Sử dụng Excel làm CMS nhẹ để lập kế hoạch nội dung trang web dễ dàng

Excel được biết đến rộng rãi trong công việc tính toán và phân tích dữ liệu, nhưng nó cũng có thể đóng vai trò như một CMS (Hệ thống quản lý nội dung) nhẹ và linh hoạt để quản lý nội dung trang web.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng Excel như một CMS nhẹ để lập kế hoạch nội dung trang web.

Tại sao nên sử dụng Excel làm CMS?

Trong khi các nền tảng như WordPress cung cấp khả năng CMS toàn diện thì Excel lại cung cấp một giải pháp thay thế nhẹ nhàng, linh hoạt và dễ tiếp cận, đặc biệt dành cho các nhóm nhỏ, người viết blog, người làm việc tự do và nhà chiến lược nội dung.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một hệ thống Excel tích hợp để quản lý:

• Lịch nội dung và quy trình.
• Kiểm kê bài đăng/trang.
• Siêu dữ liệu SEO.
• Theo dõi hiệu suất nội dung.

Bước 1:Thiết lập sổ làm việc của bạn

• Mở Excel.
• Tạo bốn trang tính:
  • Lịch nội dung
  • Kho nội dung
  • Siêu dữ liệu SEO
  • Theo dõi hiệu suất

Hãy xây dựng từng bước một.

Bước 2:Lịch nội dung – Lịch xuất bản của bạn

Trang tính này là trang tổng quan giúp bạn quản lý và trực quan hóa nhanh chóng nội dung sắp tới và trước đây.

Chuyển đổi sang định dạng bảng:

• Chọn phạm vi ô.
• Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng .
• Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề .
• Nhấp vào OK .

• Đổi tên bảng từ Bảng 1 thành tên nào đó có ý nghĩa:
  • Đi tới Thiết kế bảng tab>> chọn Tên bảng>> chèn (ví dụ:tblCalendar, tblSEO).

Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu bằng cách thả xuống:

Để thực thi các mục nhập nhất quán, hãy áp dụng danh sách thả xuống:

• Chọn ô từ cột Loại nội dung và Trạng thái.
• Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Xác thực dữ liệu .
• Trong Cho phép trường>> chọn Danh sách .
• Nhập danh sách:
  • Loại nội dung: Blog, Video, Hướng dẫn, Nghiên cứu điển hình.
• Nhấp vào OK .

• • Trạng thái: Bản nháp, Đang xem xét, Đánh giá, Đã xuất bản.

Bây giờ, mỗi khi nhập dữ liệu, bạn chọn từ các tùy chọn được xác định trước để đảm bảo tính nhất quán.

Theo dõi trạng thái trực quan bằng định dạng có điều kiện:

Để hình dung rõ ràng tiến trình nội dung, hãy sử dụng định dạng có điều kiện:

• Đánh dấu các ô cột Trạng thái.
• Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện >> chọn Đánh dấu ô>> chọn Văn bản chứa .

• Áp dụng các định dạng sau:
  • Bản nháp → Màu vàng.
  • Đang xem xét → Màu cam.
  • Đánh giá → Màu xanh.
  • Đã xuất bản → Xanh

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn cập nhật trạng thái nội dung, Excel sẽ tự động áp dụng màu tương ứng.

Mẹo: Trang tính này liên kết đến Kho nội dung , Siêu dữ liệu SEO và Theo dõi hiệu suất bằng ID nội dung.

Bước 3:Kiểm kê nội dung – Chỉ mục chính của bạn

Trang tính này lưu trữ thông tin đầy đủ cho từng mục nội dung, bao gồm cả các tệp bên ngoài.

Chuyển đổi sang định dạng bảng:

• Chọn phạm vi ô.
• Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng .
• Kiểm tra Bảng của tôi có tiêu đề .
• Nhấp vào OK .

Mẹo: Sử dụng nó làm cơ sở tra cứu cho các trang tính khác bằng các công thức như VLOOKUP, XLOOKUP hoặc INDEX-MATCH.

Bước 4:Siêu dữ liệu SEO – Tối ưu hóa cho Công cụ Tìm kiếm

Trang này theo dõi các yếu tố SEO, những yếu tố cần thiết để xếp hạng nội dung của bạn. Bạn có thể tự động điền Tiêu đề trên bảng Siêu dữ liệu SEO từ bảng Khoảng không quảng cáo bằng hàm VLOOKUP.

• Tạo bảng.
• Sử dụng công thức sau để lấy Tiêu đề từ bảng Kiểm kê nội dung.

=VLOOKUP(A2,Table2[[#All],[Content ID]:[Title]], 2, FALSE)

Thao tác này sẽ tự động tìm nạp tiêu đề nội dung bằng Content ID từ kho lưu trữ, lưu mục nhập thủ công.

Bước 5:Theo dõi hiệu suất – Đo lường thành công của nội dung

Trang này cung cấp thông tin chi tiết về cách nội dung của bạn hoạt động theo thời gian, điều này rất cần thiết cho việc tối ưu hóa và lập chiến lược.

• Chuyển đổi sang định dạng bảng.
• Mẹo nhập dữ liệu:
  • Lấy từ Google Analytics / Matomo / Jetpack hàng tuần.
  • Sử dụng công thức sau để tự động hóa Tiêu đề:

=VLOOKUP(A2,Table2[[#All],[Content ID]:[Title]], 2, FALSE)

Sử dụng định dạng có điều kiện để đánh dấu:

• Truy cập Trang chủ tab>> chọn Định dạng có điều kiện >> chọn Đánh dấu ô>> chọn Lớn hơn/Nhỏ hơn .

• • Tỷ lệ thoát cao (>50%) → Màu đỏ.

• • Chuyển đổi thấp (<90) → Màu đỏ.

• • Thành tích xuất sắc nhất (>3000 lượt xem) → Màu xanh lá cây.

Thông tin chi tiết về KPI:

• Lượt xem: Thể hiện sự gắn kết.
• Tỷ lệ thoát: Phản ánh mức độ liên quan của nội dung.
• Thời gian trung bình trên trang: Đo độ sâu của việc đọc.
• Chuyển đổi: Theo dõi mục tiêu nội dung (tải xuống, mua hàng, đăng ký).
• CTR: Tỷ lệ nhấp từ bản tin, quảng cáo hoặc liên kết nội bộ.
• Nguồn: Cho bạn biết lưu lượng truy cập của bạn đến từ đâu.

Mẹo: Bạn có thể sử dụng thông tin này để xếp hạng nội dung hoạt động tốt nhất của mình, phát hiện nội dung hoạt động kém và xác định nguồn nào mang lại kết quả.

Bước 6:Phân tích và báo cáo

Bảng tổng hợp để phân tích nội dung:

Tạo bảng tổng hợp để phân tích nội dung của bạn:

• Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
• Đi tới Chèn tab>> chọn PivotTable .
• Chọn vị trí: Bảng tính mới .
• Nhấp vào OK .

• Kéo trường để phân tích mẫu:
  • Hàng :Loại nội dung, Tác giả.
  • Cột :Trạng thái.
  • Giá trị :Số lượng trạng thái.

Điều này giúp bạn thấy được các mô hình năng suất, cách phân bổ loại nội dung và những điểm nghẽn trong quy trình làm việc của mình.

Sử dụng Bộ lọc và Bộ cắt:

Thiết lập bộ lọc động để tìm nhanh nội dung:

• Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
• Đi tới Dữ liệu tab>> chọn Bộ lọc .
• Hoặc sử dụng mũi tên thả xuống từ tiêu đề bảng để lọc theo bất kỳ tiêu chí nào.

Để có thêm tính năng Lọc nâng cao, hãy thêm Bộ cắt:

• Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
• Đi tới Chèn tab>> chọn Bộ cắt .
• Hoặc truy cập Phân tích PivotTable tab>> chọn Bộ cắt .
  • Chọn các trường như Tác giả từ Bộ cắt .
  • Nhấp vào OK .

• • Chọn Ngày xuất bản từ Dòng thời gian .
  • Sử dụng các nút trực quan để lọc chế độ xem của bạn ngay lập tức.

 Thêm biểu đồ:

• Thêm Biểu đồ trong bảng Hiệu suất để trực quan hóa xu hướng tăng trưởng lưu lượng truy cập hoặc tỷ lệ thoát.
• Chuyển đến phần Chèn tab>> chọn Kết hợp  biểu đồ>> chọn Đường làm trục phụ.
• Nhấp vào OK .

Kết luận

Excel có thể không thay thế hệ thống CMS doanh nghiệp, nhưng đối với các nhóm nhỏ, người viết tự do hoặc những người mới khởi nghiệp ở giai đoạn đầu, Excel sẽ cung cấp một giải pháp gọn nhẹ, có khả năng thích ứng cao để lập kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa nội dung của bạn. Bằng cách làm theo các bước trên, bạn có thể tạo một CMS nhẹ để lập kế hoạch nội dung trang web. Excel CMS cung cấp cấu trúc đơn giản, rõ ràng mà không tốn kém và khả năng kiểm soát mà không cần quá trình học tập khó khăn. Bạn có thể khám phá các tính năng nâng cao của Excel để làm cho nó năng động và tương tác hơn.