Dịch vụ Webmail phổ biến như Roundcube, SquirrelMail, Horde cho phép truy cập và sử dụng địa chỉ email tùy chỉnh @yourdomain.com kết nối với website của bạn.
Để không bỏ lỡ email quan trọng, bạn có thể thiết lập email forwarder gửi bản sao mỗi thư đến đến địa chỉ email định sẵn, hoặc liên kết webmail client với tài khoản Gmail.
Bài viết này hướng dẫn cấu hình webmail client trên Android qua Gmail, nhưng trước đó, hãy tìm hiểu webmail.
Webmail là gì?
Webmail là viết tắt của web-based email, bất kỳ dịch vụ email nào bạn truy cập qua trình duyệt web.
Có nhiều loại webmail client để chọn. Một số ví dụ phổ biến về nhà cung cấp webmail: AOL Mail, Gmail, GMX Mail, Icewarp Mail Server, Mailfence, Outlook và Hotmail, Yahoo Mail.
Nhà cung cấp dịch vụ Internet và công ty hosting cũng cung cấp dịch vụ webmail. Bài này tập trung vào cách thiết lập webmail trên Android qua Gmail.
Nên dùng giao thức nào, POP3 hay IMAP?
Để cấu hình Android truy cập webmail qua Gmail, bạn cần chọn POP3 hoặc IMAP. Cả hai cho phép truy cập email trên một hoặc nhiều thiết bị/địa điểm.
POP3
POP3 là viết tắt của Post Office Protocol version 3, giao thức chuẩn internet dùng bởi email client để nhận thư từ remote mail server đến local mail client. POP3 tải email về máy tính cục bộ và cho phép truy cập email offline.
POP3 không đồng bộ với server. Nghĩa là tin nhắn bạn đọc, xóa, trả lời sẽ không hiển thị trạng thái đó trên webmail client và Gmail. Nói cách khác, nếu bạn đọc, xóa, trả lời tin nhắn trong webmail client, Gmail vẫn hiển thị tất cả thư chưa đọc.
IMAP
IMAP là viết tắt của Internet Message Access Protocol, giao thức chuẩn internet email client dùng để truy xuất thư từ mail server qua kết nối TCP/IP.
Truy cập email IMAP đồng bộ giữa server và ứng dụng mail. Tóm lại, tin nhắn bạn đọc, xóa, trả lời sẽ hiển thị trạng thái đó cả trên webmail client và Gmail. Cung cấp trải nghiệm đồng bộ.
Thư đi gửi dùng SMTP. SMTP là Simple Mail Transfer Protocol, giao thức chuẩn gửi mail qua internet. IMAP, POP3, SMTP đều yêu cầu xác thực.
Roundcube, Webmail Lite, SquirrelMail đều dùng giao thức IMAP.
Cách thiết lập Webmail trên điện thoại Android
Đây là cách cấu hình điện thoại Android để truy cập webmail.
- Mở Gmail trên Android.
- Chạm ảnh hồ sơ, chọn Add another account (Thêm tài khoản khác). Có thể phải cuộn xuống nếu đã có nhiều tài khoản Gmail.
- Dưới Set up email, cuộn xuống và chạm Other (Khác).
- Dưới Add your email address, nhập địa chỉ email vào ô cung cấp.
- Chạm NEXT (Tiếp theo).
Hầu hết mail client sẽ tự động cấu hình tài khoản.
Nếu cấu hình tự động thất bại, chạm MANUAL SETUP (Thiết lập thủ công) và nhập các số port sau khi được nhắc:
- Incoming Server (Server đến): IMAP Port: 993, POP3 Port: 995
- Outgoing Server (Server đi): SMTP Port: 465
Cấu hình tài khoản
Bạn sẽ được hỏi: loại tài khoản này là gì? Chọn Personal (POP3) hoặc Personal (IMAP). Nếu không chắc chọn nào, đăng nhập cPanel và kiểm tra giao thức webmail client ưa thích dùng. Roundcube, SquirrelMail, Webmail Lite đều dùng IMAP. Hoặc xem trang hỗ trợ nhà cung cấp email.
Đối với thiết lập này, chọn IMAP. Bạn không nên mất cả ngày quyết định giao thức email cho incoming server. Bạn luôn có thể chuyển đổi giữa POP3 và IMAP sau khi nhu cầu thay đổi.
- Sau khi chọn giao thức ưa thích, nhập mật khẩu vào ô cung cấp, chạm NEXT.
- Trang tiếp theo, xem lại Incoming server settings (Cài đặt server đến) và chạm NEXT.
- Dưới Outgoing server settings (Cài đặt server đi), chạm nút toggle để tắt Require sign-in (Yêu cầu đăng nhập) hoặc để nguyên nếu muốn mail client yêu cầu đăng nhập mỗi lần truy cập thư.
- Tiếp tục chạm NEXT.
Điều chỉnh cài đặt tài khoản
- Dưới Account options (Tùy chọn tài khoản), chạm mũi tên xuống chọn Sync frequency (Tần suất đồng bộ). Mặc định Every 15 minutes (Mỗi 15 phút). Có thể điều chỉnh sau.
- Cài đặt như: Notify me when emails arrive (Thông báo khi có thư mới), Sync email for this account (Đồng bộ email cho tài khoản này), Automatically download attachments when connected to Wi-Fi (Tự động tải đính kèm khi kết nối Wi-Fi), là cài đặt mặc định. Bạn dùng checkbox thay đổi bất kỳ cài đặt nào.
- Chạm NEXT.
Tài khoản đã được tạo. Bạn thấy thông báo chúc mừng ở đầu trang báo email đang trên đường. Trong ô cung cấp, nhập tên hiển thị cho thư đi, rồi chạm NEXT để hoàn tất.
Bạn sẽ nhận email với cài đặt client cấu hình. Lưu tin nhắn này phòng khi cần đổi giao thức ưa thích sau này.
Hầu hết nhà cung cấp hosting khuyến nghị dùng POP3 over SSL/TLS hoặc IMAP over SSL/TLS khi thiết lập mail client trên Android. Vì chúng cung cấp bảo mật tăng cường cho tương tác với remote mail server.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng
Bằng cách thiết lập mail client trên Android qua Gmail, bạn không còn phải qua rắc rối đăng nhập cPanel dashboard chỉ để truy cập email web-based.
Cũng vậy, bạn theo dõi được tất cả webmail để không bỏ lỡ email quan trọng. Gmail đồng bộ email mỗi 15 phút để bắt tin mới khi đến. Bạn có thể điều chỉnh tần suất đồng bộ sau. Có tùy chọn đồng bộ mỗi 15 phút, 30 phút, mỗi giờ, hoặc thủ công.
Bạn lặp lại quy trình này cho bất kỳ số lượng tài khoản email nào muốn thiết lập trên Android. Chạm ảnh hồ sơ Gmail, vào Add another account, và làm theo.