Bạn có cần thêm thời gian để làm những việc mình thích không? Tất nhiên là có. Đối với những người đam mê công nghệ, có rất nhiều dự án kỹ thuật phải xử lý nhưng chúng tôi không có đủ thời gian.
Trong nhiều năm, tôi đã thử một số hệ thống quản lý thời gian và năng suất. Mặc dù tất cả đều giúp tôi phát triển nhưng có điều gì đó trong hệ thống đó không phù hợp với phong cách làm việc và suy nghĩ của tôi.
Vài năm trước, tôi tình cờ đọc được cuốn Getting Things Done (GTD) của David Allen, ngay lập tức tôi cảm thấy nó phù hợp với phong cách làm việc và suy nghĩ của tôi. Tôi không thể tưởng tượng cuộc sống của mình nếu không có GTD nữa.
GTD không phải là cho bạn biết nên sử dụng phần mềm hoặc công cụ nào để làm việc hiệu quả. GTD là một khung năng suất mà bạn có thể điều chỉnh để phù hợp với phong cách làm việc của mình.
Tại sao GTD dành cho bạn?
- Bạn sẽ không thích bất kỳ hệ thống nào yêu cầu bạn làm những việc chính xác như được giải thích trong hệ thống đó. GTD không phải là một hệ thống cứng nhắc, nó là một khuôn khổ!. Nó cung cấp các khối xây dựng cấp cao, sẽ hướng dẫn bạn triển khai giải pháp mà bạn cho là phù hợp. Đây là lý do số 1 tại sao GTD rất phù hợp với những người đam mê công nghệ.
- Những người đam mê công nghệ thích chú ý đến chi tiết. Ngoài việc cung cấp một khuôn khổ cấp cao, GTD còn giải thích chi tiết về cách triển khai khuôn khổ này với cách tiếp cận được cân nhắc kỹ lưỡng.
- Bạn không cần phải lo lắng về việc phân công nhiệm vụ của mình với mức độ ưu tiên Cao, Trung bình, Thấp (hoặc A, B, C) nữa. Bạn thậm chí không cần phải sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự bạn muốn hoàn thành. Trong GTD, bạn thực hiện một nhiệm vụ dựa trên bối cảnh, thời gian sẵn có và năng lượng sẵn có.
Hoàn thành công việc (GTD) là một khung năng suất.
Tổng quan về GTD
Theo David Allen, mọi thứ cần bạn chú ý đều được gọi là “Stuff”. Việc này có thể đơn giản như mua sữa từ cửa hàng tạp hóa hoặc hoàn thành đề xuất cho dự án trị giá hàng triệu đô la. Bất cứ thứ gì chiếm dung lượng trong RAM (tâm trí) của bạn đều được gọi là vật chất. Không phải tất cả mọi thứ đều có thể hành động được. Tuy nhiên, tất cả mọi thứ cần phải được thu thập, xử lý, sắp xếp và thực hiện một cách thích hợp.
5 giai đoạn khác nhau của GTD
1. Giai đoạn thu thập
Bạn luôn thu thập mọi thứ. Một số nội dung sẽ đến trực tiếp với bạn và một số nội dung sẽ được thu thập cho bạn ở chế độ nền. Ví dụ:email được thu thập trong hộp thư đến của bạn ở chế độ nền. Bạn cũng cần có hộp thư thực tế để bạn có thể thu thập đồ đạc. Ở nhà (và nơi làm việc), hãy có một hộp thư đến thực tế, nơi bạn gửi bất kỳ thứ gì cần xử lý vào. Tôi đã theo dõi 4 hộp thư đến khác nhau, nơi tôi thu thập nội dung của mình.
- Hộp thư email văn phòng
- Hộp thư email cá nhân
- Hộp thư vật lý tại văn phòng
- Hộp thư vật lý tại nhà.
Số lượng thứ được đưa vào hộp thư đến không còn khiến tôi bận tâm nữa vì tôi không xử lý chúng khi nó xuất hiện. Ngoài ra, khi không ngồi trước máy tính, nếu nảy ra ý tưởng cho một dự án, tôi thường gửi email cho chính mình từ điện thoại. Email này sẽ được thu thập trong hộp thư đến email của tôi để xử lý sau.
2. Giai đoạn xử lý
Bạn nên xử lý các mục trong hộp thư đến của mình thường xuyên. Xin lưu ý rằng xử lý không có nghĩa là thực hiện. Đừng LÀM bất cứ điều gì ở giai đoạn này, ngoại trừ việc xử lý. Xử lý nội dung được thu thập trong hộp thư đến của bạn mỗi ngày một lần (hoặc tần suất bạn cảm thấy thoải mái). Sau đây là lịch trình xử lý của tôi.
- Email văn phòng:Ba lần một ngày. Những cảnh báo quan trọng của hệ thống gửi đến điện thoại di động của tôi không nằm trong số này vì những cảnh báo đó cần được chú ý ngay lập tức.
- Email cá nhân:Mỗi ngày một lần. Tôi đã từng kiểm tra email cá nhân nhiều lần trong ngày. Nhưng bây giờ tôi chỉ kiểm tra một lần vào buổi tối trước khi đi ngủ. (Tôi đã có thể đạt đến giai đoạn kiểm tra email cá nhân này mỗi ngày một lần, như một phần của dự án phát triển thói quen cá nhân đang diễn ra trong 30 ngày của tôi, nơi tôi cố gắng phát triển những thói quen mới bằng cách thử nó trong 30 ngày.)
- Hộp thư đến vật lý tại văn phòng:Mỗi ngày một lần. Vào cuối ngày trước khi tan làm.
- Hộp thư đến tại nhà:Mỗi tuần một lần. Tôi đã từng làm việc này hàng ngày, nhưng sau đó tôi nhận ra rằng chỉ cần làm điều này mỗi tuần một lần đối với phong cách làm việc của tôi là đủ.
Hãy ghi nhớ những mục sau đây khi xử lý các mục từ hộp thư đến của bạn:
- Bắt đầu từ trên xuống. Ví dụ:bắt đầu với email ở trên cùng và tìm xuống phần dưới hoặc lấy mục đầu tiên từ hộp thư thực của bạn và tìm xuống phần dưới cùng.
- Chỉ xử lý một mục mỗi lần.
- Sau khi bạn lấy một mục ra khỏi hộp thư đến để xử lý, đừng đặt lại mục đó vào hộp thư đến của bạn.
Xử lý như thế nào?
- Lấy một món đồ từ hộp thư đến và tự hỏi – “Tôi có cần phải làm gì với món đồ này không?”. Ngược lại, “Hành động tiếp theo cho mục này là gì”?. Bạn nên đưa ra câu trả lời rõ ràng cho câu hỏi này. Ban đầu điều này có thể khó khăn. Khi bạn đã quen với thao tác này, bạn có thể xác định hành động tiếp theo cho mọi email (hoặc mục vật lý) chỉ trong vài giây.
- Nếu không có hành động nào, bạn nên chuyển mục đó vào thùng rác hoặc lưu trữ để tham khảo hoặc đưa vào danh sách ủ của bạn.
- Nếu có một hành động, bạn nên thực hiện ngay lập tức (nếu mất ít hơn 2 phút để thực hiện) hoặc ủy quyền cho ai đó hoặc trì hoãn việc đó sau bằng cách đưa nó vào danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo thích hợp (xem thêm về điều đó bên dưới).
- Tôi thường xử lý hộp thư email của mình trong vòng 10 hoặc 15 phút. Xin nhắc lại, việc xử lý không có nghĩa là bạn hoàn thành mọi nhiệm vụ trong hộp thư đến của mình.
3. Giai đoạn tổ chức
Bất kỳ mục nào bạn trì hoãn để thực hiện sau này phải được đưa vào danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo thích hợp. Trong GTD, không có sự ưu tiên nào cả. Bạn chỉ có ngữ cảnh.
Ví dụ:“rút tiền từ ngân hàng” có thể là một nhiệm vụ được ưu tiên cao, nhưng bạn không thể làm được gì nhiều với nhiệm vụ đó khi đang làm việc. Tại nơi làm việc, bạn nên làm những công việc liên quan đến công việc. Trong khi lái xe và chạy xung quanh, bạn nên làm việc vặt của mình. Khi ở trong phòng máy chủ của trung tâm dữ liệu, bạn nên thực hiện những công việc chỉ có thể thực hiện trực tiếp trên bảng điều khiển hoặc trên máy chủ.
Tất cả các nhiệm vụ nên được tổ chức xung quanh bối cảnh mà nó cần được thực hiện. Điều này có thể khác với cách bạn quen làm việc, nhưng một khi bạn đã quen với điều này, bạn sẽ dễ dàng làm việc và làm việc cực kỳ hiệu quả. Tôi muốn giữ danh sách nội dung hành động tiếp theo của mình thật đơn giản.
Sau đây là danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo của tôi. Nhiệm vụ trong danh sách này chỉ chứa các hành động tiếp theo (không phải dự án mơ hồ hoặc nhiệm vụ cấp cao nào đó).
- @Home – Những hành động tiếp theo chỉ có thể được hoàn thành khi tôi ở nhà.
- @Work – Những hành động tiếp theo chỉ có thể được hoàn thành khi tôi đang ở nơi làm việc.
- @Call – Những công việc có thể được thực hiện khi bạn đang nghe điện thoại. Ngay cả khi chiếc điện thoại luôn bên mình, tôi có thể không có đủ năng lượng và thời gian để gọi điện bất cứ lúc nào tôi muốn.
- @Việc vặt – Những công việc cần phải làm khi tôi ở bên ngoài. Ví dụ:gửi séc vào ngân hàng, mua sữa, v.v.
- @DataCenter – Những nhiệm vụ chỉ có thể được thực hiện khi tôi có mặt tại trung tâm dữ liệu trước máy chủ.
Tôi từng có khoảng 10 danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo. Bây giờ tôi đã giảm bớt những điều cần thiết ở trên và điều này rất phù hợp với tôi.
Ngoài danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo, bạn cũng cần có danh sách sau.
- Danh sách dự án (Công việc) – Đây là danh sách tổng thể của bạn cho tất cả các dự án liên quan đến công việc. Bất kỳ dự án nào không thể hoàn thành bằng một hành động tiếp theo sẽ được theo dõi tại đây. Ví dụ:“Cấu hình máy chủ Dev” là một dự án cần được đưa vào dưới dạng một mục trong danh sách dự án công việc. Tuy nhiên, hành động tiếp theo cho dự án này, “Cài đặt hệ điều hành Red Hat từ DVD” sẽ nằm dưới dạng một mục trong danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo của @DataCenter.
- Danh sách dự án (Trang chủ) – Đây là danh sách tổng thể của bạn cho tất cả các dự án liên quan đến ngôi nhà. Ví dụ:“Con gái tôi học bơi” là một dự án cần được đưa vào danh sách dự án gia đình. Tuy nhiên, hành động tiếp theo cho dự án này, “Truy cập trang web YMCA và nhận lịch học bơi cho trẻ em” sẽ nằm trong danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo của @Home.
- Danh sách một ngày nào đó/Có thể – Đây là danh sách tổng thể của bạn cho tất cả các mục mà bạn có thể cân nhắc thực hiện vào một ngày nào đó, nhưng hiện tại nó không quan trọng. Danh sách này có hơn 100 mặt hàng đối với tôi. Ví dụ:“Học tiếng Tây Ban Nha” là điều tôi muốn làm vào một ngày nào đó, nhưng không phải bây giờ. Vì vậy, nó nằm trong Danh sách Một ngày nào đó/Có thể của tôi.
Trong khi tổ chức, ngoài việc đưa mọi thứ vào danh sách bối cảnh hành động tiếp theo hoặc danh sách dự án thích hợp, bạn cũng cần có những điều sau.
- Lịch – Các hành động tiếp theo cần thực hiện vào một thời điểm cụ thể sẽ xuất hiện tại đây. Hãy đối xử với lịch của bạn với sự tôn trọng đầy đủ. Đừng đặt bất kỳ nhiệm vụ mơ hồ nào ở đây. Chỉ thực hiện những hành động tiếp theo mà bạn SẼ hoàn thành vào ngày và giờ cụ thể đó.
- Cụ thể theo ngày – Một số nhiệm vụ chỉ cụ thể theo ngày (không cụ thể về thời gian). Đặt điều này vào một danh sách cụ thể trong ngày. Đừng đặt một mục cụ thể trong ngày vào lịch của bạn trong một thời gian cụ thể. Giữ cả hai thứ riêng biệt.
Hình:Quy trình làm việc GTD
4. Làm đi! Giai đoạn
Khi đến lúc thực hiện, bạn không nên suy nghĩ về những việc cần phải làm, hoặc bạn không nên kiểm tra email để tìm những việc cần làm, hoặc bạn không nên xem xét một danh sách việc cần làm dài với mức độ ưu tiên và cố gắng tìm ra những việc cần làm.
Thay vào đó, tùy thuộc vào bối cảnh hiện tại của bạn, bạn nên xem xét các mục trong danh sách bối cảnh hành động tiếp theo và quyết định nhanh chóng những gì bạn muốn làm. Ví dụ:nếu bạn đang ở nơi làm việc, bạn xem danh sách @Work, danh sách này sẽ có tất cả hành động tiếp theo được xác định trước đó cần được thực hiện. Nếu bạn đang lái xe và có thời gian thực hiện cuộc gọi, hãy xem danh sách @Call, danh sách này sẽ có tất cả các cuộc gọi được xác định trước đó mà bạn nên thực hiện.
Bạn sẽ có nhiều hành động tiếp theo trong danh sách ngữ cảnh của mình. Khi đến lúc hành động, bạn nên chọn một mục từ danh sách ngữ cảnh và thực hiện nó. Câu hỏi đặt ra là:bạn nên chọn món đồ nào?. Vì không có mức độ ưu tiên nào được chỉ định cho các tác vụ trong danh sách ngữ cảnh, hãy sử dụng thông tin sau làm hướng dẫn để quyết định công việc nào cần được thực hiện vào bất kỳ thời điểm nào.
- Năng lượng sẵn có của bạn. Một số nhiệm vụ nhất định cần phải được thực hiện khi bạn có đầy đủ năng lượng. Bạn không muốn làm việc với nhiệm vụ “Tạo sơ đồ mạng logic cho phòng máy chủ mới” vào khoảng 4 giờ chiều, khi mức năng lượng của bạn đang ở mức thấp. Đúng hơn là bạn muốn thực hiện công việc này vào buổi sáng.
- Thời gian rảnh của bạn. Nếu bạn có 10 phút, trước khi tham gia cuộc họp và muốn làm điều gì đó, hãy kiểm tra danh sách ngữ cảnh @Work của bạn để biết những hành động tiếp theo có thể hoàn thành nhanh chóng trong 10 phút và thực hiện nó.
Khi tôi thực sự làm điều gì đó, tôi sẽ làm một trong những việc sau:
- Thực hiện các mục dựa trên danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo.
- Nếu tôi không làm việc dựa trên danh sách ngữ cảnh của mình thì tôi đang lập kế hoạch. Suy nghĩ kỹ về các dự án của tôi và xác định các hành động tiếp theo.
Điều tôi không bao giờ làm là cố gắng hoàn thành công việc khi nó xuất hiện, điều này hầu như vô ích và bạn có thể không thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất.
5. Giai đoạn xem xét
Bạn phải xem lại hệ thống của mình mỗi tuần một lần. Tôi làm điều đó vào mỗi tối thứ sáu. Sau đây là một số điều bạn có thể muốn thực hiện trong buổi đánh giá hàng tuần.
- Xem lại danh sách dự án của bạn và xác định hành động tiếp theo cần thiết cho chúng.
- Xem lại các mục tiêu nghề nghiệp và cá nhân của bạn rồi tạo các dự án mới theo yêu cầu.
- Xem lại lịch tuần hiện tại của bạn và xử lý mọi ghi chú từ các cuộc họp trước đây.
- Xem lại lịch tuần tới và lên kế hoạch cho các hành động tiếp theo phù hợp.
- Xem lại tất cả danh sách ngữ cảnh hành động tiếp theo.
- Hãy quét tâm trí và bỏ mọi thứ vào hộp thư đến của bạn để xử lý sau. (Nếu thời gian cho phép, hãy xử lý chúng sau khi quét tâm trí).
- Xem lại danh sách một ngày nào đó/có thể của bạn và tìm bất kỳ dự án nào bạn muốn thực hiện.
- Đây cũng là thời điểm tốt để xử lý tất cả các hộp thư đến của bạn trước khi bạn hoàn thành việc xem xét hàng tuần.
Ở đó bạn có nó. Đó là cách tôi hoàn thành công việc.
Tôi thực sự khuyên bạn nên thử Hoàn thành công việc (GTD). Bạn chẳng mất gì ngoài việc chi $10 cho cuốn sách, điều này sẽ thay đổi đáng kể cách bạn hoàn thành công việc.
Tài nguyên GTD:
- Hoàn thành công việc (GTD) – Cuốn sách chính của David Allen.
- Sẵn sàng cho mọi việc của David Allen. Chứa 52 nguyên tắc năng suất cho công việc và cuộc sống. Kiểu này lặp lại cùng một tài liệu từ cuốn sách chính của GTD nhưng bằng cách cung cấp một số mẹo thực tế.
- Làm mọi việc thành công của David Allen. Chiến thắng trong trò chơi công việc và công việc kinh doanh của cuộc sống. Đây là phần bổ sung cho cuốn sách chính của GTD.
- Bản đồ quy trình làm việc GTD® kèm DVD huấn luyện của David Allen
- Đánh giá hàng tuần GTD (Bộ 3 CD âm thanh) (CD âm thanh) của David Allen.
Hãy dành chút thời gian để thử và hiểu khuôn khổ GTD. Khi bạn tiến bộ, hãy điều chỉnh hệ thống để phù hợp với phong cách làm việc của bạn. Hệ thống này không yêu cầu bạn sử dụng một phần mềm, chất kết dính cụ thể hay bất cứ thứ gì tương tự để sắp xếp. Bạn thậm chí có thể sử dụng một cây bút và giấy đơn giản và bắt đầu. GTD phù hợp với tất cả mọi người vì nó cung cấp một khuôn khổ linh hoạt, có thể được điều chỉnh cho phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Hãy nhớ rằng để làm việc hiệu quả, phần mềm bạn sử dụng để hoàn thành công việc không quan trọng, mà quan trọng là thái độ và cách tiếp cận thực hiện của bạn.
Tôi ước gì tôi biết về hệ thống này vào năm 2002, khi David Allen xuất bản cuốn sách. Tôi chỉ bắt đầu sử dụng nó từ cuối năm 2007. Chỉ có một số điều tôi gọi là thay đổi cuộc sống. Đây chắc chắn là một trong số đó, vì nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi thực hiện một dự án và hoàn thành công việc. Tôi sẽ không bao giờ làm việc theo bất kỳ cách nào khác.
Bạn hoàn thành công việc của mình bằng cách nào? Để lại nhận xét và chia sẻ mẹo tăng năng suất của bạn.