Quản lý du khách là bất kỳ thủ tục nào cung cấp cho một tổ chức duy trì việc theo dõi những người đến thăm các khu vực của họ. Các chính sách có thể khác nhau tùy theo tổ chức, loại cơ sở, ngành hoặc khu vực địa lý.
Đối với một số tổ chức, chỉ cần thu thập tên của khách truy cập là đủ, nhưng những tổ chức khác có các yêu cầu bảo mật lớn hơn như huy hiệu, hồ sơ pháp lý, nhân viên hộ tống, v.v.
Hệ thống quản lý khách truy cập là công cụ cung cấp cho các tổ chức tạo hoặc thực hiện các chính sách quản lý khách truy cập của họ. Khi tổ chức nhận ra giá trị của việc quản lý khách truy cập, một số đang cập nhật từ trang đăng nhập bằng giấy và bút lên hệ thống quản lý khách kỹ thuật số có thể hỗ trợ họ làm được nhiều hơn thế.
Phần mềm quản lý khách truy cập là một hệ thống theo dõi khi ai đó giới thiệu hoặc rời khỏi tòa nhà thông qua kiểm soát truy cập. Hệ thống phần mềm quản lý khách truy cập cũng có thể liên quan đến giám sát video, cho phép theo dõi khách truy cập phức tạp hơn. Nó có thể cung cấp cho quản trị viên số lượng hiệu quả về những ai đang ở trong tòa nhà tại bất kỳ thời điểm nào và tạo báo cáo về những người đã vào hoặc rời đi khi nào và họ rời đi như thế nào.
Do đó, Tổ chức cần thực hiện một cách tiếp cận có hệ thống để duy trì dữ liệu về khách, mục đích đến thăm và những gì họ phải cung cấp cho Tổ chức. Tuy nhiên, chỉ duy trì dữ liệu của khách truy cập có thể là không đủ, trừ khi hồ sơ đó có thể được phân tích để hỗ trợ cái nhìn sâu sắc về kết quả hoặc kết quả của các chuyến thăm như vậy của Công chúng hoặc các Bên liên quan đến Tổ chức.
Ví dụ:nó phụ thuộc vào dữ liệu của khách truy cập và nó có thể hiểu rõ liệu một số cuộc họp kết quả từ các chuyến thăm có hiệu quả hay không hoặc nó có thể phân tích một số đề xuất do khách truy cập tạo ra cho Tổ chức.
Quản lý du khách cũng liên quan đến yếu tố an ninh của một tổ chức, đặc biệt khi Tổ chức phải tiếp xúc với công chúng là du khách như trong trường hợp Văn phòng Chính phủ, Dịch vụ Công cộng, các địa điểm thu hút khách du lịch, v.v. Trong trường hợp đó, Hệ thống Quản lý Du khách cần để cung cấp một số dữ liệu về khách truy cập có sẵn để kiểm tra ngẫu nhiên dựa trên một số yêu cầu phân tích trong tương lai. Phần mềm Quản lý Khách truy cập này cũng giúp chúng tôi bằng cách tách biệt các lượt truy cập được lên lịch trước và lượt truy cập ngẫu nhiên và do đó lưu trữ thời gian.
Khách truy cập có thể được kiểm soát thông qua quy trình sau -
-
Nếu công ty có hơn khoảng 15-20 người, hãy cấp huy hiệu cho khách truy cập và nhân viên phụ trách để thách thức những vị khách không có người đi kèm.
-
Nó có thể duy trì một sổ du khách và ghi lại thời gian khi khách truy cập vào và rời khỏi nơi nghỉ. Nó được sử dụng để duy trì một danh sách đăng nhập / đăng xuất khác cho các khu vực nhạy cảm, bao gồm cả các phòng máy tính.
-
Xem xét camera quan sát ở các khu vực CNTT quan trọng (ví dụ:phòng máy chủ) và khu vực lễ tân.