Khi bạn sao lưu Mac thường xuyên (hy vọng bạn làm vậy), cuối cùng bạn sẽ gặp vấn đề liên quan đến lưu trữ. Sau một thời gian, bạn sẽ hết dung lượng trên ổ cứng ngoài chứa dữ liệu. Hoặc bạn có thể thấy mình trả quá nhiều cho dịch vụ cloud vì nó tính phí theo gigabyte. Trong khi đó, tốc độ internet chậm có thể làm backup lớn trở nên chậm chạp và đau đớn.
Một cách tiếp cận cho các vấn đề này là giảm tổng lượng dữ liệu bạn đang sao lưu. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một vài bước dễ dàng để cắt giảm kích thước backup và đảm bảo bạn chỉ sao lưu file quan trọng trên Mac.
1. Sử Dụng Optimized Storage
Từ macOS Sierra trở đi, tính năng iCloud Optimized Storage giúp tiết kiệm dung lượng. Nó làm điều này bằng cách lưu trữ file bạn hiếm dùng trong iCloud và cung cấp theo yêu cầu. Để bắt đầu, mở Apple menu > About This Mac > Storage và click Manage.
Trong danh sách bên trái, click Recommendations và khám phá 4 tùy chọn bên phải. Chúng tôi bao gồm 3 trong số đó dưới đây.
Lưu Trữ Trên iCloud
Click nút Store in iCloud để lưu tất cả file, ảnh, và tin nhắn trong iCloud và tự động tiết kiệm dung lượng trên Mac khi cần. Chọn Desktop and Documents để di chuyển dữ liệu từ các vị trí này lên iCloud Drive và làm cho chúng có sẵn trên tất cả thiết bị của bạn.
Tương tự, chọn Photos để giữ ảnh độ phân giải đầy đủ trong iCloud Photo Library và phiên bản tối ưu trên Mac. Hãy ghi nhớ dung lượng các mục trong những thư mục này chiếm để tránh bất ngờ về tác động đến dung lượng iCloud và giới hạn dữ liệu internet.
Tối Ưu Hóa Lưu Trữ
Click nút Optimize và làm theo hướng dẫn để macOS xóa phim và chương trình TV bạn đã xem. Bạn cũng có thể yêu cầu Apple Mail Download only recent attachments hoặc không tải attachment nào. Sau đó, nếu cần những mục đó, bạn có thể tải theo yêu cầu.
Khi bật các tính năng này, macOS sẽ thực hiện các nhiệm vụ cần thiết trong nền. Bạn sẽ ít bị hết dung lượng ổ đĩa và do đó giảm đáng kể kích thước backup.
Xóa Thùng Rác Tự Động
Thùng Rác chỉ là một thư mục khác nằm trên Mac. Di chuyển file/thư mục vào Thùng Rác không xóa chúng. Nội dung của nó vẫn chiếm dung lượng và có thể dẫn đến backup lâu hơn. Click chuột phải vào biểu tượng Thùng Rác và chọn Empty Trash để dọn thủ công.
Để làm tự động, bật tùy chọn ở đây để xóa mục đã ở trong Thùng Rác quá 30 ngày.
2. Gỡ Bỏ Ứng Dụng Không Cần
Nếu bạn đã cài hàng chục ứng dụng, backup của bạn có thể mất nhiều thời gian hơn. Với nhiều ứng dụng như vậy, cũng khó nhớ ứng dụng nào bạn mở lần cuối. May mắn thay, có cách giải quyết vấn đề này.
Click shortcut Applications trên thanh bên Finder. Click chuột phải vào tiêu đề cột và chọn Date Last Opened. Bạn sẽ thấy ngày và giờ bên cạnh tất cả ứng dụng.
Trong chế độ xem danh sách, click View và chọn Arrange By > Date Last Opened. Khi làm vậy, ứng dụng sẽ sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ hôm nay về trước.
Sau đó quyết định ứng dụng nào bạn dùng thường xuyên và ứng dụng nào có thể gỡ. Trong lúc ở đây, chúng tôi khuyên bạn nên tạo danh sách ứng dụng đã cài trên Mac và giữ nó an toàn.
Khi xóa ứng dụng Mac bằng cách kéo vào Thùng Rác đơn thuần, một số file vẫn còn lại trên Mac. Chúng chiếm dung lượng ổ đĩa và do đó ảnh hưởng đến backup. Hãy cân nhắc dùng AppCleaner để xóa file thừa khi gỡ ứng dụng.
3. Chia Thư Viện Ảnh
Ứng dụng Photos cho phép tạo nhiều thư viện ảnh. Bạn có thể giữ thư viện ảnh riêng cho ảnh cá nhân và công việc, tiết kiệm dung lượng iCloud, giảm kích thước backup, và hơn thế nữa.
Để bắt đầu, thoát ứng dụng Photos. Sau đó nhấn giữ phím Option khi khởi chạy lại ứng dụng. Trong hộp thoại Choose Library, click nút Create New. Nhập tên thư viện và chọn vị trí — tốt nhất là ổ cứng ngoài.
Một bản sao mới của ứng dụng Photos sẽ khởi chạy. Import các archive cũ, screenshot, và ảnh bạn không muốn giữ trong bộ sưu tập chính. Để chuyển đổi giữa thư viện, thoát Photos và giữ Option khi khởi động lại. Khi thấy hộp thoại Choose Library, chọn thư viện bạn vừa tạo và click nút Choose Library.
Mặc dù bạn có lợi ích giảm kích thước backup, hãy nhớ Photos chỉ cho chọn một System Photo Library. Chỉ thư viện này mới đồng bộ với iCloud và thiết bị iOS. Nếu bạn quan tâm đến thư viện ảnh khác, hãy cân nhắc Google Photos để backup thư viện đó.
4. Xóa File Trùng Lặp
Nếu bạn có hai hoặc nhiều bản sao giống hệt của một file trên Mac, tất cả trừ một đều là lãng phí. Với công cụ phù hợp, bạn có thể nhanh chóng tìm và xóa file trùng lặp làm phình to backup.
PhotoSweeper
PhotoSweeper là công cụ nhanh, chính xác, hiệu quả để xóa ảnh tương tự hoặc trùng lặp từ bộ sưu tập ảnh. Nó hoạt động với Photos, Lightroom, và cả ảnh rải rác trên ổ cứng. Click Media Browser trên thanh công cụ để thêm thư viện Photos.
Sau đó ảnh từ thư viện Photos được thêm vào Photo List. Bây giờ click nút Compare và chọn chế độ Similar Photos. Điều chỉnh Time Gap và Matching Level theo nhu cầu.
Tải về: PhotoSweeper (Dùng thử miễn phí, $10)
Gemini 2
Gemini 2 giúp bạn tìm file trùng lặp và tương tự trên Mac, bao gồm cả trên Photos, iTunes, và ổ ngoài. Giao diện dễ dùng và thuật toán chọn thông minh giúp bạn dọn file ngay lập tức.
Để bắt đầu, kéo thả thư mục vào cửa sổ. Sau khi quét xong, xem kết quả và click Smart Cleanup. Gemini sẽ di chuyển bản sao vào Thùng Rác.
Tải về: Gemini 2 (Miễn phí, phiên bản premium $20)
5. Dọn Desktop Và Thư Mục Downloads
Thư mục Desktop và Downloads của bạn có thể chứa một đống file. Các thư mục này nhanh chóng trở nên khó quản lý và làm chậm backup. Bạn sẽ tiết kiệm dung lượng ổ đĩa và làm backup nhanh hơn với các thủ thuật và công cụ tích hợp để dọn thư mục.
Hỏi Nơi Lưu File Khi Tải
Thay vì tải file vào vị trí cố định, bạn có thể đặt trình duyệt hỏi nơi lưu file mỗi lần. Trong Safari, vào Preferences > General > File download location và đổi thành Ask for each download.
Mặc dù việc chọn thư mục mỗi lần hơi rắc rối, bạn có thể tránh hoàn toàn việc điều hướng và lưu file dễ dàng với Default Folder X. Ứng dụng này cho phép lưu file vào bất kỳ thư mục nào bằng nhấn phím tắt.
Giữ Thư Mục Downloads Sạch Sẽ
Hầu hết file ở lại thư mục Downloads một thời gian. Bạn có thể dùng Automator để tự động di chuyển file cũ hơn, ví dụ 90 ngày, vào Thùng Rác.
Mở Automator và tạo tài liệu mới. Chọn Folder Action.
Dùng bộ chọn Choose Folder, tìm thư mục Downloads.
Trong khung trái, click Files and Folders, sau đó kéo hành động Find Finder Items vào khung phải. Click tab Options và tích Ignore this action's input. Nếu không, file bạn vừa tải cũng sẽ bị xóa.
Đổi Search folder thành Downloads và chọn khoảng Date Last Modified phù hợp. Quay lại tab Results và click Run để đảm bảo bạn thấy file muốn xóa.
Ở bước cuối, kéo hành động Move Finder Items to Trash vào workflow. Sau đó lưu hành động Automator bạn vừa tạo và bạn đã xong.
Hazel: Tự Động Sắp Xếp Và Xóa File
Hazel là ứng dụng tự động hóa cho Mac theo dõi thay đổi trong thư mục, dựa trên quy tắc bạn đặt, và thực hiện hành động cụ thể. Ứng dụng cho phép đặt quy tắc phức tạp để sắp xếp và xóa file trong một quy trình đơn nhất.
Tải về: Hazel (Dùng thử miễn phí, $32)
6. Lưu Trữ File Với Dịch Vụ Cloud Storage
Backup và lưu trữ (archiving) phục vụ chức năng khác nhau, nhưng bạn thường nghe hai từ này dùng thay thế cho nhau. Lưu trữ cho phép di chuyển file hiếm dùng nhưng muốn giữ vào lưu trữ thứ cấp. Backup là để lưu bản sao file bạn thường dùng và không muốn mất.
Thật đáng tiếc, hầu hết mọi người không quyết định file nào để lưu trữ thay vì backup. Kết quả, backup của họ tăng kích thước.
Nếu bạn có file phù hợp để lưu trữ, bạn có thể đăng ký dịch vụ cho dung lượng lưu trữ khổng lồ với một phần chi phí điển hình.
Backblaze B2
Backblaze B2 là dịch vụ cloud "cold storage" để lưu file. Chi phí B2 thay đổi dựa trên lượng dữ liệu, băng thông dùng, và giao dịch thực hiện. Chi phí cơ sở lưu trữ là $0.005 mỗi GB mỗi tháng, 10GB đầu miễn phí.
Để bắt đầu, đăng ký tài khoản Backblaze. Sau khi bật B2 cho tài khoản, bạn sẽ có quyền truy cập Account ID và Application keys trong cài đặt tài khoản. B2 không bao gồm ứng dụng client, nhưng bạn có thể dùng các ứng dụng bên thứ ba tích hợp API để upload/tải dữ liệu.
Amazon Glacier
Amazon Glacier là dịch vụ lưu trữ cloud an toàn, bền bỉ, chi phí thấp cho lưu trữ dữ liệu và backup lâu dài. Chi phí cơ sở lưu trữ là $0.004 mỗi GB mỗi tháng, 10GB đầu miễn phí. Amazon Glacier cung cấp ba tùy chọn truy cập archive, từ vài phút đến vài giờ.
Để bắt đầu, thiết lập và đăng nhập tài khoản Amazon AWS. Lấy Application Keys và tạo vault trong Amazon Glacier. Dù bạn dùng S3 hay Glacier, đều có ứng dụng bên thứ ba xuất sắc để upload/tải dữ liệu qua chúng. Một số lựa chọn: CloudBerry Backup, Arq Backup, và Duplicati.
Backup Mac Gọn Gàng, Ổ Cứng Hạnh Phúc
Làm backup thường xuyên giữ an toàn dữ liệu. Nhưng nếu không cẩn thận, bạn sẽ hết dung lượng ổ đĩa ngay. Thực hiện các bước này sẽ giúp bạn không phải mua ổ cứng ngoài mới hoặc trả thêm cloud storage quá sớm. Thêm vào đó, backup sẽ nhanh hơn nhiều.
Và nhớ, bạn không phải gắn bó với Time Machine. Xem công cụ thay thế yêu thích của chúng tôi để backup Mac.