Đối với chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người vẫn đang trên đường xây dựng thương hiệu, duy trì giao tiếp thường xuyên, liên tục với khách hàng là cực kỳ quan trọng. Khách hàng cần biết dịch vụ của bạn có gì mới, kế hoạch giá, ưu đãi, giảm giá, và quan trọng nhất là sự "mới mẻ" bạn dự định mang đến trong tương lai. Email là kênh phổ biến nhất để truyền tải thông điệp từ doanh nghiệp đến khách hàng.
Bạn chắc hẳn nhận được hàng loạt email từ các nhà cung cấp, đơn vị dịch vụ làm đầy hộp thư đến. Chúng ta bỏ qua nhiều email nhưng một số lại hữu ích nếu thời điểm đúng. Nhưng làm sao gửi được email hàng ngày cho hàng nghìn khách hàng? Làm sao duy trì chuỗi giao tiếp khi cơ sở khách hàng đã vượt quá con số hàng nghìn? Đó là lúc tự động hóa email (Email Automation) phát huy tác dụng.
Email Automation là gì?
Email Automation là quy trình trong Email Marketing, nơi doanh nghiệp thiết lập phương pháp gửi email tự động đến khách hàng. Nội dung hoặc chủ đề email có thể đa dạng:
- Cập nhật mới về sản phẩm/dịch vụ.
- Thông điệp cá nhân hóa dựa trên hoạt động người dùng trên website/app.
- Email chào mừng khách hàng mới.
- Email sinh nhật kèm ưu đãi đặc biệt.
- Email nhắc nhở sản phẩm còn trong giỏ hàng.
- Email xác nhận, hóa đơn, báo cáo giao hàng, báo cáo hoạt động.
Chúng ta đều từng nhận được những email như vậy. Chúng không phải soạn thủ công mà được gửi và quản lý bằng tự động hóa email – giúp duy trì giao tiếp nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Tại sao Email Automation quan trọng?
Lợi ích của Email Automation vô số nếu phân tích chi tiết. Dưới đây là những lợi ích chính liên quan trực tiếp đến quản trị thương hiệu, uy tín, giao tiếp và mối quan hệ khách hàng:
1. Quản trị mối quan hệ khách hàng (CRM)
Thu hút khách hàng khó, nhưng giữ chân họ trong môi trường cạnh tranh gay gắt còn khó hơn. Để giữ khách hàng, bạn cần给他们理由留下来，这只能通过沟通来实现。
Email tự động giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc thường xuyên. Bạn có thể theo dõi hoạt động, thói quen mua sắm, sở thích và nhắm mục tiêu email marketing/promo tương ứng để giữ chân khách hàng thành công.
2. Phân đoạn và Cá nhân hóa
Không thể nhắm tất cả khách hàng bằng một kế hoạch marketing chung. Hành vi tiêu dùng thay đổi lớn theo vị trí, tâm lý, thói quen mua sắm, sở thích, lối sống.
Nền tảng tự động hóa email cho phép phân đoạn khách hàng dựa trên các tham số trên, sau đó thiết lập thuật toán riêng để gửi email tự động phù hợp với mẫu hành vi của từng nhóm.
3. Khả năng mở rộng (Scalability)
Hệ thống email marketing tự động giúp chủ doanh nghiệp tiếp cận đối tượng rộng lớn cùng lúc – điều khó quản lý nếu dùng phương pháp thủ công. Với tự động hóa, không khách hàng nào bị bỏ lỡ.
4. Hiệu quả chi phí (Cost-Effectiveness)
Doanh nghiệp thường chi lớn cho marketing mạng xã hội, quảng cáo ngoài trời, v.v. Email Automation giúp tiết kiệm ngân sách marketing dành cho giữ chân khách hàng. Chi phí chỉ là đăng ký và duy trì nền tảng tự động hóa.
5. Chỉ số hiệu suất (Performance Metrics)
Bạn đăng quảng cáo báo chí về dịch vụ/sản phẩm mới. Làm sao biết ai đọc, bao nhiêu khách hàng được giữ chân hoặc chuyển đổi?
Vì tất cả đều trực tuyến và số hóa, tự động hóa email cho phép theo dõi hiệu quả email, mức độ thu hút khách hàng và hiệu quả quản trị tổng thể.
Cách thiết lập Email Automation cho doanh nghiệp
Thiết lập hệ thống Email Automation đòi hỏi nhiều bước: từ chọn nền tảng phù hợp đến quyết định tham số nhắm mục tiêu. Quy trình này cần brainstorming hiệu quả, nghiên cứu hành vi khách hàng, nghiên cứu thị trường dựa trên kết quả quá khứ và xử lý trước. Chuẩn bị mô hình quy trình email marketing trước giúp đạt kết quả tốt hơn và giảm thiểu sai sót.
Bước 1: Chọn phần mềm Email Automation
Có nhiều lựa chọn phù hợp để thiết lập tự động hóa email. Dù đa số có tính năng tương tự, nhưng một số tên hàng đầu bạn có thể tham khảo danh sách dưới đây.
Nhớ không đầu tư quá nhiều vào dịch vụ ở giai đoạn đầu. Bạn luôn có thể chuyển nền tảng khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu mở rộng.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch
Phần mềm tự động hóa cho phép tạo các email khác nhau gửi dựa trên hoạt động người dùng trên website/app. Những hoạt động này sẽ kích hoạt email tự động. Ví dụ: chuyển email chào mừng cho tất cả đăng ký mới.
Hãy thiết lập một vài trigger (kích hoạt) cùng lúc, sau đó dần tạo thêm khi đã nắm rõ nền tảng và cách hoạt động thực tế.
Một số email có thể tự động hóa ngay từ đầu:
- Email chào mừng đăng ký mới.
- Email xác nhận sau đăng ký.
- Email tái kích hoạt cho người không hoạt động trên web/app.
- Email bảo mật khi thay đổi mật khẩu/tên người dùng. Cũng có thể tự động hóa email xác nhận đăng nhập từ thiết bị mới.
- Email nhắc nhở sắp hết hạn đăng ký.
- Hóa đơn và báo cáo giao hàng cho sản phẩm/dịch vụ.
Bước 3: Thiết lập quy trình làm việc (Workflow)
Khi lên kế hoạch email cho các trigger và hoạt động người dùng, bạn phải tạo kế hoạch thực thi tự động hóa thành công, không sai sót.
Workflow yêu cầu thiết lập quy tắc cơ bản cho các yếu tố khi soạn email: bố cục, thiết kế, nội dung, kiểm tra chính tả, v.v. Cũng bao gồm quy tắc theo dõi việc gửi email và phân tích kết quả.
Bạn có thể cần một nhóm người đảm bảo các tiêu chí này được đáp ứng và không sai sót khi gửi email tự động đến người dùng mục tiêu.
Bước 4: Phân đoạn khách hàng
Đây là bước phức tạp, đặc biệt với doanh nghiệp đa địa điểm (trong nước hoặc quốc tế). Bạn sẽ phân đoạn email dựa trên vị trí và sở thích khách hàng ở từng khu vực.
Phân đoạn cũng dựa trên nhân khẩu học: giới tính, nhóm tuổi. Đây cũng là bước phân đoạn danh sách email dựa trên các trigger từ hoạt động người dùng trên web/app của công ty.
Bước 5: Phân tích hiệu suất
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, bắt đầu gửi email và cập nhật lợi ích cũng như hoạt động người dùng trên email. Doanh nghiệp sẽ học từ sai lầm, làm cho chiến dịch email marketing hiệu quả và thân thiện hơn với khách hàng.
Đây là bước mọi thứ xoay vòng trong chu trình: email mới được tạo, kế hoạch mới được thiết lập, trong khi các quy trình khác vẫn chạy như cũ.
Các nhà cung cấp dịch vụ Email Automation tốt nhất
1. Drip
- Drip là phần mềm tự động hóa email hàng đầu, phù hợp nhất cho bán lẻ thương mại điện tử.
- Hỗ trợ tất cả tích hợp và plugin cho website xây dựng trên Magento, Shopify, WordPress.
- Cho phép cá nhân hóa sâu: nhắm mục tiêu theo sở thích với giảm giá, đề xuất, thông báo giảm giá.
- Thu thập dữ liệu hoạt động người dùng chi tiết: từ tên đến phương thức thanh toán ưu tiên. Theo dõi mọi chuyển động chuột.
- Cung cấp phân tích thống kê toàn diện về tương tác từ email tự động.
2. Constant Contact
- Phù hợp cho doanh nghiệp đã vượt qua giai đoạn khởi nghiệp.
- Có sẵn bộ email cho người mới, người không mở email. Sử dụng thuật toán dựa trên click để theo dõi hoạt động và thiết lập trigger gửi email.
- Quản lý danh bạ hiệu quả. Theo dõi chặt chẽ hủy đăng ký, tỷ lệ bounce, không hoạt động trên email để nhắm mục tiêu lại với ưu đãi mới.
- Tự động phân đoạn danh bạ khi phần mềm học được các tham số.
- Theo dõi thống kê email đã gửi và lợi ích.
3. MailChimp
- Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, cung cấp nhiều tính năng tự động hóa email hoàn hảo.
- Có công cụ xác định phản hồi khán giả qua email, sau đó cá nhân hóa sâu để tăng lợi ích.
- Phân đoạn người dùng theo nhiều tiêu chí và cá nhân hóa email tự động dựa trên trigger hoạt động.
- Có công cụ thiết kế form đăng ký gửi đến khách hàng mục tiêu để tạo hội thoại hai chiều.
- Thiết lập landing page cho các email và liên kết trong nội dung email.
- Tạo bài đăng mạng xã hội đính kèm trong email tự động.
Việc chọn phần mềm tự động hóa email phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, quy mô cơ sở người dùng và ngân sách. Nhưng chủ doanh nghiệp phải có một công cụ để hướng tới lớn mạnh và mở rộng phạm vi dịch vụ/sản phẩm. Khi bạn nắm rõ cách hoạt động, phần mềm sẽ tự hiểu sở thích và cách bạn muốn triển khai chiến dịch tương lai. Hãy chọn một công cụ phù hợp và bắt đầu giữ chân khách hàng ngay hôm nay.