Với độ phổ biến, chắc bạn đã xem, dùng, tải file PDF trên Mac. PDF là định dạng tài liệu phổ biến, chạy trên hầu hết nền tảng. Nhưng khi bị "ngập" hàng chục PDF cần chỉnh sửa, mọi chuyện trở nên khó khăn. May mắn, macOS có sẵn app Preview – ký và chỉnh sửa PDF dễ dàng mà không cần cài trình chỉnh sửa PDF riêng. Preview cho phép gạch dưới, highlight, gạch ngang chữ; xoay, xóa, thêm trang; thêm chú thích, ghi chú. Hướng dẫn chỉnh sửa PDF trên Mac dưới đây.
Chỉnh sửa file PDF bằng Preview
Nhiều người nghĩ Preview chỉ xem nhanh ảnh không muốn đưa vào Photos, nhưng thực ra nó làm nhiều hơn vậy. Cách chỉnh PDF bằng Preview:
Mẹo: Quét Mac để tìm lỗi hiệu suất, file rác, ứng dụng độc hại và mối đe dọa bảo mật
có thể gây sự cố hệ thống hoặc làm chậm máy.
- Click file PDF muốn mở. Mặc định mở bằng Preview trừ khi cài app xem PDF khác. Nếu không mở bằng Preview, chuột phải > Open with > Preview.
- Mở công cụ markup: click nút bút chì trong vòng tròn. Truy cập các công cụ: vẽ, ghi chú, tô màu, hình dáng, kiểu chữ, viền.
- Dùng công cụ để gạch dưới, highlight, thêm chữ, vẽ hình trên PDF.
Thêm văn bản vào PDF
PDF mở trong Preview, thêm chữ bằng cách click vào khoảng trống dành cho dữ liệu. Hướng dẫn:
- Click nút có chữ T. Hoặc menu Tools > Annotate > Text.
- Hộp chữ xuất hiện trang hiện tại. Kéo thả di chuyển, thay đổi kích thước cho phù hợp. Đặt xong, gõ nội dung.
- Đổi màu, cỡ, font: click icon A nghiêng ở góc phải toolbar. Mở tùy chọn chỉnh chữ và căn lề.
Đánh dấu checkbox trong PDF
PDF thường có ô checkbox cần tick hoặc gạch chéo. Gạch chéo dễ (dùng phím X). Tick dấu tích phức tạp hơn. Một số PDF tự hiện dấu tích khi tick, số không. Cách thêm dấu tích:
- Toolbar: click nút T hoặc Tools > Annotate > Text.
- Kéo hộp chữ vào ô cần tick.
- Dùng Option + V gõ dấu tích.
- Không thích hình dạng? Đổi font cho đẹp.
- Nhiều ô cần tick? Copy dấu tích đã tạo, dán vào các ô khác.
Copy văn bản từ PDF
Đôi khi cần copy đoạn văn từ PDF sang tài liệu khác. Dễ với Word, khó với PDF. Nhưng biết dùng Preview thì dễ như ăn kẹo. Các bước:
- Click icon toolbar có chữ A thường và hoa.
- Tìm từ cần copy, bôi đen (highlight).
- Chuột phải văn bản bôi đen > Copy hoặc Command + C.
- Dán vào tài liệu khác. Nếu dán trong cùng PDF, tạo hộp chữ trước.
Thêm chú thích và ghi chú vào PDF
Tính năng hay của Preview: thêm comment, note. Bôi đen vùng (ví dụ đoạn văn sai), để ghi chú cho tác giả hoặc bản thân. Các bước:
- Chọn và bôi đen đoạn văn trong PDF.
- Toolbar: click icon 3 gạch trong vuông. Hộp vàng xuất hiện vùng bôi đen.
- Gõ comment, note. Xong, click ra ngoài hộp.
- Xem note: click vào vuông vàng, nó sẽ mở rộng.
Thêm hình dạng vào PDF
Preview cho tạo hình dạng tại vùng bôi đen, làm nổi bật hơn. Cách làm:
- Menu toolbar: click nút có hình tròn và vuông.
- Chọn hình: bong bóng thoại, lục giác, sao, vuông, tròn, mũi tên, đường thẳng...
- Hình xuất hiện. Di chuyển, thay đổi kích thước bằng cách kéo các chấm xanh trên cạnh.
- Đổi màu: click hình > click hộp viền dày > chọn màu từ bảng màu.
- Đổi độ dày nét: click icon 3 gạch trên toolbar.
Sắp xếp và thêm trang vào PDF
Muốn thêm trang hoặc sắp xếp trang, Preview cũng làm được:
- Click View Menu trên thanh menu Preview.
- Chọn Thumbnails. Sidebar hiển thị thumbnail tất cả trang.
- Xóa trang: chọn thumbnail trang > nhấn phím Delete.
- Sắp xếp: click thumbnail > kéo lên/xuống sidebar đến vị trí mới.
Giảm dung lượng file PDF
File PDF quá lớn để gửi email? Giảm dung lượng:
- Vào File > Save hoặc Command + S.
- Tìm menu dropdown bên cạnh Quartz Filter. Chọn Reduce File Size.
- Click Save.
- File PDF giờ dung lượng nhỏ hơn.
Thêm chữ ký vào PDF
Preview cũng ký PDF. Các bước:
- Toolbar: click icon chữ ký (nghệch ngách). Chọn Create Signature.
- Cửa sổ mới: dùng trackpad như giấy. Ngón tay hoặc bút vẽ chữ ký.
- Nhấn phím bất kỳ khi xong.
- Không đẹp? Click Clear xóa, vẽ lại.
- Hài lòng? Click Done. Chữ ký lưu tự động trong Preview để dùng sau.
- Chèn chữ ký: click icon chữ ký lại, chọn chữ ký vừa tạo. Nó hiện trên PDF.
- Kéo chữ ký đến vị trí cần ký. Điều chỉnh kích thước nếu cần.
Sử dụng ứng dụng thứ 3
Preview tin cậy cho chỉnh sửa cơ bản, nhưng nếu cần nâng cao, hãy dùng app chuyên dụng.
PDFelement for Mac là lựa chọn hay: tạo, chỉnh sửa, chú thích PDF. Tạo form tương tác từ tài liệu có sẵn. Nếu công việc liên quan nhiều đến PDF, app này đáng dùng. Có bản dùng thử miễn phí, nâng cấp Pro để khai thác thêm tính năng.
Tóm tắt
Chỉnh sửa PDF trên Mac có nhiều lựa chọn. Nhiệm vụ đơn giản (ký tên, thêm chữ) – Preview đủ. Nhiệm vụ phức tạp – dùng app thứ 3 chuyên biệt. Dù chọn gì, đừng quên cài Outbyte macAries. Công cụ này đảm bảo Mac chạy hiệu quả khi bạn xử lý PDF hàng ngày.