Quản lý danh bạ có thể choáng ngợp, thậm chí đáng sợ, nhất là khi bạn có nhiều liên lạc. Tuy nhiên, ứng dụng Danh bạ (Contacts) của Apple giúp tổ chức tất cả gọn gàng ở một nơi. Nó cũng có nhiều tính năng để sắp xếp và chỉnh sửa – và một trong số đó là Danh sách thông minh (Smart Lists).
Danh sách thông minh về cơ bản cho phép bạn dễ dàng nhóm danh bạ theo tiêu chí cụ thể như chức danh, công ty, và vị trí. Ở đây, chúng tôi sẽ chỉ cách tận dụng nó để quản lý danh bạ nhanh chóng và ít stress hơn.
Nếu Smart Lists nghe hơi quen, bạn có thể biết tính năng này dưới tên Danh nhóm thông minh (Smart Groups). Đó là tính năng cũ của Address Book giới thiệu năm 2007 cùng Mac OS X Leopard (10.5).
Mặc dù đổi tên năm 2020 qua macOS Big Sur, chức năng chính vẫn y nguyên. Với Smart Lists, bạn tạo danh sách (hoặc nhóm) danh bạ dựa trên nhiều tham số và trường bạn gán cho danh bạ. Ví dụ, bạn tạo Smart Lists tất cả người trong danh bạ làm việc tại một công ty cụ thể.
Đừng nhầm lẫn Smart Lists với danh sách thường vì, khác với danh sách thường, Smart Lists sẽ tự động cập nhật dựa trên tham số khi bạn thêm danh bạ mới. Ngoài ra, danh sách thường chỉ xây trên một tiêu chí, Smart Lists dùng được nhiều tiêu chí.
Nếu tìm tính năng tương tự trong app Apple khác, ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) có Danh sách thông minh tùy chỉnh (Custom Smart Lists) bạn có thể xem.
Trước khi tạo Smart Lists, bạn có thể cần đồng bộ (sync) hoặc thêm danh bạ, hoặc điền đầy đủ trường trong thẻ danh bạ hiện có. Nếu bạn nghĩ đã sẵn sàng, làm theo các bước:
- Khởi chạy ứng dụng Danh bạ (Contacts) từ Dock hoặc Launchpad.
- Nhấp Tệp (File) từ thanh menu và chọn Danh sách thông minh mới (New Smart List) từ menu thả xuống.
- Bạn sẽ được nhắc đặt tên Smart List và thông tin bạn muốn nó tìm hoặc loại trừ.
- Nếu có nhiều tham số, đừng quên chọn bất kỳ (any) hoặc tất cả (all) ở phần nhắc: Chứa thẻ khớp với bất kỳ/tất cả điều kiện sau (Contains cards which match any/all of the following conditions).
- Nhấp OK khi xong, bạn sẽ thấy danh sách dưới phần Smart Lists ở bảng bên trái của Contacts.
Cách quản lý Smart Lists
Sau khi tạo Smart List đầu tiên, bạn có thể chỉnh sửa để thêm tham số hoặc đổi tên. Cách làm:
- Tìm Smart List ở bảng bên trái Contacts.
- Control-click (chuột phải) Smart List để mở menu ngữ cảnh.
- Chọn Chỉnh sửa Smart List (Edit Smart List) để mở cửa sổ nhắc giống khi tạo lần đầu.
- Thay đổi tham số theo cần và nhấp OK.
Nếu muốn xóa Smart List, chọn Smart List từ bảng bên trái và nhấn Delete trên bàn phím. Khi nhắc xuất hiện, nhấp Xóa (Delete) lại. Đừng lo nếu xóa nhầm Smart List cần thiết; bạn vẫn khôi phục bằng Command + Z.
Smart Lists là tính năng tiện lợi giúp nhóm danh bạ đơn giản hơn. Nhờ này, bạn tìm danh bạ nhanh hơn, tự động nhóm, và tương tác trong nhóm luôn cập nhật.
May mắn thay, Apple làm cho Smart Lists dễ thiết lập và dùng chỉ trong vài bước. Dù bạn gửi email hàng loạt hay chỉ cố gắng tổ chức danh bạ, Smart Lists giúp tiết kiệm nhiều thời gian.