêng lẻ từ một danh sách
Nếu bạn muốn tạo thẻ dựa trên danh sách các mục, trước tiên hãy tạo thẻ mới và dán danh sách vào tiêu đề. Trello sẽ hỏi bạn có thực sự muốn tất cả các mục trên một thẻ hay bạn muốn một thẻ mới cho mỗi thẻ. Khi bạn chọn một thẻ mới cho từng mục, nó sẽ tạo ra các thẻ mới trong danh sách cho từng mục đó.
Nếu bạn đang sử dụng Trello, hãy thử một số mẹo sau và xem chúng có giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc với thẻ hay không.