Đây là bài viết được tài trợ bởi Eversign. Nội dung và quan điểm thực tế là của tác giả, người duy trì sự độc lập biên tập ngay cả khi bài viết được tài trợ.
Bạn đang tìm cách ký tài liệu trực tuyến nhanh chóng, dễ dàng? Nếu có, Eversign là công cụ hoàn hảo. Chỉ trong vài phút, bạn có thể ký và gửi tài liệu ngay từ trình duyệt nhờ tiện ích mở rộng Chrome.
Bạn thực sự không hiểu tiện ích của công cụ ký điện tử như này cho đến khi thực sự cần. Tùy theo độ tuổi, bạn có thể nhớ thời chữ ký điện tử là nỗi đau đầu và tốn thời gian. Tôi nhớ từng có máy quét tài liệu chỉ cho mục đích này.
Tôi phải in tài liệu trên máy in chậm như rùa, ký tay (bằng bút thật), quét bản đã ký vào máy tính (quá trình này chậm gấp đôi in), sau đó email cho công ty/người gửi. Nghe không tệ, nhưng thường mất 15-30 phút (tùy yếu tố). Tôi chắc chắn không nhớ đến nó!
Nhớ lại điều đó giúp tôi trân trọng sự tiện lợi của Eversign. Có sẵn hơn 10 ngôn ngữ, nó loại bỏ tất cả các bước đó và cho phép ký tài liệu trực tiếp từ Google Chrome.
Cài Đặt Và Thiết Lập
Cài đặt Eversign trên Chrome không tốn công sức; chỉ cần thêm tiện ích mở rộng Chrome, xong. Bạn ngay lập tức thấy tùy chọn ký tài liệu trong trình xem tài liệu Chrome, Gmail, Google Drive và Google Docs.
Nhấp vào biểu tượng trình duyệt (thường thì) chỉ giải thích cách tiện ích hoạt động. Tuy nhiên, nếu bạn đang xem tài liệu thực tế, nhấp vào biểu tượng sẽ hiển thị danh sách file trên trang hiện tại và cho phép ký chúng.
Thiết Lập Tài Khoản Eversign
Trước khi ký tài liệu, bạn cần tạo tài khoản Eversign nếu chưa có. Có thể làm qua trang web của họ hoặc sau khi nhấp nút Eversign từ bất kỳ tài liệu nào trong Chrome (sẽ nhắc đăng nhập hoặc tạo tài khoản).
Trong quá trình thiết lập, bạn sẽ được yêu cầu chọn gói. Eversign có 3 gói: Basic ($9.99/tháng), Professional ($39.99/tháng), Professional Plus ($79.99/tháng). Tuy nhiên, nếu không quan tâm, bạn có tùy chọn Bỏ qua cho bây giờ.
Lưu ý: Với tài khoản miễn phí, bạn chỉ ký tối đa 5 tài liệu/tháng.
Điều hay của Eversign là nếu bạn có doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký làm doanh nghiệp và chọn URL tùy chỉnh. May mắn là không cần doanh nghiệp để đăng ký. Ở bước cuối, chọn Tôi là cá nhân nếu không có doanh nghiệp.
Sau đó, bạn sẵn sàng ký tài liệu với Eversign.
Sử Dụng Eversign
Để nhắc lại, Eversign dùng được trong Gmail, Google Docs, Google Drive, và cả khi xem trước PDF trong Chrome. Nút Ký vàng nhỏ hiện trong Gmail và Chrome Preview, nhấp chuột phải hiển thị tùy chọn trong Google Drive, menu Công cụ hiển thị tùy chọn trong Google Docs.
Khi nhấp nút, nó sẽ chuẩn bị tài liệu trước, sau đó đưa ra vài tùy chọn. Hỏi "Ai cần ký?" và bạn chọn: chỉ tôi, tôi và người khác, hoặc chỉ người khác.
Nó cũng cho tùy chọn mở trong Eversign, dù tôi nhận thấy điều này chỉ đưa đến trang chủ thay vì mở tài liệu liên quan.
Sau khi chọn người ký, file mở trong trình soạn thảo tài liệu của Eversign. Bạn thấy các trường bên phải có thể thêm vào tài liệu; kéo thả theo nhu cầu. Mỗi trường cũng có thể thay đổi kích thước.
Một số trường có thể đã điền sẵn, như họ tên và công ty. Có vẻ lấy thông tin bạn nhập khi đăng ký. Không có lưới hay cách căn chỉnh hoàn hảo, nên nếu bạn là người cầu toàn, có thể bị chọc giận và tốn thời gian hơn khi căn chỉnh.
Thêm Chữ Ký Và Chữ Ký Rút Gọn
Khi thêm hộp chữ ký, phần Thêm chữ ký hiện ra, cho phép dùng chữ ký đã lưu (chữ ký tạo bởi máy tính), chọn loại chữ ký tạo bởi máy tính khác, vẽ chữ ký bằng chuột nếu muốn chân thực, hoặc tải lên.
Tôi thích tùy chọn chọn loại chữ ký tạo bởi máy tính khác. Bạn được chọn vài font chữ viết tay và có thể thay đổi/thêm tên nếu cần. Tương tự cho chữ ký rút gọn, nhưng có thêm nhiều font hơn.
Dưới menu Hành động, bạn có thể giao lại tài liệu nếu muốn người khác ký, từ chối ký, in tài liệu, và/hoặc tải xuống dạng PDF. Tôi nhận thấy in và tải xuống từ đây không nắm bắt các trường hoặc chữ ký bạn đã thêm.
Lưu ý: Bạn phải đặt ít nhất một trường Chữ ký trước khi chuyển bước tiếp theo; trường Chữ ký rút gọn không được tính.
Sau khi ký tài liệu trong Gmail, Eversign chuyển hướng về email gốc và tự tạo phản hồi với tài liệu đã ký đính kèm. Không thể tiện lợi hơn!
Bạn cũng tìm thấy tài liệu đã ký dưới Hoàn thành tại trang web Eversign (qua bảng điều khiển). Vì vậy, nếu quyết định không gửi ngay hoặc xóa nhầm, bạn có thể lấy lại đó.
Bảng Điều Khiển Eversign
Nói đến bảng điều khiển Eversign, đây là nơi tuyệt vời để xem tài liệu, hoạt động gần đây, chữ ký, mẫu, nháp và hạn mức báo giá tháng. Vì menu tiện ích trình duyệt không cung cấp tùy chọn, đây là nơi để tùy chỉnh.
Như bạn thấy, nó rất sạch và có tổ chức. Thêm vào đó, nếu 5 tài liệu không đủ, bạn có thể dễ dàng nâng cấp ngay tại đây. Dưới menu Hành động nhanh, bạn có thể thêm tài liệu ký, tạo mẫu mới, thêm liên hệ mới.
Tổng Kết
Mặc dù tôi dễ dàng tìm thấy tùy chọn Eversign trong Gmail, Google Docs (qua menu Công cụ) và xem trước tài liệu Chrome, không thể nói như vậy về Google Drive. Tôi thử nhấp chuột phải file PDF, nhưng không tìm thấy Eversign dưới tùy chọn Mở bằng (hoặc bất cứ đâu).
Tuy nhiên, tôi vẫn ký được bằng cách nhấp biểu tượng trình duyệt và thấy tài liệu liệt kê đó. Đây không phải deal-breaker, vì nhấp biểu tượng cũng dễ như nhau. Tôi chỉ thấy nhìn thấy nút Ký vàng hoặc tùy chọn trong menu chuột phải giúp nhớ Eversign sẵn sàng dùng.
Nếu bạn tìm cách ký tài liệu điện tử tiện lợi, Eversign chắc chắn là lựa chọn. Rất dễ dùng cho người không rành công nghệ nhưng vẫn cung cấp tính năng nâng cao cho người muốn hơn.
Trang web Eversign | Tiện ích mở rộng Chrome Eversign