Trong thời đại đại dịch toàn cầu này, phần mềm cộng tác đã trở thành một nhu cầu thiết yếu và không chỉ là một thứ xa xỉ sáng tạo tiện lợi. Không dễ dàng gì để giao công việc giấy tờ cho đồng nghiệp nếu không làm vệ sinh ba lần mọi bề mặt và chôn tất cả sau đó. Phần mềm cộng tác cho phép bạn vẫn giao tiếp với đồng nghiệp của mình và chia sẻ tài liệu, bảng tính, tệp, v.v. Bài đánh giá này xem xét Collabio Spaces để xem bộ văn phòng cộng tác này sẽ cho phép bạn giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp của mình tốt như thế nào hoặc các thành viên trong nhóm trong thời gian thực và ở mức an toàn so sánh được.
Đây là một bài báo được tài trợ và được thực hiện bởi Collabio. Nội dung và ý kiến thực tế là quan điểm duy nhất của tác giả, người duy trì sự độc lập về biên tập, ngay cả khi bài đăng được tài trợ.
Giới thiệu Collabio Spaces
Mục tiêu của Collabio Spaces dường như là cung cấp sự hợp tác P2P thay thế mà không có rủi ro liên quan đến việc chia sẻ qua Đám mây. Vấn đề là cuộc sống của chúng ta đã xoay quanh việc sử dụng đám mây này hay đám mây khác, vì vậy việc cố gắng xóa các cộng tác hiện có khỏi quy trình có thể hơi khó khăn. Khi việc tương tác không diễn ra dễ dàng, bản năng đầu tiên là quay lại sử dụng Đám mây. Như mẹ tôi thường nói, nếu ban đầu bạn không thành công, hãy từ bỏ và làm việc khác.
Bộ Collabio Spaces bao gồm trình chỉnh sửa tài liệu, công cụ bảng tính và trình chú thích PDF cho cả macOS và IOS với khả năng tạo chữ ký cả trực tuyến và ngoại tuyến. Có một tùy chọn để cộng tác cục bộ cũng như phiên bản beta của một cơ sở để cộng tác đường dài qua Internet. Sự khác biệt, USP, là đây là thời gian thực.
Giao diện của Collabio hơi cơ bản và thưa thớt, nhưng điều đó cũng có nghĩa là không khó để tìm thấy mọi thứ. Rõ ràng là cách bắt đầu một tệp mới và cách sử dụng mẫu. Một nhược điểm ngay lập tức đối với một người như tôi, người sử dụng iPad cả ngày là không có chế độ ban đêm. Tôi nhớ điều đó. Có chế độ tối sẽ dễ dàng hơn cho mắt khi bạn dành vài giờ mỗi ngày để nhìn chằm chằm vào màn hình. Nhưng hãy đặt điều đó sang một bên và xem xét các mô-đun.
Ngoài ra còn có một tab “Không gian” cho phép bạn tạo không gian cho các dự án riêng biệt. Điều này rất hữu ích, vì bạn có thể bao gồm tài liệu đã nhập, bảng tính, một vài tệp PDF có chú thích, v.v. Và nếu bạn đang cộng tác, bạn sẽ muốn chia sẻ mọi thứ trong một không gian.
Trình chỉnh sửa tài liệu
Người soạn thảo tài liệu là tôi phải nói là rất cơ bản. Nó cung cấp các tùy chọn chỉnh sửa văn bản đơn giản nhất như in đậm, nghiêng, kích thước văn bản, danh sách, v.v. Bạn có thể thêm vào bảng, hình ảnh hoặc quét văn bản để chèn vào văn bản.
Hóa ra việc quét văn bản cực kỳ dễ thực hiện. Tôi giơ một phong bì lên máy ảnh và ứng dụng sẽ quét văn bản và thêm địa chỉ vào tài liệu của tôi. Thêm tệp âm thanh cho cộng tác viên của bạn dễ dàng như nhấn ghi âm. Thêm chữ ký cũng dễ dàng bằng ngón tay hoặc Apple Pencil.
Thật thất vọng, một khi đã được áp dụng, chữ ký không thể được di chuyển dễ dàng. Cũng đáng thất vọng là các nỗ lực cộng tác không hoạt động tốt trong thời gian dài. Hai nhà văn của Make Tech Easier đã hợp tác trong bài đánh giá này, nhưng sống ở các bờ khác nhau của Đại Tây Dương, một phương pháp dựa trên địa phương là không thể. Để cộng tác cục bộ, bạn chia sẻ mã pin (giống như cách bạn làm với các cuộc họp Zoom) với các cộng tác viên, nhưng điều bắt buộc là cả hai bên phải sử dụng cùng một mạng Wi-Fi.
Để cộng tác đường dài, bạn cần chèn một địa chỉ web do ứng dụng chỉ định, chẳng hạn như các liên kết chia sẻ mà Google sử dụng. Chúng tôi đã không thể thực hiện công việc này một cách đáng tin cậy. Cả hai chúng tôi đều phải sử dụng ứng dụng cùng một lúc, điều này một lần nữa rất khó để phối hợp ở hai phía đối diện của đại dương và nhận được thông báo lỗi khi chúng tôi thử. Mặc dù nó đã hoạt động hiệu quả, nhưng nó không kéo dài lâu. Nhưng một lần nữa, khả năng này đang trong giai đoạn thử nghiệm, vì vậy có vẻ như nó chỉ cần thêm một chút công việc để làm cho nó ổn định và thực hiện quá trình bắt tay thích hợp ở hai đầu. Một khi nó hoạt động đáng tin cậy, nó sẽ là một công cụ cộng tác tuyệt vời.
Cộng tác tại địa phương hoạt động hoàn hảo. Khi tài liệu của bạn đang mở, bạn nhấn vào biểu tượng chia sẻ ở trên cùng, cho đồng đội của bạn biết số PIN xuất hiện, sau đó nhấp vào “Bắt đầu cộng tác”. Khi mở, đồng đội của bạn chuyển đến tab Phiên và nhấp vào tài liệu được chia sẻ và nhập số PIN. Một lần nữa vì đây là một công cụ cộng tác thời gian thực nên cả hai bạn phải mở Collabio cùng một lúc.
Bạn cũng có một tùy chọn để quét hoặc nhập tài liệu. Bạn có thể nhập một tệp PDF để chú thích nó. Tôi đã đánh dấu xác nhận đặt phòng khách sạn này của tôi. Điều tuyệt vời nếu có là một tính năng hoàn tác. Cmd + Z không hoạt động và không có tính năng hoàn tác nào khác mà tôi có thể tìm thấy. Ngoài ra, các mũi tên lên và xuống không hoạt động trên iPad.
Khi quét tài liệu, khi bạn đã xếp nó đúng cách, Collabio sẽ tự động chụp ảnh màn hình và sẽ tiếp tục làm như vậy cho đến khi bạn không còn giữ tài liệu ở đó nữa. Sau đó, bạn có tùy chọn để thêm nó vào tài liệu, PDF hoặc khay nhớ tạm dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh.
Việc xuất bị giới hạn ở các định dạng XODT, OpenDocument và PDF. Việc gửi bản sao chỉ cho phép bạn gửi ở các định dạng tương tự, cùng với Microsoft Word.
Trên Mac, rõ ràng là dễ nhập hơn rất nhiều với không gian màn hình bổ sung, nhưng các công cụ không phức tạp hơn nhiều hoặc không có đầy đủ tính năng. Nó vẫn là một trình soạn thảo văn bản khá cơ bản.
Bên trong Bảng tính
Mặc dù thật tuyệt khi có, nhưng tôi thấy chức năng Bảng tính rất đơn giản và cũng hơi khó làm việc trên phiên bản iOS. Dù sao thì tôi cũng không đặc biệt thích sử dụng bảng tính, nhưng tính năng này không có trong phiên bản dành cho máy tính để bàn hoặc do hiểu nhầm cách hoạt động của nó, tôi đã làm cho nó khó hơn hiện tại. Dù bằng cách nào thì tôi cũng không thể tìm ra cách thiết lập các ô có kích thước khác nhau và tôi nghi ngờ những cải tiến như thế này có lẽ nằm ngoài khả năng của phiên bản iOS.
Trên Mac, một lần nữa mọi thứ lại dễ dàng hơn một chút. Kích thước màn hình lớn hơn và khả năng điều khiển bằng chuột có nghĩa là có ít vấn đề về ngón tay hơn hoặc "can thiệp kỹ thuật số" như người ta từng đặt nó. Giao diện và các điều khiển vẫn hơi cơ bản ngay cả khi có màn hình lớn hơn.
Kết luận
Đó là một cách sử dụng công nghệ mới để có một công cụ cộng tác trong thời gian thực, nơi các thao tác với tệp có thể xảy ra trên nhiều máy cùng một lúc, nhưng nó phụ thuộc vào một số thứ yêu cầu bạn ở gần. Điều này làm cho nó phần nào hạn chế. Bạn có thể sử dụng bộ phần mềm văn phòng miễn phí, nhưng để cộng tác, bạn cần phải trả 3,99 đô la / tuần, 5,99 đô la / tháng, 15,49 đô la / ba tháng một lần, 41,99 đô la / nửa năm và 69,99 đô la / năm.
Và từ xa bên kia thế giới nói rằng, bạn cần rất nhiều thông tin liên lạc trong thời gian thực để làm cho công việc hoạt động. Điều còn thiếu có lẽ là một kênh giao tiếp thoại cùng lúc với các tài liệu, nơi người dùng nói chuyện với nhau trên tai nghe khi làm việc trên các tài liệu. Có lẽ đây là điều mà Collabio Spaces có trong các tác phẩm.
Với bộ ứng dụng văn phòng hơi cơ bản, Collabio Spaces dựa vào các công cụ cộng tác của nó. Tại địa phương hoạt động tuyệt vời, nhưng đối với những người không ở trên cùng một mạng, có vẻ như phiên bản beta cần phải làm việc nhiều hơn. Một khi đạt được mục tiêu đó, Collabio Spaces có thể sẽ ra khỏi công viên.