Một trong những lý do quan trọng nhất khiến các tổ chức chuyển tất cả tài liệu sang đám mây là để chia sẻ và cộng tác có thể truy cập được. Hơn nữa, nó làm giảm thời gian cùng với các thủ tục giấy tờ, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, giữ cho chúng ngăn nắp và an toàn là một nhiệm vụ khác cần được xử lý. Đó là lúc bạn cần đến một phần mềm quản lý tài liệu giúp bạn xử lý toàn bộ tài liệu trên đám mây.
Hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất là gì?
Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất có thể được các công ty sử dụng để sắp xếp công việc. Quản lý tất cả các loại tệp ở một nơi là một đóng góp cho quy trình làm việc sẽ giúp ích cho mọi người về lâu dài. Các hệ thống quản lý tài liệu như trình đọc PDF giúp bạn đọc tất cả các loại tệp. Nó có thể được chia sẻ dễ dàng trực tuyến trên các nền tảng khác nhau. Đây là loại hệ thống tài liệu phải được quản lý trực tuyến trên các dịch vụ dựa trên đám mây. Bất kỳ tổ chức nào muốn theo dõi tài liệu điện tử đều phải sử dụng một trong những phần mềm quản lý tài liệu sau.
1. Zoho Workdrive-
Với Zoho Workdrive, hãy gắn kết nhóm của bạn vì bạn có thể duy trì kết nối để truy cập các thư mục trên đó từ mọi nơi. Sắp xếp tất cả các tài liệu ở một nơi dễ truy cập trên các nền tảng khác nhau. Dữ liệu được bảo mật trên phần mềm quản lý tài liệu này và đây là điều khiến nó trở thành một trong những phần mềm tốt nhất. Bạn tận dụng dịch vụ nơi các tệp được truyền qua một mô-đun được mã hóa, đảm bảo tính bảo mật. Bộ phần mềm Zoho đi kèm với Zoho Writer, Zoho Show và Zoho Sheet dành cho tài liệu từ, bản trình chiếu và bảng tính. Sắp xếp từng dự án trong một thư mục khác nhau mà các thành viên nhóm được chỉ định có thể truy cập. Giữ cập nhật với những thay đổi được lưu cùng với ngày cho các thành viên trong nhóm của bạn. Cấp các quyền khác nhau để truy cập, chỉnh sửa hoặc xem ở các cấp nhóm khác nhau. Kiểm tra các hoạt động, theo dõi quá trình đăng ký và kiểm tra tệp.
Truy cập vào đây
2. Giữ tệp
FileHold là một trong những ứng dụng tốt nhất được sử dụng dễ dàng trên hệ thống quản lý tài liệu dựa trên máy chủ của khách hàng. Bạn có thể dễ dàng tích hợp nó với Microsoft Suite sẽ giúp bạn kết nối với những người khác. Chia sẻ tài liệu với số lượng không giới hạn trên đó và tiết kiệm tất cả dung lượng bạn cần để thu thập giấy tờ. Nó có thể thu thập tất cả dữ liệu và chia sẻ được thực hiện trong môi trường này. Filehold có thể được sử dụng trên máy tính cá nhân, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Điều này cũng giúp truy cập dễ dàng cho tất cả các tài liệu trên Sharepoint. Với các tính năng nâng cao trên hệ thống quản lý tài liệu này, bạn sẽ có thể kiểm tra quy trình làm việc bất cứ lúc nào. Hệ thống tập trung giữ các phiên bản khác nhau của tài liệu có sẵn để xem và chia sẻ với cấu trúc thông minh trong phần mềm này. Việc tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng bất kỳ tài liệu nào từ một đống dữ liệu trong hệ thống phần mềm tài liệu này giúp nó có nhiều khả năng được sử dụng hơn. Các tài liệu khác nhau được tách biệt khỏi thẻ meta. Giao diện trực quan giúp người dùng sử dụng các tính năng một cách dễ dàng, chẳng hạn như xác định vị trí các tài liệu được quét. Có thể chỉ định các vai trò khác nhau để thực hiện các thay đổi đối với tài liệu, chẳng hạn như quản trị viên chỉ đọc, nhà xuất bản, người tổ chức và nội các.
Truy cập vào đây
3. OpenKM
OpenKM là hệ thống quản lý tài liệu mã nguồn mở dành cho doanh nghiệp của bạn. Để làm cho quy trình làm việc tốt hơn, nó giúp bạn tạo một bản ghi tài liệu với việc cấp quyền cho tất cả. Nó bao gồm tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba cho nhiều mục đích sử dụng, chẳng hạn như Microsoft Office. Mọi thứ đều có thể được giải thích chính xác trong phần mềm này dưới dạng giao diện web để quản lý tệp.
Trợ giúp lập danh mục tự động với Xem trước nâng cao sẽ giúp bạn xem các loại tệp khác nhau cùng với các tệp AutoCAD và DICOM mở rộng. Theo dõi những thay đổi được thực hiện trong tài liệu để lưu giữ hồ sơ cùng với thời gian thử nghiệm kiểm toán. Kiểm soát phiên bản giúp người quản lý nhóm quyết định vai trò nào được chỉ định cho một nhóm cụ thể để quản lý tài liệu.
Nó chọn siêu dữ liệu để tạo thành một loạt một loại tài liệu nhằm sắp xếp nó cho doanh nghiệp. Điều này có thể dễ dàng sử dụng trên điện thoại thông minh của bạn vì nó hỗ trợ cả thiết bị Android và iOS. Bạn cũng có thể chịu trách nhiệm từ Firefox, Safari và Chrome.
Truy cập vào đây
4. Sharepoint –
Sharepoint là một công cụ hữu ích khác của Microsoft, đây là một trợ giúp đắc lực khi bạn muốn có một hệ thống quản lý tài liệu. Nó được tích hợp với Microsoft Office trên nền tảng dựa trên web và do đó, hầu hết các định dạng tệp đều được hỗ trợ vì đây là một trong những định dạng phổ biến nhất. Điều này được các tổ chức kinh doanh sử dụng để giữ tất cả tài liệu một cách an toàn trên bộ lưu trữ dựa trên đám mây.
Chủ yếu được sử dụng bởi các tổ chức cỡ trung bình và lớn để duy trì sử dụng nó với Office365, Skype dành cho doanh nghiệp, Microsoft Exchange. Đây là một thỏa thuận dựa trên giấy phép cung cấp nền tảng cho các công ty quản lý nội dung. Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu này là một lựa chọn tốt để chọn nếu bạn muốn làm việc với việc chia sẻ tài liệu nội bộ. Một điểm cộng khác là bạn có thể sử dụng nó theo yêu cầu của mình và tùy chỉnh điều này theo nhu cầu của tổ chức bạn. Thêm các tính năng giúp mọi người dễ hiểu hơn và có thể mang lại lợi ích cho quy trình làm việc.
5. OnlyOffice
Chỉ có Office trước đây được gọi là Teamlab là một trong những phần mềm hệ thống quản lý tài liệu thành công. Nó cũng liên quan đến giao tiếp công ty, thư và quản lý dự án. Nó chia sẻ các tệp OnlyOffice một cách dễ dàng trên nền tảng và mô-đun tài liệu liên quan đến việc quản lý tài liệu. Điều này có các loại tệp khác nhau trong văn bản, bảng tính và bản trình bày. Ngoài ra, quản lý các dự án qua mô-đun dự án và làm cho việc ủy quyền nhiệm vụ trở nên đơn giản. Tìm hiểu từ các biểu đồ thể hiện tiến độ của các dự án theo thời gian với các giai đoạn khác nhau. Các tính năng khác liên quan đến Lịch, CRM, Nói chuyện. Các tệp phương tiện tích hợp có thể được phát trên nền tảng.
Tóm tắt:
Một trong những phần mềm tốt nhất được sử dụng để quản lý tài liệu là OpenKM. Nó có thể được các công ty sử dụng theo cách tương ứng của họ, nó có thể được tạo khuôn mẫu là nguồn mở. Với nhiều tính năng và giao diện thân thiện với người dùng, Zoho Worksuite có thể là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
Vui lòng cho chúng tôi biết lựa chọn của bạn từ danh sách Phần mềm hệ thống quản lý tài liệu trong phần nhận xét bên dưới. Chúng tôi cũng muốn biết quan điểm của bạn về chúng cũng như các phần mềm khác nếu bạn sử dụng. Ngoài ra, hãy đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để tiếp tục nhận được cập nhật thường xuyên về thế giới công nghệ. Ngoài ra, hãy theo dõi chúng tôi trên mạng xã hội- Facebook, Twitter, LinkedIn và YouTube.