Có nhiều yêu cầu khác nhau của việc tổ chức dữ liệu như sau -
Hỗ trợ năng suất - Bất kỳ hệ thống nào mà nó quyết định triển khai đều cần hỗ trợ các khả năng cơ bản của môi trường phát triển như kiểm tra / kiểm tra thư viện mã quản lý thư viện, kiểm soát phiên bản và cấu trúc hệ thống sản xuất và phát triển. Ban đầu, và đối với các dự án nhỏ hơn, chúng có thể được thực hiện thông qua tài liệu tiêu chuẩn, mô tả quy trình và tập hợp các thư mục tiêu chuẩn.
Khả năng sử dụng - Hệ thống phân chia dữ liệu cũng phải khả dụng nhất có thể, với mức độ phức tạp cơ bản của nhiệm vụ. Trong vài năm gần đây, điều này đã được chuyển thành giao diện người dùng đồ họa. Một giao diện tốt có thể giảm thời gian học tập, tăng tốc độ phát triển và tự ghi lại tài liệu (ở một mức độ).
Tài liệu hệ thống là một phần khác của khả năng sử dụng. Hệ thống tổ chức dữ liệu được yêu cầu để hỗ trợ một cách để các nhà phát triển có thể dễ dàng nắm bắt dữ liệu về các quy trình mà họ đang tạo. Siêu dữ liệu này phải đi vào danh mục thông tin và nhóm cũng như người dùng có thể dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Theo hướng siêu dữ liệu - Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của các dịch vụ hỗ trợ quá trình xử lý dữ liệu là chúng phải được điều khiển theo hướng siêu dữ liệu. Điều này có nghĩa là họ nên lấy từ cơ sở dữ liệu thông tin về các bảng, cột, công việc, v.v. cần thiết để tạo và duy trì kho thay vì nhúng thông tin này vào mã COBOL hoặc SQL, nơi hầu như không thể tìm thấy và thay đổi.
Việc sử dụng các dịch vụ quản lý dữ liệu được mã hóa cứng ngày càng trở nên ít phổ biến hơn đối với các quy trình backroom. Ngày nay, hầu hết các nhà kho tận dụng lợi thế của thiết bị tự động hóa giai đoạn phát triển kho hàng theo một số phương pháp, ngay cả khi nó xác định bằng cách sử dụng daemon, script và CRONTAB để ghi lại tải hàng đêm. Sự chuyển dịch này đối với các quy trình dựa trên siêu dữ liệu được thúc đẩy, ít nhất một phần, bởi sự thúc đẩy tổng thể đối với tải hàng đêm (hoặc thường xuyên hơn).
Siêu dữ liệu có thể đóng vai trò chủ động hoặc thụ động trong kho dữ liệu; nó có thể cung cấp dưới dạng tài liệu cho nội dung và phương pháp của kho, và nó có thể phục vụ chính xác như bộ hướng dẫn cho giai đoạn đó. Vai trò tài liệu có giá trị vì nó là cách hiệu quả nhất để giáo dục ai đó về nội dung của kho và cách thức hoạt động của nó. Điều này quan trọng đối với cả các thành viên mới của nhóm và những người dùng mới của kho.
Tài liệu luôn là đứa con riêng bị bỏ quên của dự án hệ thống thông tin. Tuy nhiên, nếu siêu dữ liệu là một phần hoạt động của chính quy trình, thì nó phải được tạo và nắm bắt; nếu không, quy trình sẽ không hoạt động. Ví dụ này cho thấy cách siêu dữ liệu có thể thúc đẩy quá trình xử lý dữ liệu.