Nếu bạn đang vận hành trang web trên internet, khả năng cao bạn đang thu thập hình thức thông tin nào đó về người truy cập. Có yêu cầu pháp lý và đạo đức khiến việc công bố chính sách quyền riêng tư trên trang web trở nên quan trọng.
Chính sách quyền riêng tư sẽ bảo vệ bạn khỏi nhiều trách nhiệm pháp lý. Đồng thời, chia sẻ thông tin quyền riêng tư với người dùng đơn giản là việc đúng đắn dù có bắt buộc bởi luật hay không.
Trong bài sau, bạn sẽ học yếu tố nào nên đưa vào chính sách quyền riêng tư, thêm gì vào các yếu tố đó, và một vài mẫu và ví dụ chính sách quyền riêng tư trang web để bắt đầu.
5 Yếu Tố Cốt Lõi Của Chính Sách Quyền Riêng Tư Trang Web
Theo Better Business Bureau (BBB) Mỹ, có năm yếu tố quan trọng cần đưa vào chính sách quyền riêng tư trang web.
- Thông báo (Notice): Cho người đọc biết tất cả thông tin cá nhân bạn thu thập về họ trên trang web.
- Lựa chọn (Choice): Giải thích người truy cập có thể chọn không (opt-out) thông tin bị thu thập và dùng, và cách làm.
- Truy cập (Access): Cung cấp link nơi người đọc xem dữ liệu bạn thu thập và sửa nếu muốn.
- Bảo mật (Security): Chi tiết biện pháp bảo mật bạn có để bảo vệ dữ liệu người dùng đã thu thập.
- Khiếu nại (Redress): Cho người truy cập biết lựa chọn có được nếu chính sách quyền riêng tư không được tuân thủ.
Bạn không cần mục riêng cho mỗi chủ đề, nhưng nên cố gắng đảm bảo tất cả thông tin được bao gồm ở một định dạng nào đó.
Hãy khám phá chi tiết từng yếu tố chính sách quyền riêng tư trang web.
Chính Sách Quyền Riêng Tư Trang Web: Phần Mở Đầu
Chính sách quyền riêng tư nên bắt đầu bằng phần mở đầu chi tiết chính sách dành cho gì.
Nó cũng nên chi tiết người đọc sẽ học được gì. Chèn tên dịch vụ hoặc trang web của bạn ở mọi chỗ thấy "(website)" trong văn bản.
Bạn có thể bắt đầu với phần mở đầu dựa trên mẫu này:
"Tại (website), chúng tôi coi trọng quyền riêng tư cá nhân. Theo quy tắc chung, (website) không thu thập thông tin cá nhân của bạn trừ khi bạn chọn cung cấp thông tin đó cho chúng tôi. Khi bạn chọn cung cấp thông tin cá nhân, bạn cấp cho (website) quyền sử dụng thông tin đó cho mục đích nêu trong chính sách này. Nếu chọn không cung cấp, có thể giới hạn tính năng và dịch vụ bạn dùng trên trang."
Thông thường, thông tin (website) yêu cầu sẽ dùng để cung cấp tính năng hoặc dịch vụ cho bạn, như bình luận, hỗ trợ, hoặc cung cấp nội dung tương lai phù hợp sở thích. Mô tả về cách dùng thông tin dự định, cách thu thập, biện pháp bảo mật, và cách cấp hoặc thu hồi sự đồng ý thu thập và sử dụng thông tin sẽ được mô tả đầy đủ ở phần 'Thông báo Quyền riêng tư'."
Với phần mở đầu xong, đến lúc xây dựng phần Thông báo Quyền riêng tư.
Chính Sách Quyền Riêng Tư: Thông Báo (Notice)
Để hoàn thiện phần thông báo, bạn cần kiểm toán toàn diện trang web để xác định thông tin nào bạn thu thập từ người truy cập. Thường này bao gồm các nguồn sau.
- Biểu mẫu (thông tin liên lạc)
- Thông tin đăng nhập/đăng ký (tên và mật khẩu)
- Script quảng cáo chạy trên trang (đặc điểm nhóm người)
- Cookie (lịch sử duyệt web)
- Script bình luận (địa chỉ IP và vị trí)
- Tích hợp mạng xã hội (bạn bè và gia đình)
Hầu hết blog, diễn đàn, và trang web lớn dùng mạng quảng cáo, plugin bình luận, và script khác thu thập thông tin người dùng trực tiếp hoặc gián tiếp.
Ví dụ, nếu trang dùng Disqus, nó yêu cầu người truy cập gõ email. Nhiều người không biết (trừ khi bạn cho biết) là nó cũng ghi địa chỉ IP máy tính họ dùng để bình luận.
Quan trọng bạn hiểu thông tin trang thực sự thu thập từ người dùng. Bạn nên chắc chắn cho họ biết trong phần thông báo.
Tốt nhất tạo mục riêng cho từng hình thức thu thập dữ liệu tồn tại trên trang. Mô tả công cụ đó thu thập thông tin như thế nào và thu thập gì.
Điều chỉnh văn bản mỗi ví dụ dưới để khớp thông tin trang của bạn thu thập.
Địa Chỉ Email
Hầu hết trang web cung cấp link gửi email hoặc biểu mẫu liên hệ cho người truy cập gửi tin nhắn.
Đây là dạng thông tin cá nhân bạn thu thập, nên tiết lộ cho người truy cập với văn bản thông báo như ví dụ:
"Một số dịch vụ trên trang cho phép gửi email cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ dùng thông tin bạn cung cấp, như email hoặc số điện thoại, chỉ để trả lời câu hỏi. Hãy nhớ truyền email không được mã hóa mặc định, nên chúng tôi đề nghị không gửi thông tin nhạy cảm như số an sinh xã hội, số thẻ tín dụng, hoặc tài khoản ngân hàng qua biểu mẫu liên hệ."
Nếu thông tin đó bắt buộc, sẽ qua trang web nêu rõ trang và truyền thông tin an toàn và mã hóa. Tất cả thư điện tử từ người truy cập bị xóa khi không còn cần."
Như bạn thấy, tuyên bố mô tả chính xác thông tin thu thập và cách dùng.
Trang Web Và Ứng Dụng Bên Thứ Ba
Bất kỳ plugin hoặc dịch vụ bạn dùng thêm tính năng cho trang web có thể cho bạn quyền truy cập thông tin cá nhân người truy cập.
Ví dụ dịch vụ bình luận (như Disqus) hoặc plugin mạng xã hội tích hợp với tài khoản xã hội người truy cập.
Ngay cả bạn không trực tiếp nhận thông tin đó, nếu dịch vụ cho bạn đăng nhập tài khoản cho phép xem hoặc thu thập thông tin, bạn cần tiết lộ cho người truy cập.
Đây là ví dụ văn bản chính sách quyền riêng tư cho phần này:
"(website) dùng plugin bình luận, mạng xã hội, và trang web bên thứ ba. Chúng tôi dùng dịch vụ thứ ba để tương tác người truy cập và xây dựng cộng đồng mạng xã hội. Chúng tôi cũng dùng dịch vụ thứ ba đo lường lượng truy cập, tương tác trên trang, và làm trang hữu ích hơn."
Trong trường hợp đó, ứng dụng thứ ba có thể yêu cầu email, tên người dùng, mật khẩu, địa chỉ giao thức internet (IP), và vị trí địa lý cho đăng ký hoặc đăng nhập. (website) không dùng trang web hoặc dịch vụ thứ ba thu thập thông tin cá nhân từ cá nhân. Bất kỳ thông tin cá nhân nào được thu thập bởi trang web thứ ba sẽ không được lưu trữ hoặc truyền bởi (website). (website) không có kiểm soát hoặc truy cập thông tin đăng nhập cụ thể hoặc thông tin nhạy cảm khác cung cấp cho trang web thứ ba."
Phần cuối tuyên bố này quan trọng vì trang web hoặc dịch vụ thứ ba có thể có chính sách quyền riêng tư khác bạn. Quan trọng làm rõ trang web của bạn không có kiểm soát hoặc truy cập thông tin đó.
Cuối cùng, nếu dịch vụ thứ ba gặp rắc rối pháp lý do lạm dụng thông tin, như vụ Cambridge Analytica gần đây của Facebook, bạn sẽ được bảo vệ khỏi vấn đề đó.
Điều này cũng xây dựng niềm tin với người đọc rằng ngay cả trang khác không tốt bảo vệ quyền riêng tư, bạn vẫn tin cậy.
Thông Tin Theo Dõi Và Tùy Chỉnh (Cookie)
Gần như mọi trang web dùng dạng script phân tích hoặc quảng cáo để đo thông tin phiên người dùng.
Các script này thu thập nhiều thông tin cá nhân về người truy cập, dù không xác định cụ thể người dùng bằng tên.
Nếu bạn chạy script hoặc hiển thị quảng cáo, rất quan trọng tiết lộ thông tin thu thập cho người truy cập. Dưới đây là mẫu tuyên bố:
"(website) dùng cookie cung cấp trải nghiệm tùy chỉnh. Cookie là tệp nhỏ trang web truyền đến máy tính để trình duyệt nhớ thông tin về phiên cuối trên trang đó. Máy tính chỉ chia sẻ thông tin trong cookie với trang web cụ thể cung cấp nó, trang khác không thể yêu cầu thông tin đó. (website) cũng dùng dịch vụ phân tích thứ ba (như Google Analytics) thu thập thông tin để phân tích."
(website) thu thập và tạm lưu thông tin về truy cập để căn chỉnh nội dung và thiết kế với nhu cầu bạn. Thông tin cookie thu thập bao gồm:
1. Tên miền bạn truy cập trang web từ
2. Địa chỉ IP máy tính
3. Ngày và giờ truy cập
4. Hệ điều hành máy tính
5. Trình duyệt dùng truy cập
6. Universal Resource Locators (URLs) trang bạn truy cập
7. Tên người dùng, nếu đã đăng nhập
8. URL trang bạn đến từ, nếu click link đưa đến trang chúng tôi
Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin này nội bộ với nhân viên hoặc nhà thầu thứ ba khi cần. Thông tin chỉ dùng cải thiện trang và nâng cao trải nghiệm người truy cập. Nhật ký dữ liệu thô chỉ giữ tạm cho quản lý trang."
Đây có thể là phần lớn nhất chính sách vì đây thường là dịch vụ hầu hết trang dùng và thu thập nhiều thông tin người dùng.
Quan trọng (và luật yêu cầu) phải minh bạch về thông tin đó và cách dùng. Để hiểu thêm về tính năng "Do Not Track", xem hướng dẫn của chúng tôi.
Chính Sách Quyền Riêng Tư: Bảo Mật (Security)
Sau khi chi tiết thông tin thu thập, đến lúc thêm phần khác khiến người truy cập yên tâm.
Đây là nơi chi tiết mọi bước bảo mật bạn lấy để bảo vệ thông tin người truy cập.
Đây là mẫu phần đó có thể trông như thế nào. Lại thay "(website)" bằng tên trang, và điều chỉnh mẫu cho tình huống:
"(website) coi trọng bảo mật thông tin cá nhân. Chúng tôi lấy nhiều biện pháp phòng ngừa đảm bảo thông tin thu thập an toàn và không truy cập được bởi bất kỳ ai bên ngoài tổ chức. Biện pháp bao gồm kiểm soát truy cập nâng cao giới hạn truy cập chỉ nhân sự nội bộ cần truy cập. Chúng tôi cũng dùng nhiều công nghệ bảo mật bảo vệ dữ liệu lưu trên máy chủ và hệ thống liên quan. Biện pháp bảo mật thường xuyên nâng cấp và kiểm tra đảm bảo hiệu quả."
Chúng tôi thực hiện các bước cụ thể sau bảo vệ thông tin:
(1) Dùng kiểm soát truy cập nội bộ chỉ nhân sự hạn chế truy cập thông tin.
(2) Ai có quyền truy cập thông tin người dùng được đào tạo chính sách bảo mật và tuân thủ.
(3) Máy chủ lưu thông tin người truy cập được sao lưu định kỳ chống mất mát.
(4) Tất cả thông tin được bảo mật qua công nghệ hiện đại như secure socket layer (SSL), mã hóa, tường lửa, và mật khẩu an toàn.
Tất cả bảo vệ truy cập trên đang có hiệu lực để ngăn truy cập trái phép bởi người ngoài vào thông tin lưu trên hoặc truyền bởi hệ thống."
Điều quan trọng khi giải thích bảo mật cho người truy cập là không đi vào quá nhiều chi tiết. Nhớ, không phải người truy cập nào cũng rành công nghệ. Họ chỉ cần biết biện pháp bảo mật chung bạn lấy để bảo vệ thông tin.
Chính Sách Quyền Riêng Tư: Lựa Chọn, Truy Cập, Và Khiếu Nại
Kiểm soát người truy cập có đối với thông tin bạn thu thập thường được giải quyết trong một phần, về cuối.
Nó bao gồm tùy chọn người truy cập truy cập thông tin và chọn không (opt-out) bạn thu thập thông tin. Nó cũng bao gồm khiếu nại nếu họ phát hiện bạn vi phạm chính sách riêng.
Cả ba thường được giải quyết bằng cách cung cấp tùy chọn liên hệ bạn qua email. Bạn có thể soạn tuyên bố như sau:
"Bạn có thể làm sau bất kỳ lúc nào bằng cách liên hệ qua email hoặc số điện thoại trên trang web:
(1) Yêu cầu danh sách thông tin cá nhân chúng tôi có về bạn, nếu có.
(2) Yêu cầu thay đổi, sửa, hoặc xóa thông tin cá nhân.
(3) Yêu cầu chúng tôi không thu thập gì nữa (opt-out).
Nếu không muốn cookie lưu trên máy, bạn có tùy chọn tắt cookie trong trình duyệt. Tuy nhiên, hãy nhớ tắt cookie có thể ảnh hưởng cách trang web hoạt động. Vô hiệu hóa cookie trình duyệt cũng ảnh hưởng cách trang khác lưu cookie.
Khi thu thập thông tin nhạy cảm (như số an sinh xã hội hoặc thẻ tín dụng), thông tin được mã hóa và truyền an toàn. Bạn có thể xác nhận bằng cách tìm biểu tượng 'khóa' ở thanh địa chỉ trình duyệt, và xác nhận URL bắt đầu bằng 'https'."
Nếu bạn tin tại bất kỳ thời điểm chúng tôi không tuân thủ chính sách này, hãy liên hệ ngay qua email (myaddress@mybusiness.com), hoặc điện thoại (415-555-1212)."
Như bạn thấy, toàn bộ phần này xử lý cách truy cập thông tin cá nhân, cách opt-out, và cách tìm khiếu nại nếu có vấn đề.
Câu liên hệ ở cuối phần này thường là nơi tốt kết thúc chính sách.
Tuy nhiên, nếu thích kết thúc với ghi chú cá nhân hơn, bạn luôn có thể thêm đoạn chào đón phản hồi hoặc bình luận. Cũng cân nhắc cung cấp địa chỉ thư vật lý.
Tầm Quan Trọng Của Chính Sách Quyền Riêng Tư Trang Web
Cung cấp chính sách quyền riêng tư không chỉ quan trọng vì luật yêu cầu.
Đó là thói quen tốt khiến người truy cập cảm thấy tin tưởng bạn để ý lợi ích tốt nhất cho họ. Chính sách kỹ lưỡng và chi tiết cung cấp cảm giác minh bạch. Nó cũng giúp người truy cập mới cảm thấy đủ an toàn dùng trang, và hy vọng quay lại.
Vận hành trang web là công việc khó. Chúng tôi ở đây giúp, với nhiều bài về thiết lập trang, dùng WordPress, và bảo mật trang đúng cách.