Nếu lệnh phong tỏa nghĩa là bạn đang làm việc từ nhà, đây là những gì bạn cần để thiết lập văn phòng tại nhà với mọi thứ cần thiết. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét một số điều thiết yếu bạn muốn sẵn sàng và một số mẹo giúp làm việc từ xa dễ dàng hơn.
1. Một chiếc Mac để làm việc từ xa
Nếu bạn may mắn làm việc trên Mac tại công ty và có Mac tại nhà, bạn đang ở vị trí rất tốt vì bạn có thể chia sẻ thư mục Desktop (Màn hình nền) và Documents (Tài liệu) trên cả hai Mac (và bất kỳ thiết bị Apple nào bạn sở hữu). Đây là tính năng tuyệt vời của iCloud, chúng tôi sẽ thảo luận tiếp.
Tuy nhiên, hiện tại chúng tôi quan tâm đến chiếc Mac bạn sẽ làm việc tại nhà. Có lẽ bạn có laptop tại công ty và có thể mang về nhà. Nhưng nếu bạn làm việc trên iMac hoặc không muốn mang laptop về mỗi tối, bạn sẽ muốn một Mac tại nhà.
Nếu bạn chưa có Mac tại nhà, chưa muộn. Bạn có thể quyết tâm mua một chiếc từ Apple và nhận giao ngày mai. Hoặc ít nhất về lý thuyết có thể giao ngày mai – bạn có thể gặp thời gian chờ lâu hơn bình thường lúc này vì MacBook Air 2020 mới ra mắt tháng 3 và cũng do Coronavirus.
- MacBook Air bắt đầu từ 999 USD/999 GBP và giao trong khoảng 3 tuần. Mua tại đây.
- MacBook Pro 13 inch bắt đầu từ 1.299 USD/1.299 GBP và giao ngày mai. Mua tại đây.
- Mac mini giá 799 USD/799 GBP và giao ngày mai. Mua tại đây.
Mac mini là lựa chọn rẻ nhất nhưng bạn sẽ cần màn hình và bàn phím. Chúng tôi sẽ bàn về màn hình bên dưới vì có màn hình thứ hai là đòn bẩy năng suất thực sự.
Bạn không phải chi nhiều tiền như vậy. Bạn có thể mua trong Cửa hàng Refurbished (Đã tái chế) của Apple và tiết kiệm tiền trên Mac gần như mới, hoặc thử trang Mac deals của chúng tôi để xem giảm giá mới nhất trên Mac mới.
Thay vào đó, bạn có thể mua Mac cũ hoặc tái chế từ Amazon Certified Refurbished Store hoặc Laptops Direct Refurbished Store.
Cách khác để có Mac giá rẻ hơn là thuê. Bạn có thể thuê Mac từ Hardsoft Computers, Hire Intelligence là lựa chọn khác.
Lựa chọn cuối cùng là bạn có thể mua iPad hoặc iPad Pro và dùng nó như một Mac. Nhiều chương trình giống nhau có sẵn trên iPad như trên Mac. Ví dụ, nếu bạn dùng Pages hoặc Word làm trình soạn thảo, bạn sẽ tìm thấy ứng dụng tương đương trên iPad. Chúng tôi chỉ đề nghị dùng bàn phím Bluetooth với iPad để gõ dễ dàng và bớt chán nản!
2. Gói lưu trữ iCloud
Chúng tôi thấy làm việc từ xa trên Mac thật dễ dàng nhờ iCloud.
iCloud cho phép chúng tôi lưu tất cả tệp đang làm việc lên đám mây, để truy cập trên mọi thiết bị.
Với gói lưu trữ iCloud, bạn có thể đồng bộ thư mục Desktop và Documents trên tất cả thiết bị. Điều này nghĩa là bạn có thể truy cập mọi thứ bạn đang làm việc tại văn phòng ngay tại nhà – miễn là nó nằm trong iCloud. (Cũng có lợi ích là tiết kiệm ton dung lượng trên Mac của bạn!)
Bạn sẽ phải trả tiền cho gói iCloud. Chúng tôi giải thích chi phí iCloud trong bài viết này, https://www.macworld.co.uk/how-to/apple/icloud-cost-pricing-3652860/ nhưng đây là bảng giá:
- 5GB: Miễn phí
- 50GB: 0.79 GBP/0.99 USD mỗi tháng
- 200GB: 2.49 GBP/2.99 USD mỗi tháng
- 2TB: 6.99 GBP/9.99 USD mỗi tháng
Chúng tôi tiếc phải nói bạn khó lòng dùng được 5GB miễn phí, nhưng vì bạn có thể hủy bất cứ lúc nào nên không cam kết hợp đồng dài hạn.
Để thiết lập iCloud sao cho tệp đồng bộ và truy cập trên mọi thiết bị, làm theo các bước:
- Trên Mac công ty: Mở System Preferences (Cài đặt Hệ thống)
- Click vào Apple ID
- Tick ô bên cạnh iCloud Drive và chọn Options (Tùy chọn).
- Trên màn hình tiếp theo, đảm bảo bạn đã chọn Desktop & Documents Folders (Thư mục Màn hình nền & Tài liệu).
- Cuộn xuống kiểm tra các tệp khác đang lưu trên đám mây mà bạn có thể muốn, như Pages, Mail, Numbers, v.v.
Nếu Mac của bạn dung lượng hạn hẹp, tick ô Optimise Mac Storage (Tối ưu hóa dung lượng Mac) và tệp chỉ lưu trên Mac nếu bạn còn chỗ.
Làm tương tự trên Mac tại nhà.
Bạn sẽ muốn đảm bảo mọi thứ bạn có thể cần đều lưu trên Màn hình nền. Thay vào đó, bạn có thể đảm bảo dùng Pages trên cả hai Mac vì tệp bạn làm việc sẽ lưu thẳng vào thư mục Pages iCloud Drive, tương tự Numbers.
Nếu bạn bắt đầu làm việc như vậy ngay bây giờ, mọi thứ bạn cần sẽ sẵn sàng nếu bạn phải làm việc từ xa.
Nếu iCloud không phù hợp, có cách khác lưu tài liệu trên đám mây để dễ truy cập tại nhà – ví dụ lưu tất cả vào DropBox, hoặc nếu bạn dùng Google Docs và các ứng dụng khác, chúng sẽ nằm trên đám mây.
3. Màn hình hiển thị
Chúng tôi đã đề cập nếu bạn có Mac mini tại nhà, bạn cũng cần màn hình. Rõ ràng nếu bạn có laptop Mac hoặc iMac, bạn không cần màn hình thứ hai, nhưng không gian màn hình thêm có thể là đòn bẩy năng suất lớn. Và gù lưng trên bàn làm việc trên màn hình 13 inch nhanh chóng gây đau nhức. (Thực tế, chúng tôi đặt bàn làm việc sao cho màn hình và màn hình MacBook ở hauteur mắt để không bị đau cổ vì phải nhìn xuống suốt ngày – chúng tôi khuyên bạn cũng nên làm vậy).
Chúng tôi khuyên nên mua một màn hình. Chúng tôi có một số màn hình khuyến nghị trong bài viết này. Bạn cũng cần cáp phù hợp để nối màn hình với Mac. Về điểm sau, bạn cần xác định cổng nào trên Mac và cổng nào trên màn hình, rồi mua cáp và chuyển đổi phù hợp – hoặc tốt hơn là trạm cắm (docking station) để thêm nhiều cổng (kể cả HDMI và DisplayPort) cho laptop – xem bên dưới.
Chúng tôi thảo luận cách xác định cổng bạn có và cách thiết lập màn hình thứ hai với Mac tại đây.
Có tùy chọn khác tùy thuộc vào độ tuổi Mac và iPad của bạn (giả sử bạn có). Sidecar – tính năng trong Catalina, phiên bản macOS 2019 – cho phép cắm iPad để dùng làm màn hình thứ hai với Mac. Chúng tôi thảo luận Mac và iPad tương thích cũng như cách thiết lập Sidecar và Universal Control tại đây.
4. Chuột và bàn phím
Đây cũng là thiết bị thiết yếu và dễ bị bỏ qua, đặc biệt nếu bạn có laptop. Mặc dù trackpad trên laptop Mac có nhiều chức năng tuyệt vời, nếu bạn dùng laptop không có bàn phím và chuột riêng trong thời gian dài, RSI (chấn thương do stress lặp lại) có thể xảy ra vì bạn liên tục cúi nhìn màn hình và bàn phím.
Hãy chắc chắn mua một chuột và bàn phím riêng. Như vậy bạn có thể thiết lập Mac theo nhân tố công thái học, sao cho màn hình ở hauteur mắt và bạn không phải liên tục gù lưng để đọc màn hình. Bạn sau đó có thể để chuột và bàn phím cách xa màn hình và dùng thoải mái.
- Dưới đây là một số bàn phím Mac tốt nhất chúng tôi đã test.
- Và chuột Mac tốt nhất tại đây.
5. Hub, trạm cắm hoặc bộ chuyển đổi
Nói về chuột, bàn phím và thiết bị ngoại vi khác... Nếu bạn làm việc trên laptop Apple hiện đại, khả năng bạn có tối đa bốn cổng USB-C hoặc Thunderbolt 3, tối thiểu một. Nếu bàn phím và chuột dự phòng tại nhà không có cổng USB-C, bạn có thể cảm thấy bực bội. Các Mac laptop đời cũ hơn cũng có thể có cổng USB-A, thậm chí HDMI nếu bạn may mắn, nhưng bạn vẫn có thể cảm thấy bị hạn chế bởi các cổng có sẵn.
May mắn thay có giải pháp. Bạn có thể mua hub USB và cắm nhiều thiết bị qua nhiều kết nối. Hoặc bạn có thể mua bộ chuyển đổi USB-C sang USB-A. Chúng tôi có tổng hợp các bộ chuyển đổi và hub USB tại đây.
Ví dụ, hub USB-C UGREEN này có bốn cổng cho phép kết nối đống thiết bị USB-A cũ vào MacBook và giá từ 12.99 GBP.
Nếu bạn muốn nhiều cổng hơn và có thể kết nối vài màn hình ngoài cho MacBook, thì trạm cắm (docking station) là thứ bạn cần. Chúng tôi đã test các dock tốt nhất cho MacBook để tìm cái phù hợp cho thiết lập của bạn.
6. Phần mềm cho làm việc từ xa
Chúng tôi đã đề cập một số phần mềm giúp làm việc từ xa dễ dàng hơn. Ví dụ, chúng tôi dùng Pages và Numbers tại công ty và tại nhà chỉ vì sự đơn giản. Lợi ích lớn nhất của Pages, Numbers (và Keynote nếu cần tương đương PowerPoint) là phần mềm hoàn toàn miễn phí.
Ứng dụng Office
Nếu bạn dùng ứng dụng Microsoft Office tại công ty, bạn có thể muốn tiếp tục dùng tại nhà (dù bạn vẫn có thể dùng Pages mở và chỉnh sửa Word, Numbers cho Excel, Keynote cho PowerPoint – tất cả miễn phí).
Nếu bạn muốn tiếp tục dùng Office, chúng tôi có chi tiết cách mua Office cho Mac tại đây.
Nếu bạn muốn bản sao ứng dụng Microsoft để dùng trên Mac tại nhà, bạn có vài lựa chọn:
- Nếu bạn có Office 365 tại công ty, bạn nên truy cập được ứng dụng trên các thiết bị khác nhau bao gồm năm Mac khác nhau, chỉ cần đăng nhập và tải ứng dụng.
- Thay vào đó, bạn có thể đăng ký Office 365 Personal giá 5.99 GBP/tháng (có thể hủy nếu không còn cần làm việc từ xa).
- Thay vào đó, bạn có thể mua ứng dụng Office 2019 riêng lẻ giá 109.99 GBP mỗi cái (Word, Excel, PowerPoint), hoặc phiên bản Home and Student (bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneNote) giá 119.99 GBP.
- Cũng có phiên bản Office miễn phí (chi tiết tại đây) truy cập trực tuyến qua trình duyệt. Phiên bản miễn phí không cho nhiều chức năng chỉnh sửa, và bạn cần đăng ký tài khoản Microsoft.
Duyệt web
Mẹo hữu ích: hãy liệt kê các trang web bạn thường truy cập tại công ty, để tránh hoảng loạn khi ở nhà không nhớ URL. Tuy nhiên, nếu bạn dùng Safari, có thể tìm được danh sách URL mở trên Mac công ty nếu kiểm tra Safari trên iPhone.
Nếu bạn dùng Mail trên Mac, khá dễ đưa email công ty vào đó. Chúng tôi hướng dẫn cách thiết lập email trên Mac tại đây.
Có thể cũng truy cập email công ty qua trình duyệt web.
Cách giao tiếp thay thế
Chúng tôi dùng Slack để giao tiếp với đồng nghiệp tại văn phòng. Bạn có thể dùng phiên bản miễn phí nơi nhóm thiết lập các kênh để trò chuyện về dự án, hoặc thời tiết, hoặc bất cứ điều gì.
Đây là cách tuyệt vời để giữ liên lạc và thảo luận với người bạn làm việc. Đôi khi nó thậm chí tốt hơn trò chuyện trực tiếp vì mọi người đều được nghe và bạn có bản ghi những gì đã nói.
Phần mềm họp và hội nghị
Khi nói đến họp, nhóm của bạn có thể thử Google Hangouts. Một trong những điều tốt nhất khi thiết lập họp cách này là bạn không phải trả tiền gọi, tất cả qua internet.
Để thiết lập Google Hangout Meet, làm theo các bước:
- Vào Google Calendar.
- Tạo sự kiện.
- Thêm khách mời.
- Click vào Add conferencing (Thêm hội nghị).
- Click Save (Lưu). Tự động gửi lời mời – bạn có thể cần xác nhận muốn mời khách.
- Bây giờ bạn chỉ cần vào mục lịch và click Join Hangouts Meet.
- Cuộc họp này có thể bao gồm micro và video, nếu bạn không muốn video, khi thấy "Allow meet.google.com to use your camera and microphone" (Cho phép meet.google.com dùng camera và micro), chọn Don't Allow (Không cho phép). Bạn có thể bật micro hoặc camera trên màn hình tiếp theo nếu muốn.
Lựa chọn phổ biến khác là Zoom, có thể thiết lập cuộc gọi tới 100 người, hoặc tới 500 nếu đăng ký gói (từ 11.99 GBP/tháng tại đây). Bạn có thể tải app Zoom tại đây.
Tất nhiên, bạn luôn có thể dùng FaceTime của Apple để giao tiếp với đồng nghiệp, miễn là họ có Mac, iPad hoặc iPhone. Nếu muốn biết cách dùng Group FaceTime gọi tới 30 người, đọc bài này.
VPN
VPN cũng có thể là bổ sung hữu ích cho phần mềm, đặc biệt nếu bạn làm việc với thông tin nhạy cảm vì VPN sẽ mã hóa dữ liệu bạn truy cập và chia sẻ với đồng nghiệp. Điều này nghĩa là dữ liệu mật của bạn không thể bị đọc bởi người khác. VPN cũng cho phép truy cập các trang web thường bị chặn ở quốc gia bạn – ví dụ có thể truy cập Netflix Mỹ từ Anh để xem thư viện mở rộng, có thể giúp giải trí khi không làm việc.
Ứng dụng VPN hầu như rất dễ cài và dùng, nhưng để có hướng dẫn từng bước, đọc cách thiết lập VPN trên Mac.
Chúng tôi có tổng hợp các VPN yêu thích tại đây. Dịch vụ yêu thích hiện tại là NordVPN, một lựa chọn cân bằng giá tốt từ 2.68 GBP/tháng.