Trước đây, tôi đã viết về một chương trình tự động hóa tác vụ quản lý tệp trên Windows, nhưng đáng tiếc chương trình đó rất cơ bản và cập nhật lần cuối năm 2005! Nếu bạn tìm chương trình xử lý nhiều tác vụ quản lý tệp, hãy xem Limagito FileMover.
Họ có phiên bản miễn phí tên FileMover Lite, về cơ bản giới hạn bạn ở một quy tắc di chuyển. Nếu bạn muốn nhiều quy tắc di chuyển cho thư mục khác nhau, lịch trình khác nhau và loại tệp khác nhau, v.v., bạn phải bỏ ra $200+ cho bản đơn lẻ PC! Giá đó hơi đắt cho người tiêu dùng, nhưng nếu bạn dùng cho công ty hoặc bộ phận IT, chắc chắn đáng đồng tiền. Đây là chương trình copy/di chuyển tệp tiên tiến nhất tôi từng thấy.
Sau khi cài đặt, bạn sẽ bị choáng ngợp bởi số lượng lớn tính năng và tùy chọn. Bạn có thể làm gần như mọi thứ với chương trình này về di chuyển, xóa, sao chép tệp tự động. Nó cũng hoạt động với các vị trí phi cục bộ như HTTP, AWS, cơ sở dữ liệu SQL, v.v.
Trước hết, bạn có thể tích hai ô ở góc trên trái để Chạy @Startup (Khởi động cùng Windows) và Run in System Tray (Chạy trong khay hệ thống) nếu không muốn cài đặt dịch vụ. Nếu muốn chạy dưới dạng dịch vụ Windows, loại bỏ nhu cầu chạy trong khay hệ thống, bạn nhấp tab Application Options (Tùy chọn ứng dụng) ở trên và chọn Export to Service (Xuất ra dịchĩu). Tất nhiên, bạn làm điều đó sau khi đã cấu hình quy tắc di chuyển với tất cả tùy chọn.
Tiếp theo, có một điều quan trọng cần hiểu. Common Options (Tùy chọn chung) là tùy chọn áp dụng cho tất cả quy tắc (chỉ 1 nếu dùng phiên bản miễn phí) và Rule Options (Tùy chọn quy tắc) áp dụng cho từng quy tắc riêng bạn tạo. Bây giờ bạn hiểu rồi, hãy bắt đầu.
Dưới Common Options, bạn có thể đặt thời gian quét, mặc định 5 giây. Nghĩa là thư mục nguồn sẽ được quét mỗi 5 giây. Time Schedule (Lịch trình thời gian) cho phép đặt lịch nếu bạn không cần quét thư mục toàn thời gian. Mail Setup (Thiết lập thư) cho phép thêm tài khoản email như Gmail để gửi thông báo về sự kiện như lỗi hoặc thành công, v.v. Bạn cũng có thể quét ổ đĩa mạng bằng cách nhấp nút Network Drive và thêm thư mục.
Phần dưới đó là phần cốt lõi của chương trình. Ở đây bạn cấu hình nguồn, đích và tất cả bộ lọc và cài đặt bạn có thể tưởng tượng. Hãy bắt đầu với nguồn.
Ở trên cùng là Source Setup (Thiết lập nguồn) và nó có ba tab (source, common, backup). Bạn có thể chọn thư mục Windows bằng cách nhấp nút Win hoặc thậm chí có nguồn như FTP, SFTP, POP3. Dưới File Options (Tùy chọn tệp), bạn có thể làm những việc như loại trừ tệp đang dùng và lọc theo tên tệp, kích thước tệp và ngày tệp. Ví dụ, nếu bạn chỉ muốn di chuyển file PDF, bạn nhấp nút FileName, nút bên trái cùng bên cạnh Include Filter (Bộ lọc bao gồm).
Để lọc theo phần mở rộng tệp, bạn phải gõ *.ext; rồi nhấp Add Filter (Thêm bộ lọc). Ô dưới Check Filename sẽ xanh nếu bạn gõ khớp bộ lọc và đỏ nếu không. Với bộ lọc FileDate, bạn chọn tệp cũ hơn ngày nhất định và chọn loại bộ lọc từ Ngày sửa đổi, Ngày tạo, Lần truy cập cuối hoặc Ngày ghi cuối. Rất hay nếu bạn muốn tự động xóa tệp cũ hơn ngày nhất định.
Cuối cùng, bộ lọc FileSize cho phép lọc tệp theo kích thước. Vì vậy bạn thiết lập để di chuyển chỉ tệp rất lớn hoặc xóa tệp nhỏ hơn 100 KB, v.v.
Dưới Directory Options (Tùy chọn thư mục), bạn chọn bao gồm thư mục con, loại trừ thư mục cơ sở, hoặc thậm chí chọn độ sâu quét thư mục con (0 sẽ quét vô hạn). Bạn cũng thiết lập bộ lọc bao gồm/loại trừ trên thư mục và thậm chí chọn cấp độ thư mục con bạn muốn áp dụng bộ lọc! Wow!
Nếu nhấp tab Common dưới Source Setup, bạn cũng làm được việc khác như đổi tên tệp khi copy/di chuyển. Nhấp nút đó và bạn thiết lập biểu thức chính quy phức tạp để đổi tên tệp bất kỳ cách nào bạn thích. Bạn cũng tích tùy chọn File Memory Database (Cơ sở dữ liệu bộ nhớ tệp) nếu muốn ghi lại mọi tệp đã di chuyển/copy/xóa để xem sau. Điều này hữu ích nếu bạn cần biết tệp khi nào được di chuyển.
Tab Backup cơ bản cho phép tạo bản sao lưu tất cả tệp khi chúng được di chuyển/copy/xóa. Bạn tự khám phá nếu cần. Bây giờ đến Destination Setup (Thiết lập đích).
Ở đây bạn chọn di chuyển, copy hay xóa tệp và nơi bạn muốn lưu chúng. Lại lần nữa, bạn chọn thư mục Windows cho đích, máy chủ FTP/SFTP, thậm chí máy chủ mail! Nếu nhấp Common I, bạn làm được việc như xóa phần mở rộng tệp, đổi chữ hoa/thường tên tệp, thiết lập bộ lọc đổi tên.
Common II chỉ có tùy chọn cân bằng tải và lưu hành động vào cơ sở dữ liệu. Dưới Crypto, bạn chọn mã hóa tệp khi chuyển đến thư mục đích.
Tab Verify (Xác minh) hữu ích vì cho bạn kiểm tra xem chuyển liệu có đúng không. Bạn cũng ghi ra file log hoặc xóa tệp nếu xác minh thất bại.
Còn nhiều tùy chọn nâng cao hơn trong chương trình này, nhưng bài viết này để bạn bắt đầu với ý tưởng chung. Đây là ứng dụng nhỏ tuyệt vời và nếu bạn làm nhiều việc di chuyển/xóa/copy tệp, có thể đáng giá mua bản đầy đủ để tạo bao nhiêu quy tắc tùy thích. Tận hưởng!