Bạn có thể quen nghe về Microsoft Word và Excel, nhưng Microsoft Visio thì sao? Mặc dù nó nhắm đến người dùng cấp doanh nghiệp hơn, bất kỳ ai cần tạo sơ đồ luồng (flowchart) hoặc biểu đồ chi tiết sẽ thấy đây là một trong những công cụ tốt nhất để làm việc. Thêm vào đó, nó là một phần của Microsoft Office, nên di chuyển sẽ quen thuộc nếu bạn đã dùng Office.
Microsoft Visio là gì
Mặc dù nó là một phần của Microsoft Office, bạn không tìm thấy nó trong bản Home, vì nó là công cụ kinh doanh. Bạn có thể mua bản độc lập từ $280 hoặc đăng ký $5/tháng cho một người dùng như một phần của Microsoft Office 365.
Visio được thiết kế đặc biệt cho tạo biểu đồ và sơ đồ luồng. Đó là tất cả nó làm, nhưng đó là tất cả nó cần làm. Một số cách người dùng tận dụng Microsoft Visio bao gồm:
- Đổ ý tưởng (Brainstorming)
- Sổ đồ mặt bằng (Floor plans)
- Biểu đồ tổ chức (Organizational charts)
- Sơ đồ luồng chi tiết (Detailed flowcharts)
- Biểu đồ hệ thống và IT (System and IT diagrams)
- Ra quyết định cộng tác (Collaborative decision-making)
- Trình bày ý tưởng (Showcasing ideas)
- Phát triển và lập kế hoạch sản phẩm (Product development and planning)
- Nguyên mẫu (Prototypes)
- Lịch (Calendars)
Tất nhiên, cách bạn dùng tùy bạn, nhưng các mẫu, hình dạng, màu sắc được cung cấp giúp bạn tạo bất cứ gì bạn hình dung.
Vì nó thuộc họ Microsoft, nó cũng tích hợp tốt với ứng dụng Microsoft khác. Ví dụ, nó kéo dữ liệu trực tiếp từ Excel hoặc Access.
Bắt đầu với Visio
Bạn không bao giờ phải bắt đầu từ con số không trong Microsoft Visio trừ khi bạn đặc biệt muốn. Cách dễ nhất tạo thứ gì đó là bắt đầu từ nhiều mẫu. Dùng chức năng tìm kiếm và bộ lọc để tìm chính xác thứ bạn cần. Bắt đầu với mẫu, phần lớn việc đã xong. Thêm vào đó, nó cho cảm hứng bắt đầu làm biểu đồ hoặc sơ đồ của riêng bạn.
Sau đó, tất cả là tùy chỉnh mẫu. Bạn có thể thêm hoặc bỏ bất kỳ hình dạng hoặc yếu tố nào.
Nếu bạn muốn bắt đầu từ con số không, chỉ chọn "Blank Template" (Mẫu trống), rồi bắt đầu tạo.
Sử dụng Hình dạng (Shapes)
Bạn tìm thấy hàng trăm hình dạng trong Microsoft Visio: vuông, chữ nhật, thoi, và nhiều hơn ở đầu ngón tay. Tất cả bạn phải làm là chọn thứ muốn, chọn màu, và đặt vào khu vực thiết kế. Sau đó, điều chỉnh kích thước như muốn, thêm văn bản, và gắn nó nơi bạn muốn.
Mẫu khác nhau sẽ có hình dạng khác nhau. Đây là lợi ích khác của bắt đầu với mẫu: bạn không bị choáng ngợp bởi lựa chọn.
Tùy chỉnh biểu đồ của bạn
Sơ đồ hoặc biểu đồ cơ bản là đẹp, nhưng chắc chắn không chuyên nghiệp. Visio là công cụ doanh nghiệp, nghĩa là nó đi kèm mọi thứ cần để tạo biểu đồ chất lượng cao, chuyên nghiệp mà bạn tự hào giao cho sếp.
Bằng cách thêm chủ đề (themes), nền (backgrounds), và viền (borders), bạn biến sơ đồ cơ bản thành thứ nhiều hơn. Nếu bạn cố thu hút chú ý với thành phẩm, đây là cách.
Chủ đề ảnh hưởng đến toàn bộ phối màu. Mặc dù bạn dễ tùy chỉnh mọi yếu tố, chủ đề đảm bảo luồng chuyên nghiệp hơn. Bạn chọn từ nhiều màu.
Với nền, bạn tạo nền tùy chỉnh hoặc thêm hình ảnh đảm bảo biểu đồ phù hợp công ty hoặc thương hiệu. Điều này cũng tuyệt vời nếu bạn là doanh nhân tự do và muốn giữ tên hiển thị.
Để hoàn tất, thêm viền khung biểu đồ. Nó trông hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng Hướng dẫn (Guides)
Như bạn thấy, có nhiều tính năng trong Microsoft Visio. Nó không chỉ công cụ biểu đồ cơ bản. Để dễ dàng lấy giao diện chính xác bạn muốn, Visio bao gồm các loại xem và hướng dẫn khác nhau.
Thước (Rulers), lưới (grids), và hướng dẫn (guides) giúp bạn định vị tốt hơn cùng với kích thước mọi thứ chính xác. Đối với biểu đồ phức tạp hoặc sổ đồ mặt bằng, đây là công cụ vô giá. Bạn cũng điều chỉnh khung tác vụ (task panes) để tùy chỉnh cửa sổ làm việc tốt hơn.
Mặc dù Microsoft Visio có thể nhiều hơn người dùng trung bình cần, nếu bạn tạo nhiều biểu đồ và sơ đồ, nó đáng giá. Nó dễ dùng và cung cấp nhiều cách tùy chỉnh thứ bạn tạo.
Nếu giá hơi cao, đừng lo. Có lựa chọn thay thế Visio miễn phí. Bạn thậm chí dùng Google Drawings. Tất nhiên, Microsoft Word cũng hoạt động tốt, nếu bạn đã có nó.