Có một số Nguyên tắc Quyền riêng tư Thông tin (IPPs - Information Privacy Principles) bao phủ toàn bộ vòng đời thông tin từ thu thập và quản lý đến lưu trữ và loại bỏ. IPPs chỉ đạo cách Bộ phận này nên xử lý dữ liệu cá nhân. Cần phải tối đa hóa thực hành của chúng ta phù hợp với IPPs và bên cạnh bối cảnh công việc cụ thể để quyết định liệu thực hành hiện tại có cần thay đổi không. Quy trình này có thể cần cân bằng quyền riêng tư với lợi ích cạnh tranh và nhu cầu chính phủ.
- Thu thập (Collection): Chỉ thu thập thông tin cá nhân cần thiết cho việc thực hiện các mục đích hoặc hoạt động của cơ quan. Thông tin cá nhân nên được thu thập hợp pháp, chính xác và không xâm lấn.
- Sử dụng và Tiết lộ (Use and Disclosure): Sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân chỉ cho mục đích chính mà nó được thu thập hoặc một lý do liên quan mà người đó có thể hợp lý mong đợi. Sử dụng cho một số mục đích thứ cấp cụ thể mà không cần sự đồng ý là được phép.
Nguyên tắc này đặt giới hạn trên việc sử dụng dữ liệu cá nhân cho lý do thứ cấp. Đơn giản, sử dụng cho mục đích thứ cấp không liên quan hoặc người đó không thể mong đợi chỉ nên xảy ra với sự đồng ý của người đó hoặc nếu một lợi ích công cộng mạnh mẽ yêu cầu nó.
- Chất lượng Dữ liệu (Data Quality): Đảm bảo thông tin cá nhân là:
- Chính xác (Accurate)
- Hoàn chỉnh (Complete)
- Cập nhật (Up to date)
- Nguyên tắc (Principle - có vẻ như bản gốc có lỗi, nên là "Relevant" - Liên quan)
Một cơ quan nên thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo thông tin cá nhân nó thu thập, sử dụng hoặc tiết lộ là chính xác, đầy đủ và cập nhật.
- Bảo mật Dữ liệu (Data Security): Thực hiện các quy trình hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân khỏi sử dụng sai, mất mát, truy cập trái phép, sửa đổi hoặc tiết lộ. Nguyên tắc này bao gồm:
- Một cơ quan nên thực hiện các bước hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân nó nắm giữ khỏi lạm dụng và mất mát và khỏi truy cập, thay đổi hoặc tiết lộ trái phép.
- Một cơ quan phải thực hiện các bước hợp lý để hủy hoặc vĩnh viễn vô danh hóa (de-identify) thông tin cá nhân nếu nó không còn cần thiết cho bất kỳ lý do nào.
- Truy cập và Sửa chữa (Access and Correction): Cá nhân có quyền yêu cầu truy cập vào thông tin cá nhân của họ và thực hiện sửa đổi. Truy cập và sửa chữa thường được xử lý theo các quy định của Luật Thông tin. Thiết yếu phải phân biệt tự do thông tin (freedom of information) từ quyền riêng tư thông tin.
- Ẩn danh (Anonymity): Đây là một nguyên tắc khi các cơ quan chính phủ chuyển sang nền tảng số nơi nó có thể để lại dấu vết số về nơi đã đi, đã mua gì, đã liên hệ ai và sở thích là gì.
Nguyên tắc này bao gồm:
- Nếu một cơ quan cân nhắc kỹ về nguyên tắc ẩn danh, nó thu thập ít thông tin cá nhân hơn và điều đó làm cho việc tuân thủ IPPs dễ dàng hơn nhiều.
- Một cơ quan nên cung cấp cho cá nhân tham gia giao dịch với tổ chức lựa chọn không xác định danh tính mình, trừ khi luật pháp yêu cầu hoặc không thực tế để cá nhân không được xác định.