Khi người ta nói về online office suite - cloud included - họ thường tập trung use case đơn giản: storage ảnh/video, sharing, mail, và tài liệu lẻ tẻ. Nhưng ít nhắc đến chuyện gì xảy ra khi thực sự dùng online suite "trong cơn giận". Với "giận" tôi nghĩa là volume và quantity.
Như thường, necessity is the father of all excuses (sự cần thiết là cha đẻ của mọi lý do), đó là cách tôi dùng Google Drive office suite (gọi là Google Docs) và G Suite cho hơn chỉ casual stuff. Tôi viết sách kỹ thuật mới về system administration ethics, nghĩa là cộng tác xuyên đại dương và lục địa, trao đổi từ online thường xuyên. Cơ hội tuyệt vời để trial, test, evaluate, judge. Đó là review này.
Office thì sao?
Bắt đầu và kết thúc với câu hỏi vĩnh cửu - nó giống Microsoft Office không? Dù góc nhìn nào, câu hỏi luôn nảy sinh, trong đầu bạn hoặc từ miệng người khác. Vì ngày nay, Microsoft Office đồng nghĩa với office work, và functionality được benchmark so với suite này.
Đây không phải topic mới. Chúng ta nói kỹ trước! Trong bài "A day in the office without Office" (một ngày văn phòng không Office), tôi cho overview honest, down-to-earth từ trenches về trải nghiệm dùng non-Microsoft tools tạo document. Tôi nói không chỉ Google Docs, mà cả LibreOffice. Ở đây, tôi focus thêm vào functionality, không chỉ challenge và problem.
Google Docs
Tự nhiên, tôi dành phần lớn thời gian dùng Docs, và khá hài lòng kết quả. Có vài niggles (rắc rối nhỏ), vài milliseconds Internet delay luôn có, nhưng tổng thể, đây là chương trình powerful, mature (app nếu bạn thích), với ton tính năng hay. Cơ bản當然 có, và hơn thế. Bạn dùng document outline, equation editor, 3 mode - editing, suggesting, viewing, làm như tên gọi. Cũng có auto-translate và auto-correct, dù cái sau hơi hạn chế.
Tracking changes & Version control
Quan trọng không nhầm lẫn hai thứ. Một là khi bạn comment và suggest trong document. Cái kia là auto-save mọi thay đổi thêm vào file online, tạo log rất dài, comprehensive, cho xem tất cả đã làm, change by change, person by person. Thực sự useful vì luôn truy cập được việc cũ, không lo xóa/edit paragraph, và supremely effective khi cộng tác.
Changes (cue David Bowie music). Tracking part có thể tốt hơn. Làm việc trên cuốn system administration ethics, tôi thường tạo online document rồi save local DOCX/ODT. Cũng upload Word file mở trong Google Docs. Tôi nhận thấy changes không luôn port đúng. Comment ổn, inline edits không thật sự.
Gì không tốt? Styles - awfully far and few in between. Đây là weakest link. Nếu muốn hơn set hiện có, bạn phải reuse style existing, hoặc import DOCX của mình, nhưng đó missing the point.
Tôi cũng không thích file luôn mở 100% zoom và vị trí đầu. Word và Writer nhớ zoom setting và con trỏ hiện tại trong docs. Rất annoying nếu làm việc multi-device, resolution khác nhau, liên tục zoom in/out để cho đúng.
Google Sheets
Không tệ, nhưng tôi hơi confused thỉnh thoảng, nhất là edit existing cell. Cảm giác clunky, ấn tượng tool không phải Excel replacement hoàn chỉnh mà lightweight alternative. Responsiveness hơi tricky, hơn Docs/Slides (dưới), có lẽ vì nhiều element render/compute hơn, cộng bạn kỳ vọng instant answer cho calculation.
Filters và pivot chạy ổn. Có full scripting và macros, nhưng tôi chưa test macros nhiều, không comment. Các usual suspects khác cũng có: protect sheet, thêm checkbox, v.v. Nếu dùng Enter advance cell, click đầu tiên edit cell (như F2), click thứ 2 advance down. Không chắc clever hay wasteful.
Charts control ổn, không fabulous. Có các type, nhưng không nhiều sub-type. Tôi không tìm thấy cách đổi màu individual element trong một số chart. Hoặc edit toàn bộ series, hoặc không. Có thể tôi miss gì, nhưng Excel dường như cho control nhiều hơn.
Đó không phải đổi màu - đó là selection, nhé.
Google Slides
Hơi rudimentary (sơ khai), nhưng ổn. Tôi tạo presentation 30+ trang để xem. Tổng thể functionality giống PowerPoint. Interface không cluttered, dễ navigate - dễ hơn LibreOffice Impress. Có thể đổi slide theme nhanh. Hầu hết shortcut match PowerPoint, ví dụ new slide Ctrl+M.
Nếu insert chart, cần click > open source để thay đổi data range, rồi update chart. Không embedded như PowerPoint. Action trên invoke Sheets, bạn làm thay đổi cần thiết. Hơi kém productive hơn tôi muốn.
Nhưng thiếu một thứ lớn - F4 - lặp lại action vừa làm. Trong PowerPoint, đây là huge timesaver, vì người thường apply styling changes cho text box nhiều hơn spreadsheet số hay text file. Cũng không có cách bulk edit font trên all slides (không qua theme change), tôi nghĩ khá useful, nhất là vì implementation nên dễ.畢竟, đây là Web app, all about styles.
Bạn có ability đổi layout on the fly, edit master slide. Nếu dùng layout 2 cột, thêm ảnh vào text box bất kỳ không constrain như PowerPoint, cần manual resize thêm. Cũng có notes và animations.
Các thứ khác & oddities
Còn nhiều hơn. Full scripting engine, chủ yếu Javascript với extras (và extension .gs). Phần hay: script chạy trên cloud, free cycles và fast computation, nghĩa là bạn có thể attempt calculation local host không cope được.
Đai G Suite
Đây có lẽ pun hay nhất. Google stuff 2 flavor: free và not free. Not free gọi G Suite, là regular Google Account plus thêm. Không phải benefit đều liên quan viết/cộng tác; front đó, bạn có thêm chút, nhưng khác biệt không noticeable trừ khi push boundary. Feature hữu ích nhất: dung lượng storage tăng, Exchange connectivity, tạo survey.
Addons
Nếu không hài lòng functionality, thử addons (add-ons). Concept giống extensions framework: LibreOffice, Firefox, Chrome. Selection colorful, nhưng gallery-like presentation layout hơi limiting. Tôi hy vọng store-like layout chi tiết hơn.
Play media
Google Drive khó chơi file OGG. Thường handle bất kỳ content, nhưng không cái này. Có lẽ format không popular, hoặc subtle hint hook bạn vào apps, cloud, services behind the scenes.
Page numbers và word count
Không immediately visible. Cần scroll xem page number, vào file menu lấy word count. Lãng phí 2 click chuột hoàn hảo. Tôi biết Google aim simple, uncluttered interface, vì trên Web, mọi pixel counts, visually và time-delay wise, nhưng đôi khi more is more.
Software upgrade...
Quick inline update. Tôi viết bài này lâu, và vài ngày trước, nhận thấy thay đổi visual và functional đáng kể trong suite. Dù findings trên vẫn đúng, worth adding rằng suite có revamped UI (trông pro hơn), và handy changes.
Ví dụ, Sheets cho copy sheets từ document khác, better copy/paste control, và bunch small useful improvements. Không tệ, nhưng con đường tới perfect functionality còn dài. Findings tôi vẫn stand, nhưng nếu thấy khác biệt look/behave, hãy tính recent updates. Chắc chắn sẽ nói sau. Curtain, back to article. Tóm tắt review.
Kết luận
Sau vài tháng test rigorous, tôi hài lòng kết quả. Tổng thể, tôi vẫn nghĩ full offline suite tốt hơn cho hầu hết việc, nhưng cái kia không free. Tôi cũng dùng Microsoft Office Online, đó so sánh valid hơn. Nhưng chúng ta không so sánh ở đây. Google Drive và 3 musketeers - Docs, Sheets, Slides - cho tôi thứ cần.
Có bug và vấn đề - styles management oversimplified, delay do Internet, auto-correct không perfect, control spreadsheet không như ý. Nhưng chương trình behave ổn, không crash, conversion sang Office format khá tốt, online collaboration tools blast. Không tệ cho thứ tốn 0 tiền - bạn trả bằng emotion hoặc data bị profile. Nếu cần online suite chạy khá consistent, với nhiều option hợp lý, Google Docs là lựa chọn fair. Tiếp tục test, và nếu không có vấn đề triết học với Alphabet, bạn có thể cân nhắc trong repertoire software. Scene.
Chào.