Trong kỷ nguyên đại dịch toàn cầu, phần mềm cộng tác trở thành cần thiết chứ không chỉ sang tiện tạo điều kiện sáng tạo. Không dễ dàng chuyển giấy tờ cho đồng nghiệp mà không khử trùng ba lần mọi bề mặt và chôn vùi mọi thứ sau đó. Phần mềm cộng tác cho phép bạn vẫn giao tiếp, chia sẻ tài liệu, bảng tính, tệp... Đánh giá này xem Collabio Spaces cho thấy bộ ứng dụng văn phòng cộng tác này cho phép giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp/thành viên đội nhóm thời gian thực và an toàn tương đối như thế nào.
Đây là bài viết tài trợ do Collabio thực hiện. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm riêng của tác giả, duy trì độc lập biên tập dù bài viết được tài trợ.
Giới thiệu Collabio Spaces
Mục tiêu của Collabio Spaces dường như cung cấp giải pháp cộng tác P2P thay thế mà không rủi ro chia sẻ qua Đám mây (Cloud). Vấn đề là cuộc sống chúng ta đã xoay quanh dùng đám mây này nọ, nên cố gắng loại bỏ cộng tác đám mây khỏi quy trình hơi khó khăn. Khi tương tác không dễ dàng, bản năng đầu tiên là quay lại dùng Đám mây. Như mẹ tôi thường nói: nếu lần đầu không thành công, hãy bỏ cuộc và làm việc khác.
Bộ Collabio Spaces bao gồm trình soạn thảo văn bản, công cụ bảng tính, và trình chú thích PDF cho macOS và iOS với khả năng ký tên cả trực tuyến và ngoại tuyến. Có tùy chọn cộng tác cục bộ (local) và phiên bản beta cộng tác xa qua Internet. Khác biệt, điểm bán hàng độc đáo (USP), là làm việc thời gian thực.
Giao diện Collabio hơi cơ bản và thưa thớt, nhưng cũng nghĩa là không khó tìm thứ. Rõ ràng cách tạo file mới và dùng mẫu. Nhược điểm ngay lập tức cho người như tôi dùng iPad cả ngày: không có chế độ đêm (night mode). Tôi nhớ nó. Chế độ tối (dark mode) dễ chịu cho mắt hơn khi nhìn màn hình vài giờ liền. Nhưng bỏ qua đó, xem các module.
Cũng có thẻ "Spaces" (Không gian) cho phép tạo không gian cho các dự án riêng biệt. Hữu ích, vì có thể gom văn bản, bảng tính, vài PDF chú thích... Nếu cộng tác, muốn chia sẻ mọi thứ trong một không gian.
Trình soạn thảo văn bản
Trình soạn thảo văn bản, tôi phải nói, rất cơ bản. Cung cấp tùy chỉnh văn bản đơn giản nhất: in đậm, in nghiêng, cỡ chữ, danh sách... Có thể chèn bảng, hình ảnh, hoặc quét văn bản chèn vào.
Quét văn bản dễ dàng kinh ngạc. Tôi cầm phong bì trước camera, app quét văn bản và thêm địa chỉ vào tài liệu. Thêm file âm thanh cho cộng tác viên dễ như bấm ghi âm. Thêm chữ ký cũng dễ dàng bằng ngón tay hoặc Apple Pencil.
Phiền toái: sau khi áp dụng, chữ ký không di chuyển dễ dàng. Cũng phiền: cộng tác xa không hoạt động tốt. Hai biên tập viên Make Tech Easier cộng tác đánh giá này, nhưng sống hai bên Đại Tây Dương, phương pháp cục bộ không thể dùng. Cộng tác cục bộ: chia sẻ mã PIN (giống Zoom) với cộng tác viên, nhưng điều kiện: cả hai phải dùng cùng mạng Wi-Fi.
Để cộng tác xa, cần chèn địa chỉ web do app gán, giống liên kết chia sẻ của Google. Chúng tôi không làm được tin cậy. Cả hai phải mở app cùng lúc – khó khăn hai bên đại dương – và nhận thông báo lỗi khi thử. Dù hoạt động lúc được lúc không, nhưng không lâu. Lại nhắc, khả năng này đang beta, có vẻ chỉ cần thêm chút công sức để ổn định và bắt tay (handshaking) đúng cách ở cả hai đầu. Khi hoạt động tin cậy, sẽ là công cụ cộng tác xuất sắc.
Cộng tác cục bộ hoạt động hoàn hảo. Mở tài liệu, tap biểu tượng chia sẻ trên cùng, báo mã PIN hiện ra cho đồng đội, click "Bắt đầu cộng tác" (Start collaborate). Với cửa sổ mở, đồng đội vào thẻ Sessions (Phiên), click tài liệu chia sẻ, nhập mã PIN. Lại nhắc, đây là công cụ cộng tác thời gian thực, cả hai phải mở Collabio cùng lúc.
Cũng có tùy chọn quét/nhập tài liệu. Nhập PDF để chú thích. Tôi đánh dấu xác nhận đặt khách sạn. Điều hay là có tính năng hoàn tác (undo). Cmd + Z không hoạt động, và không tìm thấy tính năng hoàn tác nào khác. Ngoài ra, phím mũi tên lên/xuống không hoạt động trên iPad.
Khi quét tài liệu, sau khi căn chỉnh đúng, Collabio tự động chụp màn hình và tiếp tục cho đến khi không còn cầm tài liệu. Sau đó có tùy chọn thêm vào tài liệu, PDF, hoặc clipboard dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.
Xuất file giới hạn định dạng: XODT, OpenDocument, PDF. Gửi bản sao cho phép gửi cùng định dạng đó, thêm Microsoft Word.
Trên Mac dễ gõ hơn rõ ràng nhờ không gian màn hình lớn hơn, nhưng công cụ không phức tạp hoặc đầy đủ tính năng hơn. Vẫn là trình soạn thảo văn bản khá cơ bản.
Bên trong Bảng tính
Mặc dù có là tốt, tôi thấy chức năng Bảng tính rất đơn giản và hơi khó dùng trên phiên bản iOS. Tôi không đặc biệt thích dùng bảng tính, nhưng hoặc nó không có khả năng phiên bản desktop, hoặc tôi hiểu sai cách hoạt động làm nó khó hơn. Cách nào tôi cũng không tìm ra cách thiết lập ô cỡ khác nhau – nghi ngờ các tinh chỉnh như vậy ngoài khả năng phiên bản iOS.
Trên Mac, mọi thứ dễ chịu hơn chút. Màn hình lớn và chuột nghĩa là ít vấn đề ngón tay hay "can thiệp số" như ai đó từng nói. Giao diện và điều khiển vẫn khá cơ bản dù không gian màn hình lớn hơn.
Tổng kết
Việc dùng công nghệ để có công cụ cộng tác thời gian thực nơi thao tác file xảy ra trên nhiều máy cùng lúc là ý tưởng mới, nhưng nó dựa vào điều kiện yêu cầu gần nhau về mặt vị trí. Điều này khiến nó hơi giới hạn. Bộ ứng dụng văn phòng dùng miễn phí, nhưng để cộng tác, cần trả: 3,99 USD/tuần, 5,99 USD/tháng, 15,49 USD/3 tháng, 41,99 USD/6 tháng, 69,99 USD/năm.
Và làm việc từ xa từ bên kia thế giới, cần rất nhiều giao tiếp thời gian thực để làm cho nó chạy. Thiếu hụt có lẽ là kênh giao tiếp thoại cùng lúc với tài liệu, nơi người dùng nói chuyện qua tai nghe khi làm việc trên tài liệu. Có lẽ Collabio Spaces đang phát triển điều này.
Với bộ ứng dụng văn phòng khá cơ bản, Collabio Spaces dựa vào công cụ cộng tác. Cục bộ hoạt động tuyệt vời, nhưng đối với người không cùng mạng, phiên bản beta có vẻ cần thêm chút hoàn thiện. Khi đạt chuẩn, Collabio Spaces có thể "ghi điểm tuyệt đối".