Lý do quan trọng nhất tổ chức chuyển tài liệu lên đám mây: chia sẻ và hợp tác dễ dàng. Hơn nữa, giảm thời gian và giấy tờ, tiện lợi hơn. Tuy nhiên, giữ chúng tổ chức và an toàn là nhiệm vụ khác cần xử lý. Đó là lúc bạn cần phần mềm quản lý tài liệu (Document Management Software - DMS) để xử lý mọi tài liệu trên đám mây.
Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu Tốt Nhất Là Gì?
Phần mềm DMS tốt giúp công ty sắp xếp công việc. Quản lý mọi loại file tại một nơi đóng góp vào quy trình làm việc (workflow) có lợi lâu dài. Hệ thống DMS như trình đọc PDF giúp đọc mọi loại file. Chia sẻ dễ dàng online đa nền tảng. Là hệ thống phải quản lý online trên dịch vụ đám mây. Mọi tổ chức muốn theo dõi tài liệu điện tử phải dùng một trong các phần mềm DMS sau.
1. Zoho WorkDrive
Với Zoho WorkDrive, giữ đội nhóm gắn kết: truy cập thư mục từ bất cứ đâu. Tổ chức tài liệu tập trung, dễ truy cập đa nền tảng. Dữ liệu an toàn – điểm mạnh làm nó top. Dịch vụ truyền file qua mô-đun mã hóa, đảm bảo an ninh. Zoho suite bao gồm Zoho Writer (văn bản), Zoho Show (trình chiếu), Zoho Sheet (bảng tính). Tổ chức mỗi dự án trong thư mục riêng, truy cập bởi thành viên được phân quyền. Cập nhật thay đổi kèm ngày giờ cho team. Phân quyền khác nhau: xem, sửa, quản trị theo cấp độ. Theo dõi hoạt động, check-in/check-out file.
2. FileHold
FileHold – DMS client-server tốt nhất, dễ dùng. Tích hợp dễ dàng Microsoft Suite – kết nối với người khác. Chia sẻ tài liệu không giới hạn, tiết kiệm diện tích lưu trữ giấy. Thu thập dữ liệu và chia sẻ trong môi trường này. Dùng trên PC, tablet, smartphone – truy cập tài liệu trên SharePoint dễ dàng. Tính năng nâng cao: theo dõi workflow bất kỳ lúc. Hệ thống tập trung lưu các phiên bản tài liệu, xem và chia sẻ với cấu trúc thông minh. Tìm kiếm và truy xuất nhanh từ đống dữ liệu. Phân tách tài liệu bằng meta-tagging. Giao diện trực quan: dễ dùng, định vị tài liệu scan. Phân vai trò: read-only, publisher, organizer, cabinet administrator.
3. OpenKM
OpenKM – DMS mã nguồn mở cho doanh nghiệp. Cải thiện workflow: tạo hồ sơ tài liệu với phân quyền. Tích hợp ứng dụng thứ ba: Microsoft Office, v.v. Quản lý file qua giao diện web. Danh mục tự động (Automatic cataloguing) + Advanced Previews: xem trước nhiều loại file, AutoCAD, DICOM mở rộng. Theo dõi thay đổi tài liệu cho ghi nhật ký, audit trail. Version Control: giúp quản lý phân vai trò cho thành viên. Trích metadata tạo series tài liệu đồng loại – tổ chức cho kinh doanh. Dùng trên smartphone (Android, iOS), trình duyệt Firefox, Safari, Chrome.
4. SharePoint
SharePoint – công cụ hữu ích của Microsoft cho DMS. Tích hợp Microsoft Office trên nền tảng web – hỗ trợ hầu hết định dạng file phổ biến. Doanh nghiệp dùng để lưu tài liệu an toàn trên lưu trữ đám mây. Phổ biến ở tổ chức trung/đại quy mô dùng với Office 365, Skype for Business, Microsoft Exchange. Cơ chế cấp phép (license) cung cấp nền tảng quản lý nội dung. DMS và lưu trữ tốt cho chia sẻ nội bộ. Điểm cộng: tùy biến theo nhu cầu tổ chức. Thêm tính năng dễ hiểu, lợi cho workflow.
5. OnlyOffice
OnlyOffice (trước gọi Teamlab) – DMS thành công. Bao gồm giao tiếp doanh nghiệp, mail, quản lý dự án. Chia sẻ file OnlyOffice dễ dàng. Module tài liệu: quản lý văn bản, bảng tính, trình chiếu. Module dự án: phân việc đơn giản. Biểu đồ tiến độ dự án theo giai đoạn. Tính năng khác: Calendar, CRM, Talk. Phát media tích hợp trên nền tảng.
Tổng Kết
Phần mềm tốt nhất quản lý tài liệu là OpenKM – mã nguồn mở, linh hoạt tùy biến cho từng công ty. Với nhiều tính năng, giao diện thân thiện, Zoho WorkDrive là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hãy cho chúng tôi biết lựa chọn của bạn từ danh sách DMS trong bình luận. Chúng tôi cũng muốn nghe quan điểm của bạn về chúng và phần mềm khác bạn dùng. Đăng ký bản tin cập nhật tin tức tech. Theo dõi Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube.