Đôi khi khi bạn tải tài liệu từ Internet, bạn sẽ nhận thấy nó đến ở định dạng .PDF. Bạn có thể cũng nhận thấy nó khó (nếu không phải không thể!) chỉnh sửa, và nó yêu cầu trình đọc riêng để mở. Đối với người dùng mới, đây có thể似乎是 lựa chọn loại tệp tài liệu gây nhầm lẫn. Tại sao mọi người dùng file PDF? Không phải cái gì như .DOCX tốt hơn?
Thực tế, file PDF rất hữu ích ở việc chúng làm! Chúng đã là cách gửi tài liệu số lâu rồi, và không có dấu hiệu biến mất sớm. Vậy, tại sao mọi người dùng file PDF khi gửi tài liệu, và bạn có thể dùng chúng ở đâu trong cuộc sống hàng ngày?
Lợi ích của file PDF
Để giải thích, hãy quay lại câu hỏi "file .DOCX có tốt hơn không." Vấn đề ở đây là giả định mọi người đều ổn với dùng file DOCX trên thiết bị. DOCX là phần mở rộng file xuất phát từ Microsoft Word. Nếu người khác muốn mở tài liệu, họ cần dùng Word, hoặc trình soạn thảo văn bản có thể mở/nhập file DOCX. Ngay cả khi họ có thể, định dạng có thể bị xáo trộn trong quá trình. Điều này làm mọi thứ hơi rắc rối để chắc chắn mọi người đọc được tài liệu.
May mắn thay, nhiều hệ điều hành có hỗ trợ đầy đủ cho tài liệu PDF. Điều này nghĩa là chúng ta không phải tạo một tài liệu đặc biệt cho người dùng Windows, một cho iOS, một cho Linux — chúng ta chỉ cần cho vào file PDF và mọi người đều đọc được.
Khi nào nên dùng định dạng .PDF
Vì vậy, thời điểm tốt nhất dùng file PDF là khi bạn không biết tệp sẽ được mở trong hệ điều hành gì. Giả sử bạn viết sổ tay cho trang web để người dùng tải. Trang web này có thể được truy cập bởi người dùng Windows, iOS, Linux, và thiết bị di động, vì vậy chúng ta cần đáp ứng nhu cầu mọi người. Trong trường hợp này dùng định dạng .PDF làm hài lòng mọi người mà không làm phức tạp.
Thậm chí tốt hơn, khi mọi người tải sổ tay, nó có thể tự động mở trong trình duyệt của người dùng. Trình duyệt như Chrome và Firefox có trình xem PDF tích hợp, nên mọi người có thể đọc tài liệu nhanh và dễ dàng.
Cũng rất tốt khi bạn gửi tài liệu qua email. Khi bạn muốn gửi tài liệu (như sơ yếu lý lịch) cho ai đó, bạn có thể dùng file DOCX. Điều này có thể ổn nếu người nhận ở máy tính, nhưng nếu họ ngoài trên điện thoại, có thể khó khăn đọc tài liệu. Trong tình huống này bạn có thể đính kèm phiên bản PDF để bao quát tất cả.
Nhược điểm của định dạng .PDF
Nếu ai đó từng gửi bạn tài liệu .PDF và bạn muốn chỉnh sửa, bạn đã trải qua một trong những nhược điểm lớn! Để hiển thị trên nhiều hệ điều hành, file PDF giống hơn bản chụp số của tài liệu gốc hơn là tài liệu thực tế. Vì vậy, chỉnh sửa file DOCX so với file PDF hơi giống chỉnh sửa văn bản trên bảng trắng so với chỉnh sửa ảnh của bảng trắng đó. Có thể, nhưng khó khăn hơn nhiều!
Khi nào KHÔNG nên dùng định dạng .PDF
Đừng dùng định dạng .PDF khi bạn muốn "tài liệu sống" người khác có thể chỉnh sửa. Bạn có thể thêm trường có thể chỉnh sửa vào file PDF, nhưng cho chỉnh sửa toàn diện, định dạng .PDF không lý tưởng. Hy vọng, nếu bạn làm việc với người khác, bạn sẽ biết họ dùng hệ điều hành gì và có thể thống nhất loại file phù hợp mọi người. Ít nhất, mọi người có thể dùng dịch vụ tài liệu trên đám mây, như Google Docs. Dành PDF cho khi bạn cần mọi người đọc tài liệu; đừng dùng khi mọi người nên chỉnh sửa nó.
Quyết định tài liệu
Với cách chúng khác biệt với tài liệu khác, có thể nhầm lẫn tại sao định dạng .PDF được dùng. Bây giờ bạn biết tại sao và cách chúng được dùng, cũng như một số trường hợp tốt hơn để bỏ qua chúng.
Bạn dùng file PDF bao nhiêu trong cuộc sống hàng ngày? Cho chúng tôi biết bên dưới!