Máy in đa chức năng (Multifunction Printer - MFP), còn gọi là All-in-One (AIO), tích hợp quét, fax, sao chép bên cạnh in ấn. Mức tính năng này đi kèm kích thước lớn, nặng và đôi khi giá cao.
Nếu bạn đang cân nhắc mua MFP, dưới đây là phân tích các tính năng điển hình để đánh giá nhu cầu. Đọc tiếp để xem bạn có cần AIO hay máy in đơn giản hơn phù hợp hơn.
Các hãng cung cấp nhiều mẫu MFP phun mực (inkjet) và laser với tính năng đa dạng, tùy theo dùng cho gia đình hay văn phòng. Bài viết giải thích các tính năng chung để tham khảo đánh giá.
In ấn
In hai mặt (duplex): Cần thiết nếu muốn tiết giấy hoặc in brochure, tờ rơi.
Tính năng nâng cao: Ghim, gấp, khoan, bìa bìa, v.v. Các AIO cao cấp làm được tất cả nhưng giá cao. Nếu cần, đầu tư có giá trị.
Nhiều khay giấy: Nếu dùng nhiều loại giấy (giấy carton, giấy cao cấp cho trình bày), một số máy có nhiều khay để chuyển đổi nhanh.
Cân nhắc nhu cầu in màu và chất lượng in yêu cầu.
Quét
Quét tích hợp tiện lợi, tiết kiệm không gian cho cả gia đình và văn phòng. Hầu hết MFP đều có quét, từ cơ bản (quét ảnh, tài liệu đơn) đến nâng cao (quét lô, quét hai mặt, quét chất lượng cao, mã hóa PDF).
Nếu doanh nghiệp quét và lưu tài liệu trên mạng nội bộ, hãy đảm bảo AIO hỗ trợ mạng và tính năng này. Các tính năng quét cao cấp khác: quét nhiều trang, quét hai mặt, chất lượng cao, v.v.
Nhiều người dùng cần tích hợp email: quét tài liệu và gửi email trực tiếp cho khách hàng.
Nếu nhu cầu quét phức tạp, kiểm tra danh sách tính năng, cân nhắc giá và xem máy quét riêng chất lượng cao có phải đầu tư tốt hơn không.
MFP có thể cung cấp quét với nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển tài liệu quét thành định dạng có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.
Fax
Hầu hết AIO có fax tích hợp. Dù email và internet đã làm fax lỗi thời, nhưng vẫn cần khi có yêu cầu.
Nếu fax thường xuyên, kiểm tra tốc độ modem fax tích hợp. Hiếm khi dưới 33,6 Kbps (khoảng 3 giây/trang đen trắng). Yếu tố quan trọng khác: bộ nhớ fax lưu được bao nhiêu trang. Ví dụ Canon Pixma MX922 lưu 150 trang đến/đi, nhận fax ngay cả khi tắt máy.
Cân nhắc tính năng fax từ PC tương thích AIO, để fax tài liệu từ máy tính mà không cần in ra.
Fax trong một số MFP có thể làm máy trả lời, chuyển tin nhắn thoại đến người dùng trên mạng. Tính năng hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ.
Sao chép
Giống quét, máy photo tích hợp hữu ích cho gia đình, văn phòng. Cân nhắc nhu cầu: nếu cần bản sao màu, laser AIO không phù hợp (trừ khi đầu tư từ 500 USD cho mẫu màu giá rẻ).
Một số AIO không hoạt động độc lập, yêu cầu máy tính để photo. Nếu cần photo không cần máy tính, hãy kiểm tra tính năng này.
Cân nhắc nhu cầu photo cơ bản: ví dụ photo đơn và hai mặt.
Các tính năng khác
Khay đưa giấy tự động (ADF): Hầu như bắt buộc, nhưng không phải mẫu nào cũng có. ADF cho phép đưa nhiều giấy một lần, không phải đưa liên tục. Cần ít nhất 30 trang A4.
Kết nối: Hầu hết có USB, một số có Ethernet hoặc Wi-Fi để chia sẻ tài liệu. AIO có Wi-Fi in không dây đến bất kỳ máy in nào trên mạng hoặc từ thiết bị di động.
Mạng: Nếu có nhiều máy tính, MFP kết nối mạng rất tiện. Dù chỉ một máy, một số máy in qua Bluetooth, linh hoạt hơn về vị trí đặt máy, hữu ích khi không gian hạn chế.