Có thể bạn đã quen nghe về Microsoft Word và Excel, nhưng còn Microsoft Visio thì sao? Mặc dù hướng đến người dùng cấp doanh nghiệp nhiều hơn, nhưng bất kỳ ai cần tạo lưu đồ hoặc sơ đồ chi tiết sẽ thấy đây là một trong những công cụ tốt nhất để hoàn thành công việc. Ngoài ra, nó là một phần của Microsoft Office, vì vậy, bạn sẽ cảm thấy quen thuộc nếu bạn đã quen với Office.
Microsoft Visio là gì
Mặc dù nó là một phần của Microsoft Office, nhưng bạn sẽ không tìm thấy nó trong các phiên bản Home, vì nó là một công cụ kinh doanh nhiều hơn. Bạn có thể mua phiên bản độc lập bắt đầu từ $ 280 hoặc đăng ký với $ 5 / tháng cho một người dùng như là một phần của Microsoft Office 365.
Visio được thiết kế đặc biệt để tạo sơ đồ và lưu đồ. Đó là tất cả những gì nó làm, nhưng đó là tất cả những gì nó cần làm. Một số cách người dùng đặt Microsoft Visio để làm việc cho họ bao gồm:
- Động não
- Sơ đồ tầng
- Sơ đồ tổ chức
- Lưu đồ chi tiết
- Sơ đồ hệ thống và CNTT
- Cộng tác ra quyết định
- Trưng bày ý tưởng
- Lập kế hoạch và phát triển sản phẩm
- Nguyên mẫu
- Lịch
Tất nhiên, bạn sử dụng nó như thế nào là tùy thuộc vào bạn, nhưng các mẫu, hình dạng, màu sắc được cung cấp và hơn thế nữa sẽ giúp bạn tạo ra bất cứ thứ gì bạn đang hình dung.
Vì là một phần của gia đình Microsoft nên nó cũng tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Microsoft. Ví dụ:nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ Excel hoặc Access.
Bắt đầu với Visio
Bạn không bao giờ phải bắt đầu lại từ đầu trong Microsoft Visio trừ khi bạn đặc biệt muốn. Cách dễ nhất để tạo thứ gì đó là bắt đầu từ vô số mẫu. Sử dụng chức năng tìm kiếm và bộ lọc để tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm. Bằng cách bắt đầu với một mẫu, phần lớn công việc đã được hoàn thành. Thêm vào đó, nó mang lại cho bạn cảm hứng để bắt đầu tạo sơ đồ hoặc sơ đồ của riêng bạn.
Sau đó, tất cả là về tùy chỉnh mẫu. Bạn có thể thêm hoặc bớt bất kỳ hình dạng hoặc phần tử nào.
Nếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, chỉ cần chọn tùy chọn “Mẫu trống”, sau đó bắt đầu tạo.
Sử dụng hình dạng
Bạn sẽ tìm thấy hàng trăm hình dạng trong Microsoft Visio:hình vuông, hình chữ nhật, hình kim cương, v.v. nằm ngay trong tầm tay bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn thứ bạn muốn, chọn màu và đặt nó vào ngăn thiết kế. Sau đó, kích thước nó theo cách bạn muốn, thêm văn bản và đính kèm ở nơi bạn muốn.
Các mẫu khác nhau sẽ có sẵn các hình dạng khác nhau. Đây là một lợi ích khác của việc bắt đầu với các mẫu:bạn sẽ không bị choáng ngợp bởi các lựa chọn.
Tùy chỉnh sơ đồ của bạn
Lưu đồ hoặc sơ đồ cơ bản rất đẹp, nhưng nó chắc chắn không chuyên nghiệp. Visio là một công cụ dành cho doanh nghiệp, có nghĩa là nó đi kèm với mọi thứ bạn cần để tạo ra các sơ đồ chuyên nghiệp, chất lượng cao mà bạn cảm thấy tự hào khi giao cho sếp của mình.
Bằng cách thêm chủ đề, hình nền và đường viền, bạn có thể biến một sơ đồ hoặc sơ đồ cơ bản thành một thứ gì đó nhiều hơn thế. Nếu bạn đang cố gắng thu hút sự chú ý của ai đó bằng thành phẩm của mình, thì đây là cách tốt nhất.
Chủ đề ảnh hưởng đến toàn bộ bảng màu của bạn. Mặc dù bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh mọi yếu tố, nhưng một chủ đề đảm bảo bạn có được quy trình chuyên nghiệp hơn xuyên suốt. Bạn cũng có thể chọn từ nhiều màu sắc khác nhau.
Với nền, bạn có thể tạo nền tùy chỉnh hoặc thêm hình ảnh để đảm bảo sơ đồ phù hợp với công ty hoặc thương hiệu của bạn. Điều này cũng rất tốt nếu bạn là một doanh nhân hoặc người làm nghề tự do và muốn giữ tên của mình được hiển thị.
Để hoàn tất mọi thứ, hãy thêm đường viền để đóng khung sơ đồ. Nó trông sẽ hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng Hướng dẫn
Như bạn có thể nói, có rất nhiều tính năng trong Microsoft Visio. Nó không chỉ là một công cụ vẽ sơ đồ cơ bản. Để dễ dàng có được giao diện chính xác mà bạn muốn, Visio bao gồm các loại chế độ xem và hướng dẫn khác nhau.
Thước, lưới và hướng dẫn giúp bạn định vị các mục tốt hơn cùng với việc định cỡ mọi thứ vừa phải. Đối với các sơ đồ phức tạp hơn hoặc sơ đồ mặt bằng, đây là những công cụ vô giá. Bạn cũng có thể điều chỉnh các ngăn tác vụ để tùy chỉnh tốt hơn cửa sổ làm việc của mình.
Mặc dù Microsoft Visio có thể nhiều hơn nhu cầu của người dùng trung bình, nhưng nếu bạn tạo nhiều sơ đồ và sơ đồ, thì điều đó rất xứng đáng. Nó dễ sử dụng và cung cấp nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh những gì bạn đang tạo.
Nếu giá hơi quá cao, đừng lo lắng. Có các lựa chọn thay thế Visio miễn phí. Bạn thậm chí có thể sử dụng Google Bản vẽ. Tất nhiên, Microsoft Word cũng hoạt động tốt nếu bạn đã có.