Khi làm việc từ xa tăng lên ở nhiều nơi, hội nghị trực tuyến trở thành cần thiết. Hàng loạt hệ thống hội nghị video có sẵn, dễ dàng tổ chức cuộc gọi hội nghị hơn bao giờ hết.
Nếu bạn thắc mắc cách làm cuộc gọi hội nghị, có chục ứng dụng giúp thiết lập và tham gia dễ dàng. Tuy nhiên, việc tìm ứng dụng phù hợp có thể gây bối rối vì đa số cung cấp tính năng tương tự.
Cách làm cuộc gọi hội nghị dùng ứng dụng hội nghị
Dù bạn chủ doanh nghiệp nhỏ, làm việc từ xa, hay chỉ muốn liên lạc gia đình bạn bè, chúng tôi giúp chọn ứng dụng hội nghị phù hợp để kết nối.
1. Zoom
Zoom là ứng dụng hội nghị video dựa trên đám mây, bùng nổ khi đại dịch toàn cầu khiến họp trực tiếp không thể. Ứng dụng không chỉ thân thiện, tin cậy, mà cung cấp nhiều công cụ, tính năng tổ chức cuộc họp xây dựng.
Nếu muốn tổ chức cuộc gọi hội nghị, xem hướng dẫn thiết lập và dùng Zoom. Nếu nhận lời mời tham gia cuộc họp Zoom, tham gia bằng cách nhấn link, nhập Zoom ID và mật khẩu người tổ chức cung cấp, hoặc gọi vào cuộc họp Zoom bằng số điện thoại.
Zoom cung cấp gói dịch vụ phù hợp ngân sách khác nhau, và phần tốt nhất: không giới hạn số lượng video feed cùng lúc.
Tính năng giá trị khác: ghi họp, nhắn tin nhóm, phòng chia nhỏ (breakout rooms), bảng trắng (whiteboard) và chia sẻ màn hình, xem người nói chính (active speaker views), tích hợp Outlook và Chrome.
Bạn cũng giơ tay hỏi không ngắt người khác, và chỉ định người khác làm chủ持人 (host) nếu phải rời cuộc gọi.
Ứng dụng có trên Windows, Mac, Android, iOS — bắt đầu hoặc tham gia họp từ điện thoại hoặc máy để bàn. Nếu dùng ChromeOS, xem hướng dẫn dùng Zoom trên Chromebook.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams không chỉ ứng dụng gọi hội nghị, mà phần mềm cộng tác nhóm thiết kế cho làm việc từ xa. Ứng dụng cung cấp nhiều tính năng, công cụ cộng tác: chat, gọi video, truy cập chương trình Office như Word, PowerPoint, Excel.
Với Teams, chia sẻ màn hình, tạo khảo sát/bình chọn, làm việc trên bảng trắng số, chia sẻ file, tổ chức họp từ app máy để bàn hoặc di động.
Nếu phân vân Teams hay Zoom cho cuộc gọi hội nghị, tùy bạn dùng gói miễn phí hay trả phí. Teams miễn phí chỉ cho gọi video 1-1, không tổ chức hội nghị nhiều người.
Zoom ngược lại, cho tổ chức hội nghị nhiều người tham gia dùng bản miễn phí.
Tính năng độc đáo Teams: Together Mode, gặp người khác trong không gian ảo tùy chọn — văn phòng, quán cà phê. Xem hướng dẫn mẹo Teams tốt nhất giúp hiệu quả hơn.
3. Skype
Skype là ứng dụng sớm cung cấp video chat và VoIP từ 2003. Cung cấp gọi Skype-to-Skype miễn phí, hội nghị video miễn phí lên đến 50 người, và tính năng: nhắn tin SMS, video/âm thanh HD, gọi điện thoại cố định.
Bạn cũng chia sẻ màn hình, tải file, dùng dịch thuật real-time như Zoom, ghi cuộc gọi Skype trên Windows, Mac, iPhone, Android.
Để thiết lập cuộc gọi hội nghị Skype, tạo link họp miễn phí online hoặc thiết lập qua app Skype trên máy để bàn hoặc di động.
Nếu dùng app Skype, khởi chạy trên máy hoặc điện thoại, chọn biểu tượng Nhóm (Group) trên danh bạ. Trong cửa sổ trống, chọn và kéo thả người liên hệ muốn vào cuộc gọi, sau đó khởi động bằng nút Gọi nhóm (Call group).
4. GoToMeeting
GoToMeeting là ứng dụng gọi hội nghị tuyệt vời cho chủ doanh nghiệp nhỏ, cho phép tổ chức họp lớn tùy gói dịch vụ đăng ký.
Dịch vụ đầy tính năng hội nghị chất lượng: nhắn tin, ghi âm, chia sẻ màn hình, chuyển ngữ (transcriptions), khóa họp (meeting locks), công cụ vẽ.
Dùng GoToMeeting trên trình duyệt, máy để bàn, di động, tổ chức họp tức thì hoặc lịch sau. Nhược điểm chính: không có gói miễn phí, nhưng dùng thử 14 ngày miễn phí.
Tính năng chat cho phép người tham gia giao tiếp không ngắt người nói, và luồng video HD cho hình ảnh rõ nét trong họp.
Để gọi hội nghị GoToMeeting, đăng nhập tài khoản, chọn nút Lên lịch (Schedule) dưới Lên lịch cuộc họp (Schedule a Meeting) trang My Meetings. Cửa sổ trình duyệt mới, chọn ngày giờ, đơn lẻ hay định kỳ, tùy chọn âm thanh, thiết lập quyền và mật khẩu.
Sau khi cài đặt xong, mời người tham gia và bắt đầu cuộc gọi. Trong họp, truy cập tùy chọn khác và danh sách người tham gia từ bảng điều khiển, cộng tác và chia sẻ bản ghi họp.
5. Google Meet
Google Meet và Zoom gần giống nhau về tính năng và thiết lập, nhưng Google Meet là ứng dụng gọi hội nghị miễn phí cho mọi tài khoản Google.
Ứng dụng chạy trên máy để bàn và di động, truy cập từ chính Gmail hoặc tạo cuộc gọi tức thì từ trang/app Google Meet trên điện thoại.
Trong cuộc họp: trình bày (present), giơ tay, khảo sát, breakout rooms, bảng trắng, đổi nền, nhắn tin, dùng phụ đề (captions).
Xem hướng dẫn chi tiết Google Meet và cách hoạt động để biết bước thiết lập chi tiết.
Nâng cao trải nghiệm gọi nhóm
Đã qua rồi ngày cần điện thoại, SIM và đủ tiền gọi hội nghị. Hôm nay, chỉ cần WiFi mạnh, laptop/điện thoại và ứng dụng gọi hội nghị tốt.
Với 5 ứng dụng này, bạn có kết nối tốt hơn với gia đình/đồng nghiệp toàn cầu, linh hoạt làm việc từ đâu, tổ chức họp ngay lập tức. Nếu muốn cách gặp gỡ đồng nghiệp immersive (đắm chìm) hơn, xem dịch vụ tốt nhất họp trong thực tế ảo (VR).
Dịch vụ gọi hội nghị yêu thích của bạn là gì? Chia sẻ trong bình luận.