Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Phần Mềm

6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

Khi bạn tạo bản sao tài liệu Word, bạn không chỉ có bản sao lưu file, mà còn ngăn chặn thay đổi ngẫu nhiên đối với bản gốc và làm cho việc chia sẻ với người khác an toàn hơn.

Nếu bạn dùng Word máy tính để bàn hoặc di động, Word Online, hoặc quản lý file DOCX trong OneDrive, bạn có một số cách để nhân bản tài liệu hiện có. Hướng dẫn này sẽ đi qua từng phương pháp chi tiết.

1. Tạo Bản Sao Word Với File Explorer Hoặc Finder

Nếu bạn có tài liệu Word trên bộ nhớ cục bộ PC hoặc Mac, bạn có thể dùng hệ thống quản lý file của hệ điều hành để nhân bản như bất kỳ file nào.

Nhân Bản Word Trong Windows

  1. Chọn file DOCX trên màn hình hoặc File Explorer.
  2. Dùng phím tắt Ctrl + C sao chép file vào clipboard. Hoặc, nhấp chuột phải và chọn Copy.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Nhấn Ctrl + V, hoặc nhấp chuột phải và chọn Paste.

Bản sao xuất hiện trong cùng thư mục với "Copy" nối ở cuối tên file. Đổi tên hoặc di chuyển nơi khác. Hoặc dùng phím tắt Paste hoặc menu ngữ cảnh chuột phải để dán bản sao trực tiếp bất cứ đâu bạn muốn.

Nhân Bản Word Trong macOS

  1. Chọn tài liệu Word bạn muốn nhân bản.
  2. Control-click file và chọn Duplicate. File mới xuất hiện với "copy" ở cuối tên.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

Thay vào đó, dùng Copy trên menu ngữ cảnh để sao chép file vào clipboard Mac. Sau đó, Control-click cùng vị trí hoặc khác và chọn Paste để tạo bản sao. Tìm hiểu thêm tùy chọn copy-paste trên Mac.

2. Mở Bản Sao Của File Word (Chỉ Windows)

Trong Microsoft Word cho Windows, bạn có thể mở bất kỳ tài liệu gần đây nào như bản sao và ngăn chặn thay đổi ngẫu nhiên đối với bản gốc ngay từ đầu. Để làm vậy:

  1. Mở Word (hoặc chọn tab File nếu bạn đang trong tài liệu).
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Di chuột qua file trong danh sách Recent (Gần đây).
  2. Nhấp chuột phải và chọn Open as copy (Mở như bản sao).
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

Nếu bạn sửa tài liệu mới, bạn phải lưu nó nơi khác trên ổ cứng, SSD hoặc OneDrive. Bạn cũng phải đặt tên cho tài liệu.

Nếu không tìm thấy tài liệu trong danh sách Recent, bạn có thể mở bản sao qua hộp thoại Open của Word. Hành động này tự động lưu bản sao vào vị trí gốc nhưng chỉ hoạt động nếu file trên bộ nhớ cục bộ. Để làm vậy:

  1. Mở Microsoft Word (hoặc chọn tab File nếu đang làm việc tài liệu) và chọn Open > Browse.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Chọn file Word bạn muốn mở.
  2. Chọn mũi tên xuống bên cạnh nút Open và chọn Open as Copy.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

3. Dùng Chức Năng Save As Trong Word Tạo Bản Sao

Thay vào đó, bạn có thể mở tài liệu gốc nhưng lưu thay đổi vào file khác. Điều này hoạt động trên cả PC và Mac.

Tắt AutoSave (tắt công tắc AutoSave ở góc trên bên phải cửa sổ Word) nếu muốn ngăn bất kỳ thay đổi nào lưu vào bản gốc.

Lưu Word Document Như Bản Sao Trên PC

  1. Chọn tab File ở góc trái cửa sổ Word.
  2. Chọn Save as copy (Lưu như bản sao).
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Chỉ định đích đến, tên và chọn Save.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

Lưu Word Document Như Bản Sao Trên Mac

  1. Chọn Save As trên thanh tiêu đề Word. Nếu không thấy nút, chọn nút Customize Quick Access Toolbar (biểu tượng ba chấm) và chọn Save As để hiện nó. Hoặc, mở menu bar Mac và chọn File > Save As.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Chỉ định đích đến và tên.
  2. Chọn Save.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

4. Tạo Bản Sao File Word Trong OneDrive

Nếu bạn lưu tài liệu Word trên OneDrive, dùng chức năng Copy để tạo bản sao trong thư mục khác trên đám mây. Điều đó cho phép giữ bản sao gốc trước khi cộng tác trên file DOCX với người dùng Word khác.

  1. Tìm tài liệu Word bạn muốn nhân bản trên web app OneDrive.
  2. Chọn More options (nút ba chấm) bên cạnh tài liệu và chọn Copy to.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Chọn thư mục đích trong OneDrive và chọn Copy here.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

OneDrive cũng cho phép tải xuống bản sao DOCX về PC hoặc Mac. Chỉ chọn Download trên menu ngữ cảnh More options. Nếu OneDrive đồng bộ với máy tính, nhân bản trực tiếp qua File Explorer hoặc Finder.

5. Tạo Tài Liệu Bản Sao Trong Word Online

Trong Word Online, bạn có thể lưu bản sao file đến vị trí khác của OneDrive, hoặc tải file trực tiếp về PC hoặc Mac.

  1. Mở tài liệu trong Word Online.
  2. Chọn tab File.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn
  1. Chọn Save as trên menu. Sau đó, chọn Save as để lưu bản sao khác trên OneDrive. Hoặc chọn Download a Copy (Tải bản sao) để tải bản sao về máy.
6 Phương Pháp Chứng Minh Tạo Bản Sao Word An Toàn

6. Nhân Bản Tài Liệu Trong Word Mobile

Nếu bạn dùng ứng dụng Word Mobile cho Android hoặc iPhone, bạn có một số tùy chọn khác để tạo bản sao file mới từ tài liệu hiện có. Ví dụ, bạn có thể:

  • Mở tài liệu, nhấn biểu tượng ba chấm góc trên phải, chọn Save a copy/Save As tạo bản sao file lên OneDrive hoặc bộ nhớ cục bộ điện thoại.
  • Nhấn biểu tượng Share (Chia sẻ) trên màn hình và chọn Send a Copy (Gửi bản sao) email bản sao tài liệu.
  • Dùng ứng dụng Files trên iPhone hoặc Android tạo bản sao file DOCX cục bộ. Trên iOS, chỉ cần nhấn giữ file và chọn Duplicate. Nếu dùng Android, nhấn biểu tượng More (ba chấm) bên cạnh file và dùng Copy to.

Dễ Dàng Nhân Bản File Word Trên Mọi Thiết Bị

Như bạn thấy, bạn có nhiều cách nhân bản file DOCX trong Word. Chọn phương pháp tốt nhất phù hợp hoàn cảnh, bạn sẽ ổn. Chúng cũng hoạt động với app Microsoft Office khác, nhớ dùng lần sau khi tạo bản sao thêm Excel hoặc PowerPoint.