Hầu hết chúng ta không có kỹ năng hay thời gian để tự xây dựng các ứng dụng Mac đầy đủ và plugin. Nhưng với Automator - một ứng dụng gốc của Mac, bạn có thể tạo nhiều ứng dụng và quy trình làm việc tiết kiệm thời gian nhỏ, tùy chỉnh theo ý muốn.
Để cho bạn thấy Automator hữu ích như thế nào, hãy cùng xem qua một số ứng dụng thực tế mà bạn có thể tạo trong chưa đầy năm phút. Nhưng trước tiên, hãy xem Automator hoạt động như thế nào.
Giới Thiệu Về Ứng Dụng Automator
Ứng dụng Automator hoạt động như bất kỳ ứng dụng nào khác trên Mac. Khi bạn khởi chạy ứng dụng, nó mở ra và bạn chỉ định nhiệm vụ cho nó.
Bạn cũng có thể cấu hình ứng dụng để thực hiện tác vụ mà không cần mở cửa sổ ứng dụng - chỉ cần nhấp vào ứng dụng liên quan và nó sẽ thực thi các lệnh đã được lập trình. Tự do kéo thả ứng dụng Automator vào Dock hoặc thêm vào thanh công cụ Finder.
Với phần giới thiệu đó, hãy chuyển sang những ứng dụng Automator mẫu đã hứa. Chúng ta sẽ dùng ứng dụng đầu tiên làm ví dụ để minh họa cách tạo, lưu và chạy ứng dụng Automator. Sau đó bạn sẽ dễ dàng tạo các ứng dụng còn lại.
1. Gửi Tin Nhăn Mail
Tại sao phải tạo ứng dụng này trong khi bạn có thể tạo tin nhắn mới trong Mail khi cần? Ứng dụng này tiết kiệm thời gian nếu bạn thường gửi email với nội dung tương tự đến một người hoặc nhóm người. Nó tự động tạo email mới với danh sách người nhận, chủ đề và nội dung được thiết lập sẵn.
Để bắt đầu, hãy khởi chạy ứng dụng Automator trong thư mục Applications của Finder. Tiếp theo, nhấn nút New Document trong hộp thoại Finder hiện ra. Thao tác này mở bộ chọn mẫu, nơi bạn chọn Application làm loại tài liệu và nhấn Choose.
Bây giờ, hãy làm quen với các phần của Automator và tạo ứng dụng Send Mail Message.
- Chọn Mail ở cột bên trái nhất của Automator (cột này liệt kê các ứng dụng và tiện ích gốc có hành động đặc biệt).
- Ở cột tiếp theo, từ tập hợp hành động của ứng dụng Mail, chọn hành động New Mail Message.
- Lưu ý rằng khi bạn chọn một hành động, Automator cung cấp mô tả ngắn gọn về chức năng của nó dưới hai cột đầu. Nếu mô tả không hiện ra, hãy nhấp vào tam giác nhỏ ở góc dưới bên trái cửa sổ Automator.
- Kéo hành động New Mail Message vào khu vực quy trình (workflow pane) - cột bên phải nhất.
- Điền các trường hành động: địa chỉ người nhận, dòng chủ đề và nội dung nếu giống nhau mỗi lần.
- Muốn chỉnh sửa tin nhắn trước khi gửi mỗi lần? Nhấn nút Options ở dưới hộp hành động và chọn hộp kiểm Show this action when the workflow runs. Điều này mở cửa sổ soạn thư mới để chỉnh sửa mỗi khi bạn chạy ứng dụng.
- Bỏ qua bước này nếu muốn Automator tự động gửi tin nhắn khi chạy ứng dụng.
- Cuối cùng, sau khi thiết lập xong quy trình, nhấn nút Run trên thanh công cụ để kiểm tra. Chạy thử không phải lúc nào cũng thành công, tùy thuộc vào quy trình bạn tạo. Nhưng với hầu hết các ứng dụng ở đây, bạn có thể chạy thử trước khi lưu.
- Sau khi chạy thử, chọn File > Save để lưu quy trình vào thư mục Applications hoặc bất kỳ vị trí Finder nào bạn chọn. Nếu dự định tạo nhiều ứng dụng Automator, bạn nên tạo một thư mục riêng cho chúng.
Nếu không thích biểu tượng mặc định của ứng dụng Automator, bạn có thể thay đổi biểu tượng ứng dụng thành bất kỳ hình ảnh nào bạn muốn.
Vậy là bạn đã học cách tạo ứng dụng Automator đơn giản này. Hãy khám phá các ứng dụng khác mà bạn có thể tạo nhanh chóng như vậy.
Để tìm các hành động được đề cập, bạn có thể gõ tên hành động vào ô tìm kiếm ở đầu cột thứ hai trong Automator. Nếu cần, hãy chỉnh sửa tham số cho các hành động trong khu vực quy trình. Và nhớ rằng khi quy trình chứa nhiều hơn một hành động, thứ tự thêm chúng vào khu vực quy trình rất quan trọng.
2. In Tài Liệu
Hành động Print Finder Items, khi lưu dưới dạng ứng dụng, sẽ tự động in bất kỳ tài liệu nào bạn thả vào nó.
Sau khi tạo ứng dụng theo các bước trên, hãy đặt nó vào Dock hoặc thanh công cụ Finder. Bây giờ, chọn một tệp tài liệu và thả lên ứng dụng đã lưu để chạy hành động và in tài liệu bằng máy in mặc định.
Để điều chỉnh cấu hình in ấn trước khi hành động thực thi, bạn phải bật hộp kiểm Show this action như đã thảo luận ở ví dụ tạo ứng dụng trên.
3. Phát Một Playlist Cụ Thể
Ứng dụng này phát một playlist được chọn từ thư viện iTunes. Nó yêu cầu hai hành động:
- Get Specified iTunes Items: Kéo playlist yêu thích từ iTunes vào hành động này trong khu vực quy trình.
- Play iTunes Playlist: Thêm hành động thứ hai này dưới hành động đầu tiên.
Sau khi lưu quy trình này làm ứng dụng, bạn có thể chạy nó để phát playlist đã chỉ định.
4. Sao Chép Các Mục Đã Chọn Đến Thư Mục Cụ Thể
Ứng dụng này sẽ sao chép bất kỳ tệp nào được kéo thả vào nó vào một thư mục được chỉ định. Bạn cũng nên đặt ứng dụng này vào Dock hoặc thanh công cụ Finder. Khi cần sử dụng, chỉ cần kéo thả tệp lên ứng dụng và nó sẽ chạy. Các hành động cần thiết:
- Copy Finder Items
- Reveal Finder Items
5. Ẩn Các Ứng Dụng Đang Mở Và Khởi Động Ứng Dụng Cụ Thể
Ứng dụng nhỏ này ẩn tất cả ứng dụng đang chạy và mở ứng dụng bạn chọn để bạn tập trung làm việc. Chỉ cần thêm hành động Hide All Applications rồi hành động Launch Application vào khu vực quy trình.
Tất nhiên, đối với hành động thứ hai, bạn cũng cần chỉ định ứng dụng nào mà bạn muốn Automator khởi chạy.
6. Tạo Kho Lưu Trữ Từ Các Tệp Đã Chọn
Nếu bạn cần nén nhanh một loạt tệp, đây là cách dễ nhất. Đặt ứng dụng vào Dock, kéo thả các tệp đã chọn lên nó, và nó sẽ tạo một kho lưu trữ ZIP của những tệp đó.
7. Sao Chép Nội Dung Clipboard Vào Tệp Văn Bản
Nếu bạn thường sao chép văn bản và dán vào tệp văn bản, hãy tự động hóa việc này. Khi chạy ứng dụng, nó tự động dán văn bản từ clipboard vào tài liệu TXT mới và lưu tệp tại vị trí bạn chọn. Quy trình bao gồm các hành động:
- Get Contents of Clipboard
- New Text File
8. Đặt Hình Nền Màn Hình
Nếu bạn có hình nền yêu thích và thường xuyên thay đổi, bạn không cần mở System Preferences mỗi lần. Tạo ứng dụng dùng các hành động Get Specified Finder Items và Set Desktop Picture để đặt hình ảnh yêu thích làm hình nền chỉ trong vài cú nhấp chuột.
Bạn cần chỉnh sửa hành động đầu tiên để bao gồm hình ảnh liên quan như một phần của quy trình.
9. Khởi Động Các Trang Web
Ứng dụng Launch Webpages được thiết lập để mở các trang web được chỉ định, giúp bạn dễ dàng mở nhóm trang web yêu thích khi bắt đầu sử dụng máy tính vào buổi sáng. Điều này giúp bạn tránh phải lục soát bookmark trình duyệt.
Để tạo ứng dụng, kéo các hành động Get Specified URLs và Display Webpages vào khu vực quy trình. Hãy chắc chắn thay thế URL mặc định trong hành động đầu tiên bằng trang web bạn chọn.
Lưu ý rằng ngoài việc mở trang web, còn có nhiều cách khác để sử dụng Automator với trình duyệt của bạn.
Automator Có Thể Thay Đổi Cách Bạn Sử Dụng Mac
Các ứng dụng Automator ở trên là cách dễ dàng để bạn làm quen với tự động hóa macOS. Bạn có thể làm nhiều hơn nữa khi đã thoải mái với Automator. Hãy thử một vài quy trình làm việc tiết kiệm thời gian khác!