Pages về cơ bản là ứng dụng soạn thảo văn bản của Mac, tương đương Microsoft Word. Mặc dù bạn cũng có thể dùng Word trên Mac, nhưng Pages cung cấp nhiều lợi ích đáng để tận dụng.
Nếu bạn mới bắt đầu dùng Pages, đây là những mẹo hay nhất để làm chủ ứng dụng này trên Mac.
1. Tùy chỉnh thanh công cụ (Toolbar)
Thanh công cụ Pages ở đầu ứng dụng chứa nhiều công cụ và tính năng hữu ích giúp bạn làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu bạn không thích thanh công cụ mặc định, bạn có thể dễ dàng thay đổi để chứa các tính năng ưa thích. Cách làm:
- Nhấp Xem (View) ở đầu màn hình.
- Chọn Tùy chỉnh thanh công cụ (Customize Toolbar).
Mac sẽ mở một menu mới với các biểu tượng dao động, và thanh công cụ của bạn cũng sẽ dao động. Bạn chỉ cần kéo thả bất kỳ mục nào bạn muốn vào thanh công cụ và thả xuống đó. Bạn cũng có thể kéo bất kỳ mục nào trên thanh công cụ và di chuyển nó đến vị trí mong muốn.
Sau khi tùy chỉnh xong, nhấp Xong (Done) ở góc dưới bên phải cửa sổ. Nếu không hài lòng với kết quả, bạn có thể kéo thanh công cụ mặc định ở dưới cùng cửa sổ lên thanh công cụ hiện tại để đặt lại.
2. Hiển thị số lượng từ (Word Count)
Nếu bạn đang làm dự án lớn hoặc bài tập về nhà, việc xem số lượng từ trên Pages thỉnh thoảng rất hữu ích. Mặc định Pages không hiển thị số từ bạn đã viết, nhưng bạn có thể thay đổi bằng các bước sau:
- Nhấp Xem (View) ở đầu màn hình.
- Chọn Hiển thị số lượng từ (Show Word Count).
Bạn sẽ thấy số lượng từ ngay dưới cùng ứng dụng. Nếu muốn biết số từ cụ thể của một đoạn văn hoặc câu, chỉ cần bôi đen nó, và bạn sẽ thấy số từ của đoạn đó.
Ngoài ra, nếu thấy số lượng từ gây xao nhãng, bạn có thể làm theo các bước tương tự và chọn Ẩn số lượng từ (Hide Word Count), hoặc dùng phím tắt Shift + Command + W.
3. Bảo vệ tệp bằng mật khẩu
Dù bạn dùng các tính năng bảo mật tích hợp của Mac, bạn vẫn có thể muốn thêm lớp bảo vệ cho tài liệu Pages. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng đặt mật khẩu cho tệp như sau:
- Nhấp Tệp (File) ở đầu màn hình.
- Chọn Đặt mật khẩu (Set Password).
- Nhập mật khẩu.
- Nhập lại mật khẩu để xác thực.
- Nếu muốn, bạn có thể thêm gợi ý (hint) phòng khi quên mật khẩu.
- Nhấp Đặt mật khẩu (Set Password) ở góc dưới bên phải cửa sổ.
Xong. Lần sau mở tệp, bạn sẽ phải nhập mật khẩu. Ngoài ra, nếu bạn dùng Touch ID trên Mac, có thể chọn Mở bằng Touch ID (Open with Touch ID) để không phải nhập mật khẩu mỗi khi xem tài liệu.
4. Tùy chỉnh Tự động sửa (Auto-Correction) trên Pages
Sử dụng tự động sửa trên Pages là cách tuyệt vời để đảm bảo bạn viết đúng chính tả. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh tính năng này để hoạt động chính xác như nhu cầu. Chỉ cần làm theo các bước:
- Nhấp Pages ở góc trên bên trái màn hình.
- Vào Cài đặt (Settings).
- Chọn thẻ Tự động sửa (Auto-correction) ở đầu cửa sổ.
- Tùy chỉnh tự động sửa theo ý muốn. Nhấp Từ bỏ qua (Ignored Words) để thêm từ bạn muốn Pages bỏ qua khi viết, tránh sửa tự động.
- Khi xong, đóng cửa sổ.
5. Lưu tài liệu dưới dạng tệp Word
Mặc dù Pages có nhiều ưu điểm hơn Word, nhưng đa số người dùng vẫn ưu tiên Word. May mắn thay, bạn có thể lưu toàn bộ công việc trên Pages dưới dạng tài liệu Word chỉ trong vài bước.
- Nhấp Tệp (File) ở đầu màn hình.
- Chọn Xuất ra (Export to).
- Chọn Word.
- Nếu muốn, nhấp Yêu cầu mật khẩu để mở (Require password to open) và thêm mật khẩu cho tài liệu.
- Nhấp Tiếp theo (Next).
- Chọn tên tệp và vị trí lưu, sau đó nhấp Xuất (Export).
Xong. Mac sẽ lưu tài liệu trong thư mục bạn chọn dưới dạng tệp Word. Nếu cần, bạn có thể dùng các bước tương tự để lưu thành PDF hoặc EPUB.
6. Theo dõi mọi thay đổi bạn thực hiện
Một trong những tính năng thú vị nhất của Pages là khả năng theo dõi các thay đổi bạn làm trên tài liệu. Không chỉ vậy, bạn còn có thể xem xét và chấp nhận/từ chối thay đổi. Cách làm:
- Mở bất kỳ tài liệu nào trong Pages.
- Nhấp Chỉnh sửa (Edit) ở đầu màn hình.
- Chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes).
- Thực hiện các thay đổi bạn muốn.
- Nếu muốn xem tất cả thay đổi bạn hoặc người khác làm, chỉ cần nhấp menu Xem (View) ở góc trên bên trái (dưới thanh công cụ).
- Nếu bạn hoặc người khác đang xem xét thay đổi, có thể nhấp Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Reject) các thay đổi.
Nếu không cần theo dõi nữa, làm theo các bước tương tự và chọn Tắt theo dõi (Turn off tracking).
7. Giảm dung lượng tài liệu
Nếu bạn dự định lưu nhiều tài liệu, tốt nhất hãy giảm dung lượng tệp để không lấp đầy bộ nhớ Mac ngay lập tức. Cách làm:
- Chọn tệp bạn muốn.
- Nhấp Tệp (File) ở đầu màn hình.
- Chọn Giảm dung lượng tệp (Reduce File Size).
- Thay đổi cài đặt để giảm dung lượng, sau đó nhấp Giảm một bản sao (Reduce a Copy).
- Đặt tên cho bản sao, chọn vị trí lưu, rồi nhấp Lưu (Save).
Lưu ý: bạn chỉ dùng được tính năng này nếu tài liệu có hình ảnh. Cũng nhớ rằng đây sẽ tạo một bản sao dung lượng nhỏ hơn, hãy đặt tên rõ ràng để không nhầm lẫn với bản gốc.
Làm chủ Pages trên Mac
Giờ đến lượt bạn. Như bạn thấy, ứng dụng Pages trên Mac là công cụ mạnh mẽ cho công việc và học tập, với rất nhiều khả năng. Tất nhiên, ứng dụng còn cung cấp nhiều hơn nữa, hãy thử Pages và áp dụng những mẹo phù hợp nhất với bạn.