Ghi âm cuộc họp Zoom để tham khảo sau này là cách tốt hơn bảo lưu bản ghi cuộc họp so với ghi chép. Cuộc họp có thể ghi âm cục bộ lên máy tính hoặc lên đám mây Zoom cho người dùng có giấy phép.
Sau khi ghi âm cuộc họp, làm sao truy cập bản ghi Zoom và quản lý chúng?
Cách xem bản ghi Zoom trước đó
Người đăng ký Zoom miễn phí và trả phí đều có thể ghi âm cục bộ file video và âm thanh từ cuộc họp đã ghi. Các bản ghi Zoom tự động lưu vào thư mục trên máy tính sau cuộc họp.
Thêm vào đó, bạn có thể tải bản ghi cuộc họp lên dịch vụ lưu trữ và dịch vụ phát trực tuyến để chia sẻ. Hãy nhớ ghi âm cục bộ không được hỗ trợ trên thiết bị Android và iOS. Để xem bản ghi cục bộ Zoom từ ứng dụng Zoom, làm theo các bước sau.
Lưu ý quy trình này sẽ không hiển thị bản ghi cục bộ Zoom từ máy tính khác, ngay cả cho cùng tài khoản Zoom.
- Đăng nhập ứng dụng Zoom, Cuộc họp > Đã ghi
- Chọn bản ghi Zoom bạn muốn xem.
Các tùy chọn có sẵn:
- Phát file video
- Phát file âm thanh alone
- Mở thư mục lưu bản ghi
- Xóa bản ghi này từ ứng dụng Zoom (vẫn lưu trên máy tính)
Mặc định, Zoom đặt tất cả bản ghi vào thư mục trên máy tính tại vị trí sau:
- Mac: /Users/Username/Documents/Zoom
- PC: C:\Users\Username\Documents\Zoom
Cách chia sẻ bản ghi Zoom cục bộ
Tìm video cuộc họp muốn chia sẻ với người tham gia qua vị trí trên máy tính. Tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc dịch vụ phát như YouTube và chia sẻ liên kết từ đó.
Hoặc, nếu không tìm thấy file video trên máy tính:
- Đăng nhập tài khoản Zoom
- Xem danh sách bản ghi cục bộ Zoom và vị trí trên máy tính
- Chọn cuộc họp muốn chia sẻ và nhấp Xuất
- Ghi nhớ vị trí xuất file video cuộc họp Zoom cục bộ
- Tải file video mp4 lên dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc dịch vụ phát và chia sẻ liên kết từ vị trí đó
Cách quản lý và truy cập bản ghi Zoom trên đám mây
Chủ tài khoản và quản trị viên có thể quản lý bản ghi Zoom trên đám mây, bao gồm xem, chia sẻ, và xóa file âm thanh, video, trò chuyện, và bản ghi âm.
Người dùng có thể xem, chia sẻ, và xóa bản ghi đám mây của chính mình.
Để quản lý bản ghi đám mây, bạn phải có tài khoản Zoom cao cấp với ghi âm đám mây đã bật. Bạn cũng phải có đặc quyền chủ sở hữu hoặc quản trị viên.
Dành cho Quản trị viên
- Đăng nhập cổng web Zoom
- Nhấp Quản lý tài khoản từ menu điều hướng > Quản lý bản ghi
- Chọn trạng thái và khoảng thời gian
- Tìm kiếm theo ID cuộc họp, chủ đề, người chủ trì, hoặc từ khóa
Dành cho Người dùng:
- Đăng nhập cổng web Zoom
- Nhấp Bản ghi từ menu điều hướng
- Bạn sẽ thấy danh sách bản ghi đám mây bạn tạo
- Chọn trạng thái và khoảng thời gian
- Tìm kiếm theo chủ đề, từ khóa, người chủ trì, hoặc ID cuộc họp
Quản lý cài đặt bản ghi đám mây
- Nhấp Quản lý tài khoản > Quản lý bản ghi từ menu điều hướng
- Tìm và nhấp vào bản ghi Zoom bạn muốn xem
- Thay đổi tên cuộc họp Zoom bằng cách nhấp biểu tượng bút chì
- Để phát video trong trình duyệt, nhấp nút trên hình thu nhỏ
- Tải bản ghi Zoom xuống máy tính
- Nhấp Chia sẻ để hiển thị liên kết bản ghi
- Đặt tùy chọn chia sẻ như bật/tắt tải xuống hoặc yêu cầu mật khẩu
Đặt tùy chọn chia sẻ khác, bao gồm:
- Làm liên kết công khai hoặc riêng tư
- Yêu cầu người xem nhập tên và email
- Cho phép người khác xem phần màn hình chia sẻ của cuộc họp đã ghi
- Bạn cũng có thể tải file video, sao chép liên kết chia sẻ, hoặc xóa file
Đối với bản ghi đám mây bao gồm trò chuyện hoặc bản ghi âm, bạn cũng có thể tải xuống, sao chép, hoặc xóa file dùng cùng biểu tượng như trên.
Cách xuất danh sách bản ghi đám mây
Xuất file CSV với chi tiết cuộc họp đám mây đã ghi, bao gồm ID cuộc họp, chủ đề, email người chủ trì, kích thước file, ngày và giờ bắt đầu.
- Vào Quản lý bản ghi từ Quản lý tài khoản trong menu điều hướng
- Chọn tiêu chí tìm kiếm
- Nhấp Xuất
Cách xem phân tích bản ghi đám mây
Để xem lượt xem trang và lượt tải xuống cho bản ghi đám mây Zoom bạn chia sẻ nội bộ hoặc bên ngoài, làm theo các bước:
- Truy cập Quản lý bản ghi
- Nhấp chủ đề bạn muốn xem
- Chỉ định khoảng thời gian từ menu thả xuống ở trên
- Nhấp Tìm kiếm
- Xem dữ liệu lọc hoặc tóm tắt cho cuộc họp đám mây bằng cách nhấp vào một tab
Bạn sẽ thấy các chỉ số:
- Số lượt xem trang bản ghi Zoom, không phải số lần phát hoặc số lượt xem duy nhất
- Số lượt tải xuống, nhưng không biết quá trình có hoàn tất không
Bảo vệ bản ghi Zoom đám mây bằng mật khẩu
Để quản lý ai có thể xem hoặc tải bản ghi đám mây, dùng chức năng bảo vệ mật khẩu bằng:
- Truy cập Quản lý bản ghi từ Quản lý tài khoản trong menu điều hướng
- Tìm bản ghi muốn bảo vệ và nhấp Chia sẻ bên cạnh
- Bật công tắc Bảo vệ mật khẩu sang vị trí bật
- Nhập mật khẩu và nhấp Lưu
Cách xóa bản ghi Zoom đám mây
Nếu muốn, bạn có thể xóa tất cả bản ghi Zoom hoặc chỉ một số dựa trên tiêu chí bạn chọn. File xóa chuyển vào thùng rác. Chúng ở lại thùng rác 30 ngày trừ khi bạn xóa vĩnh viễn thủ công.
Lưu ý file trong thùng rác không tính vào phần cấp lưu trữ đám mây.
- Điều hướng đến Quản lý bản ghi
- Nhấp Xóa tất cả nếu muốn xóa mọi bản ghi Zoom
- Đối với bản ghi cụ thể, thay đổi khoảng thời gian và dùng tiêu chí tìm kiếm chọn file muốn xóa
Cách khôi phục bản ghi từ Thùng rác
Bạn vô tình chuyển bản ghi Zoom vào thùng rác và muốn lấy lại? Không vấn đề nếu trong 30 ngày.
- Chọn cuộc họp muốn khôi phục
- Nhấp Khôi phục ở trên cùng hoặc bên cạnh cuộc họp để khôi phục
Việc ghi âm cuộc họp Zoom là tính năng tiện lợi. Dùng để xem lại hoặc chia sẻ bản ghi sau. Biết cách quản lý lịch sử cuộc họp cho bạn thêm kiểm soát thông tin lưu, cách lưu, và ai có quyền truy cập.