Trong khi nhiều công ty lớn không gặp vấn đề gì với việc phát hành máy tính xách tay, điện thoại thông minh và máy tính bảng, các tổ chức khác có ít lựa chọn hơn. Khi nói đến các doanh nghiệp nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận và cơ quan giáo dục, thường có ít ngân sách hơn.
Với điều này, nhiều người thường phải mang theo các thiết bị cá nhân của họ để làm việc. Đây là lý do tại sao điều đó có thể gây ra một số vấn đề và bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề đó.
Ưu và nhược điểm của việc cho phép thiết bị cá nhân tại nơi làm việc
Trong nhiều năm, thông lệ tiêu chuẩn của nhiều tập đoàn là cấp thiết bị cho nhân viên của họ. Các thiết bị này bảo vệ các công ty chống lại các rò rỉ dữ liệu, trách nhiệm pháp lý và bảo mật khác nhau. Việc có các thiết bị cá nhân và công việc riêng biệt cũng giúp tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, một mối quan tâm ngày càng tăng đối với những người làm việc từ xa dễ bị làm việc quá sức.
Tuy nhiên, trong khi quá trình giới thiệu có thể đơn giản hơn, việc chỉ định các thiết bị do công ty phát hành cũng có thể khá quan liêu.
Nhiều công ty phát hành thiết bị thường gặp khó khăn với các quy trình phê duyệt dài để mua sắm, thay thế và phát hành. Các quy trình này có thể cản trở nghiêm trọng đến năng suất đối với các tổ chức cần hoạt động nhanh nhẹn nhất.
Ngoài ra, cũng có một số lợi thế khi nhân viên mang thiết bị cá nhân đến nơi làm việc. Ngoài việc tiết kiệm rõ ràng khi mua các thiết bị thực tế, các công ty thực sự có thể tiết kiệm thời gian và công sức.
Ví dụ:những người đã sử dụng một hệ điều hành cụ thể sẽ không cần phải học một hệ điều hành mới cho mục đích công việc.
Bằng cách phù hợp với thói quen sử dụng hiện tại, các công ty giảm thiểu khả năng có một đường cong học tập dốc. Với điều này, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn ngay từ đầu theo những cách không thể thực hiện được với tất cả các thiết bị do công ty phát hành.
Mẹo Bảo mật cho Chính sách BYOD
Vì vậy, nếu công ty của bạn quyết định yêu cầu nhà tuyển dụng mang theo thiết bị của riêng họ, thì đây là một số mẹo mà bạn có thể làm theo để giữ mọi thứ chuyên nghiệp.
Giới thiệu Nguyên tắc Công ty
Khi đề cập đến bất kỳ chính sách nào, phần lớn thành công của chính sách đó là do nó truyền đạt được cho các bên liên quan.
Bất kể quy mô như thế nào, công ty của bạn nên có các điều khoản được ghi trong hợp đồng nhân viên về bảo mật dữ liệu, đánh cắp dữ liệu, lưu giữ hợp pháp và thực tiễn giám sát. Bạn cũng có thể đầu tư vào địa chỉ email công ty cho mọi nhân viên được phép truy cập vào các tài liệu chính thức.
Các công ty nên dành một phần của quá trình tham gia của họ cho kỳ vọng về tính chuyên nghiệp từ nhân viên và minh bạch về loại giám sát mà họ có thể mong đợi trong và ngoài mạng công ty.
Thủ tục Xác thực
Số lượng nhân viên sẵn sàng thực hiện hành vi gián điệp của công ty hoặc đánh cắp dữ liệu của công ty là thiểu số.
Nhưng số lượng nhân viên vô tình tạo mật khẩu yếu, sử dụng cùng một mật khẩu cho mọi thứ và cho bạn bè hoặc thành viên gia đình mượn thiết bị cá nhân / công ty của họ cao hơn nhiều.
Để bảo vệ khỏi mục đích xấu và sự thiếu hiểu biết đáng tiếc, các công ty cần thực hiện nhiều bước. Trước tiên, bạn cần dạy cho nhân viên của mình tầm quan trọng của các phương pháp bảo mật cá nhân như phân quyền dữ liệu và độ mạnh của mật khẩu.
Thứ hai, bạn cần xây dựng các quy trình thay đổi mật khẩu thường xuyên và quy trình xác thực lại bắt buộc khi nhân viên không có mặt tại văn phòng quá lâu. Đặc biệt, những người làm việc từ xa, đội bán hàng và bất kỳ ai làm việc bên ngoài văn phòng là những người dễ bị tổn thương nhất.
Xác thực không chỉ áp dụng cho máy tính xách tay hoặc máy tính bảng. Nó cũng sẽ áp dụng cho điện thoại thông minh, địa chỉ email, ứng dụng nội bộ hoặc bất kỳ hệ thống nào tiết lộ thông tin công ty thường xuyên.
Giới hạn Mạng
Như với bất kỳ mối đe dọa bảo mật nào, bạn chỉ được an toàn khi liên kết yếu nhất của bạn. Đối với các công ty có đơn vị Mang thiết bị của riêng bạn (BYOD), chuỗi cần được củng cố nhiều hơn.
Theo nguyên tắc chung, việc truy cập vào thông tin quan trọng không được khuyến khích đối với các thiết bị bên ngoài.
Lưu trữ tất cả các thiết bị bên ngoài trên một VLAN riêng biệt với hệ thống phát hiện xâm nhập được thắt chặt để tránh xâm nhập. Ngoài ra, hãy sử dụng kết hợp các hệ thống phát hiện xâm nhập dựa trên mạng và dựa trên máy chủ. Mạng công ty của bạn phải có thể xác định các hành vi kỳ lạ như tăng kích thước gói, tải lưu lượng hoặc các cuộc tấn công dữ liệu được mã hóa.
Thật không may, không có một phương pháp tiếp cận phù hợp với tất cả các quy tắc đạo đức của việc giám sát nhân viên trên các thiết bị cá nhân. Tùy thuộc vào tính chất doanh nghiệp của bạn, độ nhạy của dữ liệu có thể yêu cầu ảnh chụp màn hình theo thời gian, giới hạn tệp, đăng xuất tự động, v.v.
Các giới hạn mạng cần được đánh giá thường xuyên hơn nữa khi nhu cầu của công ty bạn thay đổi theo tốc độ phát triển. Tại một số thời điểm, bạn có thể cần phải tích hợp nhiều VLAN, đưa ra các quy trình ủy quyền chặt chẽ hơn hoặc thêm các biện pháp bảo vệ tường lửa.
IT Off-Boarding
Mặc dù mọi công ty đều sẽ có các thủ tục xuất cảnh, nhưng quy trình kém đối với các công ty tự mang theo thiết bị của mình là công thức dẫn đến thảm họa, đặc biệt là khi một nhân viên ra đi với điều kiện không tốt.
Các quy trình bảo mật tốt khi lên máy bay giảm thiểu nguy cơ rò rỉ dữ liệu bí mật. Họ cũng cải thiện các thực hành vệ sinh dữ liệu tổng thể của công ty và ngăn ngừa mất dữ liệu của tổ chức.
Một quy trình khởi động CNTT tốt sẽ xem xét loại dữ liệu mà nhân viên có, nơi họ lưu giữ và nó có thể được sử dụng để làm gì. Các công ty nên tiến hành lập bản đồ ý định cho những nhân viên nghỉ việc và gắn cờ những người tham gia cùng đối thủ hoặc bắt đầu kinh doanh cạnh tranh.
Cuối cùng, hãy nhớ nhắc nhở nhân viên về những rủi ro pháp lý liên quan đến việc lấy cắp dữ liệu trong cuộc phỏng vấn xin nghỉ việc của họ để ngăn cản bất kỳ hành động nào đang chờ xử lý.
Cân bằng Thuận tiện và Bảo mật
Đối với các văn phòng nhỏ, giới hạn mạng không phải lúc nào cũng cần thiết. Tuy nhiên, các văn phòng nhỏ với những giấc mơ lớn vẫn cần thực hành bảo mật bằng chứng trong tương lai. Việc chuẩn bị cho tổ chức của bạn về quy mô luôn tốt bằng cách bảo vệ dữ liệu của bạn ngay từ đầu.
BYOD là thực tế cho nhiều doanh nghiệp nhỏ, phi lợi nhuận và các tổ chức ít thành lập. Mặc dù nó chưa bao giờ có giá cả phải chăng hoặc dễ dàng để bắt đầu kinh doanh toàn cầu, nó cũng chưa bao giờ rủi ro về mặt bảo mật. Với đường cong học tập ngắn hơn và quy trình giới thiệu ít quan liêu hơn, BYOD vẫn là một rủi ro đáng chấp nhận đối với một số công ty.
Vì lý do này, bạn nên lưu ý về mức độ bạn cho phép truy cập vào thông tin quan trọng có thể tạo ra hoặc phá vỡ doanh nghiệp của bạn. Cần nói rõ cho mọi người trong nhóm của bạn biết tầm quan trọng của việc thực hành các phương pháp bảo mật dữ liệu tốt, ngay cả khi sử dụng thiết bị cá nhân của họ.
Các chính sách của công ty chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Với việc sử dụng ngày càng nhiều phần mềm đám mây, lưu trữ và các kênh truyền thông, cơ hội cho các vụ hack ngày càng rõ ràng hơn mỗi năm. Để BYOD hoạt động, mọi người cần cảnh giác khi ra vào văn phòng.