Nếu bạn mới sử dụng iPhone hoặc iPad, bạn có thể không biết rằng bạn có thể thực hiện các điều chỉnh khác nhau đối với cài đặt của thiết bị của mình. Để làm như vậy, hãy nhấn vào biểu tượng Cài đặt trên Màn hình chính, biểu tượng trông giống như một chiếc bánh răng.
Giống như Tùy chọn hệ thống trên máy Mac (mà chúng tôi đang khám phá ở đây:Tùy chọn hệ thống trên máy Mac của bạn), Cài đặt trên iPhone hoặc iPad của bạn cung cấp quyền truy cập vào các công cụ để điều chỉnh độ sáng màn hình, thiết lập mật khẩu, định cấu hình WiFi của bạn, v.v. Nhưng ngoài ra, bạn cũng sẽ tìm thấy các tùy chọn để xử lý cuộc gọi điện thoại và băng thông rộng di động, cũng như nhiều tính năng bảo mật bổ sung để bảo vệ tệp cá nhân, ảnh và thông tin khác của bạn. Vì vậy, đây là hướng dẫn của chúng tôi về các cài đặt chính mà bạn cần biết trong iOS.
(Nếu bạn muốn biết thêm về iOS, hãy xem tổng hợp các mẹo iOS của chúng tôi.)
Cách tìm kiếm ứng dụng Cài đặt
Trước khi chúng ta xem hướng dẫn chi tiết, đây là mẹo nhanh có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Danh sách các tùy chọn nằm trong các bảng Cài đặt khác nhau dường như sẽ tồn tại mãi mãi, nhưng tùy chọn tìm kiếm có thể giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Công cụ tìm kiếm xuất hiện ngay trên đầu bảng Cài đặt. Nó có thể không hiển thị nếu trước đó bạn đã cuộn xuống để xem các tùy chọn khác, nhưng bạn có thể hiển thị nó bằng cách chạm vào ở đầu màn hình để nhảy thẳng lên.
Chỉ cần nhấn vào tên của tính năng bạn đang tìm kiếm - chẳng hạn như iCloud - và bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tùy chọn liên quan.
Trung tâm Điều khiển &Thông báo
Trung tâm điều khiển
Cách đây ít lâu, Apple đã nhận ra rằng Cài đặt hơi phức tạp, vì vậy họ đã thêm một tính năng mới gọi là Trung tâm điều khiển mà bạn có thể kích hoạt Trung tâm điều khiển bằng cách vuốt lên từ cạnh dưới của màn hình. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy quyền truy cập tức thì vào một số cài đặt quan trọng, bao gồm độ sáng màn hình và âm lượng, điều khiển Bật / Tắt cho WiFi và Bluetooth cũng như khả năng kích hoạt máy ảnh.
Kể từ khi iOS 11 ra mắt, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn xuất hiện tại đây. Đi tới Cài đặt> Trung tâm điều khiển> Tùy chỉnh điều khiển, sau đó nhấn vào vòng tròn màu đỏ bên cạnh bất kỳ điều khiển nào bạn muốn xóa hoặc vòng tròn màu xanh lục bên cạnh những điều khiển bạn muốn thêm.
Thông báo
Nhiều ứng dụng trên iPhone hoặc iPad của bạn có thể gửi cho bạn 'thông báo' - những tin nhắn bật lên trên màn hình để thông báo rằng bạn vừa nhận được một tin nhắn mới trong Mail hoặc có thể là một tin nóng hổi từ ứng dụng BBC News.
Bảng Thông báo hiển thị danh sách tất cả các ứng dụng có thể gửi thông báo và cho phép bạn bật hoặc tắt thông báo cho từng ứng dụng riêng lẻ. Bạn cũng có thể tinh chỉnh các thông báo - có thể chặn chúng khỏi Màn hình khóa, nhưng cho phép chúng xuất hiện khi thiết bị được mở khóa và sử dụng.
Chế độ nguồn điện thấp
Apple tuyên bố rằng Chế độ nguồn điện thấp có thể cung cấp cho bạn thêm một giờ sử dụng pin. Tính năng này được tắt theo mặc định, nhưng bạn sẽ được hỏi có muốn bật tính năng này bất cứ khi nào iPhone hoặc iPad của bạn giảm xuống còn 20% pin hay không, sau đó lại ở mức 10%. Bạn cũng có thể tự bật tính năng này bất kỳ lúc nào bằng cách vào Cài đặt rồi cuộn xuống phần Pin hoặc (nếu bạn đã chọn đưa vào) trong Trung tâm điều khiển.
iOS sẽ tự động tắt lại Chế độ nguồn điện thấp sau khi bạn sạc pin trở lại 80%.
Chế độ Nguồn điện thấp giúp tiết kiệm pin bằng cách tắt một số tính năng và tắt tải xuống và cập nhật tự động, cùng với một số hiệu ứng hình ảnh và hoạt ảnh. Đọc thêm các mẹo tiết kiệm pin tại đây.
Không dây, Bluetooth &di động
Gọi qua Wi-Fi
Gọi qua Wi-Fi cho phép bạn thực hiện cuộc gọi bằng kết nối Wi-Fi ở những khu vực mà bạn có thể không nhận được tín hiệu tốt cho các cuộc gọi thoại thông thường. Mỗi mạng di động xử lý tính năng này theo cách riêng của mình, vì vậy, nó đáng để bạn kiểm tra.
Tính năng Gọi qua Wi-Fi phải được bật trong phần Điện thoại:chỉ cần chọn Gọi qua Wi-Fi, sau đó nhấn vào thanh trượt.
WiFi, Bluetooth và chuyển vùng dữ liệu
Tiếp theo trong danh sách là các cài đặt chính khác, chẳng hạn như WiFi và Bluetooth, và trên iPhone và iPad có băng thông rộng di động có các cài đặt cho mạng di động và truyền thông dữ liệu của bạn.
Một tùy chọn thực sự quan trọng mà bạn sẽ tìm thấy trong bảng cài đặt Dữ liệu di động là dành cho Chuyển vùng dữ liệu. Việc tắt Chuyển vùng dữ liệu sẽ hạn chế dữ liệu và kết nối internet của bạn chỉ với Wi-Fi, để bạn không phải trả một khoản tiền lớn do vô tình cố gắng sử dụng băng thông rộng di động khi bạn ở nước ngoài.
Cài đặt iPhone cho Handoff
Bảng điều khiển Chung cũng bao gồm các cài đặt cho Handoff - một tính năng cho phép bạn bắt đầu tài liệu hoặc tin nhắn trên một thiết bị, sau đó chuyển đổi và kết thúc nó trên máy Mac hoặc thiết bị iOS khác. Bạn có thể đọc thêm về Handoff tại đây:Toàn bộ hướng dẫn về Continuous
Sử dụng Handoff trên iPhone
Khi được kích hoạt, Handoff cho phép bạn bắt đầu sử dụng một ứng dụng, chẳng hạn như Pages hoặc Keynote, trên một thiết bị và sau đó chuyển sang ứng dụng tương tự trên thiết bị khác để bạn có thể tiếp tục làm việc trên cùng một tài liệu ngay lập tức. Bạn thậm chí có thể nhận cuộc gọi trên máy Mac khi iPhone đổ chuông hoặc sử dụng FaceTime trên máy Mac để gọi điện qua iPhone.
Thành thật mà nói, Handoff hơi khó xử lý và cần một chút nỗ lực để làm cho nó hoạt động bình thường, nhưng trước khi bạn có thể bắt đầu, bạn cần phải bật Handoff trong bảng cài đặt này. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ hiển thị trên màn hình khóa của iPhone hoặc iPad, cho biết bất kỳ ứng dụng nào đang sử dụng Handoff và đang chờ bạn tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại.
Tạo điểm truy cập cá nhân
Tôi đi du lịch khá nhiều nơi với máy tính xách tay MacBook của mình và có thể bực bội khi vùng phủ sóng wifi ở nhiều địa điểm bị chậm hoặc không hoạt động bình thường. Tính năng Điểm truy cập cá nhân đã cứu tôi trong một số trường hợp, vì nó cho phép bạn chia sẻ băng thông rộng di động trên iPhone hoặc iPad với máy tính xách tay hoặc các thiết bị khác của bạn.
Bật Điểm truy cập cá nhân sẽ nhắc bạn chọn từ hai tùy chọn khác nhau. Bạn có thể kết nối iPhone với máy tính của mình bằng cáp USB - loại cáp này hơi rườm rà nhưng sử dụng ít pin hơn. Ngoài ra, bạn có thể kích hoạt Wi-Fi và Bluetooth trên iPhone của mình và liên kết với nó bằng một trong các kết nối đó.
Kết nối cũng được bảo vệ bằng mật khẩu để đảm bảo rằng không ai khác có thể sử dụng kết nối internet của bạn mà không có sự cho phép của bạn. Nếu bạn có Yosemite trở lên đang chạy trên máy Mac, bạn thậm chí có thể phát hiện khi iPhone ở gần và sử dụng máy Mac để bật Điểm truy cập cá nhân mà không cần phải mở khóa.
Bảo mật và quyền riêng tư
Cài đặt quyền riêng tư
Theo sau bảng Cài đặt chung là một số tùy chọn khác kiểm soát phần cứng cơ bản của iPhone hoặc iPad. Nhiều trong số này khá đơn giản, chẳng hạn như điều khiển độ sáng màn hình, nhạc chuông và các âm thanh cảnh báo khác. Tuy nhiên, khá kỳ lạ nằm ở cuối danh sách này, là bảng điều khiển Quyền riêng tư quan trọng.
Có rất nhiều cài đặt bảo mật và quyền riêng tư khác nhau trong iOS, nhưng bảng cài đặt cụ thể này tập trung đặc biệt vào các ứng dụng 'bên thứ ba' (không phải của Apple) muốn truy cập vào thông tin như dữ liệu vị trí, thư viện ảnh và danh bạ của bạn và thậm chí cả y tế dữ liệu do HealthKit thu thập.
Mọi ứng dụng yêu cầu quyền truy cập vào thông tin cá nhân của bạn đều được liệt kê ở đây và bạn có thể chọn có cho phép hay không cho phép truy cập cho từng ứng dụng riêng lẻ. Việc giải quyết tất cả đều là một việc vặt, nhưng bạn nên cố gắng giữ cho dữ liệu cá nhân của mình ở chế độ riêng tư.
Cài đặt quyền riêng tư &Dịch vụ vị trí
Có các kiểm soát quyền riêng tư quan trọng trong phần Hạn chế. Có một danh sách dài các tùy chọn, trông có vẻ hơi khó khăn, nhưng hầu hết các tùy chọn này hoạt động về cơ bản giống nhau, vì vậy chúng tôi không cần phải cung cấp cho bạn quá nhiều thông tin cùng một lúc.
Ở đầu danh sách Quyền riêng tư là Dịch vụ Vị trí, sử dụng kết hợp các tính năng GPS, Wi-Fi và Bluetooth để xác định vị trí của bạn. Nếu bạn thực sự lo lắng về việc Big Brother theo dõi chuyển động của mình thì bạn có thể chỉ cần tắt Dịch vụ vị trí hoàn toàn. Ngoại lệ duy nhất ở đây là - trong trường hợp khẩn cấp - việc sử dụng Find My iPhone sẽ kích hoạt lại các dịch vụ định vị để bạn thực sự có thể tìm thấy iPhone hoặc iPad bị mất của mình.
Chia sẻ vị trí của bạn
Ngay bên dưới nút Bật / Tắt chính của Dịch vụ Vị trí là một tính năng có nhãn Chia sẻ Vị trí của Tôi. Điều này cung cấp cho bạn hai tùy chọn để cho mọi người biết vị trí của bạn khi bạn liên hệ với họ bằng Tin nhắn hoặc Tìm bạn bè của tôi.
Nếu bạn chọn Gửi vị trí hiện tại của tôi khi gửi tin nhắn, bạn sẽ chỉ gửi một tin nhắn duy nhất cho họ biết vị trí của bạn vào phút chính xác đó. Ngoài ra, Chia sẻ Vị trí của tôi sẽ cho phép người nhận tin nhắn theo dõi chuyển động của bạn chỉ trong một giờ, cho đến cuối ngày hoặc tiếp tục theo dõi bạn vô thời hạn. Điều đó rõ ràng là hữu ích nếu bạn muốn theo dõi con mình hoặc bạn đang đợi bạn bè hoặc gia đình đến một nơi nào đó.
Cho phép các ứng dụng iPhone sử dụng vị trí của bạn
Thật tốt là bạn có thể tắt dịch vụ định vị nếu bạn muốn. Tuy nhiên, tất nhiên, các ứng dụng như Bản đồ hoặc Thời tiết cần biết vị trí của bạn để hoạt động bình thường, vì vậy bạn cũng có khả năng kiểm soát các dịch vụ vị trí cho từng ứng dụng riêng lẻ.
Bất kỳ ứng dụng nào cố gắng sử dụng thông tin vị trí của bạn đều được liệt kê trong bảng điều khiển Dịch vụ vị trí và nếu bạn nhấn vào tên của ứng dụng, bạn sẽ thấy hai tùy chọn đơn giản. Tùy chọn 'Không bao giờ' chỉ chặn ứng dụng sử dụng dịch vụ định vị. Tùy chọn khác là 'Trong khi sử dụng ứng dụng' - chỉ cho phép ứng dụng kiểm tra vị trí của bạn khi bạn thực sự có ứng dụng đang chạy trên màn hình.
Tôi đã chọn ứng dụng BBC Weather cho ví dụ này, nhưng các kiểm soát quyền riêng tư giống nhau đối với tất cả các ứng dụng khác có thể muốn sử dụng dịch vụ vị trí.
Định cấu hình VPN
Nghe có vẻ như một chút thuật ngữ công nghệ khó hiểu, nhưng VPN - mạng riêng ảo - là một công cụ mạng quan trọng có thể hữu ích cho cả các tổ chức doanh nghiệp lớn và người dùng gia đình thông thường. Người dùng doanh nghiệp thường sẽ thiết lập một VPN cho nhân viên của họ vì nó giúp bảo mật email và các thông tin khác an toàn hơn khi bạn vắng mặt tại văn phòng và bạn phải sử dụng các điểm phát sóng wifi hoặc các mạng công cộng khác.
Người quản lý CNTT của bạn có thể chỉ cho bạn cách định cấu hình các tính năng VPN được tích hợp trong iOS, nhưng cũng có thể tải xuống một số ứng dụng VPN từ App Store. Người dùng doanh nghiệp có thể sẽ tránh các ứng dụng của bên thứ ba này và tự thiết lập VPN, nhưng những ứng dụng này cũng có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ riêng biệt phi kinh doanh, chẳng hạn như giành quyền truy cập vào phiên bản Netflix của Hoa Kỳ.
Touch ID
Như bạn có thể đã biết, Touch ID sử dụng (các) vân tay của bạn thay thế cho mật mã thông thường khi mở khóa iPhone của bạn. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể quên hoàn toàn mật mã của mình - ngoài bất kỳ thứ gì khác mà bạn sẽ cần mỗi khi muốn vào bảng cài đặt Touch ID.
Khi bạn đã vào các cài đặt này, bạn cũng có thể yêu cầu iPhone của mình sử dụng Touch ID để cho phép mua hàng của bạn trên iTunes hoặc App Store, đây là một công cụ tiết kiệm thời gian hữu ích nếu bạn có một mật khẩu mạnh nhưng phức tạp cho tài khoản iTunes của mình .
Nếu iPhone của bạn có Touch ID thì nó sẽ nhắc bạn quét ngón tay khi bạn thiết lập điện thoại lần đầu tiên. Tuy nhiên, đừng quên rằng bạn có thể thêm nhiều dấu vân tay bất cứ khi nào bạn muốn. Đây là một ý tưởng hay, vì tôi thấy rằng tôi thích sử dụng các ngón tay khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Tôi sử dụng ngón tay cái trên tay phải khi cầm iPhone, nhưng tôi sử dụng một ngón tay khác - và đôi khi là một bàn tay khác - khi tôi đặt iPhone trên bàn trước mặt.
Bạn có thể quét tối đa năm ngón tay, đủ cho hầu hết mọi người và bạn cũng có thể xóa các ngón tay. Chúng tôi đã thấy các giải pháp thay thế trên web cho phép bạn quét hơn năm ngón tay, nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên làm điều đó vì nó có thể làm hỏng cài đặt bảo mật của iPhone của bạn.
Tìm hiểu những gì bạn đang chia sẻ
Các ứng dụng iOS có thể chia sẻ thông tin cá nhân của bạn đều được liệt kê trong Quyền riêng tư và nếu bạn nhấn vào tên của từng ứng dụng, bạn có thể biết chính xác ứng dụng của bên thứ ba nào khác đã yêu cầu quyền chia sẻ dữ liệu của bạn.
Một số điều này có thể làm bạn ngạc nhiên - Google Maps có thể yêu cầu thông tin địa chỉ từ Danh bạ, nhưng bạn có thể không nhận ra rằng Google Maps có tùy chọn 'tìm kiếm bằng giọng nói' có thể điều khiển micrô của bạn. Đó là cách sử dụng hợp pháp cho micrô và tất nhiên một công ty tuyệt vời như Google sẽ không bao giờ có ước mơ xâm phạm quyền riêng tư cá nhân của bất kỳ ai. Nhưng trong tay một người kém cẩn thận, micrô của bạn có thể bị biến thành một thiết bị nghe lén có thể lắng nghe mọi lời bạn nói.
Vì vậy, thỉnh thoảng bạn nên kiểm tra các cài đặt Quyền riêng tư này và tắt bất kỳ tùy chọn chia sẻ nào dường như không thực sự cần thiết.
Cho phép các ứng dụng chia sẻ dữ liệu
Cũng cần nhớ rằng khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng là một con đường hai chiều. Ví dụ, ứng dụng Health của Apple cho phép các ứng dụng sức khỏe của bên thứ ba cả 'đọc' và 'ghi' dữ liệu. Tôi đã có ứng dụng Nike Running trên iPhone của mình và ứng dụng này có thể 'ghi' dữ liệu tập luyện và chạy của tôi vào Health, để Health có thể tổng hợp một bức tranh tổng thể tốt hơn về tình trạng thể chất của tôi. Tuy nhiên, ứng dụng Nike cũng có thể 'đọc' các dữ liệu khác, chẳng hạn như nhịp tim của tôi, từ Health và cho tôi biết khi tôi làm quá mọi thứ một chút.
Đặt lại tất cả
Tùy chọn cuối cùng trong bảng Cài đặt chung là tùy chọn mà bạn có thể sẽ không bao giờ sử dụng - cho đến khi bạn quyết định rằng đã đến lúc loại bỏ iPhone hoặc iPad của mình hoàn toàn.
Lệnh Reset thực sự cung cấp một số tùy chọn khác nhau. Đầu tiên là 'đặt lại tất cả cài đặt', để nguyên tất cả ứng dụng, nhạc và nội dung khác của bạn và chỉ đặt lại các tùy chọn cá nhân, chẳng hạn như bàn phím mới hoặc cài đặt VPN mà bạn có thể đã thêm vào. Tuy nhiên, chúng tôi đã nghe nói rằng tùy chọn cụ thể này có thể có một chút lỗi, vì vậy, bạn nên sao lưu iPhone hoặc iPad vào máy Mac trước khi đặt lại.
Tùy chọn tiếp theo là 'xóa tất cả nội dung và cài đặt'. Đây là tùy chọn hạt nhân loại bỏ tất cả các tùy chọn và cài đặt cá nhân của bạn, cùng với tất cả các ứng dụng, nhạc, video và ảnh. Đây là tùy chọn bạn sẽ sử dụng nếu bạn đang bán iPhone hoặc iPad và bạn muốn xóa tất cả thông tin cá nhân của mình trước (để biết thêm chi tiết về tùy chọn này, hãy xem tệp trợ giúp của Apple).
Cũng có một số tùy chọn khác ở đây, mặc dù chúng kém quyết liệt hơn nhiều so với việc đặt lại hoàn toàn. Việc thiết lập lại mạng chỉ đơn giản là yêu cầu iPhone hoặc iPad của bạn quên các chi tiết như mật khẩu wifi. Một tùy chọn đặt lại đôi khi có thể đáng sử dụng là tùy chọn Vị trí và Quyền riêng tư. Thao tác này đặt lại cài đặt vị trí và quyền riêng tư cho tất cả các ứng dụng của bạn, có nghĩa là bất kỳ ứng dụng nào cố gắng truy cập vị trí, danh bạ hoặc thông tin khác của bạn sẽ phải yêu cầu lại tất cả quyền.
Tìm hiểu cách tạo dung lượng trên iPhone khi bạn cần
Ngoài ra, nếu bạn muốn xóa nội dung của iPhone vì bạn đang bán nó hoặc vì nó không hoạt động bình thường, thì đây là cách đặt lại iPhone, xóa nội dung của iPhone và khôi phục từ bản sao lưu.
Cài đặt dành cho cha mẹ và gia đình
Đặt giới hạn
Một tập hợp các tùy chọn quan trọng được tìm thấy trong bảng Cài đặt chung - và một tùy chọn đặc biệt quan trọng đối với các bậc cha mẹ có con nhỏ - là Hạn chế. Theo mặc định, tất cả các hạn chế đều bị tắt - có nghĩa là tất cả các ứng dụng của bạn chạy bình thường - và nếu bạn muốn bật các hạn chế, trước tiên, bạn cần nhập mật mã cho iPhone hoặc iPad của mình. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một số bộ kiểm soát khác nhau mà bạn có thể sử dụng để giới hạn quyền truy cập của con bạn vào các ứng dụng, mua hàng và nội dung không phù hợp.
Dưới tiêu đề 'Cho phép:' bạn sẽ thấy danh sách các ứng dụng - bao gồm Safari, Máy ảnh và FaceTime - mà bạn có thể chặn hoàn toàn. Bạn cũng có thể hạn chế quyền truy cập vào iTunes Store và iBooks Store, để con bạn không phải trả một hóa đơn khổng lồ mà không có sự cho phép của bạn. Khi bạn chặn các ứng dụng này, chúng sẽ biến mất hoàn toàn khỏi Màn hình chính của iPhone hoặc iPad, vì vậy con bạn thậm chí sẽ không biết rằng chúng tồn tại.
Một ngoại lệ ở đây là ứng dụng iBooks vẫn hiển thị và sẽ cho phép mọi người đọc sách bạn đã mua - nhưng sẽ không còn cho phép truy cập vào iBooks Store để thực hiện bất kỳ giao dịch mua mới nào.
Cách khóa Cài đặt
Một tùy chọn hữu ích ở đây là mục nhập được đánh dấu 'Không cho phép Thay đổi'. Bạn có thể thiết lập các dịch vụ định vị cho các ứng dụng chính của mình - đối với tôi đó là Bản đồ và Thời tiết của BBC - rồi nhấn vào 'Không cho phép Thay đổi'. Thao tác này sẽ khóa cài đặt cho các ứng dụng đó để chúng hoạt động theo cách bạn muốn nhưng tự động chặn mọi ứng dụng mới mà bạn có thể tải xuống có quyền truy cập vào các dịch vụ vị trí. Nếu bạn thay đổi quyết định của mình, bạn có thể chỉ cần nhấn vào 'Cho phép thay đổi' để thay đổi cài đặt vị trí cho tất cả các ứng dụng của mình một lần nữa.
Kiểm soát mua hàng trong ứng dụng
Tất cả chúng ta đều đã nghe những câu chuyện về việc trẻ em chi tiêu rất nhiều cho IAP (mua hàng trong ứng dụng), vì vậy iOS bao gồm các tùy chọn để hạn chế những điều này.
Cuộn xuống một chút và bạn sẽ thấy hai tùy chọn cho phép bạn ngăn không cho bất kỳ ai cài đặt ứng dụng mới hoặc xóa bất kỳ ứng dụng hiện có nào của bạn. Tiếp theo trong danh sách là tùy chọn chặn hoàn toàn mua hàng trong ứng dụng. Nhưng, kỳ lạ là không có tùy chọn nào ở đây để chỉ hạn chế quyền truy cập vào App Store giống như cách bạn có thể hạn chế các cửa hàng iTunes hoặc iBook.
Trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể làm được điều này, nhưng vì một số lý do mà tùy chọn này bị ẩn sâu hơn một chút trong bảng Restrictions. Tiếp tục cuộn xuống cho đến khi bạn thấy phần có tên là 'Nội dung được phép'.
Các điều khiển trong phần này cho phép bạn áp dụng các điều khiển xếp hạng cho nhạc, video và các loại nội dung khác - chẳng hạn như xếp hạng độ tuổi cho phim hoặc chặn nhạc có chứa ngôn ngữ người lớn. Ở đây cũng có một tùy chọn cho phép bạn ngăn chặn bất kỳ ứng dụng mới nào được cài đặt hoặc có thể giới hạn việc mua ứng dụng mới đối với các ứng dụng phù hợp với một nhóm tuổi cụ thể.
Hạn chế Siri
Lần trước, chúng ta đã biết cách tắt hoàn toàn Siri cũng như các ứng dụng khác như Safari mà bạn có thể không muốn trẻ nhỏ sử dụng. Nếu bạn quyết định bật Siri, bạn vẫn có thể đảm bảo rằng nó không vô tình trượt sang bất kỳ ngôn ngữ hoặc tài liệu không phù hợp nào. Quay lại phần Hạn chế trong Cài đặt và cuộn xuống 'Nội dung được phép' một lần nữa. Ngay bên dưới các điều khiển xếp hạng cho nhạc, video và ứng dụng, bạn sẽ thấy một mục nhập cho Siri. Nhấn vào phần này và bạn sẽ thấy hai tùy chọn mà bạn có thể bật hoặc tắt.
Siri sẽ không bao giờ sử dụng ngôn ngữ của người lớn để trả lời một câu hỏi, nhưng nó có thể lặp lại ngôn ngữ xấu mà người khác nói. Việc tắt tùy chọn ngôn ngữ rõ ràng sẽ đảm bảo rằng loại ngôn ngữ này được in ra hoặc in dưới dạng dấu hoa thị trên màn hình. Tắt tùy chọn tìm kiếm trên web sẽ ngăn Siri tìm kiếm thông tin trên Wikipedia, Twitter hoặc Bing - đây là công cụ tìm kiếm duy nhất mà Siri hiện được phép sử dụng.
Đọc hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi về Siri để có thêm lời khuyên.
Kiểm soát trang web
Ngay bên dưới Siri trong các điều khiển Nội dung Được phép là tùy chọn Trang web, cho phép bạn giới hạn các trang web có thể được xem trong Safari. Theo mặc định, tùy chọn này được đặt để cho phép 'tất cả các trang web', nhưng việc nhấn vào Giới hạn Nội dung Người lớn sẽ tự động lọc ra hầu hết các trang web dành cho người lớn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể cho phép hoặc chặn quyền truy cập vào các trang web cụ thể bằng cách nhập địa chỉ vào bảng "luôn cho phép" hoặc "không bao giờ cho phép".
Tùy chọn thứ hai, có nhãn Chỉ các trang web cụ thể, là cách an toàn nhất cho trẻ nhỏ vì nó chặn tất cả các trang web ngoại trừ một số trang thân thiện với trẻ em đã được Apple chấp thuận - chẳng hạn như trang web của Disney và Apple. Nếu bạn cần ghi đè những hạn chế này bất kỳ lúc nào, bạn vẫn có thể nhập địa chỉ web vào Safari và sau đó yêu cầu nó cho phép trang web đó bằng cách nhập mật khẩu của bạn.
Cài đặt mua hàng
Chúng tôi đã xem xét các tùy chọn khác nhau cho phép bạn hạn chế mua hàng trong ứng dụng hoặc chặn hoàn toàn tất cả các loại giao dịch mua từ iBooks và iTunes Stores. Tuy nhiên, có một tùy chọn khác mà bạn có thể sử dụng, tùy thuộc vào cách thiết lập iPhone hoặc iPad của bạn.
Nếu iPhone hoặc iPad của bạn có thể sử dụng TouchID thì cũng như sử dụng vân tay của bạn để bật thiết bị, bạn cũng có thể sử dụng nó để mua hàng. Điều đó khá an toàn nhưng tất nhiên, không phải tất cả các thiết bị iOS đều được tích hợp tính năng TouchID. Nếu iPhone, iPad của bạn không có TouchID thì bạn sẽ thấy một tùy chọn bổ sung trong bảng Hạn chế có nhãn 'Cài đặt mật khẩu' (tùy chọn này cũng sẽ xuất hiện nếu thiết bị của bạn có TouchID nhưng bạn đã tắt nó để mua hàng ).
Có hai tùy chọn chính ở đây và chúng áp dụng cho tất cả các giao dịch mua mà bạn thực hiện trong iTunes, iBooks và App store. Tùy chọn 'Luôn yêu cầu' có nghĩa là bạn sẽ cần nhập mật khẩu của mình cho mỗi lần mua hàng mà bạn thực hiện trên thiết bị đó - bao gồm cả mua hàng trong ứng dụng. Nếu bạn chọn 'Yêu cầu sau 15 phút' thì bạn sẽ có một chút không gian để thở, vì bạn có thể nhập mật khẩu của mình cho một lần mua hàng và sau đó thực hiện các giao dịch mua bổ sung trong 15 phút tiếp theo mà không cần phải nhập lại.
Có một lựa chọn cuối cùng ở đây. Nhiều ứng dụng hiện đang được bán thực sự được tải xuống miễn phí - đặc biệt là các trò chơi hướng đến trẻ nhỏ - vì vậy chúng thực sự không được tính là 'mua hàng', vì không có tiền đổi chủ. Nhưng tất nhiên, các ứng dụng và trò chơi 'freemium' này kiếm tiền bằng cách thúc giục bạn mua hàng trong ứng dụng bổ sung. Vì vậy, tùy chọn cuối cùng này có nghĩa là bất kỳ ai sử dụng thiết bị của bạn cũng sẽ phải sử dụng mật khẩu để tải xuống miễn phí.
Chia sẻ trong gia đình:thêm gia đình và phê duyệt giao dịch mua
Sau khi đã tạo nhóm gia đình (đây là cách thiết lập Chia sẻ trong gia đình), bạn có thể gửi lời mời đến các thành viên khác trong gia đình mà bạn muốn đưa vào nhóm. Điều này yêu cầu mỗi thành viên trong gia đình phải có tài khoản Apple ID của riêng họ. (Cha mẹ có thể tạo và kiểm soát các tài khoản Apple ID đặc biệt cho trẻ nhỏ hơn.) Ngoài ra còn có một tùy chọn riêng để tạo tài khoản Apple ID cho học sinh và trẻ lớn hơn. Xem tại đây để biết thêm chi tiết về cách thiết lập tài khoản Apple ID cho trẻ em.
Những tài khoản dành cho trẻ em này cũng bao gồm một tùy chọn có tên là Yêu cầu mua cho phép cha mẹ có thể phê duyệt hoặc chặn các giao dịch mua mà con họ thực hiện.
Khi trẻ cố gắng mua hàng - bao gồm cả các mặt hàng được tải xuống miễn phí - chúng sẽ thấy một thông báo trên màn hình thiết bị iOS cho chúng biết rằng cha mẹ của chúng sẽ được thông báo về việc mua hàng và hỏi chúng xem chúng có muốn thay đổi tâm trí trước khi tiến hành. Nếu họ tiếp tục mua hàng thì một thông báo khác sẽ được gửi đến phụ huynh / người tổ chức cho họ tùy chọn cho phép hoặc chặn mua hàng.
Tính năng Hỏi Mua được tự động bật cho tất cả trẻ em dưới 13 tuổi nhưng bạn có thể tắt tính năng này cho trẻ lớn hơn và những người lớn khác trong nhóm.
Chia sẻ ứng dụng và các giao dịch mua trên iTunes trong Gia đình
Tùy chọn Yêu cầu Mua cho phép bạn ngăn trẻ nhỏ mua hàng không phù hợp - chẳng hạn như trò chơi hành động bạo lực hoặc các tập đẫm máu của Game Of Thrones. Tuy nhiên, bất kỳ giao dịch mua nào do một thành viên trong nhóm gia đình thực hiện đều có thể được chia sẻ với những người khác trong nhóm, có nghĩa là trẻ em vẫn có thể xem các giao dịch mua do người lớn thực hiện. Nếu muốn ngăn điều này, bạn cần sử dụng cài đặt Hạn chế trên thiết bị iOS cá nhân của con mình để đặt giới hạn độ tuổi cho video, trò chơi và tài liệu khác.
Bạn cũng có thể xem lại các giao dịch mua do các thành viên trong nhóm gia đình của bạn thực hiện để đảm bảo rằng không có gì không phù hợp vô tình lọt qua. Nếu bạn nhấn vào nút Thêm ở cuối màn hình trong ứng dụng iTunes Store, bạn sẽ thấy một tùy chọn để xem tất cả các giao dịch mua của mình, bao gồm cả những giao dịch mua của các thành viên khác trong nhóm gia đình của bạn.
Chia sẻ trong gia đình:Ảnh và Lịch được chia sẻ
Chia sẻ trong gia đình không chỉ là việc tiêu tiền trên iTunes Store. Khi bạn thiết lập nhóm gia đình của mình, bạn sẽ tự động tạo một album ảnh mới được mọi người trong nhóm chia sẻ. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể tải lên và chia sẻ ảnh, đồng thời có tùy chọn nhận thông báo bất cứ khi nào những người khác trong nhóm tải ảnh lên.
Bạn cũng có thể tạo lịch dùng chung hoạt động theo cách tương tự, cho phép các thành viên gia đình thêm sự kiện và nhận thông báo về sinh nhật, cuộc hẹn và các sự kiện khác. Ứng dụng Lời nhắc cũng được bao gồm ở đây, vì vậy bạn có thể gửi lời nhắc nhanh để mua một ít sữa mà không cần sử dụng ứng dụng Lịch đầy đủ.
Chia sẻ gia đình:theo dõi vị trí
Con bạn chắc chắn sẽ vui mừng khi biết rằng Family Sharing cho phép bạn theo dõi các chuyển động của chúng. Mỗi người tham gia nhóm gia đình có tùy chọn chia sẻ thông tin vị trí của họ với những người còn lại trong nhóm.
Thông tin vị trí này có thể được tìm thấy trong một số ứng dụng khác nhau, bao gồm Tìm bạn bè và Tin nhắn của tôi, cũng như trong Tìm iPhone của tôi trong trường hợp bất kỳ ai đó làm mất thiết bị khi họ đang đi ra ngoài.
Bạn có thể bật hoặc tắt tùy chọn này bất cứ khi nào bạn muốn, vì vậy đó là điều bạn cần thảo luận với con mình. Tuy nhiên, đối với trẻ nhỏ hơn, có thể khóa cài đặt cho Dịch vụ vị trí bằng cách sử dụng cài đặt Hạn chế được bảo vệ bằng mật khẩu mà chúng tôi đã xem xét trước đây. Và ngay cả khi một thành viên trong gia đình chọn không chia sẻ thông tin vị trí chính xác của họ, bạn vẫn có thể kích hoạt Chế độ mất đặc biệt trên thiết bị iOS có thể khóa thiết bị để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
Chế độ Mất tích cũng có thể cố gắng theo dõi thiết bị - nhưng chỉ có thể làm như vậy khi thiết bị trực tuyến có truy cập internet, vì vậy tốt nhất bạn nên kích hoạt chia sẻ vị trí bất cứ khi nào có thể để bảo mật tối đa.
Siri và khả năng truy cập
Xin chào Siri
Như chúng ta đã khám phá lần trước, bảng Cài đặt chung có một chút lộn xộn, vì vậy, bạn nên xem xét kỹ hơn một số tùy chọn ẩn trong đây. Một tính năng mới đã được giới thiệu trong iOS 8 là 'Hey Siri', cho phép bạn kích hoạt Siri mà không cần nhấn nút Home và chỉ cần sử dụng giọng nói của bạn.
Khi tùy chọn này được bật và iPhone hoặc iPad cũng được kết nối với nguồn điện, bạn chỉ có thể nói 'Hey Siri' để kích hoạt Siri và đặt câu hỏi hoặc ra lệnh. Để Siri được bật mọi lúc để nó có thể nghe lệnh thoại của bạn có thể làm hao pin nhanh hơn, đó là lý do tại sao Apple cho rằng bạn cần sạc thiết bị để sử dụng tùy chọn này (mặc dù có một giải pháp thay thế sẽ khiến 'Này Siri 'hoạt động mà không cần nguồn điện, chúng ta sẽ quay lại vào lúc khác).
Ở đây cũng có một số tùy chọn Siri khác, chẳng hạn như thay đổi ngôn ngữ hoặc chuyển đổi giữa giọng nam và giọng nữ cho Siri.
Tắt thị sai
Chúng tôi đã mất khá nhiều thời gian để xem danh sách dài các tùy chọn được nhồi nhét cùng nhau trong bảng Cài đặt chung trên thiết bị iOS, nhưng có một nhóm cài đặt hoàn chỉnh mà chúng tôi sẽ không đưa vào đây. Giống như máy Mac, thiết bị iOS bao gồm một số tính năng Trợ năng được thiết kế để giúp những người gặp vấn đề về thị lực, thính giác hoặc kỹ năng vận động. (Chúng tôi dự định sẽ trình bày chúng trong một bài báo riêng, sắp ra mắt!)
Tuy nhiên, có một vài tính năng được tìm thấy trong cài đặt Trợ năng mà điều đáng nói ở đây là chúng có thể hữu ích cho nhiều người bất kể họ có gặp vấn đề về thị giác hay các vấn đề khác hay không. Ví dụ:hiệu ứng 'thị sai' khét tiếng trên Màn hình chính khiến nhiều người cảm thấy say nắng có thể bị tắt bằng cách chọn tùy chọn 'Giảm chuyển động' trong bảng cài đặt Trợ năng.
Truy cập có hướng dẫn
Một tính năng hữu ích khác được tìm thấy trong cài đặt Trợ năng là tùy chọn Truy cập có Hướng dẫn. Khi kích hoạt Quyền truy cập có hướng dẫn, bạn có thể khóa iPhone, iPad hoặc iPod Touch của mình để nó chỉ chạy một ứng dụng cụ thể. Điều này có thể hữu ích cho những giáo viên chỉ muốn học sinh của họ có quyền truy cập vào một ứng dụng cụ thể trong một bài học.
Bạn cũng có thể chặn các tính năng cụ thể trong ứng dụng đó, điều này rất hữu ích cho những bậc cha mẹ có thể muốn chắc chắn rằng họ đã chặn mua hàng trong ứng dụng hoặc có thể các tính năng trực tuyến mà bạn có thể cảm thấy không phù hợp với trẻ nhỏ.
Bạn bắt đầu bằng cách bật Quyền truy cập có hướng dẫn trong cài đặt Trợ năng, sau đó khởi chạy ứng dụng bạn muốn chạy. Quickly press the Home button three times, and you'll see the Accessibility menu, which allows you to activate either the on-screen Zoom function or Guided Access. Select Guided Access and you will be prompted to use your finger to draw around the buttons or other parts of the screen that you want to block.
We'll launch iBooks and then block the features - greyed out at the bottom of the screen - that would allow someone to gain access to the iBookstore and start spending money.
Guided Access provides a number of other useful options too, such as the ability to limit the time a child can spend playing a game. And the only way to turn off Guided Access and leave iBooks so that you can use other apps is by entering your passcode.
Brightness
So, moving on from General Settings at long last, the next option that we come across is the Display And Brightness option. This is fairly straightforward, as it provides a simple slider control for adjusting the brightness of your screen. However, the Auto-Brightness option can be a bit unpredictable, so there's a couple of things that are worth mentioning here.
As the name implies, Auto-Brightness uses the light sensor in your iPhone or iPad to check the ambient light levels around you, and then automatically attempts to adjust the screen brightness for you. The aim is to maintain visibility, whilst also lowering the brightness wherever possible in order to preserve battery power. It doesn't always work, though, and some people simply prefer to turn off Auto-Brightness altogether.
However, you can modify the way Auto-Brightness works by leaving it turned on and then using the slider control to increase or decrease the brightness. The Auto-Brightness setting will then note that you prefer the brightness to be higher or lower and will use your settings rather than its automatic default setting.
Zooming in on the display
The Display And Brightness Settings also include a number of controls for enhancing screen visibility, which are separate from the more specialised tools found in the Accessibility settings. The Display Zoom allows you to choose Standard and Zoomed views of screen elements such as icons and buttons, while the text controls can be used to increase the standard size of text and to add a bold effect to the text as well.
However, these text controls only work with apps that have been written to specifically support the 'Dynamic Type' feature that is part of iOS itself. As you'd expect, Apple's own apps support Dynamic Type, so you'll see larger text in Mail, Notes and the other apps that are built into iOS. Unfortunately, there are quite a few apps that don't work with Dynamic Type, which is why Apple includes additional Zoom and magnification features within the Accessibility settings.
Set the volume level for alert
The Wallpaper settings panel is simple enough, just allowing you to change the wallpaper displayed on the background of your Home screen. You can use Apple's ready-made wallpapers, or import your own photos from your Camera Roll or photo-streams, but there are no hidden surprises in there.
The Sounds settings are largely straightforward too, as they mostly just allow you to choose which sounds play whenever your iPhone or iPad receives calls, emails and other messages that need your attention. But there is one useful option in here that people sometimes miss. It used to annoy me that turning down the volume on my iPhone would sometimes cause me to miss messages because I couldn't hear the alert sound properly. Then I realised that you can set the volume level for alert sounds separately from the volume level for playing music or listening to video in other apps.
The Ringer And Alerts setting provides a simple slider control so that you can set the volume level for alert sounds.
There's also an option called Change With Buttons. This option is turned on by default and it means that the volume level for alert sounds gets turned up and down along with the volume for everything else when you use the volume buttons on the edge of your iPhone or iPad. But if you turn this option off the volume for alerts remains fixed at the level that you set with the slider, regardless of the volume level used by other apps.
Keyboard settings
When you download a new keyboard it will appear on the Home screen of your iPhone or iPad just like any other app. However, you also need to go into Settings in order to activate each keyboard that you want to use.
Go into Keyboard settings and then tap Keyboards at the top of the screen. You'll see the standard iOS English keyboard listed, along with the Emoji keyboard that displays smiley faces and other symbols. Beneath those is the option to 'Add New Keyboard'. Tap on this and you'll see whatever keyboard apps you have installed. We've downloaded two new keyboards - Fleksy and Swype - that we want to try out.
Tap the name of the keyboard and you'll be asked if you want to give the keyboard 'full access'. Some people worry about this, as it means that the keyboard app could record everything you type and send it off to the developer of the app. But any app that did this wouldn't sell very well, so developers generally don't abuse the access that you grant them.
Shortcuts And Dictation
The next option in Keyboard settings is Text Replacement - previously known as Shortcuts in iOS 8 - which gives you a quick way to type out common words or phrases.
There's one shortcut already built into iOS 8 to help you get started - it lets you type 'omw' and then expands that into 'on my way'. You can add other shortcuts of your own for things like email or web addresses, so we'll add 'mw' as a shortcut that will allow us to automatically type out macworld.co.uk whenever we need to.
The keyboard settings in iOS 8 and 9 also include an option labelled 'Enable Dictation' that allows you to activate speech-to-text dictation on your keyboard (which used to be part of Siri). Turning this on displays a microphone icon on the keyboard, and you can then tap on the microphone to tell your iPhone to start taking dictation. Unfortunately, the microphone control only appears on the standard keyboard built into the iPhone, so you can't use dictation with other third-party keyboards that you may have installed.
The other thing to remember is that dictation requires an Internet connection while you're using it, and that anything you dictate will be send to the servers at Apple that handle the special speech-recognition software. Your location will be sent to Apple too, so just be aware that you're sharing this information whenever you use the Dictation option.
There are a few other options in the Keyboard settings as well, but these are mostly straightforward On/Off controls for things like the automatic spelling-checker and the Caps Lock button.
Lower case keyboard
I remember once complaining to Apple that the iOS keyboard always showed upper-case characters even when you were typing in lower-case, which could easily cause confusion if you were typing in a hurry.
Apple finally fixed this in iOS 9, as the keyboard now automatically switches between upper- and lower-case characters whenever you tap the Shift key or start a new sentence. But guess what? Now that we've got this feature that I asked for, I actually find it a bit distracting seeing characters switching on screen all the time.
Fortunately, you can turn it off by going into Settings/General/Accessibility/Keyboard. Just tap the button marked Show LowerCase Keys to turn this feature on or off.
There's also an option to turn off the preview display that shows a large version of each letter that you type, although this Character Preview option is found in Settings/General/Keyboard instead.
iCloud settings
The iCloud Drive App, and how to hide it
iCloud Drive is a bit like Finder on the Mac, as it allows you to view all the files and folders that you have stored within your free 5GB of iCloud storage.
That's great if - like me - you constantly need to transfer work files between multiple devices running different apps when you're on the move. However, the iCloud Drive app might be a little confusing for people who aren't familiar with cloud services such as iCloud or Dropbox. And if you ever let your kids or other people use your iPad or iPhone there's also the possibility that they could use this app to view personal files, or even delete some important work files without your permission.
To prevent this, iOS allows you to hide the iCloud Drive app so that it's no longer visible on your Home screen. Your iCloud account still works, and all your files and emails stored in iCloud can still be opened up within apps like Mail or Pages, but hiding the iCloud Drive app ensures that no files can be viewed, moved or deleted by mistake.
So, if we return to the main iCloud Settings panel once more, and tap on iCloud Drive, we'll see the 'Show On Home Screen' switch, which allows us to show or hide the app as required.
iCloud and third-party companies
And, at long last, there are some third-party apps from companies other than Apple that are starting to use iCloud Drive as well. The latest version of Excel for iOS can now use your iCloud Drive to store files - as can the iOS versions of Word and PowerPoint too.
Each app that uses iCloud gets its own control switch that lets you turn the iCloud storage option on or off, so you can turn it on just for the main apps that you work with, and turn all the others off in order to avoid using up extra space unnecessarily.
Some files - such as PowerPoint or Keynote presentations - can be pretty large, so there's also a switch that allows you to restrict file uploads to wifi connections so that you don't bust your mobile broadband data cap.
iCloud settings on the iPhone
The iCloud panel is a bit of a biggie. However, the essentials here are the ability to turn iCloud syncing on or off for a variety of different apps.
You can use iCloud to share photos, emails and contacts, as well as files created in apps such as Pages, Numbers and Keynote. One really useful iCloud option is Find My iPhone, which can be used to locate any device that's logged into your iCloud account. I mislay my phone around the house all the time, so I often use this feature to find it again - but, more importantly, Find My iPhone works with iPads and Macs too, and can be used to locate your devices if they get lost or stolen.
After iCloud and iTunes you'll find settings for a variety of individual apps. These include the standard apps, such as Mail and Contacts that are built into your iPhone or iPad, but there are also settings for other apps that you buy and install yourself, so these will obviously vary from person to person.
Cloud options for iPhones and iPads
It may sit quite a long way down the list of options in the iOS Settings panel, but iCloud is now one of the key technologies at the heart of both iOS and macOS. When it was first launched back in 2011, iCloud was really just designed for syncing emails and photos between your iPhone and your Mac. However, it has now matured into a sophisticated cloud storage system that can share all sorts of personal information across multiple devices.
Family Sharing allows one person - known as the 'organiser' - to create a special 'family group', and to then invite up to five family members to join that group. Family Sharing works on iOS devices, Macs, and even PCs running Windows (though you'll need to download the iCloud for Windows software from the Apple website).
The only restriction here is that the organiser has to be an adult, with a credit card linked to their Apple ID account. The organiser agrees to pay for any purchases made by members of the family group, and any purchases made by any member of the group are automatically made available to everyone else in the group. But don't worry - there are options within Family Sharing that can prevent your family going crazy with your credit card.
iCloud storage:free 5GB
When you create an Apple ID account you automatically get 5GB of free storage on iCloud, which you can use to store your photos, emails, and your device backups.
That's not a huge amount, but the music, videos and apps that you buy from iTunes or the App Store don't count towards the 5GB total, so most people can still get by with that basic amount of storage. I use my iPhone and iPad all the time, and I've still got about 4GB spare.
If you want to know how much storage you have left you can see it displayed near the top of the main iCloud settings panel.
But, as iCloud adds more new features, such as iCloud Drive and iCloud Photo Library, it gets easier and easier to fill up that 5GB of storage. Fortunately, you've got a couple of options for managing your iCloud storage, which you can see just by tapping on Storage in the settings panel.
Get more space in iCloud
The Storage Panel shows you how much storage you've got left (above). If you take a lot of photos, or use iCloud Drive to store a lot of work files then you might need to pay for some extra storage. However, there's another option that you can try first. Just tap on Manage Storage and you'll see a detailed list of everything you have stored in iCloud. Your Photo Library comes first, followed by back-ups from all your iOS devices, and then a detailed list of all the files created in other apps such as Keynote and Numbers (below).
I recently moved a load of holiday photos back onto my office Mac, so the Photo Library on my iPhone currently only takes up about 190MB. My iPad backup is bigger, though, taking up 200MB, and there's a number of files that I created in Keynote on my Mac that take up another 190MB on their own.
If you're close to your 5GB limit you can see which apps and files are taking up the most space and you might be able to grab back quite a bit of space simply by deleting a few old files that you don't need any more.
Remove data from iCloud to make more space
You actually have really fine control over the data that you store in iCloud.
Of course, you can delete individual photos and videos from Photos whenever you want, and it doesn't hurt to clear out your email Inbox now and then either. You can also delve into iCloud and delete files from other apps too. Just tap on the name of any app in the Manage Storage panel, and you will see a list of every single file created by that app, along with the size of each file.
I wrote an article on Keynote for MacWorld recently, and I've still got a number of large Keynote presentations files that are taking up space in my iCloud storage. But if I tap the Edit button at the top of the screen I can delete individual files that I no longer need, or just use the Delete All command to delete every file created by Keynote.
You can also control which files will be included in future backups. If I tap my iPhone in the Backups list I can see a list of every app that I have on my iPhone, and how much data each app will store when I back up my iPhone to iCloud. You can click the green button to turn off back-ups for individual apps, and as you do this you'll see an updated count of how large the next back-up will be.
Removing backups to make more space
After your Photo Library, one of the biggest items that most people upload to iCloud is the daily back-up of their iPhone or iPad data. By default, iOS automatically backs up your iPhone or iPad to iCloud once a day (as long as the device is turned on, connected to power, and connected to a wifi network). But if those back-ups take up too much space on iCloud you can simply turn off the back-up function altogether.
Tap on Delete Backup and you'll see another little window pop up that asks if you want to 'Turn off &Delete'. If you go ahead and do this you will delete any back-ups from that device that are already stored in iCloud, and also turn off any future back-ups as well. You can still back up your iPhone or iPad by connecting it to your Mac or PC and using the automatic backup option in iTunes, but those back-ups are stored on your computer's hard disk so they don't take up any of your iCloud storage.
Upgrading iCloud storage
If these space-saving tricks still don't stop you from hitting that 5GB limit then you might just have to bite the bullet and pay for some more storage. Apple's pricing for iCloud storage used to be ridiculously expensive - which is why so many people still use rivals such as Dropbox or Microsoft's OneDrive. However, Apple cut the prices of iCloud storage quite drastically last year, following the introduction of iCloud Drive.
Go back to the main Storage panel and tap Buy More Storage, and you'll see a price list for the different iCloud storage options. You can upgrade to 50GB - and that's 50GB total, not 50GB on top of the original 5GB - for just 79p a month. There are also plans for 200GB at £2.49 per month, and 1TB for £6.99.
Rivals such as Dropbox, Google Drive and Microsoft's OneDrive are still cheaper - with Microsoft and Google both offering a really handy 15GB of storage for free - but the simplicity of iCloud and its ability to seamlessly share all your important files and data across multiple devices is really useful if you own a lot of Apple products. And, of course, you can use more than one cloud storage service if you want.
I mainly use iCloud for syncing photos and emails across my devices, but I also have a free Dropbox account that I use as an emergency backup for important work files on my office Mac.
iCloud and Apps
Keeping an eye on your iCloud Storage is even more important when using new features such as iCloud Drive and iCloud Photo Library.
However, the iCloud Settings panel also includes a number of options that determine how iCloud works with individual apps on your iPhone or iPad. If you want to share your Mail messages, Contacts info and Calendar events across all your devices then you need to make sure that you turn on iCloud for each of these apps here.
You can also use iCloud to share information from other apps too, such as Reminders and Notes, bookmarks that you have stored in Safari, and the Passbook app that stores information about airline tickets and for now is your link to Apple Pay.
It's worth being selective here, as not all apps really need to share data and info across your devices. I have lots of web pages bookmarked on the iMac in my office, but I don't want to mix them up with other web pages that I view on my iPhone, so I tend to turn off iCloud sharing for Safari most of the time.
Mail options
Although there's a simple switch that allows you to turn iCloud On or Off for Mail there's also another set of Mail options that are hidden further down in the iCloud Settings panel.
Scroll right down to the 'Advanced' section and tap on the entry for Mail. That opens up a page that contains options for managing multiple email accounts. Scroll down again, and tap on 'Advanced' again, and you'll now see a window that allows you to control how Mail handles different mailboxes. You can actually change which mailboxes are used to store emails that you send and receive. If you're an email obsessive - or Hillary Clinton - you could specify that emails that you discard are archived for future retrieval, rather than going straight into the Trash and being deleted.
You can also specify how long deleted messages stay in the Trash before they are completely removed. You can keep them for one day, one week or one month, or select the 'Never' option which leaves messages in the Trash until you decide to delete them yourself.
iCloud Backup
Important apps like Mail and Safari get their own individual controls for iCloud, but there's another option in here, simply called Backup, that allows you to store data from a number of additional apps too.
The Backup option is a little confusing, as it overlaps with the iCloud Photo Library to some extent. Turning on iCloud Photo Library stores your entire Photo Library in iCloud and updates it continuously whenever you shoot any new photos and videos. The Backup option works slightly differently - in fact, it's a bit more like doing a Time Machine back-up on your Mac.
When you activate Backup in iCloud Settings your iPhone or iPad will automatically perform one complete back-up every day - but only when the device is locked and not in use, and is being charged and connected to a wifi network at the same time. That daily back-up includes photos and videos, just like the iCloud Photo Library, but it also includes data from other apps too, such as text messages, health data that is stored in HealthKit apps, and even details of how you've organised all your apps on your Home Screens.
Turning off the iCloud Backup option doesn't affect important apps, such as Mail and Contacts, so your most important data is still protected even if this option is turned off. It's still worth using Backup every now and then, though, just in case anything goes wrong with your iPhone or iPad. If you don't want to use Backup via wifi - which could take a while - you can also perform a manual back-up by using a USB cable to connect your iPhone or iPad to iTunes on your Mac. That's a good option too, as it allows you to store the back-up on your Mac's hard disk, rather than taking up the limited space in iCloud.
iCloud Security Code
There's one other important type of data that can be stored on iCloud. The iCloud Keychain stores private personal data, such as passwords for email accounts and web sites, and even credit card numbers that you use on sites such as Amazon or eBay. This is very important information, obviously, so you can keep this information extra safe by creating an iCloud Security Code. If someone gets hold of any of your Macs or iOS devices without your permission they would need to know both your normal iCloud password and the extra iCloud Security Code before they could access your Keychain.
I tend to keep Keychain turned off on my iPhone, so that some important passwords that I have on my office iMac aren't shared with the iPhone when I'm away from the office. But if you want to turn Keychain on then you can simply tap Keychain in the iCloud Settings panel and then click the On/Off button that appears. Underneath that button you'll also see the 'Advanced' option, which allows you to set up the additional iCloud Security Code.
There are two options here. You could choose to use your normal iPhone Passcode as the Security Code too. But, of course, if someone manages to get hold of your passcode then your iPhone is completely defenceless. It's better to create a separate Security Code that has no connection with your normal passcode. You can either opt for a simple four-digit security code or let your device generate a longer, random code number for you.
Apps &downloads
Control Background App Refresh
One option that it's useful to know about is the Background Refresh panel. Many apps, such as newspapers and magazines, or weather and stock prices, can automatically update themselves with new information even when you're not actually using them.
Allowing apps to download data in the background can save time if you're a real news junkie or if you want to make a killing on the stock market, but it can also drain your battery more quickly, so you might want to turn this option off for some of your less essential apps.
You can turn background refresh on or off for each individual app, but there's also a master switch at the top of this panel that allows you to change the setting for all your apps at once.
iTunes settings
The next two settings panels provide controls for iCloud and your iTunes account. The iTunes options are straightforward enough, although you might want to turn off the Use Mobile Data option that uses your mobile broadband to automatically download items purchased on other devices - downloading the full eight-hour version of Max Richter's Sleep album could bust your mobile broadband data cap in no time flat.
Turning the Mobile Data option off does still allow you to download purchases using wifi. You can also turn the automatic download option on or off for different types of content, such as music, apps and books. I tend to buy music using iTunes on my Mac, but I like to have all my music stored on my iPhone as well, so I keep Automatic Downloads turned on for my music purchases. I don't really read books on the iPhone, though, so that one gets turned off.
WiFi Sync options
When iTunes was first launched more than a decade ago, the idea was that you would buy music and video using iTunes on your Mac and then download your purchases onto ye olde iPod using a USB cable connection. Nowadays, though, many of us do everything on our iPhones and iPads, including buying apps, music and videos, and we often forget to back up our purchases on to our Macs.
But, just below the Keyboard settings you'll see an option called iTunes Wifi Sync. Somewhat ironically, you still have to use a USB cable to connect your iOS device to your Mac and then select the Wifi Sync option within iTunes on your Mac in order to activate it on your iOS device. However, you only have to do that the first time, and after that you can sync all your purchases back to your Mac via wifi. However, Wifi Sync only works if your iPhone or iPad is being charged at the time, is on the same wifi network as your Mac, and you have iTunes open on your Mac.
Downloads and Updates:Automatic Downloads
When the iPhone and iPad were first introduced they were initially very dependent on iTunes running on a Mac for making purchases and transferring files. You'd use iTunes on the Mac to buy apps, music and video, and then download them on to your iOS devices using ye olde USB cable.
However, our mobile devices are now much more sophisticated and self-contained, which means that people can end up making purchases on several different devices. I still tend to buy music on my iMac at home, but I download apps directly onto my iPhone all the time, and buy books and magazines on my iPad when I'm slumped on the sofa at home. To help keep track of all your purchases, iOS includes an option called Automatic Downloads, which is tucked inside the iTunes And App Store section of the main Settings panel.
There are four options here, for music, apps, books and software updates. Turning any of these options on ensures that items you purchase on one device are automatically downloaded on to other devices as well.
I recently bought a Muse album, Drones, using iTunes on my Mac. It's not their best album, but it has its moments so I've turned on the Music option in Automatic Downloads, which ensures that the album is automatically downloaded on to my iPhone without me needing to plug it into my Mac.
There's no option to automatically download video files, as the downloads take up too much time and storage space on your mobile devices. However, even smaller audio files and app downloads could still bust your phone's monthly data cap, so this settings panel also includes an option to turn off 'cellular data' (mobile broadband) for automatic downloads. This ensures that you only download purchases when your device is connected to a wifi network.
There's a corresponding option in iTunes on the Mac, hidden away in the Store tab of the iTunes preferences panel. This will automatically download any purchases that you make on your iOS devices onto your Mac - and your Mac can also download video purchases that may be too big to keep on your iPhone or iPad.
Downloads and Updates:Suggested Apps
Right at the bottom of the iTunes And App Store settings panel is a not-very-well-known option called Suggested Apps. If you're out and about with your iPhone, this option can use GPS to keep track of your location and can suggest apps that might be useful in that location. If you turn on My Apps, your iPhone will just look at the apps you already have installed - such as a Starbucks app for ordering and paying for coffee - and display the icon for that app on your lock screen so that you can launch it right away.
The App Store option also allows your iPhone to check on the App Store to see if there are other apps available that might be useful, such as airline schedules when you arrive at an airport.
Downloads and Updates:App Settings
The next section in Settings is for the Passbook and Apple Pay, however we've already looked at Apple Pay in detail so we won't repeat that info here. That leaves one final section within Settings, which consists of a long list of the individual apps that are installed on your iPhone or iPad.
These are divided into two categories - Apple's own apps, and the third-party apps that you have bought and downloaded from the App Store. The third-party apps will obviously vary from person to person, but it's worth taking a closer look at some of Apple's pre-installed apps as we sometimes take these for granted.
Some of the options here are pretty straightforward - for instance, the Maps app allows you to display distances in either in miles or kilometres, while Compass lets you switch between 'true' north and magnetic north. However, there are a number of key apps that many of us use every day, and which provide a number of useful options that you may not know about.
Downloads and Updates:Mail, Contacts, Calendars
The three key apps here are the Mail, Contacts and Calendars apps, which are grouped together within a single settings panel. That's a little untidy, but they're probably all put together like this because these are the three main apps that give you the choice to either 'push' or 'fetch' new data.
Most apps go to sleep when you're not actually using them, and only 'fetch' new data when you launch the app once more. When I launch my BBC News app it will check to see if I have an Internet connection and then connect with the BBC servers to see if there are any new headlines that it can 'fetch' for me to read. However, some apps also have a 'push' option that allows new data to automatically be 'pushed' straight into them as soon as it becomes available.
What happens with an app like Mail is that your email server does all the work, and automatically pushes new email messages straight onto your iPhone or iPad without waiting for the app to wake up and fetch the messages for itself. When the app receives a new email it wakes up - even if it's not running on screen at that moment - and can pop a notification on screen to tell you that the message has arrived.
That's obviously very useful, but some people argue that using push technology continuously can drain your battery more quickly, so the Mail, Contacts, Calendars settings panel includes an option called Fetch New Data that allows you to turn off the push option so that these three apps will only fetch new data when you tell them to.
There's actually a lot of debate on the internet about whether 'push' or 'fetch' drains your battery more quickly, but Apple's own web site suggests using the Fetch option to maximise battery life, so that's good enough for us. In any event, your wifi usage and screen brightness probably have far more effect on battery life than the push and fetch options, so this isn't something that you need to worry about too much.
There are other apps that can use push technology too, although these apps may sometimes refer to it as 'background refresh' instead. The BBC News app has options for both background refresh and notifications, so that it can give you an onscreen notification if a major news story breaks.
Plenty of other apps provide similar options, covering everything from stock prices to special offers at your local supermarket, so you'll need to decide how much of this information you really want to see when you're choosing settings for all your apps.
How to stop subscription auto-renewals on the iPhone
Millions of people signed up for the new Apple Music service when it was launched at the end of June - tempted, of course, by the offer of a free trial that lasted for a full three months. Many have now come to the end of that trial period, and will need to decide if they want to cancel their subscription to Apple Music or to start paying for it.
We've looked at Apple Music in detail elsewhere so we won't repeat that information here, but there are lots of other apps available for the iPhone and iPad that may also require monthly subscription fees. It's worth knowing how iOS manages these subscriptions so that you don't accidentally end up paying for services that you no longer want to use.
Scroll down the main Settings panel and tap on the item marked App and iTunes Stores. You'll see your Apple ID shown at the top of this settings panel, and you can tap on that to view subscriptions and other settings associated with your personal Apple ID account.
Your Account page includes details such as the payment method you have chosen for all your purchases, and there's also a section labeled Subscriptions. Tap the 'Manage' button and you'll see a list of every app you own that may require a subscription payment. Needless to say, Apple Music sits right at the top of the list (here's how to switch off the Apple Music auto-renewal), but I have also taken out subscriptions to Eurosport and a few magazines and newspapers in the past - most of which I no longer use.
The status of all these services is listed, so you can see which ones are active and which ones have expired. You can tap on each service individually to see the dates when each subscription expires, and then decide whether you want to renew again or simply cancel your subscription.