Email đã trở nên phổ biến trong thế giới hiện đại, mọi người dùng nó cho công việc, giữ liên lạc và nhận tin tức quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn về thư mục "Outbox" (Hộp thư đi) và nó khác với thư mục "Sent" (Đã gửi) như thế nào.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích ý nghĩa của "Outbox" trong Microsoft Outlook, cách nó khác với thư mục Sent và Inbox, và cách bạn có thể khắc phục các lỗi phổ biến như khi email bị kẹt trong outbox.
Tóm lại, thư mục Outbox là vị trí lưu trữ tạm thời nơi email được giữ cho đến khi email được gửi thành công.
Các chương trình email như Outlook và Gmail tổ chức hộp thư của họ bằng các thư mục như Inbox, Outbox, Sent, Spam, v.v. Điều này làm cho hộp thư thân thiện hơn với người dùng và giúp bạn điều hướng email dễ dàng hơn.
Nó cũng cho phép bạn xem liệu một email đã được gửi thành công hay đã có lỗi xảy ra.
Khi bạn gửi một email, đây là quy trình chi tiết:
- Bạn soạn email bằng chương trình email (như Microsoft Outlook), sau đó chọn Send (Gửi).
- Chương trình email lưu email của bạn trong thư mục Outbox trong khi nó thiết lập kết nối với máy chủ thư đi. Điều này được gọi là Giao thức truyền thư đơn giản (SMTP - Simple Mail Transfer Protocol) và nó chứa tất cả thông tin cần thiết để gửi thư đi.
- Máy chủ thư đi kết nối với máy chủ thư của người nhận và email đến hộp thư đến của họ.
- Một khi tin nhắn email đã được gửi thành công, nó cũng sẽ xuất hiện trong thư mục Sent của bạn. Điều này cho thấy email không còn đang chờ và đã được chuyển thành công.
Nếu tin nhắn không thể được gửi vì một lý do nào đó — ví dụ chương trình email không thể thiết lập kết nối với máy chủ exchange — thì email sẽ vẫn ở trong thư mục Outbox, và Outlook email client sẽ cố gắng gửi lại nó vào một thời điểm sau.
Thường thì lỗi này chỉ ảnh hưởng đến người dùng phiên bản Microsoft Outlook 365, chứ không phải ứng dụng web.
Cách khắc phục lỗi "Email bị kẹt trong Outbox" của Outlook
Nếu email của bạn bị kẹt trong thư mục Outbox, có nghĩa là MS Outlook chưa thể gửi nó. Email bị kẹt có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm cài đặt tài khoản không đúng, tệp đính kèm lớn và vấn đề kết nối internet.
Đây là cách khắc phục lỗi này:
1. Khởi động lại Outlook
Một số lỗi Outlook có thể khắc phục bằng cách đơn giản là khởi động lại ứng dụng. Ví dụ, nếu bạn nhận được thông báo "An unknown error has occurred. 0x80040119 or 080040600", bạn có thể có file .ost hoặc .pst bị hỏng (đây là các file Outlook sử dụng). Khởi động lại Outlook có thể khắc phục các sự cố này.
- Đóng Outlook. Để chắc chắn không còn tiến trình Outlook nào, nhấn Ctrl + Shift + Esc để mở Task Manager, chuột phải vào
outlook.exe(hoặc Microsoft Outlook) và chọn End Process (Kết thúc tiến trình).
- Khởi động Outlook và kiểm tra xem email có được gửi không.
2. Xóa tệp đính kèm lớn
Mở ứng dụng Microsoft Outlook và đăng nhập vào tài khoản Outlook nếu bạn chưa làm. Sau đó:
- Chọn Send/Receive (Gửi/Nhận) > Work Offline (Làm việc ngoại tuyến). Điều này sẽ đưa Outlook vào chế độ ngoại tuyến để nhà cung cấp email không tự động cố gắng gửi email từ Outbox của bạn.
- Chọn Outbox trong khung điều hướng và kéo tin nhắn vào thư mục Drafts (Bản nháp).
- Nhấp đúp vào tin nhắn để mở nó, sau đó xóa tệp đính kèm. Bạn có thể nhận được lỗi nói rằng Outlook đang cố gắng truyền tin nhắn. Nếu vậy, hãy đóng Outlook và khởi động lại nó.
- Lặp lại các bước 1-3.
- Sau khi đã xóa tệp đính kèm, chọn Send/Receive > Work Offline lần nữa để tắt chế độ ngoại tuyến.
- Chọn Send All (Gửi tất cả).
3. Kiểm tra cài đặt tài khoản
Một nguyên nhân phổ biến khác của email còn lại trong thư mục Outbox là cài đặt "Send immediately when connected" (Gửi ngay khi kết nối) bị tắt. Để kiểm tra điều này:
- Mở Microsoft Outlook.
- Trong tab File, chọn Options (Tùy chọn).
- Trong Outlook Options, chọn Advanced (Nâng cao). Sau đó, trong phần Send and receive (Gửi và nhận), tích hộp kiểm bên cạnh Send immediately when connected.
- Chọn OK.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn như Outlook 2007 hoặc 2003, chọn menu Tools, sau đó chọn Mail Setup. Tích hộp kiểm bên cạnh Send immediately when connected, sau đó nhấn OK.
4. Kiểm tra kết nối Internet và Chế độ Exchange
Một lý do khác khiến email của bạn có thể bị kẹt trong Outbox là thiết bị của bạn không kết nối internet, hoặc có điều gì đó ngăn Microsoft Outlook kết nối với máy chủ thư. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách nhìn vào Thanh trạng thái (Status Bar) ở góc dưới bên phải của ứng dụng Outlook.
Nếu nó hiển thị "Working Offline" (Đang làm việc ngoại tuyến), hãy vào tab Send/Receive và bật/tắt nút Work Offline để khởi động lại kết nối Outlook với internet.
Để khắc phục, hãy chắc chắn internet của bạn hoạt động chính xác. Nếu nó ổn, thì vấn đề kết nối có thể do cài đặt Microsoft Exchange của bạn. Nếu tài khoản email Microsoft Exchange của bạn được đặt ở Cached Exchange mode, hãy đổi sang Online mode profile và xem email có gửi được không.
Để làm vậy:
- Mở Outlook, sau đó nhấn File > Account Settings > Account Settings.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện. Trong tab Email, chọn Change…
- Chọn More Settings (Cài đặt thêm).
- Chọn tab Advanced (Nâng cao) và bỏ tích Use Cached Exchange Mode.
5. Vô hiệu hóa Add-in không cần thiết
Nếu bạn mở một email trong Outbox của bạn, Outlook sẽ đánh dấu nó là "Đã đọc" (Read). Một số add-in, như Business Contact Manager (BCM), Social Connector và Xobni được biết đến là ngăn chặn các email như vậy được gửi từ Outbox, dù lý do không rõ.
Nếu điều này xảy ra, bạn có thể vô hiệu hóa các add-in và xem email có gửi được không. Ngược lại, bạn có thể đơn giản kéo thả email từ Outbox vào thư mục Drafts, sau đó nhấn Gửi một lần nữa.
6. Cấu hình xác thực Mail Server
Nếu xác thực với máy chủ thư không hoạt động hoặc được cấu hình không chính xác, nó có thể gây ra vấn đề khi gửi email. Để khắc phục:
- Nhấn File > Account Settings > Account Settings.
- Chọn Email và nhấp đúp vào tài khoản email của bạn.
- Trong tab Outgoing Server (Máy chủ đi), đảm bảo cài đặt, tên người dùng và mật khẩu khớp với những gì nhà cung cấp email khuyến nghị. Cũng đảm bảo "Required Secure Password Authentication (SPA)" KHÔNG được tích trừ khi máy chủ thư của bạn yêu cầu rõ ràng.
- Trong tab Advanced, kiểm tra cài đặt khớp với những gì nhà cung cấp thư khuyến nghị. Bạn sẽ cần tìm số cổng yêu cầu cho máy chủ của bạn. Ví dụ, kết nối SMTP thường hoạt động trên cổng TCP 465.
Lưu ý: Cài đặt này chỉ có sẵn trên Outlook 2013 và Outlook 2016. Để thay đổi trên Outlook 365, bạn có thể cần dùng thiết lập nâng cao để thêm tài khoản email mới.
7. Chạy công cụ sửa chữa Outlook
Công cụ sửa chữa hộp thư đến (SCANPST.EXE) có thể dùng để sửa lỗi trong file dữ liệu Outlook (những file kết thúc bằng .pst hoặc .ost). Điều này có thể khắc phục bất kỳ vấn đề nào với email bị kẹt trong Outbox. Để dùng công cụ này, hãy đóng Outlook và đi đến một trong các vị trí sau, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn:
- Outlook 2019:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 - Outlook 2016:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 - Outlook 2013:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15 - Outlook 2010:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14 - Outlook 2007:
C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12
Sau đó:
- Nhấp đúp
SCANPST.EXE.
- Chọn Browse và tìm file dữ liệu Outlook bạn muốn quét.
- Nhấn Start.
- Nếu công cụ tìm thấy lỗi, chọn Repair (Sửa chữa) để cố gắng khắc phục chúng.
- Sau khi hoàn tất, khởi động lại Outlook và kiểm tra xem nó có hoạt động không.
Khắc phục sự cố Outbox
Khi Outbox Outlook của bạn bắt đầu hoạt động bất thường, bạn cần khắc phục nó càng nhanh càng tốt — đặc biệt nếu bạn dùng Outlook cho công việc. May mắn thay, người dùng Outlook đã khám phá ra nhiều phương pháp khắc phục cho lỗi phiền toái này. Hy vọng với hướng dẫn này, bạn đã giải quyết được vấn đề Outbox của mình!