Có rất nhiều tác vụ chúng ta lặp lại hàng ngày trên iPhone: từ xem tin tức trên trang web yêu thích, đến nhắn tin cho người yêu biết giờ nào sẽ về nhà từ công việc. Giờ đây, nhờ ứng dụng Workflow mới được Apple mua lại, các hoạt động này có thể tự động hóa chỉ cần một cú nhấn. Trong hướng dẫn ngắn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tiết kiệm giây bây giờ mỗi ngày bằng cách dùng Workflow để tự động hóa tác vụ trên iPhone.
Xem thêm: Cách dùng iPad cho công việc | Các ứng dụng iPhone & iPad tốt nhất để tổ chức cuộc sống
Workflow là gì?
Ứng dụng Workflow đã xuất hiện một thời gian, nhưng gần đây được Apple mua lại và cung cấp miễn phí trên App Store. Về cơ bản, nó là công cụ hữu ích cho phép bạn chuỗi các hành động với nhau để hoàn thành một tác vụ.
Điều này có thể nghe giống lập trình, và nó cũng có phần giống, nhưng không có lệnh để gõ hoặc thuật ngữ để học. Thay vào đó, đó là giao diện kéo thả giúp dễ dàng ghép các tự động hóa nhỏ sẽ nhanh chóng giải thoát bạn khỏi những việc bạn phải lãng phí thời gian làm mỗi ngày.
Những việc này không cần lớn hay phức tạp, chúng có thể chỉ là tweet bài hát bạn đang nghe trên Apple Music, hoặc xem mất bao lâu để di chuyển giữa các cuộc họp bạn đã lên lịch trong ngày. Ý tưởng là làm cho đơn giản hơn để bạn hoàn thành các quy trình thường dùng, tiết kiệm thời gian cho những giải trí thú vị hơn.
Workflow thực sự hoạt động như thế nào?
Mỗi tác vụ tự động hóa bạn ghép lại được gọi là một Workflow. Đây là các quy trình nhỏ, từng bước, thường hoàn thành một mục tiêu duy nhất. Cách tốt nhất để xem cách ghép một Workflow là nhìn vào một trong nhiều ví dụ có sẵn đi kèm ứng dụng.
Để bắt đầu, bạn cần ghé App Store và tải Workflow. Sau khi cài đặt, khởi chạy nó và dành vài giây đọc phần giới thiệu về cách dùng ứng dụng.
Khi xong, bạn sẽ đến trang chủ Workflow nơi tất cả tác phẩm của bạn sẽ được lưu.
Ở đầu màn hình, bạn sẽ thấy tùy chọn My Workflows (Workflow của tôi) và Gallery (Bộ sưu tập). Nhấn vào Gallery và bạn sẽ truy cập kho Workflow hiện có để bắt đầu. Chúng được chia thành các phần, giống như trên iTunes và App Store. Tại thời điểm viết bài, có sẵn Apple Music Workflows, Essentials, Quick Shortcuts, Morning routine (Thói quen buổi sáng), Stay Healthy (Giữ gìn sức khỏe), và một vài bộ sưu tập khác. Tìm cái hữu ích cho bạn, nhấn vào nó, sau đó nhấn nút Get Workflow.
Quay lại khu vực My Workflows, bằng cách chọn tùy chọn ở đầu màn hình, và bạn sẽ thấy Workflow vừa chọn hiện có sẵn.
Nếu bạn muốn chạy Workflow, nhấn đúp vào nó và sau đó nhấn nút Play ở đầu màn hình. Tùy thuộc vào loại Workflow bạn chọn, nó sẽ hoặc làm mọi thứ ngay lập tức, hoặc yêu cầu bạn chọn thêm các yếu tố – như trang tin tức nào bạn muốn lấy tiêu đề – trước khi hoàn thành tác vụ.
Xem cách một Workflow được ghép lại
Điều này nghe hay, nhưng sức mạnh thực sự của Workflow đến từ việc tạo tự động hóa cá nhân hóa. Để xem cách chúng được ghép, nhấn vào Workflow hiện có bạn đã chọn và bạn sẽ được đưa đến danh sách lệnh dùng để hoàn thành tác vụ được giao. Chúng chạy theo thứ tự từ trên xuống dưới nên bạn có thể theo dõi cách Workflow, well, flows (chảy).
Chúng tôi chọn Workflow Hẹn giờ giặt, một ví dụ cơ bản cho phép bạn đặt hẹn giờ và được nhắc nhở khi tác vụ xong. Nếu bạn theo dõi các lệnh, bạn sẽ thấy chúng xuất hiện trong các hộp riêng biệt, đó là vì chúng đều được chọn từ menu và sau đó ghép lại như phiên bản số của Lego.
Trong Hẹn giờ giặt của chúng tôi, bạn sẽ thấy điều đầu tiên Workflow làm là Yêu cầu Đầu vào, với câu hỏi "Mấy phút cho giặt?" Bên dưới có trường Câu trả lời mặc định, được để trống vì độ dài hẹn giờ có thể thay đổi tùy thuộc vào thứ bạn giặt hoặc chu kỳ bạn dùng. Loại Đầu vào được đặt là Số, vì bạn chỉ nhập phút, và cuối cùng có tùy chọn dùng nói nhận dạng của Apple Watch nếu muốn.
Hộp tiếp theo là Ngày, được đặt để luôn dùng hôm nay và nằm đó để Workflow có thể thêm mục vào Nhắc nhở của bạn. Nó đi kèm hộp khác tên Điều chỉnh Ngày, thêm giá trị từ hộp Yêu cầu Đầu vào (mấy phút bạn muốn hẹn giờ chạy) và hiển thị bằng Phút, lại cho Nhắc nhở.
Hộp cuối cùng là Thêm Nhắc nhở Mới, nơi Workflow thực sự gửi thông tin đến danh sách Nhắc nhở khi hẹn giờ kết thúc, cho bạn biết giờ có thể lấy đồ ra khỏi máy giặt. Nếu chưa làm, nhấn nút Cấp quyền truy cập để Workflow xuất hiện trên Nhắc nhở của bạn.
Ban đầu tất cả này có thể hơi rối, nhưng sau khi xem qua vài Workflow khác, bạn sẽ bắt đầu hiểu rõ hơn về cách các tự động hóa được lắp ráp. Tất nhiên, bạn có thể chỉ dùng những cái đã tạo sẵn, và có rất nhiều, nhưng nếu bạn thích khám phá, Workflow chỉ quá vui vẻ phục vụ.
Tạo Workflow của riêng bạn
Tạo Workflow khá dễ, nhưng sẽ không tránh khỏi một chút thử sai. Bước đầu tiên, quan trọng nhất, là có ý tưởng rõ ràng trong đầu về điều bạn muốn tự động hóa.
Một khi đã quyết định, rất đáng để chạy thử quy trình đó vài lần, ghi chú các bước bạn thường làm để đạt được nó. Với việc đó sắp xong, bạn giờ có thể thử đưa nó vào Workflow. Để bắt đầu, nhấn vào tùy chọn Tạo Workflow trên Trang chủ.
Bạn sẽ được hỏi muốn xây dựng loại Workflow nào. Chúng có 3 loại: Normal (Bình thường), Today Widget (Tiện ích hôm nay), và Action Extensions (Tiện ích mở rộng hành động). Tùy chọn Normal tạo Workflow bạn chạy từ trong ứng dụng. Today Widget sẽ xuất hiện trong khu vực Thông báo, trong khi Action Extensions sẽ có sẵn từ bảng chia sẻ iOS (các tùy chọn xuất hiện khi bạn nhấn nút Chia sẻ).
Hiện tại chọn Normal. Khi bạn nhấn tùy chọn, không có gì xảy ra nhiều trừ việc nó được highlight. Để thực sự bắt đầu tạo, bạn cần vuốt phải, mở ra tất cả lệnh có sẵn cho bạn. Để thêm vào Workflow, chỉ cần nhấn giữ, sau đó kéo chúng sang phải.
Dần dần xây dựng Workflow của bạn và bạn sẽ sớm có giải pháp tự động hóa được làm riêng cho nhu cầu của bạn.
Ví dụ, chúng tôi thêm lệnh Chụp ảnh, theo sau là Đăng lên Instagram. Giờ khi chọn Workflow đó, ứng dụng Camera mở ra, chúng tôi chụp ảnh như bình thường, rồi ảnh được gửi đến Instagram nơi có thể áp dụng bộ lọc. Tất cả mà không cần tự mở bất kỳ ứng dụng nào.
Thử nghiệm với tác phẩm của riêng bạn, thêm độ phức tạp khi bạn tự tin hơn. Trên trang Tạo Workflow cũng có hướng dẫn từng bước bạn có thể thử, dẫn dắt bạn qua quy trình. Rất đáng để dành chút thời gian cho nó.
Vậy là xong: một cái nhìn nhanh vào thế giới mới dũng cảm của Workflow. Đây là bổ sung rất hữu ích cho iPhone và cách tuyệt vời để tăng tốc các tác vụ lặp lại, miễn là bạn sẵn sàng bỏ ra chút công sức ở đầu.