Biểu đồ là công cụ trực quan mạnh mẽ trong Excel giúp chuyển đổi các tập dữ liệu phức tạp thành các bản trình bày trực quan rõ ràng, ngắn gọn. Các biểu đồ trực quan hấp dẫn và sâu sắc trong Excel có thể chuyển đổi dữ liệu của bạn từ những bảng tính nặng nề thành những thông tin chi tiết hữu ích.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ ra cách sử dụng thành thạo biểu đồ Excel bằng cách thảo luận mọi thứ, từ khái niệm cơ bản về biểu đồ đến xây dựng trang tổng quan động tự động cập nhật khi dữ liệu của bạn phát triển.
Chọn loại biểu đồ phù hợp
Hiểu các loại biểu đồ là điều cần thiết để trực quan hóa dữ liệu một cách chính xác. Dưới đây là các loại biểu đồ Excel phổ biến và các trường hợp sử dụng lý tưởng:
- Biểu đồ cột: So sánh danh mục và giá trị.
- Danh mục trên trục X, giá trị trên trục Y.
- Sử dụng các cột được nhóm cho nhiều chuỗi dữ liệu.
- Sử dụng các cột xếp chồng để hiển thị mối quan hệ từng phần với toàn bộ.
- Biểu đồ đường: Hiển thị xu hướng theo thời gian.
- Sử dụng điểm đánh dấu cho tập dữ liệu nhỏ.
- Xóa điểm đánh dấu đối với tập dữ liệu lớn để giảm sự lộn xộn.
- Thêm đường xu hướng để làm nổi bật các mẫu.
- Sử dụng nhiều dòng để so sánh xu hướng.
- Biểu đồ hình tròn: Hiển thị phân phối dữ liệu theo tỷ lệ. Hiển thị các phần của tổng thể (giới hạn ở 5-7 lát).
- Sử dụng nhãn dữ liệu hiển thị tỷ lệ phần trăm.
- Hãy cân nhắc biểu đồ bánh rán để có giao diện hiện đại.
- Tránh các hiệu ứng 3D làm sai lệch nhận thức.
- Biểu đồ tán xạ (XY): Tiết lộ mối quan hệ giữa các biến.
- Thêm đường xu hướng để xác định mối tương quan.
- Sử dụng các màu khác nhau cho danh mục dữ liệu.
- Kích thước bong bóng dựa trên biến thứ ba (biểu đồ bong bóng).
- Hoàn hảo cho phân tích thống kê.
- Biểu đồ kết hợp: Kết hợp nhiều loại biểu đồ trong một hình ảnh trực quan.
- Tạo biểu đồ ban đầu với dữ liệu chính.
- Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu thứ cấp.
- Chọn “Thay đổi loại biểu đồ chuỗi”.
- Chọn loại biểu đồ khác cho trục phụ nếu cần.
Tạo biểu đồ cơ bản
Hãy tạo biểu đồ đầu tiên của bạn.
Chọn dữ liệu:
- Đảm bảo dữ liệu được sắp xếp theo cột hoặc hàng.
- Đánh dấu phạm vi dữ liệu bao gồm tiêu đề.
Chèn biểu đồ:
- Đi tới Chèn tab>> từ Biểu đồ nhóm>> chọn biểu đồ ưa thích của bạn.
- Excel sẽ tự động tạo biểu đồ cơ bản.
Thành phần biểu đồ: Mỗi biểu đồ Excel đều bao gồm các thành phần chính:
- Khu vực biểu đồ :Toàn bộ vùng chứa biểu đồ.
- Diện tích lô đất :Nơi hiển thị dữ liệu.
- Chuỗi dữ liệu :Dữ liệu thực tế đang được vẽ.
- Trục :Đường tham chiếu ngang (X) và dọc (Y).
- Truyền thuyết :Giải thích ý nghĩa của từng chuỗi dữ liệu.
- Tiêu đề biểu đồ :Mô tả mục đích của biểu đồ.
Tùy chỉnh biểu đồ Excel
Excel cho phép tùy chỉnh rộng rãi để căn chỉnh biểu đồ cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.
Các tùy chọn tùy chỉnh chính:
- Tiêu đề biểu đồ &Tiêu đề trục:
- Nhấp vào biểu đồ>> chọn Thành phần biểu đồ (+)>> kiểm tra Tiêu đề biểu đồ và Tiêu đề trục .
- Điều chỉnh chú giải:
- Nhấp vào Thành phần biểu đồ (+)>> kiểm tra Truyền thuyết>> chọn Vị trí tương ứng.
- Nhãn dữ liệu:
- Nhấp vào Thành phần biểu đồ (+)>> chọn Nhãn dữ liệu>> chọn vị trí.
- Màu sắc &Kiểu dáng:
- Đi tới Thiết kế biểu đồ tab>> từ kiểu biểu đồ chọn chủ đề được xác định trước.
Kỹ thuật biểu đồ nâng cao
Phạm vi biểu đồ động
Sử dụng bảng Excel:
- Chọn dữ liệu (bao gồm tiêu đề).
- Đi tới Chèn tab>> chọn Bảng .
- Kiểm tra “Bảng của tôi có tiêu đề” được kiểm tra.
- Bây giờ dữ liệu của bạn được định dạng dưới dạng Bảng Excel, có thể tự động mở rộng.
- Tạo biểu đồ từ dữ liệu bảng.
- Biểu đồ tự động mở rộng khi dữ liệu mới được thêm vào bảng.
Phạm vi được đặt tên có OFFSET:
- Đi tới Công thức tab>> chọn Trình quản lý tên >> chọn Mới .
- Tên:Chart_Dates .
- Trong Đề cập đến: Chèn công thức sau.
- Nhấp vào OK .
=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))
Công thức này tạo ra một phạm vi động tăng dần theo dữ liệu của bạn.
Tạo biểu đồ kết hợp
Bạn có thể sử dụng Biểu đồ kết hợp để minh họa rõ ràng hai loại dữ liệu có tỷ lệ khác nhau.
- Chọn phạm vi dữ liệu.
- Đi tới Chèn>> chọn Biểu đồ kết hợp>> chọn loại thích hợp (ví dụ:Cột + Dòng).
- Bạn sẽ nhận được biểu đồ kết hợp có trục phụ.
Thêm đường xu hướng
Đường xu hướng tiết lộ các xu hướng hoặc dự báo cơ bản. Excel cung cấp nhiều đường xu hướng; hãy chọn thứ tốt nhất phù hợp với dữ liệu của bạn.
- Nhấp vào chuỗi dữ liệu.
- Nhấp chuột phải>> chọn Thêm đường xu hướng>> chọn Dự báo tuyến tính .
Chèn biểu tượng thu nhỏ
Biểu đồ thu nhỏ là các biểu đồ nhỏ trong một ô cung cấp cho bạn bản trình bày trực quan nhanh chóng về xu hướng dữ liệu. Nó là hoàn hảo để tóm tắt các xu hướng. Biểu đồ thu nhỏ được đặt trong một ô Excel.
- Đi tới Chèn tab>> chọn Sparklines (dòng, cột, thắng/thua).
- Trong Phạm vi dữ liệu: cái hộp
- Nhập phạm vi cho các giá trị Lợi nhuận D2:D13.
- Trong Phạm vi vị trí: cái hộp
- Nhập nơi bạn muốn Sparkline xuất hiện.
- Đối với một Sparkline tóm tắt đơn lẻ, hãy nhập E2.
- Nhấp vào OK .
- Lấp lánh sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn, hiển thị xu hướng chung về Lợi nhuận trong suốt cả năm.
Tạo bảng điều khiển động tương tác
Trang tổng quan động hiển thị dữ liệu cập nhật bằng các điều khiển tương tác.
Bước 1:Chuẩn bị dữ liệu
- Sắp xếp dữ liệu theo bảng có cấu trúc để dễ cập nhật.
Bước 2:Biểu đồ tổng hợp
- Chọn phạm vi dữ liệu.
- Đi tới Chèn tab>> chọn PivotChart .
- Định cấu hình các trường tổng hợp của bạn (hàng, cột, giá trị).
- Kéo Tháng tới Trục .
- Kéo Bán hàng và Lợi nhuận tới Giá trị .
Bước 3:Thêm bộ cắt
- Chọn PivotChart.
- Đi tới Phân tích PivotChart tab>> chọn Inser t Máy thái .
- Chọn bộ lọc (ví dụ:Tháng).
Bước 4:Kết hợp các điều khiển thả xuống/biểu mẫu
Xác thực dữ liệu cho biểu đồ tương tác:
- Thiết lập trình đơn thả xuống Xác thực dữ liệu.
- Liên kết lựa chọn thả xuống với nguồn dữ liệu biểu đồ.
- Sử dụng chức năng LỌC/INDIRECT để chuyển đổi giữa các tập dữ liệu.
- Tạo nhiều chế độ xem biểu đồ từ một điều khiển duy nhất.
Chèn điều khiển biểu mẫu:
- Đi tới Nhà phát triển tab>> chọn Chèn >> chọn Điều khiển biểu mẫu (ví dụ:Thanh cuộn, Nút tùy chọn).
- Liên kết tới ô chứa vùng chọn.
- Sử dụng công thức FILTER/INDEX/MATCH để cập nhật dữ liệu biểu đồ.
=FILTER(Sheet1!$A$2:$D$13,Sheet1!$A$2:$A$13=INDEX(Sheet1!$A$2:$A$13,Sheet1!$O$2),"No Data")
Tạo Trang tổng quan bán hàng:
- Sử dụng bộ cắt để lọc theo tháng.
- Sử dụng Biểu đồ tổng hợp để tự động cập nhật khi lựa chọn bộ cắt.
- Sử dụng các điều khiển biểu mẫu để cung cấp điều hướng tương tác.
Các phương pháp và mẹo hay nhất
- Giữ biểu đồ đơn giản và dễ đọc.
- Sử dụng cách phối màu nhất quán để tạo sự rõ ràng.
- Nhóm các biểu đồ liên quan một cách hợp lý.
- Bao gồm tiêu đề và nhãn rõ ràng.
- Tránh sử dụng quá nhiều trang tổng quan; chừa khoảng trống cho dễ đọc.
Kết luận
Nắm vững biểu đồ Excel và bảng điều khiển động giúp bạn trình bày dữ liệu của mình một cách hiệu quả. Dữ liệu hấp dẫn trực quan cho phép đưa ra quyết định sáng suốt. Bằng cách chuyển từ biểu đồ cơ bản sang bảng thông tin động nâng cao, bạn sẽ có được bộ công cụ mạnh mẽ để nâng cao khả năng ra quyết định và tăng năng suất. Hãy bắt đầu thực hành những khái niệm này và bạn sẽ sớm biến dữ liệu Excel thô thành những câu chuyện trực quan sâu sắc và hữu ích.
Nhận MIỄN PHÍ Bài tập Excel nâng cao có Giải pháp!