Freelancer và người sáng tạo phải gánh nhiều vai: marketing, kế toán, quản lý khách hàng ngoài công việc chính. Quay cuồng tất cả vai trò, nhất là giữ liên lạc khách hàng, không phải lúc nào dễ. Đó là lúc phần mềm CRM all-in-one giúp ích. Đây là công cụ tuyệt vời giữ doanh nghiệp tổ chức hơn.
CRM Là Gì?
CRM viết tắt Customer Relationship Management (Quản trị quan hệ khách hàng). Phần mềm CRM là công cụ giúp giữ chi tiết khách hàng tổ chức. Hãy nghĩ nó như dashboard cho doanh nghiệp.
Với mỗi khách hàng, thêm chi tiết liên quan: email, ngày follow-up, khi nào xuất hóa đơn, đã thanh toán hay chưa, ghi chú cuộc gọi/họp, và hơn nữa.
Tất nhiên, không giới hạn chỉ contact. Phần mềm CRM all-in-one cũng giúp quản lý dự án. Bao gồm ký hợp đồng, chi tiết nhiệm vụ, vật tư cần, xuất hóa đơn, và hơn nữa.
Đầu tiên, bạn nghĩ CRM chỉ cho doanh nghiệp lớn với trăm/nghìn khách hàng. Tuy nhiên, công cụ CRM hoàn hảo cho mọi loại freelancer và người sáng tạo, ngay cả khi chỉ có vài khách hàng.
Nếu chỉ có một hai khách hàng, lợi ích có vẻ không lớn. Tuy nhiên, khi danh sách khách hàng lớn, bạn sẽ trân trọng hệ thống tổ chức sẵn có để có thêm thời gian tập trung vào dự án.
1. HoneyBook
HoneyBook là lựa chọn CRM phổ biến chỉ vì cung cấp mọi thứ người mới và freelancer/người sáng tạo lâu năm từng hy vọng trong một công cụ. Tích hợp công cụ phổ biến giúp thêm thông tin liên quan dễ dàng mà không cần onboarding phức tạp.
Ưu/Tính Năng:
- All-in-one cho mọi loại freelancer và người sáng tạo
- Công cụ hóa đơn (gửi hóa đơn, nhận thanh toán)
- Tạo hợp đồng
- Tải đính kèm
- Thiết kế đề xuất chuyên nghiệp
- Lịch trình đơn giản (khách đặt khung giờ trống)
- Email và task tự động
- Tích hợp Zoom, Zapier, Gmail, QuickBooks, Google Calendar
- App web và mobile
- Dùng thử miễn phí không cần thẻ tín dụng
Nhược Điểm:
- Không có gói miễn phí (chỉ dùng thử 7 ngày)
- Gói rẻ nhất giới hạn $10,000 tổng giao dịch
Nhược điểm rõ ràng: HoneyBook không miễn phí. Gói Starter $9/tháng nhưng giới hạn $10,000 giao dịch. Gói $39/tháng Unlimited giá trị tốt nhất nhưng có thể ngoài ngân sách người sáng tạo mới.
2. Flowlu
Flowlu không chăn chăn tính năng, kể cả gói miễn phí rất hào phóng. Gói miễn phí giới hạn 2 user, 1GB lưu trữ, không có client portal để khách chat hoặc comment. Tuy nhiên, vẫn theo dõi dự án, khách hàng, hóa đơn, chi phí.
Ưu/Tính Năng:
- Theo dõi dự án, task, khách hàng không giới hạn trong gói miễn phí
- Tải file
- Thông báo dự án, task, follow-up khách
- Quản lý dữ liệu tài chính, hóa đơn online
- Tạo knowledge base cho team
- Lập kế hoạch dự án bằng mind map
- Tạo hợp đồng chuyên nghiệp
- Thiết lập chat real-time và comment
- Dự báo chi tiết dự án: chi phí, thời gian
- Báo cáo chi tiết
Nhược Điểm:
- Một số tính năng chỉ có gói premium
- Không tùy chỉnh gói miễn phí (không logo/branding tùy chỉnh)
Khi kinh doanh freelance lớn, bạn muốn nâng cấp gói Team ($29/tháng), Business ($59/tháng), Professional ($119/tháng). Chúng cho thêm tính năng, phù hợp team nhỏ và lớn.
3. Bloom
Bloom là công cụ CRM giàu tính năng với gói miễn phí dành cho freelancer/người sáng tạo mới. Cung cấp gói CRM miễn phí tuyệt vời dễ dàng là phần mềm duy nhất cần cho một số người sáng tạo/freelancer. Với quản lý một dự án tại một thời điểm và nhiều khách hàng, bộ tính năng khó bị đánh bại. Tuy nhiên, sức mạnh thực của Bloom bắt đầu từ gói premium, cho phép nhận thanh toán online, tích hợp nhiều công cụ, tạo portfolio website lớn hơn (portfolio nhỏ miễn phí).
Ưu/Tính Năng:
- Theo dõi chi tiết khách hàng
- Đặt lịch và booking khách
- Hóa đơn
- Nhúng website
- Tích hợp Zoom, iCal, Google Calendar, Zapier, Square, Stripe, hơn nữa
- Tải đính kèm
- Tạo portfolio dự án (website miễn phí)
- Tự động hóa task và email
- Tạo và quản lý hợp đồng
- Quản lý leads
Nhược Điểm:
- Nhiều tính năng chỉ có gói premium
- Gói miễn phí chỉ cho freelancer/người sáng tạo mới bắt đầu
Gói từ $39/tháng cho cá nhân/team nhỏ. Cho agency/studio, $79/tháng cho thêm lưu trữ và user.
4. Bonsai
Bonsai thiết kế cho mọi người sáng tạo và freelancer, đơn giản hóa mọi khía cạnh quản lý dự án và khách hàng tại một nơi tiện lợi.
Bạn chuyển từ hỗn loạn sang tổ chức nhanh với template, quản lý khách hàng, nhắc nhở kế toán, và hơn nữa. CRM dễ dùng cũng có app mobile truy cập nhanh khi di chuyển. Thật đáng tiếc, tính năng thuế là add-on $10/tháng. Thêm $9/tháng cho user khác.
Ưu/Tính Năng:
- Hóa đơn đầy đủ tính năng
- Tạo và quản lý hợp đồng, đề xuất
- Timesheet tự động
- Nhiều template (hóa đơn, hợp đồng, đề xuất, brief, v.v.)
- Input khách hàng (form, feedback, contact, v.v.)
- Quản lý leads và contacts
- Tính năng kế toán đầy đủ, bao gồm thuế
- Theo dõi task và dự án
Nhược Điểm:
- Không có gói miễn phí (chỉ dùng thử 14 ngày)
- Một số tính năng là add-on (không có trong gói nào)
Cho freelancer thành danh cố gắng cân bằng phía hành chính, Bonsai là công cụ CRM premium chi phí thấp hơn chỉ $19/tháng gói cơ bản, $29/tháng gói Plus.
5. Dubsado
Dubsado cung cấp công cụ CRM toàn diện cho cả freelancer mới và thành danh. Phiên bản miễn phí giới hạn tính năng và khách (chỉ ba). Tuy nhiên, nó cho trải nghiệm tốt những gì có thể không cần thẻ tín dụng. Dashboard thực sự nổi bật, cung cấp tổng quan chi tiết tài chính, lịch trình, task sắp tới, thông báo gần đây xử lý.
Ưu/Tính Năng:
- Số lượng template ấn tượng: hợp đồng, đề xuất, khảo sát, lead generation, hơn nữa
- Tính năng hóa đơn đầy đủ, bao gồm tích hợp payment processor
- Báo cáo chi tiết
- Tạo workflow tự động
- Tổ chức và quản lý dự án, task, mọi chi tiết/liên lạc khách
- Scheduler dễ dùng
- Tích hợp QuickBooks, Zapier, Zoom, và nhiều hơn nữa
- Dashboard chi tiết với trang tổng quan toàn diện
Nhược Điểm:
- Phiên bản miễn phí giới hạn ba khách
- Gói premium rẻ nhất bất ngờ giới hạn
Tổng thể, giá hợp lý nếu quyết định nâng cấp. $200/năm gói Starter, không bao gồm workflow tự động và scheduling. Để có tất cả tính năng, cần gói $350/năm.
6. Hectic
Hectic là gió mới cho freelancer thành danh tìm CRM premium giá tốt quản lý khách hàng và dự án. Ấn tượng là gói miễn phí cho gần như mọi tính năng premium, nhưng giới hạn một khách và dự án; tuy nhiên, không cần thẻ tín dụng thử Hectic.
Ưu/Tính Năng:
- Quản lý chi tiết khách hàng
- Thêm đính kèm và file
- Scheduler tích hợp
- Công cụ cộng tác team
- Theo dõi thời gian và doanh thu
- Tích hợp Zoom, Zapier, Gmail, Slack, hơn nữa
- Tạo hợp đồng và đề xuất tùy chỉnh
- App mobile
- Quản lý dự án và task
Nhược Điểm:
- Gói miễn phí giới hạn một khách hoạt động
- Chỉ một template chung, tuy bạn tự tạo được
Dashboard thiết kế đơn giản và biểu đồ nhiều màu giúp dễ dàng tìm thông tin cần nhanh chóng để nắm vững kinh doanh. Thêm vào đó, chỉ $11.99/tháng (bảo đảm hoàn tiền 30 ngày) gói Unlimited. Hoặc team lên đến 10 thành viên, thử gói $19.99/tháng.
7. Vtiger
Vtiger không giàu tính năng bằng một số CRM khác danh sách, nhưng nếu cần CRM tập trung marketing hơn, đây có thể là lựa chọn hoàn hảo. Thêm vào đó, gói miễn phí cung cấp mọi thứ bạn muốn về quản lý chi tiết dự án và khách hàng. Dễ dàng tùy chỉnh CRM chỉ thấy dữ liệu áp dụng cho bạn.
Ưu/Tính Năng:
- Lên đến 10 user gói miễn phí
- Quản lý contacts
- Đính kèm tài liệu và file khác
- Tích hợp Google Meet, Zoom, Gmail, Outlook
- Quản lý task và dự án đầy đủ
- Công cụ và template marketing: email, lead form, autoresponder
- Cộng tác nội bộ với comment và meeting
- Thiết lập workflow
- Lên lịch contact và meeting
- App mobile
Nhược Điểm:
- Không có tính năng hóa đơn
- Gói miễn phí giới hạn 3,000 record và 3GB lưu trữ
- Dashboard giống menu hơn dashboard thực sự
Gói miễn phí có hạn chế, nhưng có thể đủ cho freelancer thành danh. Mặt khác, là lựa chọn đắt hơn nâng cấp, từ $30/tháng/user.
8. Bitrix24
Bitrix24 là CRM tập trung cộng tác và lead generation. Mặc dù nhiều tính năng giới hạn hoặc không có gói miễn phí, vẫn là gói miễn phí mạnh mẽ có thể đủ cho freelancer/người sáng tạo, miễn là dùng tùy chọn hóa đơn khác. Tuy nhiên, vẫn theo dõi doanh thu, quản lý contact, theo dõi thời gian dự án. Thêm vào đó, tạo website miễn phí tuyệt vời.
Ưu/Tính Năng:
- Quản lý contact và thu thập leads
- Tự động follow-up
- Xây dựng website riêng
- Cộng tác thành viên team (chat, video, gọi, v.v.)
- Cung cấp báo giá và hóa đơn (cần nâng cấp để thu tiền)
- Quản lý dự án
- Theo dõi thời gian và task
- Tạo automation task
- Các tùy chọn contact: mạng xã hội, chatbot, form website, hơn nữa
Nhược Điểm:
- Gói miễn phí giới hạn nhiều tính năng thiếu
- Hóa đơn chỉ có gói trả phí
Gói premium từ $39/tháng lên đến 5 user. Để có tất cả tính năng và user không giới hạn, $159/tháng khá cao.
9. Zenkit
Zenkit không phải CRM bình thường. Bạn không tìm thấy phần contact hay leads. Thay vào đó, quản lý trong Hypernotes hoặc Base, cho phép tùy chỉnh mọi thứ. Ban đầu hệ thống hơi rối, nhưng qua tutorial, dễ dùng hơn. Mỗi sản phẩm có hạn chế riêng bản miễn phí, giá $4-9/tháng gói Plus, $19-25/tháng gói Business. Hoặc liên hệ Zenkit giá bundle đặc biệt.
Ưu/Tính Năng:
- Tạo và quản lý dự án
- Gồm năm công cụ chính: Projects, To Do, Zenchat, Hypernotes, Base
- Tạo ghi chú chi tiết dùng notebook cá nhân tổ chức trong thư viện
- Task manager chi tiết với nhắc nhở
- Cộng tác với tính năng chat
- Tất cả công cụ tích hợp nhau
- Thu thập contact và chi tiết như task, dự án, hoặc notebook
- Tích hợp hơn 1.500 dịch vụ khác
Nhược Điểm:
- Không có tùy chọn quản lý contact truyền thống
- Không có lead generation hay marketing tools
- Không có hóa đơn
Nếu chủ yếu cần CRM cho quản lý dự án, Zenkit là lựa chọn đơn giản hơn hầu hết CRM.
10. Agile CRM
Agile CRM thiết kế cho cả solopreneur và agency lớn. Phần tốt: freelancer/người sáng tạo hưởng nhiều công cụ lead generation chuyên nghiệp và tổ chức contact miễn phí. Không dùng thử, bạn quản lý lên đến 50.000 contact, thêm task và tài liệu không giới hạn. Mặc dù không có hóa đơn, dashboard cho tổng quan ngày tuyệt vời, giữ bạn tổ chức.
Ưu/Tính Năng:
- Quản lý contacts và leads đầy đủ
- Gọi một click và tự động hóa cuộc gọi
- Đặt lịch hẹn
- Quản lý dự án với task list kéo-thả
- Tạo workflow marketing tự động
- Kết nối email và mạng xã hội
- Cung cấp helpdesk và hỗ trợ feedback khách
- Tích hợp nhiều dịch vụ: mạng xã hội, video chat, email, hơn nữa
- Add-on app cho tính năng thêm
- Phiên bản miễn phí lên đến 10 user và 50.000 contact
Nhược Điểm:
- Nhiều tính năng marketing chỉ gói premium
- Hầu hết tích hợp cần gói premium
- Không có hóa đơn
Giá từ $8.99/tháng thêm tính năng marketing. Gói Regular và Enterprise thêm tính năng, giá $29.99/tháng và $47.99/tháng.
11. Streak
Streak là công cụ CRM độc특 chạy trực tiếp từ Gmail, khiến bạn không phải chuyển qua lại giữa email và CRM. Dùng cùng giao diện Gmail quen thuộc, nhưng dễ import contact, dữ liệu bán hàng, hơn nữa. Label nhiều màu giúp tổ chức gọn gàng. Video hướng dẫn chi tiết giúp bắt đầu trong vài phút.
Ưu/Tính Năng:
- Cài đặt trong Chrome và Gmail
- Theo dõi contact và tất cả email
- Thiết lập pipeline thu thập dữ liệu
- Nhắc nhở và gửi email follow-up
- Theo dõi doanh số
- Thiết lập task list
- Tích hợp GSuite (tích hợp Zapier thêm gói premium)
- Workflow tùy chỉnh
- Hóa đơn (chỉ gói premium)
Nhược Điểm:
- Yêu cầu Gmail
- Chỉ tính năng cơ bản gói miễn phí
Gói miễn phí thực sự chỉ cho solo user, lên đến 500 item theo dõi pipeline và 50 mail merge/ngày. Cho tính năng nâng cao và tích hợp, nâng cấp gói $15/tháng Solo. Cho hóa đơn, cần gói $49/tháng Pro hoặc $129/tháng Enterprise.
12. Capsule
Capsule là công cụ CRM all-in-one thực sự cho mọi thứ cần theo dõi dự án và khách hàng. Dễ dàng nuôi dưỡng leads tiềm năng không quên ai. Báo cáo chi tiết lý tưởng theo dõi mục tiêu và tài chính. Bất ngờ, hầu hết tích hợp và add-on có trong gói miễn phí, tuy báo cáo giới hạn.
Ưu/Tính Năng:
- Quản lý contact chi tiết
- Template email cho Outlook và Gmail
- Ngàn tích hợp qua Zapier
- Nuôi dưỡng leads
- Quản lý task và lịch
- Theo dõi và báo cáo doanh số chi tiết
- Hóa đơn
- Dành cho cá nhân và team
- Quản lý lên đến 250 contact miễn phí
Nhược Điểm:
- Gói miễn phí lưu trữ rất hạn chế (50 MB)
- Hầu hết tính năng qua add-on (đã bao gồm) thay vì built-in
Khả năng cao bạn cần thêm lưu trữ, nếu tiếp tục dùng Capsule. Mặc dù mỗi gói có dùng thử, gói Professional $18/user/tháng. Cho thêm lưu trữ, contact, tính năng, nâng cấp Teams $36/user/tháng hoặc Enterprise $54/user/tháng.
13. Spreadsheet.com
Spreadsheet.com đưa ra cách tiếp cận độc đáo nhất cho CRM. Nếu yêu thích spreadsheet, bạn đánh giá cao định dạng quen thuộc. Thêm vào đó, mọi thứ tùy chỉnh. Nhiều template giúp bắt đầu. Xem dữ liệu dạng spreadsheet hoặc Gantt, Kanban, Form view phù hợp nhu cầu. Hầu hết freelancer/người sáng tạo chỉ cần gói miễn phí.
Ưu/Tính Năng:
- Giao diện spreadsheet quen thuộc dễ dùng
- Bắt đầu từ template, dễ tùy chỉnh spreadsheet cho nhu cầu
- Workbook không giới hạn gói miễn phí
- Quản lý contact và dự án
- Xử lý marketing và lịch trình
- Quản lý tài chính, tạo báo cáo chi tiết
- Hoạt động cho cá nhân và team
- Hàng ngàn tích hợp: QuickBooks, Zapier, Gmail, hơn nữa
Nhược Điểm:
- Không có hóa đơn trực tiếp
- Workbook giới hạn 2,000 hàng gói miễn phí (Có thể tạo workbook mới)
Tuy nhiên, nếu cần nâng cấp thêm lưu trữ, giá từ $9/user/tháng, nhưng chỉ user tạo spreadsheet tính user, thành viên team khác xem/sửa dữ liệu workbook hiện có miễn phí.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Không thể tự tạo spreadsheet hoặc database của mình?
Được. Nếu không có nhiều thông tin quản lý, có thể đơn giản hơn tự tạo spreadsheet theo dõi tài chính và chi tiết khách. Bạn thậm chí dùng database software như Microsoft Access thiết kế CRM riêng. Tất nhiên, chọn phần mềm miễn phí như LibreOffice, bao gồm spreadsheet và database.
2. Có thể export/import dữ liệu từ/đến CRM?
Hầu hết CRM cung cấp export/import. Cho phép chuyển CRM khác, backup dữ liệu, dễ dàng import dữ liệu có sẵn như danh sách contact.
3. Freelancer thành danh có thể dùng CRM miễn phí?
Tùy thuộc tính năng bạn muốn/cần. Với số lượng khách/dự án lớn, có thể cần CRM premium cho hóa đơn nâng cao, tích hợp, lưu trữ. Tuy nhiên, luôn bắt đầu gói miễn phí nếu có. Nếu cung cấp mọi thứ cần với ít समझौता, ở lại bản miễn phí.
4. Công cụ CRM có an toàn không?
Tổng thể, CRM uy tín an toàn như hầu hết giải pháp cloud cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy ngành, CRM chọn có thể cần đáp ứng tiêu chuẩn mã hóa và bảo mật cụ thể. Xem phần "Help" (Trợ giúp) website CRM hoặc liên hệ hỗ trợ khách hàng để có câu trả lời.
Cũng, đảm bảo dùng mật khẩu an toàn, duy nhất cho tài khoản và có phần mềm chống virus trên thiết bị truy cập CRM.
5. Phần mềm CRM có phức tạp không?
Không thực sự. Mặc dù có vẻ đáng sợ đầu tiên, mọi lựa chọn danh sách có phần help tuyệt vời với tutorial và tài nguyên giúp bắt đầu nhanh và thành thạo tính năng.