Một định danh duy nhất (unique identifier) thường là một số được phân bổ cho một cá nhân để nhận diện người đó cho mục đích dịch vụ của cơ quan. Ví dụ: số tệp thuế, số bằng lái xe, định danh tập dữ liệu.
Nguyên tắc này giới hạn việc chia sẻ định danh duy nhất giữa các cơ quan. Nó cung cấp bảo vệ chống lại việc tạo ra một định danh cá nhân có thể dùng để đối chiếu dữ liệu chéo (cross-match) giữa các cơ quan. Nguyên tắc này bao gồm các nội dung sau:
- Một cơ quan không nên gán định danh duy nhất cho cá nhân, trừ khi nó là cần thiết để cho phép cơ quan thực hiện chức năng của mình hiệu quả.
- Một cơ quan không nên áp dụng định danh duy nhất của cá nhân đã được phân bổ bởi cơ quan khác trừ khi:
- Nó là thiết yếu để cho phép cơ quan thực hiện chức năng của mình hiệu quả.
- Nó đã có được sự đồng ý của cá nhân để làm vậy.
- Nó là cơ quan outsourcing chấp nhận định danh duy nhất được tạo bởi nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng trong việc thực hiện trách nhiệm của nó đối với cơ quan outsourcing theo hợp đồng dịch vụ.
- Một cơ quan không nên sử dụng hoặc tiết lộ định danh duy nhất được phân bổ cho cá nhân bởi cơ quan khác trừ khi việc sử dụng hoặc tiết lộ là cần thiết cho cơ quan để thực hiện nghĩa vụ của nó đối với cơ quan kia và nó đã có được sự đồng ý của cá nhân đối với việc sử dụng hoặc tiết lộ, hoặc cơ quan tiết lộ thông tin cá nhân về cá nhân cho một mục đích (mục tiêu thứ cấp) khác mục đích chính để thu thập nó.
- Nếu cơ quan hợp lý tin rằng việc sử dụng hoặc tiết lộ là thiết yếu để giảm thiểu hoặc ngăn chặn mối đe dọa nghiêm trọng và sắp tới đối với cuộc sống, sức khỏe hoặc an toàn của cá nhân hoặc người khác hoặc nguy hiểm nghiêm trọng đến sức khỏe cộng đồng hoặc an ninh công cộng.
- Nếu cơ quan có lý do nghi ngờ hoạt động bất hợp pháp đã, đang hoặc có thể được thực hiện và sử dụng hoặc tiết lộ dữ liệu như một phần thiết yếu của điều tra của nó hoặc trong việc báo cáo vấn đề của nó cho người liên quan hoặc cơ quan có thẩm quyền.
- Một cơ quan hợp lý tin rằng việc sử dụng hoặc tiết lộ là hợp lý quan trọng cho một hoặc nhiều mục đích sau bởi hoặc thay mặt cơ quan thực thi pháp luật:
- Ngăn chặn, phát hiện, điều tra, truy tố hoặc trừng phạt một tội phạm hoặc vi phạm luật định.
- Thi hành luật liên quan đến tịch thu sản phẩm của tội phạm.
- Bảo vệ thu nhập công.
- Ngăn chặn, phát hiện, điều tra hoặc khắc phục hành vi không phù hợp nghiêm trọng hoặc hành vi quy định.
- Chuẩn bị hoặc thực hiện tố tụng trước tòa án hoặc law court hoặc thực hiện lệnh của tòa án hoặc law court.
- Một cơ quan không nên yêu cầu cá nhân cung cấp định danh duy nhất để có được dịch vụ trừ khi việc cung cấp đó là cần thiết hoặc được ủy quyền bởi luật pháp, hoặc liên quan đến mục đích mà định danh duy nhất được phân bổ hoặc cho một mục đích trực tiếp liên quan.