Truy cập và chỉnh sửa thông tin thường được quản lý theo các quy định của Luật Thông tin. Việc phân biệt giữa tự do thông tin và quyền riêng tư thông tin là rất quan trọng. Các nguyên tắc này bao gồm:
Khi một cá nhân yêu cầu cơ quan nắm giữ thông tin cá nhân của mình cung cấp quyền truy cập, cơ quan đó phải cung cấp quyền truy cập trừ khi:
- Việc cung cấp truy cập sẽ đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng hoặc sức khỏe của người đó hoặc người khác.
- Việc cung cấp truy cập sẽ gây định kiến cho quy trình bảo vệ sức khỏe hoặc an toàn của công chúng.
- Việc cung cấp truy cập sẽ can thiệp không hợp lý vào quyền riêng tư của cá nhân khác.
- Yêu cầu truy cập bị nhầm lẫn hoặc gây khổ đau.
- Thông tin liên quan đến các tố tụng hiện tại hoặc dự kiến giữa cơ quan và cá nhân, và thông tin đó không thể áp dụng qua quy trình khám xét hoặc lệnh truyền huyền trong các vụ kiện đó.
- Việc cung cấp truy cập sẽ tiết lộ ý định của cơ quan trong đàm phán với cá nhân theo cách có thể gây thiệt hại cho các cuộc đàm phán.
Tuy nhiên, khi việc cung cấp quyền truy cập sẽ tiết lộ thông tin đánh giá được tạo ra trong cơ quan liên quan đến quy trình ra quyết định nhạy cảm về mặt thương mại, cơ quan có thể hỗ trợ cá nhân bằng cách giải thích quy trình quyết định đó thay vì cung cấp quyền truy cập vào quyết định.
Nếu cơ quan nắm giữ thông tin cá nhân về một cá nhân và cá nhân đó xác định thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không cập nhật, cơ quan phải thực hiện các bước hợp lý để sửa chữa dữ liệu sao cho chính xác, đầy đủ và cập nhật.
Cơ quan phải thực hiện các bước hợp lý để tuân thủ yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân sao cho chính xác, đầy đủ và cập nhật:
- Nếu cá nhân và cơ quan không đồng ý về việc dữ liệu cá nhân có chính xác, đầy đủ hay cập nhật.
- Nếu cá nhân yêu cầu tổ chức đính kèm tuyên bố rằng theo ý kiến của họ, thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc lỗi thời.
Cơ quan phải cung cấp lý do khi từ chối cung cấp quyền truy cập hoặc sửa chữa thông tin cá nhân.
Nếu cơ quan thu phí cho việc cung cấp quyền truy cập thông tin cá nhân, mức phí không được quá cao.
Khi cá nhân yêu cầu truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân, cơ quan phải trong thời gian hợp lý:
- Cung cấp quyền truy cập hoặc lý do từ chối.
- Thực hiện chỉnh sửa hoặc đưa ra lý do từ chối.
- Cung cấp lý do cho sự chậm trễ trong phản hồi.