Quản lý khách truy cập là bất kỳ quy trình nào giúp tổ chức theo dõi những người đến thăm khu vực của họ. Chính sách có thể khác nhau theo tổ chức, loại cơ sở, ngành nghề hoặc khu vực địa lý.
Đối với một số tổ chức, chỉ thu thập tên khách truy cập là đủ, nhưng những tổ chức khác có yêu cầu bảo mật cao hơn như huy hiệu, tệp pháp lý, người dẫn đường nhân viên, và nhiều hơn.
Hệ thống quản lý khách truy cập là công cụ giúp tổ chức tạo ra hoặc thực thi chính sách quản lý khách truy cập. Khi tổ chức nhận ra giá trị của quản lý khách truy cập, một số đang nâng cấp từ giấy và bút ký tên sang hệ thống quản lý khách truy cập số có thể giúp họ làm nhiều hơn.
Phần mềm Quản lý khách truy cập là hệ thống theo dõi khi ai đó vào hoặc ra khỏi tòa nhà thông qua kiểm soát truy cập. Hệ thống phần mềm quản lý khách truy cập cũng có thể bao gồm giám sát video, cho phép theo dõi khách truy cập tinh vi hơn. Nó có thể cung cấp cho quản trị viên số lượng hiệu quả của ai đang ở trong tòa nhà tại bất kỳ thời điểm nào và tạo báo cáo về ai vào hoặc ra khi nào và cách họ ra.
Do đó, việc một Tổ chức thiết lập phương pháp hệ thống để duy trì dữ liệu khách truy cập, mục đích thăm viếng và những gì họ mang lại cho Tổ chức trở nên thiết yếu. Tuy nhiên, chỉ duy trì dữ liệu khách truy cập có thể không đủ, trừ khi hồ sơ đó có thể được phân tích để hỗ trợ hiểu biết sâu sắc vào kết quả hoặc kết quả của các lượt thăm đó do Công chúng hoặc Các bên liên quan thực hiện.
Ví dụ, tùy thuộc vào dữ liệu khách truy cập, có thể hiểu được liệu các cuộc họp kết quả từ các lượt thăm có đang thành quả hay có thể phân tích các đề xuất được tạo bởi khách truy cập đến Tổ chức.
Quản lý khách truy cập cũng liên quan đến yếu tố an ninh của tổ chức, đặc biệt khi Tổ chức phải đối mặt với công chúng như khách truy cập như trong trường hợp Văn phòng Chính phủ, Dịch vụ Công cộng, địa điểm du lịch, v.v. Trong trường hợp đó, Hệ thống Quản lý Khách truy cập cần cung cấp một số dữ liệu khách truy cập có sẵn để kiểm tra ngẫu nhiên dựa trên một số yêu cầu phân tích trong tương lai. Phần mềm Quản lý Khách truy cập này cũng giúp chúng tôi bằng cách tách biệt các lượt thăm đã lên lịch và ngẫu nhiên và do đó tiết kiệm thời gian.
Cách kiểm soát khách truy cập
- Nếu công ty có hơn khoảng 15-20 người, cấp huy hiệu khách và khuyến khích nhân viên thách thức khách không có người đi cùng.
- Duy trì sổ khách và ghi lại thời gian khi khách vào và rời khỏi khuôn viên. Sử dụng danh sách ký vào/ra khác cho các khu vực nhạy cảm, bao gồm phòng máy tính.
- Cân nhắc CCTV trong các khu vực CNTT quan trọng (ví dụ: phòng máy chủ) và khu vực tiếp khách.