Nếu bạn đọc bài này, khả năng bạn đang tìm kiếm nó hoặc tình cờ tìm thấy. Dù bạn đến đây như thế nào, bạn có thể thắc mắc tại sao lại kết hợp Fax và iPhone – hai công nghệ phát minh cách nhau vài thập kỷ. Khi smartphone ngày nay gửi vài GB nội dung qua trái đất trong vài phút, tại sao vẫn cần máy fax?
Bạn sẽ ngạc nhiên biết vẫn còn nhiều ngành và tổ chức dựa vào máy fax và vẫn có hơn chục tỷ tài liệu truyền qua fax mỗi năm. Vậy, tại sao bạn cần iPhone gửi fax? Vì, trong khi công ty dùng máy fax, hầu hết chúng ta không.
Nhưng thỉnh thoảng, bạn gặp tình huống cần gửi tài liệu ngay từ iPhone đến số fax của ai đó. Làm sao? Làm sao gửi và nhận fax trên iPhone? Đó là nội dung bài viết này.
Các ứng dụng tốt nhất để gửi/nhận fax trên iPhone
Vì không có cách gốc để gửi/nhận fax trên iPhone, bạn phải dùng ứng dụng trên App Store. Để tránh mất thời gian tìm ứng dụng phù hợp, chúng tôi liệt kê các ứng dụng tốt nhất để bạn tải xuống fax tài liệu cho ai đó hoặc nhận trực tiếp trên iPhone.
1. FaxBurner
Nếu muốn học cách gửi fax trên iPhone, FaxBurner trên iOS là lựa chọn tốt nhất. Tại sao? Vì không tốn một xu nếu muốn thử. Ứng dụng dễ dùng và bạn có thể chạy ngay sau khi đăng ký email. Bạn chọn nhiều trang từ tài liệu hoặc ảnh từ iPhone hoặc Dropbox và ký chúng bằng công cụ tích hợp trước khi fax đến số mong muốn.
Phiên bản miễn phí cho gửi tối đa 5 trang và nhận 25 trang/tháng. Với gói fax hàng năm ($99.99), bạn gửi và nhận tổng 500 trang/tháng và giữ số đó cả năm. Nhược điểm: FaxBurner chỉ cung cấp số fax tại Mỹ; nên dù gửi fax toàn cầu, chỉ nhận fax từ người có fax quốc tế.
2. eFax
eFax, như FaxBurner, cho dùng thử miễn phí nhưng khác ở chỗ dùng thử miễn phí chỉ một tài liệu một trang. Tuy vậy, giao diện dễ bắt đầu hơn vì đưa bạn thẳng màn hình "gửi fax" mà không cần tạo tài khoản. Bạn chọn nhiều nguồn để lấy trang và ứng dụng có scanner tích hợp quét tài liệu giấy.
Ngoài trang miễn phí, bất cứ gì gửi thêm với eFax đều tính phí. Bạn chọn mô hình đăng ký từ $5.99/tuần hoặc trả theo trang với giá cho 1 trang, 15 trang, 25 trang, 100 trang, 250 trang. eFax khẳng định dịch vụ an toàn với mã hóa AES 128 bit tuân thủ HIPAA và hỗ trợ trên 50 quốc gia. Nhược điểm lớn: không dùng để nhận fax vì dịch vụ không cung cấp số cá nhân như FaxBurner. Nghĩa là chỉ dùng eFax khi muốn gửi fax từ iPhone và chắc chắn không nhận fax.
3. Fax from iPhone
Fax from iPhone là lựa chọn thay thế eFax, giao diện dễ dùng tương tự và trang chính đưa thẳng đến fax mới bạn muốn gửi. Từ số lượng đánh giá trên App Store, bạn đoán được ứng dụng phổ biến và làm tốt (đánh giá 4.8 sao từ 200K+ người dùng).
Khác biệt: hầu hết gói trả phí (mô hình đăng ký) đi kèm số fax gửi không giới hạn và rẻ hơn eFax. Giống eFax, bạn cũng trả theo số fax cụ thể từ 250 đến 1000 trang.
Tuy nhiên, không cách nào dùng thử vì Fax from iPhone không cung cấp fax miễn phí. Tương tự eFax, không nhận fax từ người khác, ngay cả gói trả phí. Ít ưu điểm hơn eFax: hỗ trợ 90+ quốc gia, nhiều định dạng tệp, nguồn ngoài (Dropbox, iCloud, Google Drive, Box, v.v.).
4. iFax
iFax là ứng dụng cũ nhất trong danh sách, phát hành 2008, cùng năm App Store ra mắt, và khẳng định hỗ trợ chuyển hơn 20 triệu fax. Giống FaxBurner, ứng dụng dùng để gửi và nhận fax trên iPhone và bạn thậm chí không cần đăng ký dịch vụ để dùng iFax.
Mặc dù quảng cáo miễn phí một tuần, bạn vẫn phải đăng ký gói hàng tháng từ App Store khi thử gửi fax trong tuần dùng thử. Khác FaxBurner, tất cả fax được bảo mật mã hóa SSL 256-bit end-to-end và tuân thủ HIPAA để tài liệu mật gửi an toàn. Có 3 gói chính – Basic, Plus, Professional; với tính năng tùy chọn như số fax cá nhân, hỗ trợ OCR, email-to-fax, dịch vụ lên đến 1000+ trang/tháng.
5. Fax App
Fax App là lựa chọn thay thế eFax về nhiều mặt vì bạn chỉ gửi fax từ iPhone nhưng không nhận. Sự tương đồng xa hơn: bạn phải trả gói đăng ký để bắt đầu. Khác eFax, dịch vụ không có mô hình trả theo dùng; nên bạn phải chọn gói tuần $4.99 hoặc cao hơn tùy thời gian dùng.
Tính năng Fax App có thể không ấn tượng nhưng chắc chắn rẻ cho người muốn gửi nhiều fax từ iPhone vì gói năm rẻ hơn đối thủ ở mức $50.99.
Cách gửi fax từ iPhone (dùng FaxBurner)
Hầu hết ứng dụng fax trên iOS, bao gồm các ứng dụng trên, hoạt động tương tự. Bạn mở và được đưa đến các gói đăng ký với ưu đãi và thời gian khác nhau. Nếu muốn dùng dịch vụ không tốn tiền, FaxBurner là lựa chọn tốt vì cho 5 fax miễn phí và cả số fax cá nhân (một ngày) miễn phí. Ở đây chúng tôi hướng dẫn gửi và nhận fax bằng FaxBurner dù các bước gần như giống hệt nếu bạn muốn thử ứng dụng fax khác.
Để bắt đầu, mở FaxBurner hoặc ứng dụng fax bạn muốn. Nếu ứng dụng nhắc đăng ký (trường hợp FaxBurner bắt buộc), tạo tài khoản với email và mật khẩu.
Xong, bạn sẽ đến màn hình chính FaxBurner nơi gửi và nhận fax trực tiếp.
Gửi fax
Trên màn hình này, chạm Soạn fax. Với ứng dụng khác, bạn có thể được đưa thẳng màn hình "gửi fax".
Điều này đưa bạn đến màn hình Soạn fax của FaxBurner. Tại đây, thêm số fax người nhận bên cạnh ô To. Làm bằng cách gõ số fax vào ô hoặc thêm từ danh bạ bằng cách chạm biểu tượng + bên cạnh ô.
Tiếp theo, viết thư bìa bạn muốn gửi kèm tài liệu gốc bằng cách gõ vào ô Ghi chú thư bìa.
Xong rồi, thêm tài liệu/trang bạn muốn gửi fax bằng cách chạm biểu tượng + trong mục 'Các trang fax'.
Bạn sẽ thấy menu tràn yêu cầu chọn nguồn tài liệu. Chọn Chọn từ thư viện nếu tài liệu/trang lưu trên iPhone hoặc iCloud hoặc chọn Chụp ảnh để quét trang trước mặt.
Tùy ứng dụng, bạn có thêm tùy chọn chọn trang. eFax và Fax from iPhone cho lấy tài liệu từ Dropbox, Google Drive, Ảnh.
iFax là tốt nhất cho người muốn chọn tài liệu từ nhiều nguồn. Ngoài tùy chọn FaxBurner và eFax, ứng dụng này cho chọn từ email, máy tính, thậm chí URL.
Sau khi chọn trang fax, chúng sẽ hiện xem trước trong Các trang fax. Bây giờ xác minh thông tin trên màn hình, đặc biệt số người nhận.
Khi đã xác minh, chạm Gửi fax.
Tùy ứng dụng, bạn có thể thấy thông báo "fax đang trên đường".
Bạn có thể kiểm tra fax vừa gửi từ iPhone có xuất hiện trong 'Fax đã gửi' trên màn hình chính FaxBurner.
Nhận fax
Không phải ứng dụng nào trong bài có tùy chọn nhận và xem fax trực tiếp trên iPhone. Ngoài việc cho fax miễn phí, FaxBurner cũng cho bạn gán số fax cho mình dùng miễn phí một ngày và đăng ký giữ mãi nếu mong đợi nhiều fax hơn.
Trên FaxBurner, bạn gán số fax bằng cách chạm Đặt trước số fax mới ở trên màn hình chính.
Khi làm vậy, FaxBurner cung cấp số fax của bạn để chia sẻ cho người muốn gửi fax cho bạn. Số này dễ sao chép bằng cách chạm Sao chép số vào bộ nhớ tạm dưới số của bạn và chia sẻ trên ứng dụng khác.
Mặc dù FaxBurner cảnh báo khi nhận fax, bạn có thể kiểm tra thủ công bằng cách chạm Kiểm tra fax mới trong 'Fax đã nhận'.
Nếu ai đó gửi fax cho bạn, nó sẽ xuất hiện trong 'Fax đã nhận' kèm số fax người gửi, ngày và giờ gửi. Chạm vào nó để mở trang đã nhận.
Fax nhận được khi mở sẽ trông như thế này.
Có nên dùng ứng dụng Fax trên iPhone?
Nếu bạn đọc đến đây, chỉ giải thích một điều – bạn đang cần gửi fax từ iPhone nhưng đó có phải cách tốt nhất? Để trả lời, hãy hiểu bạn gửi fax trên iPhone bao nhiêu lần.
- Trừ khi bạn làm y tế, ngân hàng, hoặc chính phủ, bạn có thể không cần gửi fax thường xuyên và thấy email tiện hơn.
- Nếu vẫn cần gửi fax dịp, như gửi hồ sơ y tế đến bệnh viện, chia sẻ thu chi cho người làm thuế, hoặc gửi tài liệu chính thức cho cơ quan nhà nước, bạn dùng một trong các ứng dụng trên. Trong trường hợp này, chúng tôi đề xuất dùng ứng dụng làm miễn phí, như FaxBurner.
- Nếu muốn dùng ứng dụng Fax chỉ để nhận fax được chia sẻ, chọn FaxBurner hoặc iFax.
- Nếu bạn ở ngành vẫn dùng fax hàng ngày, dùng eFax, Fax App, Fax from iPhone gửi tài liệu hàng loạt qua fax, tuy nhớ rằng không nhận fax bằng ba ứng dụng này.
Nếu vẫn băn khoăn, hãy hỏi tổ chức có liên quan xem họ có thoải mái chia sẻ email thay vì fax không.
Đó là tất cả bạn cần biết về gửi fax từ iPhone.