Đôi khi, khi bạn tải xuống một tài liệu từ Internet, bạn sẽ nhận thấy rằng nó đến ở định dạng .PDF. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng rất khó (nếu không phải là không thể!) Để chỉnh sửa nó và nó yêu cầu trình đọc của chính nó để mở. Đối với những người dùng mới hơn, đây có thể là một lựa chọn khó hiểu về loại tệp tài liệu. Tại sao mọi người sử dụng tệp PDF? Chẳng phải cái gì giống như tệp .DOCX sẽ tốt hơn?
Trên thực tế, các tệp PDF rất hữu ích cho những gì chúng làm! Chúng đã là một cách gửi tài liệu kỹ thuật số trong một thời gian dài và không có dấu hiệu sẽ sớm biến mất. Vậy, tại sao mọi người lại sử dụng tệp PDF khi gửi tài liệu và bạn có thể sử dụng chúng ở đâu trong cuộc sống hàng ngày của mình?
Lợi ích của tệp PDF
Để giải thích, hãy quay lại câu hỏi “ tệp .DOCX sẽ không tốt hơn. ”Vấn đề ở đây là giả định rằng mọi người sẽ ổn khi sử dụng tệp DOCX trên thiết bị của họ. DOCX là một phần mở rộng tệp có nguồn gốc từ Microsoft Word. Nếu người khác muốn mở tài liệu, họ cần sử dụng Word hoặc sử dụng trình soạn thảo văn bản có thể mở / nhập tệp DOCX. Ngay cả khi họ có thể, định dạng có thể bị lộn xộn trong quá trình này. Điều này khiến mọi thứ trở nên khó khăn một chút để đảm bảo mọi người đều có thể đọc tài liệu.
Rất may, nhiều hệ điều hành có hỗ trợ đầy đủ cho tài liệu PDF. Điều này có nghĩa là chúng tôi không phải tạo một tài liệu đặc biệt cho người dùng Microsoft Windows, một cho iOS, một cho Linux - chúng tôi chỉ có thể đưa nó vào một tệp PDF và mọi người đều có thể đọc nó.
Khi nào sử dụng định dạng .PDF
Do đó, thời điểm tốt nhất để sử dụng tệp PDF là khi bạn không biết tệp sẽ được mở trên hệ điều hành nào. Giả sử bạn đang viết một cuốn sổ tay cho một trang web để người dùng tải xuống. Mọi người trên Windows, iOS, Linux và thiết bị di động đều có thể truy cập trang web này, vì vậy chúng tôi cần đáp ứng nhu cầu của mọi người. Trong trường hợp này, việc sử dụng định dạng .PDF sẽ làm hài lòng mọi người mà không làm cho mọi thứ trở nên phức tạp.
Tuyệt vời hơn nữa, khi mọi người tải xuống sổ tay, sổ tay có thể tự động mở trong trình duyệt của người dùng. Các trình duyệt như Chrome và Firefox có trình xem PDF được tích hợp sẵn, vì vậy mọi người có thể đọc tài liệu của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Nó cũng tuyệt vời khi bạn gửi tài liệu qua email. Khi bạn muốn gửi một tài liệu (chẳng hạn như lý lịch của bạn) cho ai đó, bạn có thể sử dụng tệp DOCX để thực hiện việc này. Điều này có thể ổn nếu người nhận đang ở trên PC của họ, nhưng nếu họ đang ở ngoài và đang sử dụng điện thoại của mình, thì việc đọc tài liệu sẽ rất khó khăn đối với họ. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đính kèm phiên bản PDF để bao gồm tất cả các cơ sở.
Hạn chế của Định dạng .PDF
Nếu ai đó đã từng gửi cho bạn một tài liệu ở định dạng .PDF và bạn muốn chỉnh sửa nó, thì bạn đã gặp phải một trong những nhược điểm lớn! Để được hiển thị trên nhiều hệ điều hành, tệp PDF giống như một bản chụp kỹ thuật số của tài liệu gốc hơn là một bản chụp thực tế. Như vậy, chỉnh sửa tệp DOCX so với tệp PDF giống như chỉnh sửa văn bản trên bảng trắng so với chỉnh sửa ảnh của bảng trắng nói trên. Có thể, nhưng phức tạp hơn rất nhiều!
Khi nào không sử dụng định dạng .PDF
Không sử dụng định dạng .PDF khi bạn muốn "tài liệu trực tiếp" mà người khác có thể chỉnh sửa. Bạn có thể thêm các trường có thể chỉnh sửa vào tệp PDF, nhưng để chỉnh sửa quy mô đầy đủ, định dạng .PDF không phải là lý tưởng. Hy vọng rằng nếu bạn đang làm việc với những người khác, bạn sẽ biết họ đang sử dụng hệ điều hành nào và có thể đồng ý về một loại tệp phù hợp với mọi người. Ít nhất, mọi người đều có thể sử dụng dịch vụ tài liệu dựa trên đám mây, chẳng hạn như Google Documents. Lưu các tệp PDF khi bạn cần mọi người có thể đọc một tài liệu; không sử dụng nó khi mọi người đều có thể chỉnh sửa nó.
Quyết định về tài liệu
Do sự khác biệt của chúng so với các tài liệu khác, có thể gây nhầm lẫn tại sao định dạng .PDF lại được sử dụng. Giờ thì bạn đã biết tại sao và cách chúng được sử dụng, cũng như một số trường hợp tốt hơn nên để nguyên.
Bạn sử dụng tệp PDF bao nhiêu trong cuộc sống hàng ngày của mình? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới!