Thư rác từng là một trong những vấn đề khó chịu nhất của thế giới kỹ thuật số. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, các nhà cung cấp dịch vụ email đã thực hiện các bước để cải thiện hộp thư đến quá tải của chúng tôi, vốn thường chứa đầy những thư gây phiền nhiễu và không mong muốn, chẳng hạn như các quảng cáo cường điệu và nỗ lực đánh cắp dữ liệu của bạn.
Nhưng điều đó không có nghĩa là vấn đề đã biến mất hoàn toàn. Mặc dù chúng ta thường cảm thấy bất lực trước vấn đề này nhưng vẫn có nhiều cách để giải quyết vấn đề. Một trong những cách dễ nhất và tốt nhất để thực hiện điều đó là sử dụng bí danh email.
Bí danh email là gì?
Bí danh email nghe có vẻ ấn tượng hơn thực tế. Nói một cách đơn giản, đây là địa chỉ email thay thế cho phép bạn nhận email mà không cần chia sẻ địa chỉ của mình. Bí danh này sẽ định tuyến lại tất cả thư đến tài khoản chính của bạn.
Bí danh không phải là tài khoản email mới hay thậm chí là hộp thư đến mới; hãy nghĩ về nó nhiều hơn như một cách khác để viết email của bạn mà vẫn đạt đến cùng một đích. Hay nói cách khác, nó giống như cung cấp một địa chỉ gửi thư khác mà không thay đổi nơi bạn thực sự sống.
Có ba loại bí danh email phổ biến:
- Địa chỉ cộng:Một cách để sắp xếp email của bạn một cách hiệu quả. Bằng cách thêm ký hiệu + và danh mục, bạn có thể thêm quy tắc vào email của mình để lọc chúng theo nguồn. Ví dụ:tặng Youremail+shopping@email.com cho tất cả các chương trình khuyến mãi trên trang web mua sắm.
- Bí danh nhà cung cấp:Chủ yếu được sử dụng để doanh nghiệp có email cụ thể cho các phần, trong khi tất cả đều chuyển đến cùng một hộp thư đến. Chẳng hạn như info@companyname.com.
- Bí danh được che giấu/chuyển tiếp:Đây chủ yếu là về quyền riêng tư. Thay vì cung cấp email thực của bạn, một email hoàn toàn ngẫu nhiên sẽ được tạo trong khi vẫn gửi email đến hộp thư đến thực của bạn, như khả dụng với dịch vụ như Proton Mail.
Bí danh email có thể bảo vệ quyền riêng tư của bạn như thế nào
Đôi khi, bí danh email chỉ đơn giản là cách hữu ích để sắp xếp hộp thư đến của bạn hoặc là công cụ hiệu quả giúp bạn liên hệ với doanh nghiệp của mình dễ dàng hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, lợi ích chính là bảo vệ quyền riêng tư của bạn.
Điều này được thực hiện theo một số cách, nhưng chủ yếu là bằng cách giảm lượng email của bạn xuất hiện trực tuyến. Tất nhiên, bí danh của bạn vẫn sẽ xuất hiện và có thể được sử dụng nhưng chúng có thể bị xóa bất kỳ lúc nào. Bạn càng sử dụng bí danh thì địa chỉ email cốt lõi thực sự của bạn càng khó tìm thấy.
Điều đó có nghĩa là có nhiều quyền riêng tư hơn vì nó ẩn địa chỉ chính của bạn khỏi các nhà tiếp thị, thư rác và các nỗ lực lừa đảo.
Khi dữ liệu của bạn được sử dụng, việc xác định ai đã sử dụng sai mục đích cũng dễ dàng hơn. Nếu bạn cung cấp bí danh email trong một số trường hợp nhất định, việc theo dõi chúng bị sử dụng sai mục đích sẽ dễ dàng hơn. Ngay khi bạn có thể biết ai đó đang sử dụng sai bí danh, bạn có thể xóa bí danh đó và bắt đầu lại, thay vì bị mắc kẹt trong hàng đống thư rác và không có cách nào rõ ràng để biết họ có địa chỉ email của bạn bằng cách nào.
Mặc dù bí danh có thể hữu ích cho quyền riêng tư nhưng chúng không phải là giải pháp chắc chắn để giữ an toàn cho bạn khi trực tuyến. Chúng không ngừng theo dõi cookie và không tự động mã hóa email.
Các loại bí danh email (và chúng khác nhau như thế nào)
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, có ba loại bí danh email chính. Mỗi cái có một mục đích khác nhau, nhưng cả ba đều có thể hữu ích tùy theo nhu cầu của bạn.
Địa chỉ cộng (yourname+label@…)
Hãy coi địa chỉ cộng như bí danh của tổ chức. Nó hoạt động bằng cách thêm ký hiệu + vào cuối phần tên trong email của bạn trước ký hiệu @, cùng với một danh mục. Ví dụ:nếu email của bạn là testing@gmail.com, bạn có thể thêm biểu tượng + để biến nó thành testing+shopping@gmail.com.
Với loại bí danh email này, bạn có thể sử dụng nó làm danh mục trong các tình huống khác nhau. Thẻ + mua sắm khi bạn đăng ký danh sách gửi thư từ các cửa hàng yêu thích của bạn, một dành cho đăng ký và một dành cho email liên quan đến ngôi nhà của bạn.
Sau đó, là một bước bổ sung, bạn có thể đặt quy tắc trong email của mình để gửi bất kỳ email nào được gửi đến các bí danh này vào các thư mục cụ thể. Điều này không liên quan nhiều đến quyền riêng tư mà chủ yếu là giữ mọi thứ ngăn nắp.
Trên hết, đây là cách tuyệt vời để biết bí danh nào của bạn đã bị xâm phạm nếu bạn bắt đầu nhận được nhiều thư rác hoặc email không mong muốn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số trang web sẽ chặn + gắn nhãn bí danh, vì vậy chúng không phải lúc nào cũng là giải pháp chắc chắn. Chưa kể, thực sự không có bất kỳ quyền riêng tư nào ở đây vì địa chỉ email thực của bạn vẫn rất rõ ràng.
Bí danh nhà cung cấp (nhiều địa chỉ, một hộp thư đến)
Những điều này thường thấy nhất trong kinh doanh. Ví dụ:khi bạn liên hệ với một công ty và họ có địa chỉ như info@ hoặc press@, đây là những ví dụ về bí danh của nhà cung cấp.
Chúng là những địa chỉ cụ thể được liên kết với cùng một tài khoản, cho phép bạn cung cấp các phiên bản email khác nhau cho những người cần chúng.
Điều này có thể hữu ích nếu bạn sử dụng email của mình cho cả mục đích công cộng và riêng tư, chẳng hạn như cho mục đích kinh doanh và cá nhân.
Tuy nhiên, một số dịch vụ có thể đặt giới hạn về số lượng bạn có thể tạo trong số này. Ngoài ra, giống như + bí danh ở trên, những bí danh này vẫn gắn chặt với bạn và mọi người có thể đảo ngược chúng để tìm địa chỉ của bạn.
Bí danh được che giấu/chuyển tiếp
Bí danh được che giấu hoặc chuyển tiếp đều liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư. Ý tưởng rất đơn giản:bạn tạo một địa chỉ email hoàn toàn ngẫu nhiên, nhưng mọi thứ được gửi đến địa chỉ đó sẽ được chuyển thẳng đến email thực của bạn.
Loại bí danh email này thường mang lại lợi ích bảo mật mạnh nhất vì nó ẩn hoàn toàn địa chỉ email 'thực' và có thể bị vô hiệu hóa nếu cần. Bạn thậm chí có thể tạo và vô hiệu hóa chúng cho các trang web hoặc người cụ thể. Điều này khiến đây trở thành một cách tuyệt vời để bảo vệ quyền riêng tư của bạn khi đăng ký một dịch vụ mà bạn không hoàn toàn chắc chắn là an toàn.
Khi nào nên sử dụng bí danh email
Chúng ta đã đề cập đến bí danh email là gì và lý do bạn muốn sử dụng bí danh này, nhưng đâu là ví dụ cụ thể về các tình huống thực tế?
Bạn có thể sử dụng chúng cho:
- Bản tin, chương trình rút thăm trúng thưởng hoặc cửa sổ bật lên phiếu giảm giá:
- Tài khoản mua sắm và thông tin cập nhật về biên nhận/giao hàng
- Dùng thử miễn phí
- Ứng dụng bạn đang thử nghiệm
- Đăng ký sự kiện/WiFi công cộng/tải xuống một lần
- Bất kỳ dịch vụ nào bạn có thể không sử dụng lâu dài
Với tất cả các tình huống này, ý tưởng là sử dụng chúng bất cứ khi nào bạn muốn có khả năng cắt đứt liên lạc một cách dễ dàng hoặc điều gì đó mà bạn muốn gửi đi một cách dễ dàng.
Nói một cách đơn giản, nếu bạn không muốn nhận email từ họ trong một năm, hãy cân nhắc dùng bí danh.
Cách bắt đầu sử dụng bí danh email sau 5 phút
Bí danh email có vẻ khó khăn nhưng thực ra lại rất dễ bắt đầu. Trên thực tế, bạn có thể thiết lập chúng chỉ trong 5 phút với một vài bước đơn giản.
Đầu tiên, chọn hộp thư đến chính của bạn. Đây là nơi email từ các bí danh sẽ đến, vì vậy tốt nhất bạn nên sử dụng tài khoản chính của mình.
Sau đó, chọn phương thức bí danh email của bạn từ ba phương thức được đề cập ở trên (cộng, nhà cung cấp và mặt nạ). Proton là một lựa chọn chắc chắn nếu bạn muốn thử cái sau. Công ty này cũng tạo ra một trong những dịch vụ VPN tốt nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm.
Từ đây, hãy bắt đầu với hai đến ba danh mục để thiết lập bí danh. Đây có thể là mua sắm, bản tin, tài khoản, v.v. Việc chọn các danh mục cụ thể sẽ giúp mọi thứ không trở nên quá lộn xộn quá nhanh.
Sau đó, hãy thiết lập ngay hệ thống lọc/nhãn cho các bí danh mới này. Điều này sẽ làm cho hệ thống cảm thấy có thể hành động ngay lập tức khi bạn xem các email cụ thể bị lọc ra khỏi chế độ xem của bạn.
Cuối cùng và rất quan trọng, hãy ghi lại nhanh những bí danh bạn đã sử dụng ở những nơi nào. Điều này sẽ rất quan trọng nếu bạn cần khôi phục tài khoản của mình.
Công cụ có thể tạo bí danh
Không chỉ các nhà cung cấp email mới cung cấp bí danh; bạn thực sự có thể sử dụng chúng thông qua một số dịch vụ khác nhau.
Hệ sinh thái Apple iCloud cung cấp hệ thống chuyển tiếp email được che giấu thông qua 'Ẩn email của tôi'. Điều này tạo ra một địa chỉ ngẫu nhiên sẽ chuyển tiếp email đến bạn (nói cách khác là bí danh).
Tương tự, một số nhà cung cấp, chẳng hạn như Outlook, cung cấp bí danh trong cài đặt của họ. Số lượng lựa chọn sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp mà bạn đang sử dụng. Bí danh trong Gmail bị giới hạn hơn đối với tài khoản Workspace.
Ngoài ra còn có một số dịch vụ che giấu chuyên dụng, tập trung vào việc giữ an toàn cho email của bạn khỏi những con mắt tò mò. Chúng thường bị khóa sau tường phí nhưng chúng cung cấp nhiều tùy chọn nhất cho bí danh.
Cuối cùng, một số trình quản lý mật khẩu có thể tạo email ẩn trong quá trình đăng ký; ví dụ:Proton Pass cung cấp các công cụ bí danh email thông qua hệ sinh thái của Proton (bao gồm tích hợp SimpleLogin), công cụ này có thể thuận tiện nếu bạn muốn mật khẩu và bí danh ở cùng một nơi.
Các phương pháp hay nhất
Mặc dù bí danh email có thể là một công cụ thực sự hữu ích để tối ưu hóa email của bạn nhưng chúng cũng có thể nhanh chóng trở nên khó sử dụng. Để tránh điều này, có một số điều quan trọng cần lưu ý khi sử dụng chúng.
Đầu tiên, hãy cố gắng tập trung vào việc sử dụng bí danh cho các danh mục có tỷ lệ spam cao, chẳng hạn như mua sắm và bản tin. Nếu bạn bắt đầu tạo và sử dụng chúng cho mọi lĩnh vực, bạn sẽ nhanh chóng mất dấu.
Thay vào đó, hãy dành tài khoản email cốt lõi của bạn cho các tài khoản quan trọng như ngân hàng, chăm sóc sức khỏe và thuế - tất cả các email quan trọng của bạn.
Mặc dù việc thiết lập bí danh là hữu ích nhưng bạn nên thực sự hành động dựa trên chúng. Nếu bạn bắt đầu nhận được thư rác từ một bí danh nhất định, hãy tắt nó đi để cắt kết nối của người gửi thư rác.
Điều quan trọng nữa là giữ một sơ đồ đặt tên đơn giản (nếu bạn đang sử dụng các bí danh có thể đọc được). Điều này giúp bạn theo dõi và ghi nhớ địa chỉ cần cung cấp trong các trường hợp khác nhau.
Trên hết, việc giữ một thư mục ở đâu đó chứa bí danh của bạn sẽ rất quan trọng, trừ khi bạn có trí nhớ cực kỳ tốt.
Những nhược điểm và sự đánh đổi cần cân nhắc
Ở đây chúng ta đã đề cập đến rất nhiều lợi ích của bí danh email nhưng điều quan trọng là phải nhớ các vấn đề này. Đáng chú ý nhất là một số trang web sẽ từ chối một số định dạng nhất định, thường là các định dạng có ký hiệu +.
Bạn cũng cần lưu giữ hồ sơ rõ ràng về những bí danh bạn sử dụng ở mỗi nơi. Nếu bạn cần khôi phục tài khoản thì đây sẽ là một bước quan trọng cần nhớ và có thể gây ra nhiều phiền toái về sau.
Mặc dù đây có thể là một công cụ cực kỳ hữu ích để sắp xếp và chặn thư rác, nhưng chúng cũng là một công cụ cần quản lý. Trước khi bắt đầu thiết lập chúng, hãy quyết định xem liệu tất cả những điều này có giống như một lợi ích bổ sung hay một công việc vặt trong cuộc sống của bạn hay không.
Câu hỏi thường gặp về bí danh email
Bí danh email có giống với tài khoản email thứ hai không?
Đây là nơi có thể nảy sinh một số nhầm lẫn về bí danh email. Mặc dù về mặt kỹ thuật bạn đang sử dụng một địa chỉ khác nhưng đó không phải là một tài khoản khác. Hãy nghĩ về nó nhiều hơn như một cách ngụy trang cho tài khoản bạn đã có.
Mọi email được gửi tới bí danh sẽ vẫn đến được tài khoản thông thường của bạn, vì vậy bạn không cần tạo email thứ hai.
Địa chỉ email "+" (cộng với địa chỉ) có thực sự riêng tư không?
Một trong những nhược điểm lớn nhất của + bí danh email là chúng không thực sự riêng tư. Điều này là do bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng giải mã email thực của bạn bằng cách xóa phần +.
Những địa chỉ này thực sự không thể bị tắt, ngay cả khi bạn bắt đầu nhận được vô số email, vì chúng chỉ là một cú pháp được hộp thư của bạn xử lý. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng bộ lọc hoặc bỏ qua quy tắc cho chúng để giữ cho hộp thư đến của bạn ngăn nắp hơn.
Tôi có thể trả lời từ địa chỉ bí danh được không?
Tùy thuộc vào dịch vụ bạn sử dụng, bạn có thể dễ dàng trả lời từ bí danh email. Điều này thường thấy ở các doanh nghiệp khi bạn nhận được email từ các địa chỉ như info@ hoặc press@. Đây thường là bí danh của nhà cung cấp.
Thông thường, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn trong cài đặt email để gửi email từ một trong các bí danh của mình. Hoặc, trên một số dịch vụ, khi gửi email, bạn có thể chọn địa chỉ để gửi email.
Chỉ cần lưu ý rằng trên một số dịch vụ, bạn chỉ có thể trả lời các email nhận được trên địa chỉ + thay vì bắt đầu một tin nhắn hoàn toàn mới. Bí danh được che giấu hoặc chuyển tiếp sẽ hữu ích hơn nhiều nếu bạn muốn có tùy chọn sử dụng địa chỉ để gửi tin nhắn hoàn toàn mới.
Để cải thiện hơn nữa quyền riêng tư ở cấp thiết bị của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên thêm VPN vào thư viện ứng dụng của mình. Đừng bỏ lỡ cuộc tổng kết của chúng tôi về ưu đãi VPN tốt nhất . để có được quyền riêng tư mới nhất trên những sản phẩm hàng đầu mà chúng tôi đã tự mình kiểm tra.
Alex Hughes
Nhà văn tự do
Alex Hughes đã đưa tin về thế giới thương mại điện tử, công nghệ và khoa học trong sáu năm qua. Trong thời gian này, anh đã làm việc cho nhiều ấn phẩm khác nhau, bao gồm TechRadar, T3, TomsGuide và BBC Science Focus. Điều này bao gồm báo cáo về lỗ đen và trí tuệ nhân tạo, khám phá những bí ẩn của web đen và xác định các giao dịch tốt nhất về công nghệ.
Đọc thêm Đọc ít hơn
Bạn có thể mua giấy phép biểu tượng và giải thưởng cho câu chuyện này tại đây.
Tiết lộ:Được viết và nghiên cứu bởi nhóm Đánh giá nội bộ. Chúng tôi nêu bật các sản phẩm và dịch vụ mà bạn có thể thấy thú vị. Nếu bạn mua chúng, chúng tôi có thể nhận được một phần nhỏ doanh thu từ việc bán hàng từ các đối tác của chúng tôi. Chúng tôi có thể nhận sản phẩm miễn phí từ nhà sản xuất để kiểm tra. Điều này không ảnh hưởng đến quyết định của chúng tôi về việc sản phẩm có được giới thiệu hay đề xuất hay không. Chúng tôi hoạt động độc lập với nhóm quảng cáo của mình. Chúng tôi hoan nghênh phản hồi của bạn. Gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ review@businessinsider.com.
Trở lại đầu trang Một vòng tròn màu trắng có viền đen bao quanh một chữ V hướng lên trên. Nó báo 'nhấp vào đây để quay lại đầu trang'.